{"id":26791,"date":"2020-08-11T13:52:53","date_gmt":"2020-08-11T11:52:53","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=26791"},"modified":"2026-02-05T21:30:40","modified_gmt":"2026-02-05T19:30:40","slug":"control-gastos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.es\/blog\/control-gastos\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo optimizar el control de gastos en tu empresa?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Seg\u00fan diversos estudios <\/span><b>una de las causas m\u00e1s frecuentes del fracaso de las empresas es la mala gesti\u00f3n relacionada con los gastos.<\/b><\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si creas una empresa y mezclas los gastos personales con los del negocio: tendr\u00e1s un problema. Adem\u00e1s, si tu organizaci\u00f3n crece, tambi\u00e9n aumentar\u00e1n los gastos y si no los controlas, la situaci\u00f3n podr\u00eda afectar a la rentabilidad del negocio. <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">En este art\u00edculo vamos a analizar c\u00f3mo realizar un control de <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/gastos-empresa\/\">gastos de una empresa<\/a> de forma efectiva. <\/span><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Tabla de contenidos<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Tabla de contenidos\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/control-gastos\/#\u00bfque-es-el-control-de-gastos-en-una-empresa\" title=\"\u00bfQu\u00e9 es el control de gastos en una empresa?\" data-target-id=\"\u00bfque-es-el-control-de-gastos-en-una-empresa\">\u00bfQu\u00e9 es el control de gastos en una empresa?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/control-gastos\/#\u00bfcomo-controlar-los-gastos-de-una-empresa-paso-a-paso\" title=\"\u00bfC\u00f3mo controlar los gastos de una empresa paso a paso?\" data-target-id=\"\u00bfcomo-controlar-los-gastos-de-una-empresa-paso-a-paso\">\u00bfC\u00f3mo controlar los gastos de una empresa paso a paso?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/control-gastos\/#ejemplos-de-control-de-gastos-en-empresa\" title=\"Ejemplos de control de gastos en empresa\" data-target-id=\"ejemplos-de-control-de-gastos-en-empresa\">Ejemplos de control de gastos en empresa<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/control-gastos\/#problemas-(y-soluciones)-en-el-control-de-gasto-de-tu-empresa\" title=\"Problemas (y soluciones) en el control de gasto de tu empresa\" data-target-id=\"problemas-(y-soluciones)-en-el-control-de-gasto-de-tu-empresa\">Problemas (y soluciones) en el control de gasto de tu empresa<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/control-gastos\/#como-mantener-un-control-adecuado-de-los-gastos-corporativos\" title=\"C\u00f3mo mantener un control adecuado de los gastos corporativos\" data-target-id=\"como-mantener-un-control-adecuado-de-los-gastos-corporativos\">C\u00f3mo mantener un control adecuado de los gastos corporativos<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2><strong>\u00bfQu\u00e9 es el control de gastos en una empresa?<\/strong><\/h2>\n<p><strong>Podemos definir el control de gastos de una empresa <\/strong><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>como el proceso de identificar, reducir o eliminar los gastos<\/strong> relacionados con el negocio para aumentar los ingresos y la rentabilidad.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Todos los gastos de la empresa deben de ser controlados, en especial, los gastos fijos que se pagan mes a mes y los gastos relativos a recursos humanos, que suelen ser los m\u00e1s elevados.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El <\/span><b>control de gastos de una empresa <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">aporta ventajas como las siguientes:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Controlar el presupuesto y saber en qu\u00e9 se gasta el dinero la empresa.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Calcular la rentabilidad de la empresa en cada momento.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Tomar decisiones basadas en datos reales.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Identificar gastos que no son necesarios.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Posibilidad de negociar los precios con los proveedores.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/plantillas\/plantilla-control-gastos\">Descarga la plantilla excel control de gastos empresa gratis\ud83d\udc47<\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/plantillas\/plantilla-control-gastos\"><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-136138 size-large\" src=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/25133817\/Factorial-Blog_banner_plantilla_control_gastos-1024x422.png\" alt=\"Factorial Blog_banner_plantilla_control_gastos\" width=\"1024\" height=\"422\" srcset=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/25133817\/Factorial-Blog_banner_plantilla_control_gastos-1024x422.png 1024w, 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qu\u00e9 desviaciones existen y corregirlas.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Establece una pol\u00edtica de gastos<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Es importante que tus empleados sepan qu\u00e9 gastos pueden tener en su actividad profesional<\/strong> y que se les comunique la pol\u00edtica de gastos de forma clara. Puedes establecer:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Los l\u00edmites de gasto por tipo (dietas, desplazamientos).