{"id":145112,"date":"2024-11-26T13:36:42","date_gmt":"2024-11-26T11:36:42","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=145112"},"modified":"2026-02-05T23:37:26","modified_gmt":"2026-02-05T21:37:26","slug":"software-gestion-documental-que-es","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.es\/blog\/software-gestion-documental-que-es\/","title":{"rendered":"Software de gesti\u00f3n documental: qu\u00e9 es y c\u00f3mo elegir el mejor para tu empresa"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sof\u00eda, responsable de Recursos Humanos, necesitaba acceder a un contrato espec\u00edfico para una consulta legal urgente.\u00a0 Entre archivadores f\u00edsicos desorganizados y documentos dispersos en la nube, <\/span><b>no hab\u00eda forma de dar con el contrato espec\u00edfico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Pasaban las horas y segu\u00eda sin aparecer. La frustraci\u00f3n aumentaba, y con ella, su ansiedad. \u00bfTe suena familiar?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Este escenario es m\u00e1s com\u00fan de lo que piensas. Seg\u00fan un estudio de <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">AIIM <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">(Association for Information and Image Management),<\/span><b> el 62% de las empresas tienen dificultades a la hora de encontrar documentos en su operativa diaria<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Inconvenientes que no solo frenan la productividad, sino que tambi\u00e9n generan tensiones internas y problemas de gesti\u00f3n.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En un contexto empresarial donde la informaci\u00f3n es uno de los activos m\u00e1s valiosos, <\/span><b>una gesti\u00f3n documental deficiente es un freno<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Cada vez m\u00e1s, las empresas generan una cantidad abrumadora de documentaci\u00f3n: contratos, informes, facturas, albaranes, n\u00f3minas, tanto en formato papel como en digital.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>necesidad de acceder a ellos de una forma sencilla y r\u00e1pida, desde cualquier lugar y en cualquier momento,<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ha puesto de manifiesto la urgencia de contar con una <\/span><b>software gesti\u00f3n documental <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">eficaz que permita digitalizar y automatizar todos estos procesos. No en vano, casi la mitad de los espa\u00f1oles admite que la mala gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n afecta negativamente su rendimiento laboral.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si eres uno de ellos o has sufrido alguna vez una situaci\u00f3n como la de Sof\u00eda, este art\u00edculo es para ti. Te vamos a explicar qu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental y c\u00f3mo <\/span><b>un software de gesti\u00f3n documental facilita la organizaci\u00f3n, b\u00fasqueda y localizaci\u00f3n de documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por si fuera poco, te vamos a dar una serie de consejos sobre c\u00f3mo elegir el mejor programa para la gesti\u00f3n de documentos. Prep\u00e1rate para <\/span><b>despedirte de las pesadillas relacionadas con la gesti\u00f3n de archivos y empezar a trabajar de manera m\u00e1s eficiente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. \u00bfEst\u00e1s listo? \u00a1Vamos a ello!<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14pt;\"><strong>Tabla de contenidos<\/strong><\/span><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#QueHaceUnSoftwareDeGestionDocumental\">\u00bfQu\u00e9 hace un software de gesti\u00f3n documental?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#VentajasDeUsarUnSoftwareDeGestionDocumental\">Ventajas de usar un software de gesti\u00f3n documental<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#TiposDeProgramasDeGestionDocumental\">\u00bfQu\u00e9 tipos de programas de gesti\u00f3n documental existen?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#DocumentosProcesadosPorUnSistemaDeGestionDocumental\">\u00bfQu\u00e9 documentos puede procesar un sistema de gesti\u00f3n documental?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#TecnologiaYFuncionalidades\">Tecnolog\u00eda y funcionalidades de los software de gesti\u00f3n documental<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ComoElegirElMejorSoftware\">C\u00f3mo elegir el mejor software de gesti\u00f3n documental para tu empresa<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#CaminoHaciaEficiencia\">Software de gesti\u00f3n documental: el camino hacia la eficiencia empresarial<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"QueHaceUnSoftwareDeGestionDocumental\"><b>\u00bfQu\u00e9 hace un software de gesti\u00f3n documental?