{"id":63200,"date":"2021-12-22T19:22:41","date_gmt":"2021-12-22T17:22:41","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=63200"},"modified":"2026-02-02T10:30:20","modified_gmt":"2026-02-02T08:30:20","slug":"ficha-empleado","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.es\/blog\/ficha-empleado\/","title":{"rendered":"C\u00f3mo crear una ficha de empleado [+ plantilla]"},"content":{"rendered":"<p>El departamento de Recursos Humanos suele manejar una cantidad de datos y de documentos considerable. Es el encargado de <strong>salvaguardar informaci\u00f3n sobre el historial de los empleados<\/strong>, as\u00ed como archivos personales, el registro de ausencias y vacaciones, faltas o amonestaciones, entre muchos m\u00e1s.<\/p>\n<p>Toda esta informaci\u00f3n deber\u00eda estar reunida en un mismo sitio, y debe ser de f\u00e1cil acceso, sobre todo para la correcta gesti\u00f3n de nuestro personal. Estos documentos que re\u00fanen todos estos datos se denominan <strong>fichas de empleados<\/strong>.<\/p>\n<p><strong><span style=\"font-size: 14pt;\">Tabla de contenidos:<\/span><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#QueEsUnaFichaDeEmpleado\">\u00bfQu\u00e9 es una ficha de empleado?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ParaQueSirve\">\u00bfPara qu\u00e9 sirve?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#GestionDocumental\">Gesti\u00f3n documental<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#QueDebeHaberEnUnaFichaDeEmpleado\">\u00bfQu\u00e9 debe haber en una ficha de empleado?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#VariacionesDeDocumentacion\">Variaciones de documentaci\u00f3n<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#ComoTrabajarConUnaFichaDeEmpleadoEnExcel\">\u00bfC\u00f3mo trabajar con una ficha de empleado en Excel?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#DesventajasDeTrabajarConExcel\">Desventajas de trabajar con Excel<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#PeligroDePerdidaDeDatos\">Peligro de p\u00e9rdida de datos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#VentajasDeTrabajarConSoftwareDeAutomatizacion\">Ventajas de trabajar con un software de automatizaci\u00f3n<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#AgilizacionDeProcesos\">Agilizaci\u00f3n de procesos<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/sneak-peek\/reporte-liderazgo-futuro\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-146431 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report.png\" alt=\"Liderazgo del futuro report\" width=\"2232\" height=\"652\" srcset=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report.png 2232w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report-300x88.png 300w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report-1024x299.png 1024w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report-768x224.png 768w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report-1536x449.png 1536w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2017\/05\/04144510\/Liderazgo-del-futuro-report-2048x598.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 2232px) 100vw, 2232px\" \/><\/a><\/p>\n<h2 id=\"QueEsUnaFichaDeEmpleado\">\u00bfQu\u00e9 es una ficha de empleado?<\/h2>\n<p>Una ficha de empleado es fundamental para llevar al d\u00eda y en buen estado datos, informaci\u00f3n y actualizaciones de nuestros trabajadores. Centralizar toda esta informaci\u00f3n en un \u00fanico sitio <strong>ayudar\u00e1 a la hora de realizar consultas, tomar decisiones, rellenar documentaci\u00f3n o reaccionar de manera r\u00e1pida<\/strong> a ciertas situaciones laborales, como accidentes o bajas m\u00e9dicas.<\/p>\n<p>Estas acciones a veces pasan m\u00e1s o menos a menudo. Por ejemplo, en caso de que un trabajador est\u00e9 indispuesto y no de se\u00f1ales de vida en su tel\u00e9fono personal, <strong>deberemos comunicarnos con su contacto de emergencia<\/strong>. De la misma manera que si necesitamos realizar tr\u00e1mites relacionadas con un empleado, tendremos acceso a sus datos fiscales de manera r\u00e1pida y sin tener que depender de su tiempo.