\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Los gastos permitidos y los gastos que no son reembolsables.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Los justificantes que se deben aportar de cada gasto.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">La necesidad de que cada gasto est\u00e9 relacionado con la actividad profesional.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">La consecuencia del incumplimiento de la pol\u00edtica de gastos, por ejemplo, rechazo del reembolso del gasto o congelaci\u00f3n de la cuenta de gastos.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b>Implanta el uso de tarjetas corporativas<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Con las tarjetas corporativas podr\u00e1s controlar los gastos y establecer l\u00edmites por titular y tipo de gasto<\/strong>, por ejemplo. Tambi\u00e9n podr\u00e1s boquear o congelar la tarjeta en caso de fraude o de robo. Las tarjetas corporativas, adem\u00e1s, permiten tener un control en tiempo y elaborar informes.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Automatiza la gesti\u00f3n de los gastos<\/b><\/p>\n<p><strong>Puedes utilizar un <a href=\"https:\/\/factorial.es\/software-control-gastos\">software de control de gastos<\/a><\/strong><span style=\"font-weight: 400;\"><strong> para hacer seguimiento de cada gasto<\/strong>, generar informe y automatizar la recopilaci\u00f3n de justificantes. Toda esta informaci\u00f3n te permitir\u00e1 tomar decisiones informadas y r\u00e1pidas. Adem\u00e1s, el <\/span><b>software de control de gastos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> te aportar\u00e1 ventajas como las siguientes:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Los justificantes de pago se digitalizan por lo que se ahorra tiempo en la clasificaci\u00f3n de documentos.<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Las decisiones sobre aprobaci\u00f3n o denegaci\u00f3n de gastos son m\u00e1s r\u00e1pidas.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">La posibilidad de conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento ayuda a la gesti\u00f3n de gastos de viajes y dietas.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Se pueden crear informes, filtros y gr\u00e1ficos para realizar el seguimiento de cada gasto.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><iframe title=\"YouTube video player\" src=\"\/\/www.youtube.com\/embed\/tWQJqpOfWR8\" width=\"560\" height=\"315\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/p>\n<h2><strong>Ejemplos de control de gastos en empresa<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para entender mejor el <\/span><b>control de gastos en una empresa<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> vamos a analizar ejemplos concretos y formas de controlarlos:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Kilometraje: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Si tus empleados deben desplazarse en para realizar las tareas asociadas a su <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/descripcion-de-puesto-de-trabajo\/\">puesto de trabajo<\/a> pueden darse varias situaciones:\u00a0<\/span>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><span style=\"font-weight: 400;\">Que utilice un veh\u00edculo propio: En este caso, se deber\u00e1n calcular los kil\u00f3metros recorridos y los gastos realizados y la empresa los reembolsar\u00e1: Por ejemplo, se puede fijar un precio por kil\u00f3metro recorrido.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><span style=\"font-weight: 400;\">Qu\u00e9 utilice un veh\u00edculo de la empresa. En este supuesto, el gasto es asumido directamente por la empresa.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Dietas: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">La empresa puede establecer un importe diario para las dietas, en funci\u00f3n de las circunstancias (si se pernocta fuera del domicilio o no, por ejemplo).\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Regalos de empresa: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Se puede fijar un l\u00edmite por cliente y a\u00f1o de forma que si se quiere sobrepasar ese limite sea necesaria la autorizaci\u00f3n del departamento de recursos humanos o financiero.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Formaci\u00f3n de la plantilla: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">La <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/plan-de-formacion\/\">formaci\u00f3n<\/a> continua de la plantilla es un elemento esencial no solo para retener y atraer talento a la empresa, sino tambi\u00e9n para actualizar los conocimientos de los empleados. La forma de controlar esta partida supone la elaboraci\u00f3n de un presupuesto para formaci\u00f3n que se puede calcular de varias formas:\u00a0<\/span>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><span style=\"font-weight: 400;\">Asignando un porcentaje del salario anual a la formaci\u00f3n.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"2\"><span style=\"font-weight: 400;\">Fijando un importe espec\u00edfico por cada empleado.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Material de oficina:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0Otro de los gastos comunes en las empresas es el relativo al material de oficina. La forma de controlar este gasto consiste en elaborar un presupuesto que contenga el importe que se va a destinar cada a\u00f1o a esta partida y delegar la compra del material en una sola persona, para evitar que todos los empleados realicen compras.