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un software de gesti\u00f3n documental (<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">DMS -Document Management System- en ingl\u00e9s<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) es una soluci\u00f3n tecnol\u00f3gica dise\u00f1ada para <\/span><b>simplificar y optimizar la forma en que las empresas manejan su documentaci\u00f3n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Lejos de los sistemas tradicionales basados en papel, estas herramientas digitales permiten <\/span><b>capturar, procesar, guardar y gestionar sus documentos de manera centralizada, eficiente y segura<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfPor qu\u00e9 es conveniente utilizar un software de gesti\u00f3n documental? La respuesta es sencilla: <\/span><b>ahorro de tiempo y recursos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Gracias a estos programas, es posible acceder a cualquier documento en segundos, <\/span><b>sin perder tiempo buscando en archivadores f\u00edsicos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Una pr\u00e1ctica que no solo consume tiempo, sino que tambi\u00e9n genera problemas de espacio, riesgo de p\u00e9rdida de informaci\u00f3n y el deterioro de los documentos.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con la implementaci\u00f3n de un software de gesti\u00f3n documental en la empresa, estas ineficiencias se eliminan, ya que facilita la <\/span><b>conversi\u00f3n de todos los documentos f\u00edsicos en archivos digitales indexados y f\u00e1cilmente localizables<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Su uso, adem\u00e1s, <\/span><b>automatiza procesos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, evitando preocupaciones relacionadas con las versiones duplicadas o documentos traspapelados.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tambi\u00e9n hay soluciones que mantienen el control de versiones y establecen permisos de acceso. Incluso pueden, las m\u00e1s especializadas, <\/span><b>garantizar que la documentaci\u00f3n cumple con los est\u00e1ndares de seguridad y normativas vigentes<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/solicitar-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-144512 size-large\" src=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/12141407\/Factorial-Blog_documentacion-Product-1024x416.jpg\" alt=\"herramienta gestion documental\" width=\"1024\" height=\"416\" srcset=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/12141407\/Factorial-Blog_documentacion-Product-1024x416.jpg 1024w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/12141407\/Factorial-Blog_documentacion-Product-300x122.jpg 300w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/12141407\/Factorial-Blog_documentacion-Product-768x312.jpg 768w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/12141407\/Factorial-Blog_documentacion-Product.jpg 1200w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/p>\n<h2 id=\"VentajasDeUsarUnSoftwareDeGestionDocumental\"><b>Ventajas de usar un software de gesti\u00f3n documental<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cuando la tecnolog\u00eda se pone al servicio de la gesti\u00f3n documental, las organizaciones transforman radicalmente c\u00f3mo organizan su documentaci\u00f3n. <\/span><b>Las ventajas son inmediatas y tangibles<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Empezando por la productividad de los empleados y terminando por el ahorro de costes, un software de gesti\u00f3n documental es una inversi\u00f3n que empieza a rendir desde el primer momento.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Digitalizaci\u00f3n y organizaci\u00f3n centralizada: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Estos softwares convierten documentos f\u00edsicos en archivos digitales, organizados y f\u00e1cilmente accesibles desde cualquier dispositivo autorizado.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Automatizaci\u00f3n de procesos:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Eliminan errores comunes como documentos duplicados, versiones desactualizadas o archivos traspapelados, garantizando una gesti\u00f3n m\u00e1s precisa.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Productividad.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Esta se dispara cuando los empleados pueden encontrar cualquier documento en segundos. \u00bfInterrupciones y p\u00e9rdidas de tiempo por documentos extraviados o versiones incorrectas? Olv\u00eddate de ellas. Teniendo en cuenta que un estudio de IDC subraya que <\/span><b>el tiempo dedicado por los profesionales a la gesti\u00f3n documental supone una <\/b><a href=\"https:\/\/www.eleconomista.es\/empresas-finanzas\/noticias\/7346803\/02\/16\/IDC-afirma-que-los-trabajadores-reducen-su-productividad-un-20-por-dificultades-en-la-gestion-de-los-documentos.html\"><b>p\u00e9rdida del 20% de la productividad global<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, debemos preguntarnos por qu\u00e9 a\u00fan hay empresas que no invierten en un software gesti\u00f3n documental.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Control de accesos y permisos.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Estos sistemas ofrecen funcionalidades avanzadas como la gesti\u00f3n de usuarios, control de versiones y asignaci\u00f3n de permisos, asegurando que cada empleado acceda solo a la informaci\u00f3n que necesita.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Ahorro de tiempo y dinero. