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Externalizar el proceso de selección de personal consiste en subcontratar a empresas especializadas para identificar y atraer al talento idóneo para cada vacante. En este episodio del podcast de Factorial, Marc Conesa, Channel Sales Manager con nueve años de experiencia en reclutamiento, comparte cuándo y cómo tomar esa decisión.
Marc trabajó durante nueve años en selección de personal para Michael Page, por ello cuenta con una amplia experiencia trabajando con agencias especializadas en la contratación de nuevos colaboradores.
Datos clave
- Cuándo externalizar? Cuando el equipo de RRHH carece de base de datos, tiempo o conocimiento especializado para cubrir un perfil concreto, externalizar el proceso de selección es la decisión más eficiente.
- El 75 % de las empresas en España tiene dificultades para encontrar candidatos con el perfil adecuado, según el estudio de desajuste de talento de Manpower 2025.
- Una mala contratación puede superar los 100.000 € en costes totales salario, selección, onboarding y pérdida de productividad, ya que los nuevos empleados operan al 25 % de su productividad potencial durante el primer mes.
- Según SHRM, las organizaciones que incorporan evaluaciones estructuradas en sus procesos de contratación registran un 24 % menos de rotación y un 25 % menos de probabilidades de realizar malas contrataciones.
Por qué externalizar el proceso de selección de personal?
Para Marc, el punto de partida es la autoevaluación. El equipo de RRHH debe tener claro si cuenta con el conocimiento especializado, la base de datos, el presupuesto y el tiempo para ejecutar un proceso de selección óptimo. En caso contrario, externalizar el proceso de selección es la opción más acertada. El contexto del mercado laboral español refuerza esta lógica: según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el coste laboral medio se situó en 3.278,01 € por trabajador y mes en el primer trimestre de 2026, un 4,9 % más que el año anterior, lo que eleva el impacto económico de cada contratación fallida.
Qué tipos de perfiles debemos externalizar?
Marc nos comenta que es importante no competir con la agencia de reclutamiento, sino trabajar en colaboración. Lo más importante es distinguir cuándo es el mejor momento para realizar outsourcing de reclutamiento y qué perfiles podemos seleccionar por cuenta propia y cuáles deben ser buscados por agencias especializadas.
Si tenemos una gran base de datos de un perfil en concreto y los conocimientos para reclutar, podemos hacerlo por cuenta propia. Sin embargo, en caso de buscar un perfil en particular, del que no tenemos muchas referencias, lo ideal es contar con una agencia que pueda encargarse de ello.
Más allá del perfil buscado, hay otros factores que justifican la externalización: picos de crecimiento que desbordan la capacidad interna, ausencia de un departamento de RRHH consolidado o la necesidad de cubrir posiciones de alta dirección con total confidencialidad. SHRM identifica la escasez de oferta y la falta de competencias específicas como los principales retos del reclutamiento actual, lo que convierte a las agencias especializadas en un aliado estratégico, no en un recurso de emergencia.
Qué tipos de proveedores existen para externalizar la selección de personal?
Existen cuatro grandes modelos para externalizar el proceso de selección de personal, cada uno con un perfil de uso distinto:
| Tipo de proveedor | Perfil ideal | Ventaja principal | Consideración clave |
|---|---|---|---|
| Freelancer / consultor independiente | Perfiles concretos, proyectos puntuales | Flexibilidad y coste reducido | Riesgo de disponibilidad ante imprevistos |
| Consultora especializada (boutique) | Perfiles técnicos, financieros o de alta dirección | Conocimiento sectorial profundo | Capacidad limitada para volumen alto |
| ETT (Empresa de Trabajo Temporal) | Contrataciones temporales o picos estacionales | Rapidez y cobertura inmediata | Menor adecuación para posiciones permanentes |
| RPO (Recruitment Process Outsourcing) | Contratación en volumen o mejora integral del proceso | Estructura dedicada y escalabilidad | Requiere mayor inversión y planificación |
| Multinacional de RRHH | Cualquier perfil, especialmente directivo | Equipo amplio, procesos estandarizados, marca reconocida | Honorarios más elevados |
El modelo RPO merece especial atención para empresas en fase de crecimiento acelerado. En lugar de externalizar una vacante concreta, se delega la gestión integral del proceso de atracción de talento, desde la definición del perfil hasta la incorporación. Es la opción más adecuada cuando el volumen de contratación supera la capacidad operativa del equipo interno.
Empresas más grandes acostumbran a tener consultores más especializados y te ofrecen otras ventajas.
Nos dice Marc que, a partir de ahí, debemos decidir qué ventajas tiene cada uno de estos tipos de “agencia” o tipos de externalización del proceso de reclutamiento.
Hablaremos de precio, hablaremos de compromiso, hablaremos de recursos que tiene esa empresa, hablaremos de disponibilidad que tiene esa empresa y todos esos factores. En la visita comercial de cada una de ellas es que has de preguntar, ver y detectar.
Cuántas agencias debemos consultar antes de externalizar el proceso de selección?
