Cualquier trabajador, en su primer d铆a de trabajo, llega nervioso y confuso a la empresa. Le surgen muchas dudas como por ejemplo a qui茅n tengo que preguntar, con qui茅n voy a trabajar, cu谩les son las tareas que tengo que realizar, a d贸nde voy…
A todas estas cuestiones debemos responderle si queremos que el trabajador se lleve muy buena impresi贸n de la empresa desde el inicio, ya que esto permite obtener mayor productividad, mayor retenci贸n del talento, y se evita que quiera marcharse en los primeros meses.
Si de verdad te interesa aprender sobre este tema lo mejor que puedes hacer es seguir leyendo este post, porque vas a descubrir c贸mo se dise帽a un buen plan de integraci贸n de los nuevos trabajadores, los beneficios que tiene, en qu茅 consiste este proceso, y qu茅 herramientas digitales est谩n a tu alcance para facilitar su implantaci贸n en la empresa.
驴Qu茅 es el Onboarding para empresas?
El onboarding para empresas se encarga de facilitar las incorporaciones de los nuevos trabajadores para que est茅n satisfechos en la empresa. Este concepto ya exist铆a desde los a帽os 80, pero es realmente ahora cuando se est谩 implementando cada vez m谩s en las empresas.
Es muy importante para hacer un buen plan de incorporaci贸n de los nuevos empleados que los responsables de recursos humanos sean conscientes de la importancia del onboarding y de que sepan llevarlo a cabo de forma 贸ptima. Adem谩s, existen ciertas herramientas digitales que le ayudar谩n en su aplicaci贸n.
El onboarding para empresas es el proceso de incorporaci贸n de nuevos trabajadores a una empresa. En dicho procedimiento los nuevos empleados conocer谩n la organizaci贸n, su rol, sus nuevos compa帽eros de trabajo y la filosof铆a de la empresa.
Est谩 demostrado que el 90% de los trabajadores deciden irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Por lo tanto es necesario que desde el primer momento, en el que la empresa toma contacto con el posible trabajador, le haga sentir c贸modo y le de un trato excelente para que se lleve una buena impresi贸n.
Si los trabajadores se van en los primeros meses de la empresa se genera un coste econ贸mico muy importante que hay que evitar en la medida de lo posible.
Con un plan de incorporaci贸n laboral para nuevos trabajadores 贸ptimo le prestas, desde su primer d铆a de trabajo, la informaci贸n y ayuda que necesita para que no tenga dudas sobre su nuevo trabajo y se sienta satisfecho en la empresa.
Con el onboarding para empresas le聽 proporcionar谩s datos sobre cu谩les son sus tareas, c贸mo funciona la empresa, quienes van a ser sus compa帽eros e incluso ense帽arle los sistemas que va a tener que utilizar.
Si un empleado decide irse en los primeros 6 meses puede deberse a uno de estos dos motivos:
- Un fallo en el proceso de selecci贸n del personal 贸
- Un mal plan de onboarding, en este caso el trabajador no entiende bien la cultura de la empresa y no sabe hacer bien su trabajo.
En cuanto a su duraci贸n, puede ser de 1 d铆a, 1 mes, 3 meses, 6 meses o incluso hasta un a帽o. La duraci贸n depender谩 del tipo de gesti贸n de la empresa.
En definitiva, el onboarding son las acciones que necesita la empresa hacer para facilitar al trabajador nuevo su inicio, su integraci贸n y su adaptaci贸n al nuevo puesto de trabajo. Es una buena herramienta empresarial para mejorar la productividad, retener a los mejores profesionales, y reducir los costes laborales.
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Beneficios del onboarding para empresas
Los beneficios del onboarding para empresas son:
- Retenci贸n del talento: 聽Si evitas que se vayan trabajadores con gran cualificaci贸n profesional podr谩s tener a los mejores en cada 谩rea de la empresa y disminuir tu tasa de rotaci贸n.
- Aumento de la productividad:聽Si los nuevos empleados se sienten integrados, tienen claros sus objetivos, y la filosof铆a de la empresa, ser谩n productivos m谩s r谩pidamente. Hasta un 54% m谩s de productividad puede lograr la empresa con los nuevos empleados.
- Buena impresi贸n: Si los nuevos trabajadores se sienten c贸modos desde el primer d铆a, tendr谩n mayor sentido de pertenencia a la empresa, mejorando as铆 el employee engagement.