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">La implementaci\u00f3n de estas soluciones digitales tiene un impacto directo en los costes. Reducci\u00f3n de gastos en papel, impresi\u00f3n y almacenamiento f\u00edsico, por un lado, mientras que por otro, los profesionales pueden dedicar m\u00e1s tiempo a tareas de valor en lugar de buscar informaci\u00f3n.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Cumplimiento normativo.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Los programas especializados facilitan el cumplimiento de diferentes normativas como, por ejemplo, el RGPD.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Sostenibilidad.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Al reducir el uso de papel, las empresas mejoran su impacto ambiental, contribuyendo a un futuro m\u00e1s sostenible.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Te puede interesar \ud83d\udc49 <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/plataformas-gestion-documental-espana\/\">Plataformas de gesti\u00f3n documental en Espa\u00f1a: comparativa y mejores opciones<\/a><\/strong><\/p>\n<h2 id=\"TiposDeProgramasDeGestionDocumental\"><b>\u00bfQu\u00e9 tipos de programas de gesti\u00f3n documental existen?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El mercado actual ofrece <\/span><b>varios tipos de software de gesti\u00f3n documental que se adaptan a las diferentes necesidades y tama\u00f1os de empresas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Adem\u00e1s, sus funcionalidades han avanzado a pasos agigantados en los \u00faltimos a\u00f1os, especialmente gracias a la nube, lo que ha potenciado sus capacidades de b\u00fasqueda, clasificaci\u00f3n y recuperaci\u00f3n de informaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gracias a su instalaci\u00f3n en <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Cloud<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><b>la mayor\u00eda de los softwares ya funcionan como plataformas de gesti\u00f3n documental, lo que ha dado lugar a que estos t\u00e9rminos se usen de manera intercambiable<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Sin embargo, existen diferencias entre ellos. La principal radica en su alcance, funcionalidades y flexibilidad.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">As\u00ed, un software de gesti\u00f3n documental se centra sobre todo en organizar y almacenar los documentos y suele estar dise\u00f1ado para tareas espec\u00edficas. Aunque tradicionalmente han requerido una instalaci\u00f3n local, ahora operan mayoritariamente en la nube, adoptando funcionalidades propias de las plataformas.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por su lado, <\/span><b>una plataforma de gesti\u00f3n documental es un ecosistema digital completo para la gesti\u00f3n de documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. No solo organiza y almacena, sino que tambi\u00e9n permite colaborar, automatizar procesos y analizar informaci\u00f3n, ofreciendo una soluci\u00f3n m\u00e1s completa y vers\u00e1til para la gesti\u00f3n empresarial.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td colspan=\"3\">\n<p style=\"text-align: center;\"><b>SOFTWARE GESTI\u00d3N DOCUMENTAL VS PLATAFORMA GESTI\u00d3N DOCUMENTAL<\/b><\/p>\n<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Caracter\u00edstica<\/b><\/td>\n<td><b>Software de gesti\u00f3n documental<\/b><\/td>\n<td><b>Plataforma de gesti\u00f3n documental<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Funcionalidad<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Organiza, almacena y recupera documentos<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Gestiona documentos, colabora, automatiza procesos, gestiona contenido empresarial<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Instalaci\u00f3n<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Local (servidores propios o equipos). Tambi\u00e9n en la nube.<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">En la nube (accesible desde cualquier lugar)<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Caracter\u00edsticas<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">B\u00e1sicas: clasificaci\u00f3n, indexaci\u00f3n, b\u00fasqueda, control de versiones<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Avanzadas: flujos de trabajo, integraci\u00f3n con otras aplicaciones, an\u00e1lisis de datos<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Flexibilidad<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Limitada<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Alta (personalizable y escalable)<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Colaboraci\u00f3n<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Limitada<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Facilita el trabajo en equipo y la comunicaci\u00f3n<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con esta matizaci\u00f3n, podemos distinguir varios softwares de gesti\u00f3n documental en funci\u00f3n de si tenemos en cuenta unas u otras categor\u00edas. Seg\u00fan el <\/span><b>modelo de desarrollo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, est\u00e1n los de propietario y los de c\u00f3digo abierto (Open Source). En el caso de tener en cuenta el <\/span><b>almacenamiento de los archivos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, est\u00e1n