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/plantillas\/plantilla-ficha-empleado\">Descarga gratis una\u00a0 ficha de empleado plantilla\ud83d\udc47<\/a><a href=\"https:\/\/factorial.es\/plantillas\/plantilla-ficha-empleado\"><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-137186 size-large\" src=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/04153953\/Factorial-Blog_banner-ficha-empleado-1024x422.png\" alt=\"Factorial Blog_banner-ficha-empleado\" width=\"1024\" height=\"422\" srcset=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/04153953\/Factorial-Blog_banner-ficha-empleado-1024x422.png 1024w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/04153953\/Factorial-Blog_banner-ficha-empleado-300x124.png 300w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/04153953\/Factorial-Blog_banner-ficha-empleado-768x317.png 768w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/04153953\/Factorial-Blog_banner-ficha-empleado.png 1212w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/p>\n<h3 id=\"ParaQueSirve\">\u00bfPara qu\u00e9 sirve?<\/h3>\n<p>Las fichas de empleados nos ayudar\u00e1n a tener una base de datos de nuestro equipo. Poder acceder f\u00e1cilmente a cierta informaci\u00f3n nos ayudar\u00e1 en alguno de los procesos t\u00edpicos de los Recursos Humanos. Hoy en d\u00eda, <strong>la solicitud y realizaci\u00f3n de tr\u00e1mites se ha trasladado casi por completo al escenario digital<\/strong>, sobre todo por la pandemia, y la disposici\u00f3n de documentos no es la misma que hace un par de a\u00f1os.<\/p>\n<p>Con la llegada de nuevas <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/tendencias-recursos-humanos\/\">tendencias<\/a> como el <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/ley-teletrabajo-resumida\/\">teletrabajo<\/a> o el <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/trabajo-hibrido-como-gestionarlo\/\">trabajo h\u00edbrido<\/a>, a los l\u00edderes de equipo les est\u00e1 costando contar con sus trabajadores para realizar tr\u00e1mites o gestionar solicitudes. Por lo que, en caso de necesitar firmas o documentos recientes, no podremos acudir a ellos de la misma manera que estando presencialmente en una oficina, y necesitaremos poder gestionar tr\u00e1mites de manera telem\u00e1tica y r\u00e1pida.<\/p>\n<h3 id=\"GestionDocumental\">Gesti\u00f3n documental<\/h3>\n<p>As\u00ed, preparar todos los documentos o archivos que vayamos a necesitar ser\u00e1 clave a la hora de agilizar procesos. De esta manera, sabemos que para realizar ciertas gestiones necesitaremos, por ejemplo, el n\u00famero de Seguridad Social as\u00ed como otros datos fiscales. De la misma manera que para otros tr\u00e1mites tal vez necesitemos su direcci\u00f3n domiciliaria o un contacto de emergencia.<\/p>\n<p>No ser\u00e1 lo mismo tener reunido toda esta informaci\u00f3n en un espacio de nuestro ordenador, <strong>que tener que buscarla entre cajas y cajas de carpetas.<\/strong> Por lo tanto, la ficha de empleado no solo incluir\u00e1 la informaci\u00f3n b\u00e1sica sobre nuestros trabajadores, deber\u00e1 ir vinculada a archivos y otros datos igual de importantes para gestionar personas, como el control horario, n\u00f3minas, contratos, as\u00ed como altas y bajas.<\/p>\n<h2 id=\"QueDebeHaberEnUnaFichaDeEmpleado\">\u00bfQu\u00e9 debe haber en una ficha de empleado?<\/h2>\n<p>Toda ficha de trabajador debe incluir una serie de documentaci\u00f3n obligatoria. Esta son los <strong>datos fiscales, los datos acad\u00e9micos y contactos de emergencia<\/strong>. Esta informaci\u00f3n es global y no suele variar. Aunque depender\u00e1 del tipo de empresa si necesitamos indagar m\u00e1s en cierta documentaci\u00f3n, ya que para todos los trabajadores no se requieren los mismos certificados y titulaciones.<\/p>\n<p><strong>Datos fiscales:<\/strong> esto recoger\u00e1 la informaci\u00f3n b\u00e1sica del empleado, as\u00ed como datos de contacto y detalles sobre su labor y posici\u00f3n en la empresa. Tambi\u00e9n podremos hacer hincapi\u00e9 en sus tareas y responsabilidades, as\u00ed como en proyectos en los que est\u00e9 trabajando actualmente.<\/p>\n<ul>\n<li>Nombre y apellidos<\/li>\n<li>Fecha de nacimiento<\/li>\n<li>Carnet de identidad<\/li>\n<li>Domicilio<\/li>\n<li>Modo de contacto<\/li>\n<li>N\u00famero de afiliaci\u00f3n a la seguridad social<\/li>\n<li>Cargo en la empresa<\/li>\n<li>Tipo de contrato<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Datos acad\u00e9micos:<\/strong> recoge las competencias y certificaciones de un empleado. Estas pueden ser aquellas que el empleado ha conseguido antes de trabajar en el puesto actual, o puede incluir tambi\u00e9n formaciones ofrecidas por la misma organizaci\u00f3n. Esta informaci\u00f3n, por ejemplo, ser\u00e1 clave para garantizar un crecimiento profesional dentro de la empresa.