El 95% de las empresas reconoce haber hecho alguna mala contratación de manera recurrente, lo que repercute negativamente en su salud financiera. Sin embargo, este impacto se puede evitar mejorando el proceso de onboarding. Según el estudio ‘The true cost of a bad hire’, las organizaciones con un sólido proceso de incorporación mejoran la retención del equipo de trabajo en un 82% y la productividad en más de un 70%, evitando los altos costes a largo plazo de la rotación de personal.
Datos clave
- El coste de incorporar a un nuevo empleado varía según el puesto y la empresa, pero un proceso de onboarding deficiente puede elevar el coste total de selección e integración por encima de tres veces el salario del puesto.
- El coste promedio de un proceso de contratación se sitúa en unos 4.358 euros (4.700 $), de acuerdo con la Society for Human Resource Management (SHRM).
- La retención de talento es un reto crítico, ya que el 90% de los nuevos empleados decide si se queda o se va de la empresa en sus primeros seis meses.
- Optimizar la integración tiene un impacto directo, logrando mejorar la retención del equipo en un 82% y la productividad en más de un 70%.
Cuánto cuesta incorporar a una persona a la empresa
“Y cuánto me va a costar incorporar a una persona a mi equipo?”. Esta es una de las dudas más habituales de los managers y de los responsables del área de Gestión de Personas. En este sentido, es importante diferenciar los costes que intervienen en todo el proceso.
En este ámbito intervienen tanto el coste de reclutamiento como el de onboarding, o coste de incorporación de nuevos empleados. El primero de ellos hace referencia a los gastos asociados a la búsqueda y selección de un nuevo candidato. Por su parte, los costes del onboarding tienen que ver con la inversión que se realiza para ayudar a la nueva persona a integrarse en la empresa.
El coste de incorporar a una nueva persona varía según la empresa, ya que depende de diversos factores como el tamaño de la empresa, la industria a la que pertenece, el tipo de puesto que se está cubriendo y la complejidad del proceso de onboarding.
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Principales costes de un proceso de selección
Seleccionar personal para la empresa no es barato. Según la Society for Human Resource Management (SHRM), el coste promedio de contratación ronda los 4.700 $, es decir, unos 4.358 euros. Aun así, hay expertos que estiman que el coste total de una nueva contratación puede ser tres veces el salario del puesto.
Eso significa que si el sueldo bruto para un determinado puesto laboral es de 24.000 euros, el coste total de la selección y onboarding podría superar los 72.000 euros. Así, los costes más habituales en esta parte del proceso suelen ser:
1- Tiempo de selección
Si la compañía dispone de dos personas encargadas del departamento de Gestión de Personas, ambas deberán emplear tiempo en el proceso de selección. Suponiendo que el salario medio de estas sea de 20.000 euros brutos, el coste por hora empleada sería de 10,5 euros.
Para calcularlo, habrá que dividir el salario bruto entre 11 meses efectivos de trabajo (se quita un mes, que correspondería a las vacaciones). Este resultado se divide entre 4, que son las semanas que tiene un mes, y luego entre 5 días y 8 horas, con lo que se obtendría el coste bruto de la hora.
A este coste habría que sumarle también las cotizaciones e impuestos, que rondarán un 40% del salario bruto, por lo que se multiplicaría el coste/hora por el 40% para conocer el coste total de este apartado.
2- Uso de portales de empleo
En el caso de que la empresa no disponga de un portal propio de selección, es habitual recurrir a portales de empleo externos, tipo Infojobs o Adecco, para difundir la oferta. El precio dependerá del portal y del pack contratado, aunque los precios suelen rondar los 395 euros por mantener un anuncio durante 30 días.
3- Empresa de selección
Cuando se trata de una empresa grande, es habitual derivar el proceso de selección y que de él se encargue un headhunter o empresa de reclutamiento. La mayoría de ellas cobra un porcentaje del salario bruto previsto para el candidato. En este caso, el porcentaje puede variar desde un mes del salario previsto para el trabajador hasta tres meses, es decir, entre un 8% y un 25% del total.