los software que los ubican en servidores propios o equipos locales, los que los guardan en la nube y los que combinan los dos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por especializaci\u00f3n, hay software de gesti\u00f3n documental adaptados a sectores y departamentos espec\u00edficos como <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.es\/gestor-documental\"><b>Recursos Humanos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Factorial)<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, <\/span><b>Finanzas y Contabilidad<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (Quipu), <\/span><b>Marketing y Ventas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> o <\/span><b>sector jur\u00eddico<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tambi\u00e9n est\u00e1n los denominados CAE (Coordinaci\u00f3n de Actividades Empresariales), com\u00fanmente utilizados en industrias como la de la construcci\u00f3n.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En cuanto a las <\/span><b>generalistas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, existen soluciones que, entre las funcionalidades del software y las de una plataforma de gesti\u00f3n documental, se adaptan a una amplia gama de empresas y sectores como SharePoint, Google Drive, Open Text o Alfresco.<\/span><\/p>\n<p>\u2705 <strong>Conoce todos los beneficios de Factorial y prueba gratis la funci\u00f3n de <a href=\"https:\/\/factorial.es\/solicitar-demo\">gesti\u00f3n documental<\/a>.<\/strong><\/p>\n<h2 id=\"DocumentosProcesadosPorUnSistemaDeGestionDocumental\"><b>\u00bfQu\u00e9 documentos puede procesar un sistema de gesti\u00f3n documental?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Un software de gesti\u00f3n documental moderno es <\/span><b>capaz de procesar pr\u00e1cticamente cualquier tipo de documento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Desde contratos y facturas hasta correos electr\u00f3nicos y archivos multimedia, estas plataformas se adaptan a las necesidades espec\u00edficas de cada departamento o sector, mejorando la organizaci\u00f3n y el acceso a la informaci\u00f3n. <strong>La versatilidad es una de sus se\u00f1as de identidad<\/strong>. Por sectores, entre los documentos espec\u00edficos que pueden procesar est\u00e1n los siguientes:<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Recursos Humanos<\/span><\/h3>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/7-consejos-curriculum-perfecto-cv\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Curr\u00edculums<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, contratos laborales, n\u00f3minas, <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/ejemplos-evaluacion-desempeno\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">evaluaciones de desempe\u00f1o<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, solicitudes de empleo, historiales de capacitaci\u00f3n, horarios\u2026 <\/span><b>Herramientas como Factorial simplifican la gesti\u00f3n documental y organizaci\u00f3n de archivos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, haci\u00e9ndolos accesibles en segundos y optimizando la operativa del departamento.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Contabilidad y finanzas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En este \u00e1mbito, los software gesti\u00f3n documental son indispensables para manejar <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/ley-crea-y-crece-y-factura-electronica-que-cambios-introduce\/\"><b>facturas electr\u00f3nicas<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> o en formato PDF, <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/albaran\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">albaranes<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, pedidos, tickets o informes financieros. Adem\u00e1s de procesarlos, tambi\u00e9n son capaces de crear un flujo documental coherente y trazable entre ellos. <\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Algunos, incluso, agilizan la captura, aprobaci\u00f3n y archivo de tickets mediante aplicaciones m\u00f3viles, lo que facilita a los empleados el registro de los mismos. Igualmente, tambi\u00e9n facilitan un almacenamiento seguro de toda esta documentaci\u00f3n, garantizando su r\u00e1pida recuperaci\u00f3n para auditor\u00edas y an\u00e1lisis.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Marketing y ventas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Marketing y ventas tambi\u00e9n se benefician enormemente de una gesti\u00f3n documental digitalizada. Cat\u00e1logos, presentaciones comerciales, propuestas y contratos de venta se gestionan de manera eficiente con estos software de gesti\u00f3n documental. El control de versiones asegura que <\/span><b>todo el equipo trabaje siempre con la \u00faltima versi\u00f3n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> de cada documento, evitando errores y mejorando la imagen profesional ante los clientes.