<\/p>\n<ul>\n<li>Formaci\u00f3n reglada, con los t\u00edtulos obtenidos de cursos finalizados.<\/li>\n<li>Formaci\u00f3n complementaria, con aquellas titulaciones realizadas por iniciativa propia o de la empresa.<\/li>\n<li>Aspiraciones o sectores laborales por los que el trabajador tiene inter\u00e9s.<\/li>\n<li>Experiencias previas en otros trabajos o sectores.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Contactos de emergencia:<\/strong> siempre debe haber uno asignado al trabajador, en caso de que sufra alg\u00fan accidente en el trabajo o necesitemos v\u00edas de contacto alternativas. Esto deber\u00e1 estar complementado por los n\u00fameros de contacto, direcci\u00f3n y parentesco o relaci\u00f3n sentimental.<\/p>\n<p>A este tipo de informaci\u00f3n se a\u00f1ade aquella relacionada con la actividad de la empresa, es decir, control de horarios, ausencias y vacaciones, as\u00ed como la documentaci\u00f3n pertinente como contrato o p\u00f3lizas de seguro.<\/p>\n<h3 id=\"VariacionesDeDocumentacion\">Variaciones de documentaci\u00f3n<\/h3>\n<p>Seg\u00fan el tipo de contrato o negocio que regentemos, <strong>necesitaremos ciertos documentos u otros.<\/strong> Por ejemplo, en algunas profesiones necesitamos n\u00fameros de licenciatura o colegiado, as\u00ed como permisos para trabajar en ciertas \u00e1reas como el carnet de manipulador de alimentos.<\/p>\n<p>En este caso, <strong>deberemos tener acceso r\u00e1pido y con <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/seguridad-digital-rrhh\/\">seguridad digital<\/a> a estos documentos,<\/strong> y trabajar con un medio que nos permita a\u00f1adir secciones y archivos de manera \u00f3ptima. Sin embargo, existen departamentos que prefieren limitar esta <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/estas-son-las-areas-de-recursos-humanos-mas-importantes-para-tu-empresa\/\">\u00e1rea de los Recursos Humanos<\/a> a plantillas de Excel.<\/p>\n<h2 id=\"ComoTrabajarConUnaFichaDeEmpleadoEnExcel\">\u00bfC\u00f3mo trabajar con una ficha de empleado en Excel?<\/h2>\n<p>Si bien puede parecer tarea sencilla, la organizaci\u00f3n de documentos puede ser simple en una empresa peque\u00f1a. La cosa se complica <strong>cuando se trata de organizaciones con cientos de empleados.<\/strong><\/p>\n<p>Cada profesional es un mundo, y con ellos vendr\u00e1n varias condicionantes que tendremos que contemplar a la hora de organizar y gestionar nuestro equipo. Por eso, la ficha del empleado <strong>es un aspecto demasiado complicado e importante para menospreciar su elaboraci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n<p>De esta manera, lo mejor suele ser trasladar todos los documentos a una plataforma virtual, que los centralice y permita un acceso f\u00e1cil. Normalmente, estas plataformas permiten agrupar diferentes tipolog\u00edas de archivos. Sin embargo, existe una tendencia a utilizar plantillas de Excel para controlar los documentos de nuestros trabajadores. Esto se debe a que es la opci\u00f3n m\u00e1s inmediata y accesible pero, sin importar el tama\u00f1o de la empresa, <strong>trabajar con esta metodolog\u00eda podr\u00eda ocasionar algunos conflictos.<\/strong><\/p>\n<h3 id=\"DesventajasDeTrabajarConExcel\">Desventajas de trabajar con Excel<\/h3>\n<p>Sin importar la cantidad de trabajadores que tengamos, el inconveniente de trabajar con Excel es la <strong>obligatoriedad de actualizar manualmente cada informaci\u00f3n nueva.<\/strong> De esta manera, aunque el equipo sea muy reducido, el esfuerzo se deber\u00e1 hacer con cada nuevo detalle que se modifique, sin importar su importancia.<\/p>\n<p>El objetivo de trabajar con fichas de empleados es, b\u00e1sicamente, reunir toda la informaci\u00f3n de un trabajador en un mismo sitio. Al agrupar esta informaci\u00f3n se destina una serie de recursos y esfuerzos, pero si no est\u00e1 actualizada, no nos servir\u00e1 de mucho y el esfuerzo del principio habr\u00e1 sido en vano.