Cuáles son los costes del onboarding
La primera impresión es determinante a la hora de realizar con éxito un proceso de onboarding. Está demostrado que el 90% de los trabajadores decide si irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Culminar con éxito esta etapa permitiría retener talento en la empresa, evitar nuevos costes y mejorar tanto el ambiente laboral como la productividad.
Este proceso comprende varias etapas. Los costes de cada una son los siguientes:
1- Preonboarding
Comienza desde el momento en el que se acepta la oferta laboral y concluye en la fecha de incorporación. Se deben considerar los siguientes costes:
- Configuración de usuario en el sistema de Gestión de Personas
- La licencia anual del software podría rondar, en función de la aplicación utilizada, entre 100 y 500 euros por usuario anual.
- Habría que crearle una cuenta de correo electrónico, cuyo precio podría oscilar entre 4 y 10 euros.
- Coste de documentos legales
- El coste de la gestoría para preparar el contrato, así como las tareas administrativas correspondientes para dar de alta al nuevo usuario, podría oscilar en su conjunto entre 20 y 100 euros.
- En este apartado podría figurar el coste del reconocimiento médico que se suele realizar al empezar a trabajar en cualquier empresa. Este coste oscila entre 50 y 100 euros.
- Equipo y material
- El ordenador de trabajo podría suponer entre 500 y 2.000 euros a la empresa, en función de si se necesita un ordenador más potente o no. Todo depende del puesto que se va a desempeñar en la organización.
- Adicionalmente, las licencias del software que se utilice supondrían un coste de entre 50 y 500 euros por licencia.
2- Onboarding
Este proceso es crucial para la integración exitosa en la empresa. Abarca desde la fecha de inicio hasta que el nuevo talento se siente cómodo y productivo en su nuevo rol.
Los costes a considerar son los siguientes:
- Materiales
- Si el onboarding se realiza de forma presencial, habrá que imprimir y compartir guías y materiales de formación, cuyo coste variará, pero podría alcanzar los 50 euros por persona.
- Si se realiza de manera virtual, habrá que invertir en plataformas de e-learning o un software específico de onboarding. Aquí los costes se elevarían hasta los 100 euros por persona.
- Capacitación profesional
- Es habitual complementar este proceso con cursos de formación, cuyo precio podría oscilar entre 20 y 100 euros por persona.
- Paquetes de bienvenida
- El coste de los welcome packs suele oscilar entre 10 y 50 euros por persona.
- Paquete de beneficios de la empresa
- Incluye materiales informativos y sesiones de preguntas y respuestas, con un coste variable según el tamaño de la empresa.
3- Primer mes
Durante el primer mes, la nueva incorporación podría recibir nuevos cursos de aprendizaje y desarrollo profesional. De ser así, estos programas podrían tener un coste de entre 200 y 500 euros.
Además, seguramente recibirá encuestas online para recopilar su feedback. En caso de que se utilice una herramienta de pago, el coste de esta podría ser de unos 50 euros al mes.
También se ofrecerá capacitación y orientación adicional para puestos C-Suite con programas de mentoring o coaching ejecutivo, cuyo precio puede superar los 1.000 euros por programa.
4- A partir de los tres meses
A los tres meses se espera su total integración en la organización. La empresa evaluará su desempeño con herramientas específicas que podrían suponer entre 50 y 200 euros anuales por usuario.
Asimismo, participará en actividades de teambuilding y de integración, cuyo coste variará en función de la actividad y del lugar de desarrollo.
Por último, hay que tener en cuenta el tiempo invertido por el equipo de Gestión de Personas durante todo el proceso, así como los costes indirectos que esto conlleva. Estos incluyen tanto la productividad como el rendimiento de las nuevas contrataciones, ya que, si no se integran adecuadamente, es posible que su desempeño sea inferior al esperado.
De ahí que, con cada nueva incorporación, sea vital medir el ROI de los programas de onboarding para conocer el impacto que todo el proceso ha tenido en la eficiencia de la empresa.