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Coordinaci\u00f3n de Actividades Empresariales (CAE) y PRL<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para sectores donde la Coordinaci\u00f3n de Actividades Empresariales (CAE) y la Prevenci\u00f3n de Riesgos Laborales (PRL) son clave, como el de la construcci\u00f3n, existen soluciones que gestionan de forma coordinada todos estos documentos, lo que ofrece m\u00faltiples beneficios, como la reducci\u00f3n de riesgos, tiempos y costes, y la mejora en la gesti\u00f3n y oportunidades de negocio.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Documentaci\u00f3n general<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Adem\u00e1s de las necesidades espec\u00edficas de cada sector, tambi\u00e9n procesan y almacenan formatos comunes como documentos de texto, hojas de c\u00e1lculo, presentaciones, im\u00e1genes, archivos PDF, archivos de audio y v\u00eddeo\u2026 La capacidad de etiquetar y categorizar cualquiera de estos archivos facilita su posterior recuperaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/solicitar-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-large wp-image-139199\" src=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-1024x422.png\" alt=\"El software m\u00e1s completo para la gesti\u00f3n de Recursos Humanos.\" width=\"1024\" height=\"422\" srcset=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-1024x422.png 1024w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-300x124.png 300w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-768x317.png 768w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1.png 1212w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/p>\n<h2 id=\"TecnologiaYFuncionalidades\"><b>Tecnolog\u00eda y funcionalidades de los software de gesti\u00f3n documental<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Los software de gesti\u00f3n documental integran tecnolog\u00edas avanzadas para mejorar la forma en la que se trabaja con la informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n empresarial. Vamos a descubrir algunas de ellas y c\u00f3mo hacen el trabajo m\u00e1s f\u00e1cil.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Escanear documentos. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Una de las tecnolog\u00edas m\u00e1s comunes en estos programas es el escaneo, que convierte documentos f\u00edsicos en formato digital. Esta funci\u00f3n es crucial para la digitalizaci\u00f3n de archivos en papel, como facturas y contratos. Soluciones como Quipu incluso permiten <strong>escanear documentos utilizando la c\u00e1mara de un tel\u00e9fono m\u00f3vil<\/strong>, facilitando a\u00fan m\u00e1s el acceso a la informaci\u00f3n.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Reconocimiento \u00d3ptico de Caracteres (OCR).<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Gracias a ella es posible convertir el texto de im\u00e1genes escaneadas en texto editable y digital, lo que simplifica la b\u00fasqueda de informaci\u00f3n. Por ejemplo, un software de gesti\u00f3n documental puede <\/span><b>utilizar OCR para extraer datos de los documentos e integrar esa informaci\u00f3n para aumentar los criterios en las b\u00fasquedas de documentos.<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Indexaci\u00f3n.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Gracias a esta tecnolog\u00eda, un software de gesti\u00f3n documental clasifica y etiqueta los documentos digitalizados utilizando metadatos.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Almacenamiento en la nube. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Si bien no es com\u00fan en todos los software, hoy en d\u00eda la gran mayor\u00eda ya trabaja en <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Cloud<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">, por lo que es pr\u00e1cticamente un est\u00e1ndar. Esta funcionalidad garantiza el acceso remoto a los documentos desde cualquier dispositivo con conexi\u00f3n a internet, eliminando las barreras f\u00edsicas y promoviendo el trabajo colaborativo.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Seguridad.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> La seguridad es una prioridad en la gesti\u00f3n documental. Los softwares especializados implementan <\/span><b>tecnolog\u00edas de cifrado<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, protegiendo la informaci\u00f3n contra accesos no autorizados.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Firma electr\u00f3nica.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Muchos softwares agilizan los procesos de aprobaci\u00f3n, al permitir realizar operaciones de autorizaci\u00f3n mediante la autentificaci\u00f3n de las <\/span><a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/teletrabajo-firma-digital\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">firmas digitales<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Al permitirlo, se acelera la gesti\u00f3n y se proporciona m\u00e1s seguridad.