Teniendo en cuenta el parámetro de que hay freelancers, pequeñas y medianas agencias, y grandes multinacionales, lo ideal es consultar a dos o tres empresas de cada uno de estos mundos para tener la certeza de que cumplirán con nuestros requerimientos. Otro aspecto importante en la toma de decisión que no debemos pasar por alto es el presupuesto.
Qué criterios usar para comparar proveedores?
- Especialización sectorial: ha gestionado procesos similares en tu sector o para el perfil que buscas?
- Base de datos activa: dispone de candidatos ya evaluados para ese tipo de perfil?
- Modelo de honorarios: tarifa fija, éxito o mixta? incluye gastos adicionales de publicación o marketing?
- Garantía de sustitución: qué plazo ofrece si la incorporación no prospera?
- Referencias verificables: puede aportar casos de éxito en empresas similares a la tuya?
- Cumplimiento normativo: garantiza el tratamiento de datos de candidatos conforme al RGPD y la LOPDGDD?
Cuáles son las diferencias clave entre freelancer, consultora y multinacional?
Debemos ser conscientes de la disponibilidad de las agencias o freelancers. Si decidimos contratar a un freelancer, hay que tener en consideración que si tenemos una carga alta de trabajo y esa persona tiene algún problema o enfermedad no podrá darnos el servicio esperado.
Entonces si tú has de conseguir los objetivos de hiring tienes que ir con cuidado. Una multinacional es un equipo grande, tienen más volumen, más músculo, más facilidad de que lleguen seguramente a los objetivos, porque no dependen de una persona, sino dependen de una marca y tienen estandarizado un proceso.
Otro riesgo frecuente al trabajar con freelancers es la falta de procesos estandarizados. Las consultoras y multinacionales, en cambio, aplican metodologías de evaluación validadas entrevistas por competencias, pruebas técnicas, informes de candidatura que reducen la subjetividad y documentan el proceso ante posibles auditorías o inspecciones laborales.
Qué requisitos debe cumplir una agencia al externalizar el proceso de selección?
Para Marc, los factores a tener en consideración son el presupuesto, cómo se realizará el cobro del servicio, cuál es la garantía y cómo será el proceso de reclutamiento.
Luego también hay que tener en cuenta su conocimiento. Es decir, has de ver si la persona con la que estás trabajando ha hecho ese proceso antes o no.
Es decir, es importante tener el convencimiento de que la persona o agencia contratada tiene el conocimiento sobre el perfil que estamos buscando o tiene una base de datos hecha de este perfil. Si el mercado lo reconoce a él o a ella como un player en el sector.
Un criterio que suele pasarse por alto es el cumplimiento normativo: la agencia debe garantizar que el tratamiento de los datos personales de los candidatos se ajusta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Una gestión incorrecta de candidaturas puede exponer a la empresa contratante a sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Yo buscaría que tenga el expertise en ese tipo de proceso.
Cuáles son las ventajas y los riesgos de externalizar la selección de personal?
Trabajar con una agencia especializada ofrece ventajas claras. El equipo de RRHH recupera tiempo que puede invertir en tareas de mayor valor estratégico: entrevistas finales, retención de talento, employer branding y employee experience. Además, las agencias acceden a candidatos pasivos profesionales que no buscan activamente empleo pero que encajan con el perfil algo que los portales de empleo convencionales no logran con la misma eficacia, según SHRM.
Porque al final, en sectores cada vez más complejos, el talento está buscado, y has hecho mucha inversión en branding o es difícil que tengas al talento picándote la puerta.
Dentro de los riesgos, se encuentra el coste de contratar a una agencia o freelancer. Sin embargo, este gasto podría traducirse en una inversión, ya que ahorramos mucho tiempo que podría emplearse en otras gestiones de Recursos Humanos.
El coste real de una mala contratación en España
El argumento económico a favor de la externalización se refuerza con datos concretos del mercado español. Según datos del sector, una mala contratación puede superar los 100.000 € en costes totales incluyendo salario, proceso de selección, onboarding y pérdida de productividad, dado que los nuevos empleados operan al 25 % de su productividad potencial durante el primer mes. A esto se suma que, según el SEPE, España firmó más de 15,6 millones de contratos en 2025 para generar apenas 500.000 empleos netos, lo que refleja una rotación estructural que presiona continuamente a los departamentos de RRHH. Externalizar con una agencia especializada reduce ese riesgo al incorporar metodologías de evaluación contrastadas y bases de datos de candidatos ya cualificados.
Cómo generar un buen engagement con este reclutador?
Es vital que exista una buena relación entre el HR manager y el reclutador especializado. Marc nos comenta que, si queremos sacar adelante un proceso de selección con éxito, tenemos que estar en constante comunicación con el reclutador. De igual manera, debemos valorar el tiempo y dedicación de nuestro o nuestros reclutadores, ya que esto incidirá en el compromiso que tengan con nuestros futuros procesos.
Una herramienta que facilita esta coordinación es un software de gestión de talento que centralice el seguimiento de candidatos, las comunicaciones con la agencia y el historial de procesos anteriores. Con el módulo de reclutamiento de Factorial, el equipo de RRHH puede gestionar todas las fases del proceso desde la publicación de la oferta hasta la incorporación en una sola plataforma, manteniendo visibilidad total incluso cuando parte del proceso está externalizado.
