¿Cuánto tiempo pierdes cada mes en dar la bienvenida (o despedir) a empleados? ¿Cuántas tareas se quedan por el camino? ¿Cuántas oportunidades se pierden de empezar —o terminar— una relación laboral con buen pie?
El onboarding y el offboarding no deberían ser un caos de correos, documentos perdidos y tareas pendientes. Son momentos críticos que definen la experiencia del empleado y pueden tener un impacto profundo en la productividad, la retención y la reputación de tu empresa. Sin embargo, en muchas organizaciones siguen siendo procesos manuales, dispersos y difíciles de seguir. Y ahí es donde entra en juego la automatización. Porque no se trata solo de ganar tiempo, sino de ofrecer una experiencia más humana, más ordenada y más eficiente desde el primer día hasta el fin de un contrato.
En este artículo exploramos tres de las mejores herramientas para automatizar el onboarding y offboarding en 2025. Empezamos por una solución que, desde aquí en Factorial, hemos diseñado para ayudarte a gestionar estos procesos con claridad, empatía y sin complicaciones.
Tabla de contenidos:
- ¿Por qué es tan importante automatizar el onboarding y offboarding?
- 1. Factorial – Automatización integrada y humana
- 2. BambooHR – Enfocado en pymes
- 3. Personio – Completo y complejo
- Comparativa: ¿Qué software se adapta mejor a tu empresa?
- Tips prácticos para mejorar el onboarding y offboarding desde hoy
- Automatizar sí, pero sin perder el lado humano
¿Por qué es tan importante automatizar el onboarding y offboarding?
El onboarding no es simplemente una bienvenida y el offboarding no es simplemente una despedida. Son procesos clave que impactan directamente en tu empresa.
Así se ve un proceso ineficiente:
- Onboarding mal ejecutado: puede provocar desmotivación temprana, errores operativos y una curva de aprendizaje más larga de lo necesario.
- Offboarding desorganizado: puede generar riesgos de seguridad (accesos no revocados), problemas legales, pérdida de conocimiento clave o una mala reputación como empleador.
Automatizar estos procesos permite estandarizarlos, minimizar errores y liberar tiempo del equipo de RRHH para centrarse en lo que realmente importa: las personas.
1. Factorial – Automatización integrada y humana
Factorial ha desarrollado una funcionalidad pensada para soportar todo el ciclo de vida del empleado, desde que recibe su carta de oferta hasta que finaliza su etapa en la empresa.
¿Qué puedes hacer con la funcionalidad de onboarding y offboarding de Factorial?
- Diseñar flujos personalizados de bienvenida o salida, adaptados a cada rol o ubicación.
- Asignar tareas automáticas a diferentes personas (TI, managers, finanzas) para que nada quede suelto.
- Gestionar documentos clave, firmas digitales y accesos desde una sola plataforma.
- Seguir el progreso de cada proceso en tiempo real.
- Aprovechar plantillas reutilizables, checklists y recordatorios automáticos.
Caso de éxito: Kube Group
Kube Group, una empresa líder en servicios digitales, logró reducir en un 40% el tiempo dedicado al onboarding de nuevos empleados tras implementar nuestros flujos automáticos. Además, mejoraron significativamente la coordinación entre departamentos, evitando olvidos en la entrega de material, cuentas de acceso o sesiones de bienvenida. En palabras de su equipo de RRHH: “Ahora podemos dedicar más tiempo a conectar con las personas en vez de perseguir tareas sueltas”.
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2. BambooHR – Enfocado en pymes
BambooHR es otra opción valorada entre pymes que buscan simplicidad y claridad en sus procesos. Estan son algunas de las funcionalidades:
- Envío automatizado de documentos y formularios.
- Portal de bienvenida para nuevos empleados.
- Checklist de onboarding editable.
- Seguimiento de cumplimiento de tareas.
Su enfoque se centra en facilitar la experiencia de usuario, aunque puede quedarse algo limitado si buscas personalizar mucho los flujos o integrarlos con otros procesos de RRHH más complejos. También es importante considerar que su soporte está disponible sólo en inglés, lo que puede suponer una barrera para algunos equipos en España.
3. Personio – Completo y complejo
Personio es una herramienta interesante para empresas medianas y grandes que buscan una solución integral de RRHH. Su módulo de onboarding y offboarding incluye:
- Creación de tareas automáticas según plantillas.
- Notificaciones y recordatorios por email.
- Gestión de listas de verificación.
- Integración con otros módulos (nómina, tiempos, documentos).
Al ser una plataforma de origen europeo, se adapta bien a las normativas locales. No obstante, las empresas mencionan que la curva de aprendizaje inicial es alta, especialmente si solo se busca automatizar estos procesos y no toda la gestión de RRHH.
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Comparativa: ¿Qué software se adapta mejor a tu empresa?
| Funcionalidad | Factorial | BambooHR | Personio |
|---|---|---|---|
| Automatización de flujos personalizados | ✅ | ✅ (limitado) | ✅ |
| Asignación de tareas a múltiples equipos | ✅ | ❌ | ✅ |
| Gestión de firmas digitales | ✅ | ❌ | ✅ |
| Plantillas reutilizables | ✅ | ✅ | ✅ |
| Portal de bienvenida | ✅ | ✅ | ✅ |
| Idiomas disponibles | Español, inglés y más | Inglés | Español, inglés y más |
| Soporte local en España | ✅ | ❌ | ✅ |
Tips prácticos para mejorar el onboarding y offboarding desde hoy
Contar con un software que automatice estos procesos es fundamental. También hay algunas acciones sencillas que puedes implementar desde ya para mejorar la experiencia de tus empleados y facilitar tu gestión:
- Comunicación clara y constante
Desde el primer contacto, informa al nuevo empleado qué puede esperar, quién lo acompañará y cuáles son los pasos siguientes. Esto reduce la ansiedad y genera confianza. - Checklist detallado y visible
Tener una lista clara con todas las tareas (documentos, formación, accesos, etc.) ayuda a evitar olvidos y facilita el seguimiento, incluso si es manual. - Involucra a distintos equipos
El onboarding y offboarding no es solo tarea de RRHH. Involucra a TI, finanzas, el manager directo y otros departamentos para que cada uno cumpla su parte a tiempo. - Ofrece feedback continuo
Preguntar al empleado sobre su experiencia ayuda a identificar áreas de mejora y demuestra que su opinión importa. - Acompaña la despedida
El offboarding también debe dejar una buena impresión. Asegúrate de cerrar bien la relación, recoger aprendizajes y agradecer el tiempo compartido.
Estos pequeños gestos marcan la diferencia y, combinados con una herramienta adecuada, llevan tu gestión al siguiente nivel.
Automatizar sí, pero sin perder el lado humano
Sabemos que, para ti y tu equipo de RRHH, cada nuevo ingreso y cada despedida es mucho más que un trámite. Son momentos que marcan el día a día de la empresa y la experiencia de las personas que forman parte de ella.
Por eso, automatizar el onboarding y el offboarding no es solo hacer las cosas más rápidas, sino hacerlas mejor. Que no se escape ningún detalle, que todo fluya y que puedas dedicar tu tiempo a lo que realmente importa: conectar con tu equipo y construir un lugar de trabajo donde todos quieran estar.
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