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\"><b>Flujos de trabajo automatizados<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Estos son esenciales para optimizar la gesti\u00f3n de documentos. Herramientas como DocuWare permiten definir rutas de trabajo y asignar tareas, facilitando la colaboraci\u00f3n y la eficiencia en los procesos administrativos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"ComoElegirElMejorSoftware\"><b>C\u00f3mo elegir el mejor software de gesti\u00f3n documental para tu empresa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Seleccionar el software de gesti\u00f3n documental ideal para tu empresa <\/span><b>puede parecer abrumador con tantas opciones disponibles<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. La clave est\u00e1 en realizar una evaluaci\u00f3n de las necesidades espec\u00edficas y contrastarlas con las soluciones del mercado. As\u00ed, tomar la decisi\u00f3n correcta ser\u00e1 mucho m\u00e1s sencillo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfEst\u00e1s preparado para aprender c\u00f3mo elegir el mejor software de gesti\u00f3n documental? Con un an\u00e1lisis meticuloso de los siguientes puntos b\u00e1sicos, estar\u00e1s m\u00e1s cerca de encontrar el software gesti\u00f3n documental perfecto para tu empresa.\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>1. Eval\u00faa las necesidades de tu empresa<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El primer paso es <\/span><b>analizar a fondo tu organizaci\u00f3n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ten en cuenta el tama\u00f1o de tu empresa, el volumen de documentos que manejas y el presupuesto disponible. Un despacho de abogados con documentos altamente confidenciales requerir\u00e1 funcionalidades de seguridad m\u00e1s robustas que las de una peque\u00f1a tienda online, que podr\u00eda priorizar la facilidad de uso y el coste.<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Considera el departamento y los usuarios<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El departamento o departamentos que utilizar\u00e1n el software son determinantes en la selecci\u00f3n final.<\/span><b> Las necesidades de Recursos Humanos, donde se gestionan n\u00f3minas, contratos y horarios, ser\u00e1n muy distintas a las de un equipo de Contabilidad. <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Herramientas espec\u00edficas como Factorial son ideales para Recursos Humanos, mientras que soluciones m\u00e1s generales podr\u00edan no ser tan efectivas para un departamento a la hora de gestionar n\u00f3minas, vacaciones\u2026<\/span><\/p>\n<h3><b>3. Conoce sus funcionalidades t\u00e9cnicas<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Presta atenci\u00f3n a las capacidades del software. La captura de documentos, la <\/span><b>potencia del motor de b\u00fasqueda y las opciones de automatizaci\u00f3n de flujos de trabajo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Adem\u00e1s, debes valorar la facilidad de integraci\u00f3n con tus sistemas actuales y la intuitividad de la interfaz.<\/span><\/p>\n<h3><b>4. Cerci\u00f3rate de su nivel de seguridad y cumplimiento normativo<\/b><\/h3>\n<p><b>La seguridad de los datos debe ser prioritaria, especialmente si trabajas con informaci\u00f3n sensible o confidencial.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> En caso de ser as\u00ed, hay que buscar un software que ofrezca un cifrado fuerte, permita controlar el acceso y garantice el cumplimiento del RGPD. No subestimes este punto, una brecha de seguridad puede costar mucho m\u00e1s que la inversi\u00f3n en un buen software.<\/span><\/p>\n<h3><b>5. Compara costes y valora el soporte t\u00e9cnico<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Eval\u00faa y compara precios, pero no te dejes llevar solo por el coste inicial. <strong>Pon en valor el soporte t\u00e9cnico disponible, las actualizaciones incluidas y la escalabilidad del sistema<\/strong>. \u00bfPodr\u00e1 crecer el software con tu empresa? \u00bfOfrece el proveedor formaci\u00f3n y soporte en tu idioma? Son preguntas cr\u00edticas que definir\u00e1n tu experiencia a largo plazo.<\/span><\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"text-align: center;\" colspan=\"2\"><b>C\u00d3MO ELEGIR EL MEJOR SOFTWARE DE GESTI\u00d3N DOCUMENTAL<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><b>Factor clave<\/b><\/td>\n<td><b>Descripci\u00f3n<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">1. Necesidades espec\u00edficas de tu empresa<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Eval\u00faa el volumen de documentos que manejas<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Identifica los tipos de archivos que necesitas gestionar<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Determina si requieres funciones especiales como flujos de trabajo o colaboraci\u00f3n en tiempo real<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">2. Facilidad de Uso<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Busca una interfaz intuitiva que requiera poca capacitaci\u00f3n<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Ten en cuenta la curva de aprendizaje para los empleados<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">3. Funcionalidades<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">Aseg\u00farate de que incluya caracter\u00edsticas esenciales como:<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Almacenamiento centralizado<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-B\u00fasqueda avanzada<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Control de versiones<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Clasificaci\u00f3n y organizaci\u00f3n