\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Problemas (y soluciones) en el control de gasto de tu empresa<\/strong><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En el proceso de gesti\u00f3n de gastos de una empresa pueden surgir problemas que, en la mayor parte de los casos, se pueden prever y solucionar. Son los siguientes:\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>No hay una factura que justifique el gasto<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>En este caso no se podr\u00e1 <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/gastos-deducibles\/\">deducir el IVA<\/a>, pero s\u00ed se podr\u00e1 deducir el gasto en el IRPF.<\/strong> Para evitar que esto ocurra es necesario definir claramente que se debe solicitar factura de cualquier gasto que se realice en la empresa.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Se ha realizado un gasto no autorizado<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Si un trabajador realiza un gasto no autorizado se debe analizar si conoc\u00eda o no la pol\u00edtica de gastos de la empresa<\/strong>, si se ha tratado de un descuido o si es algo intencionado. En funci\u00f3n de las circunstancias se podr\u00e1n adoptar unas medidas u otras, por ejemplo, si es un error no intencionado la empresa puede asumir el gasto.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>El documento justificativo del gasto no contiene los datos exigidos por la normativa fiscal<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es el caso, por ejemplo, de determinados tickets de aparcamiento. <strong>Se puede solicitar una factura a la empresa gestora del parking que contenga todos los datos<\/strong> que exige la norma fiscal: datos del cliente y de la empresa, importe, impuestos, etc.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><b>Los gastos reales superan a los presupuestados<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Si elaboras un presupuesto anual de gastos y cuando termina el a\u00f1o ves que los gastos reales superan a los previstos<\/strong> en el presupuesto tendr\u00e1s que:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Analizar el importe de la desviaci\u00f3n para ver si es muy elevado.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Verificar por qu\u00e9 se ha producido la diferencia.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Tomar medidas para corregir la diferencia y reducir el gasto o establecer un presupuesto m\u00e1s realista.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2>C\u00f3mo mantener un control adecuado de los gastos corporativos<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En definitiva, <strong>el <\/strong><\/span><strong>control de gastos de una empresa<\/strong><span style=\"font-weight: 400;\"><strong> requiere un trabajo de planificaci\u00f3n y an\u00e1lisis que contribuya a que la empresa sea m\u00e1s rentable.<\/strong> En estos casos es clave contar con un sistema que automatice la gesti\u00f3n de gastos.<\/span><\/p>\n<p>Por eso, la mejor manera de que los responsables o managers de equipo tengan un control de los gastos ser\u00eda:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Ofrecer tarjetas corporativas al equipo<\/strong> determinando limites en el importe de gasto, per\u00edodos espec\u00edficos de uso y categor\u00edas de comercio donde realizar las transacciones.<\/li>\n<li>Que los empleados <strong>pueden subir a la plataforma de manera autom\u00e1tica sus gastos y recibos<\/strong>, y clasificarlos seg\u00fan las categor\u00edas que haya creado la empresa.<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>El poder aceptar y rechazar los gastos del equipo<\/strong>, as\u00ed como facilitar e<span style=\"font-weight: 400;\">l reembolso autom\u00e1tico de los gastos dentro de la n\u00f3mina siguiente.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\"><strong>Obtener informes sobre los gastos generados<\/strong> para poder establecer un presupuesto en base a datos y comenzar a tomar mejores decisiones en la empresa.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>Con <strong>Factorial<\/strong> puedes hacer todo esto y m\u00e1s.<strong> <a href=\"https:\/\/factorial.es\/solicitar-demo\">Agenda un demostraci\u00f3n de nuestro software gratis<\/a> y conoce la mejor manera de tener controlados tus gastos en la empresa.<\/strong><\/p>\n<p><strong>En Factorial estamos 100% comprometidos en brindar una soluci\u00f3n que resuelva los problemas de gesti\u00f3n en el \u00e1rea de recursos humanos<\/strong>. Con este objetivo hemos adquirido Fuell, un software enfocado en los gastos de empresas, que nos permitir\u00e1 ofrecer nuevas funcionalidades que revolucionar\u00e1n este sector. \u00bfQuieres conocer m\u00e1s? <strong><a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/factorial-adquiere-fuell-empresa-gastos-corporativos\/\">Haz click aqu\u00ed<\/a><\/strong>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Seg\u00fan diversos estudios una de las causas m\u00e1s frecuentes del fracaso de las empresas es la mala gesti\u00f3n relacionada con los gastos.<\/p>\n","protected":false},"author":136,"featured_media":117704,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[847],"tags":[],"class_list":["post-26791","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-finanzas"],"acf":{"topics":"finance-expenses"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - 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