<\/p>\n<h3 id=\"PeligroDePerdidaDeDatos\">Peligro de p\u00e9rdida de datos<\/h3>\n<p>De esta misma manera, a la hora de organizar los documentos de cada trabajador, <strong>no se podr\u00e1 acceder a ellos de manera directa.<\/strong> Se tendr\u00e1 que poner un hiperv\u00ednculo a una nube virtual donde est\u00e9n los documentos a mano. Excel no admite todas las tipolog\u00edas de documentos, por lo que deberemos recurrir a enlaces externos y agregarlos manualmente.<\/p>\n<p>Esta arquitectura de enlaces tambi\u00e9n complica a\u00fan m\u00e1s la situaci\u00f3n, y sobre todo la elaboraci\u00f3n de <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/informes-trabajo\/\">informes de trabajo<\/a>, ya que si queremos modificar alg\u00fan documento deberemos ir con cuidado de no romper los enlaces de los otros. Adem\u00e1s, hay casos donde las fichas de los empleados <strong>se almacenan en un \u00fanico ordenador<\/strong> <strong>y de manera anal\u00f3gica<\/strong>, lo cual puede ser muy peligroso al aumentar el riesgo de perder toda la documentaci\u00f3n en caso de fallo.<\/p>\n<p>Sin embargo, esto se podr\u00eda evitar al integrar la <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/inteligencia-artificial-empresas\/\">inteligencia artificial<\/a> en la gesti\u00f3n de Recursos Humanos, convirtiendo nuestra empresa en una <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/organizacion-inteligente\/\">organizaci\u00f3n inteligente<\/a>.<\/p>\n<h3 id=\"VentajasDeTrabajarConSoftwareDeAutomatizacion\">Ventajas de trabajar con un software de automatizaci\u00f3n<\/h3>\n<p>Si reunimos toda la documentaci\u00f3n en una \u00fanica nube, podremos acceder a ella desde varios accesos y, en caso de accidente, no dependemos de un solo sistema de almacenaje. Adem\u00e1s, programas inform\u00e1ticos como <strong>Factorial HR permite clasificar las fichas seg\u00fan rangos o departamentos.<\/strong><\/p>\n<p>De la misma manera, este <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/software-para-empresas\/\">software empresarial<\/a> acepta diferentes formatos de documentos, por lo que no ser\u00e1 necesario repartir archivos importantes entre varios sitios o recurrir a enlaces externos. Factorial HR tambi\u00e9n permite integrar a las fichas de empleados otros datos como las vacaciones y ausencias, <strong>reuniendo toda la informaci\u00f3n relevante en la gesti\u00f3n de personas en un mismo lugar.<\/strong><\/p>\n<h3 id=\"AgilizacionDeProcesos\">Agilizaci\u00f3n de procesos<\/h3>\n<p>Las herramientas automatizadas del software permiten que se actualicen los datos a medida que se suben nuevos documentos a la plataforma, evitando errores manuales o un exceso uso de recursos. Por otra parte, tambi\u00e9n recoge los archivos en <strong>un espacio 100% virtual y seguro,<\/strong> a medida que potencia las <a href=\"https:\/\/factorial.es\/blog\/competencias-digitales-basicas\/\">competencias digitales b\u00e1sicas<\/a> de nuestro equipo.<\/p>\n<p>De esta manera, centralizamos toda la documentaci\u00f3n necesaria de un trabajador en un \u00fanico espacio. Adem\u00e1s, esta carpeta se actualizar\u00e1 autom\u00e1ticamente con cualquier modificaci\u00f3n en los archivos, o con cualquier solicitud o tr\u00e1mite que se haya tenido que realizar. Si conseguimos agilizar estos procesos, nuestra gesti\u00f3n del talento ser\u00e1 <strong>mucho m\u00e1s \u00f3ptima al poder centrarnos en las personas,<\/strong> ya que no tendremos que invertir tantas horas en procesos y tareas m\u00e1s manuales.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.es\/solicitar-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-large wp-image-139199\" src=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-1024x422.png\" alt=\"El software m\u00e1s completo para la gesti\u00f3n de Recursos Humanos.\" width=\"1024\" height=\"422\" srcset=\"https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-1024x422.png 1024w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-300x124.png 300w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1-768x317.png 768w, https:\/\/factorial.es\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/14122918\/Factorial-Blog_banner-ebook-reclutamiento-it-min-1.png 1212w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El departamento de Recursos Humanos suele manejar una cantidad de datos y de documentos considerable. 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