Dedica tiempo a buscar a la mejor agencia y pide referencias de esa agencia, que te digan si han hecho sus procesos bien o no. Tenemos que pedir referencias de la agencia y de la persona que te va a hacer el proceso. Si son buenas, dedícale tiempo, tiempo, tiempo, tiempo.
Qué debe incluir el contrato al externalizar el proceso de selección de personal?
Es fundamental detallar todos los requerimientos en el contrato antes de iniciar el proceso. Los puntos mínimos que debe recoger son: el modelo de honorarios (tarifa fija, éxito o mixta), el calendario de pagos, los gastos adicionales (publicación en portales, marketing de la oferta), el plazo máximo de entrega de candidatos, la garantía de sustitución y el periodo de exclusividad sobre los candidatos presentados.
Luego preguntar si hay gastos añadidos. A veces te cobran por publicar en un sitio, te cobran por marketing online u otras acciones. La garantía es vital. Todo el mundo intenta que no pase, porque si pasa es un fracaso rotundo para el reclutador.
Entonces, debemos asegurarnos como HR managers de que esa garantía estará cubierta y que habrá un plazo delimitado para que el reclutador especializado pueda encontrar un nuevo talento.
Es un tiempo que se pacta. Hay un tiempo promedio.
Además, es importante dejar estipulado en el contrato cuánto tiempo ha de pasar para que como HR managers podamos fichar a una persona que nos han pasado desde la agencia, pero que no aceptamos o contratamos en ese momento.
Yo he visto desde 6 meses, 10 meses, 12 meses hasta 18 meses.
Desde el punto de vista fiscal, los honorarios abonados a una agencia de selección externa son deducibles como gasto profesional en el Impuesto de Sociedades, siempre que estén debidamente documentados y respondan a una actividad real. En algunos casos, si la contratación resultante corresponde a colectivos con bonificación personas con discapacidad, mayores de 45 años o desempleados de larga duración, la empresa puede acceder a reducciones adicionales en las cuotas de la Seguridad Social conforme a la normativa vigente.
Al fin y al cabo, es clave dejar sentadas las bases desde el principio y que absolutamente todo quede escrito en el contrato.
En definitiva, contar con agencias de referencia para los procesos de selección permite ir más rápido y con mayor seguridad de encontrar al talento idóneo. La clave está en dedicar tiempo a elegir bien al proveedor, construir una relación de confianza y dejar todo por escrito desde el primer día. En un mercado laboral donde el 75 % de las empresas en España tiene dificultades para encontrar el perfil adecuado, externalizar el proceso de selección con el socio correcto no es un gasto: es una inversión estratégica.
Gracias a Marc Conesa por compartir su experiencia. Esta guía es un punto de partida para los equipos de RRHH que quieran externalizar uno o varios procesos de selección y encontrar al talento más adecuado para su organización.
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Preguntas frecuentes sobre externalizar el proceso de selección de personal
Externalizar el proceso de selección de personal permite a las empresas contar con agencias, consultoras o recruiters especializados para encontrar talento de forma más rápida y precisa. Es una opción especialmente útil cuando RR.HH. no tiene tiempo, base de datos, conocimiento especializado o capacidad interna para cubrir determinados perfiles.
Externalizar el proceso de selección consiste en contratar a una empresa, agencia o recruiter externo para buscar, evaluar y presentar candidatos. El objetivo es encontrar talento adecuado sin que todo el proceso dependa únicamente del equipo interno de RR.HH.
Conviene externalizar cuando el equipo interno no tiene tiempo, base de datos, experiencia en el perfil o capacidad para cubrir la vacante. También es útil en procesos urgentes, confidenciales, muy técnicos o de alta dirección.
Existen freelancers, consultoras boutique, ETT, RPO y grandes multinacionales de RR.HH. Cada opción tiene ventajas distintas según el presupuesto, el volumen de contratación, la especialización del perfil y la urgencia del proceso.
Se suelen externalizar perfiles difíciles de encontrar, posiciones técnicas, puestos directivos o vacantes para las que la empresa no tiene candidatos identificados. Si el equipo interno ya domina el perfil y tiene base de datos, puede gestionarlo directamente.
Un RPO, o Recruitment Process Outsourcing, consiste en externalizar de forma integral parte o todo el proceso de reclutamiento. Es una buena opción para empresas en crecimiento que necesitan contratar mucho volumen o mejorar su proceso de selección.
Para elegir bien, conviene revisar su experiencia en el sector, base de datos, modelo de honorarios, garantías, referencias y cumplimiento normativo. También es importante confirmar si ya ha gestionado procesos similares al perfil que se necesita.
Lo ideal es comparar varias opciones antes de decidir. Consultar dos o tres proveedores de distintos tipos permite entender precios, metodología, garantías, nivel de especialización y capacidad real de respuesta.
Externalizar permite ahorrar tiempo, acceder a candidatos pasivos, mejorar la calidad de las contrataciones y reducir el riesgo de una mala selección. También libera al equipo de RR.HH. para centrarse en entrevistas finales, retención y estrategia de talento.