de documentos<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Digitalizaci\u00f3n y OCR<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">4. Escalabilidad<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Elige un sistema que pueda crecer con tu empresa<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Aseg\u00farate de que pueda manejar un aumento en el volumen de documentos y usuarios<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">5. Seguridad<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Verifica que cumpla con normativas de protecci\u00f3n de datos<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Busca opciones de control de acceso y permisos de usuario<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Encriptaci\u00f3n de datos y copias de seguridad<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">6. Compatibilidad e Integraci\u00f3n<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Verifica que sea compatible con tus sistemas existentes<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Busca opciones de integraci\u00f3n con otras herramientas que uses (CRM, ERP, etc.)<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">7. Soporte T\u00e9cnico<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Investiga la calidad y disponibilidad del soporte ofrecido<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Cerci\u00f3rate que tiene soporte en tu idioma<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">8. Costes<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Eval\u00faa el coste total del software, incluyendo licencias, implementaci\u00f3n y mantenimiento<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Compara diferentes modelos de precios (suscripci\u00f3n vs. compra \u00fanica)<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">9. Acceso<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Acceso remoto y m\u00f3vil desde diferentes dispositivos y ubicaciones<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">10. Demostraciones y pruebas<\/span><\/td>\n<td><span style=\"font-weight: 400;\">-Solicita demostraciones de los productos que te interesen<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">-Aprovecha los per\u00edodos de prueba gratuitos para evaluar el software en tu entorno real<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2 id=\"CaminoHaciaEficiencia\"><b>Software de gesti\u00f3n documental: el camino hacia la eficiencia empresarial<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La digitalizaci\u00f3n es crucial para el \u00e9xito de las empresas, y un buen <\/span><b>software de gesti\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> te va a ayudar a alcanzar la excelencia a la hora de optimizar la informaci\u00f3n, facilitar la colaboraci\u00f3n entre equipos y reducir costes. Tanto es as\u00ed que su uso se ha convertido en uno de los pilares de las empresas modernas.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ahora que conoces qu\u00e9 es un software de gesti\u00f3n documental, sus funcionalidades clave y c\u00f3mo elegir el programa adecuado para la gesti\u00f3n de documentos, <\/span><b>es el momento de dar el paso y actuar<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Establece prioridades, planifica, define fases y realiza pruebas antes de la migraci\u00f3n final.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El futuro de tu empresa depende de decisiones como esta. No esperes a que la competencia te adelante: digitaliza, automatiza y optimiza tu gesti\u00f3n documental ahora. <\/span><\/p>\n<p><b>\u00bfEst\u00e1s listo para liderar el cambio? <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Tu equipo, tus clientes y tu cuenta de resultados te lo agradecer\u00e1n. <a href=\"https:\/\/factorial.es\/solicitar-demo\"><strong>Prueba Factorial gratis.<\/strong><\/a><\/span><\/p>\n<p><iframe title=\"YouTube video player\" src=\"\/\/www.youtube.com\/embed\/MO5XLQAY6y0?si=th1-tn-WnDtmjxcg\" width=\"560\" height=\"315\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Sof\u00eda, responsable de Recursos Humanos, necesitaba acceder a un contrato espec\u00edfico para una consulta legal urgente.\u00a0 Entre archivadores f\u00edsicos desorganizados y documentos dispersos en la nube, no hab\u00eda forma de dar con el contrato espec\u00edfico. Pasaban las horas y segu\u00eda sin aparecer. La frustraci\u00f3n aumentaba, y con ella, su ansiedad. \u00bfTe suena familiar? Este escenario<a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/software-gestion-documental-que-es\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":165,"featured_media":145627,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[477,852],"tags":[],"class_list":["post-145112","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-document-management-es","category-gestion-de-documentos"],"acf":{"topics":"core-documents"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Software de gesti\u00f3n documental explicado para empresas \ud83d\uddc2\ufe0f<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Qu\u00e9 es un software de gesti\u00f3n documental, c\u00f3mo funciona y qu\u00e9 criterios tener en cuenta para elegir el 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