- Menores costes de contrataci贸n: El hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone un gran coste econ贸mico para la empresa, porque tiene que volver a contratar a otro trabajador. Esto impacta directamente en tu gesti贸n de gastos.
Los beneficios para el trabajador son:
- Se sienten parte de la empresa, lo que mejora el employee journey y el bienestar laboral.
- Est谩n mejor informados sobre sus tareas y el funcionamiento de la empresa, esto facilita la comunicaci贸n interna.
- Tienen mayor motivaci贸n para demostrar lo que valen, lo que ayuda a que reine un 贸ptimo clima laboral.
- Se encuentran satisfechos y decidir谩n quedarse en la empresa durante un largo tiempo.
Onboarding y Offboarding
El offboarding es justo todo el proceso contrario al onboarding para empresas. Ya hemos visto que el onboarding es el proceso de integraci贸n del trabajador a su nuevo trabajo mientras que el offboarding es el proceso a realizar cuando se va un trabajador de la empresa, y es mucho m谩s complicado que el onboarding.聽
Durante el offboarding habr谩 que explicar a sus compa帽eros de trabajo el motivo por el que se ha despedido o se ha ido de la empresa, hacer papeleos, firmar documentos y darlo de baja en los sistemas de la empresa, porque puede ver informaci贸n privada de 茅sta cuando haya dejado de trabajar. Es importante cambiar passwords y todo tipo de claves para que ya no pueda entrar en los sistemas
Objetivos del proceso de onboarding para empresas
Este proceso tiene varios objetivos, los principales son:
- Que el nuevo empleado conozca las pol铆ticas internas de la empresa: Deben saber todas las normas que tienen que ver con su puesto de trabajo, desde las de car谩cter legal y social hasta las de seguridad.
- El onboarding para empresas debe ayudar al trabajador a que tenga claro cu谩l es su puesto de trabajo y sus funciones: Para ello se le explicar谩n las t茅cnicas, los m茅todos y las herramientas necesarias para realizar correctamente sus tareas.
- Que el trabajador conozca cu谩l es la filosof铆a de la empresa: Debe comprender cuales son los valores, objetivos, la misi贸n y la visi贸n de la empresa.
- Que sepa cual es su posici贸n dentro del organigrama de la empresa: Tiene que entender cu谩l es su ubicaci贸n dentro de la jerarqu铆a social de la empresa. Para ello ser谩 necesario ayudar al trabajador a que establezca relaciones con el resto de sus compa帽eros con la finalidad de facilitarle el desarrollo diario de sus tareas.
Proceso del onboarding para empresas
El proceso del onboarding consta de dos partes importantes:
1陋 Parte: Administrativa
Tiene que ver con la documentaci贸n que se debe preparar y firmar ante la llegada de un nuevo trabajador, como por ejemplo el contrato laboral. Tambi茅n se relaciona con todas las dudas que puede tener sobre c贸mo funciona la empresa, como por ejemplo las vacaciones que le corresponden, la ropa que debe ponerse para ir a trabajar, el horario laboral, etc.
2陋 Parte: Formativa
Se refiere a toda la formaci贸n que se le est谩 haciendo al trabajador sobre su nuevo trabajo.
Dise帽o de un plan de onboarding para empresas
No existe un modelo de plan de acogida para organizaciones que sea ideal, ya que su dise帽o depender谩 del tipo de empresa que sea, de su gesti贸n, del equipo profesional que lo componga y de las pol铆ticas y cultura de la empresa. Este proceso empieza desde mucho antes de que se incorpore el trabajador a la empresa y tiene varias fases.
1陋 Fase: Durante el proceso de selecci贸n del personal
Cuando se escriba la oferta de trabajo, ya se debe explicar en ella cu谩l es la filosof铆a de la empresa en la descripci贸n de puesto de trabajo. Durante la entrevista al posible trabajador, se tiene que hacer todo lo posible para que se lleve una buena impresi贸n de nosotros, y piense que somos una buena opci贸n para 茅l.
Para ello, expl铆cale las normas diarias que tendr谩 que seguir, sus funciones, ens茅帽ale las instalaciones, e incluso pres茅ntale al resto de sus compa帽eros. Se debe hacer un trato personalizado, llam谩ndolo por su nombre para que se sienta c贸modo.
Una vez acepte la propuesta de trabajo y antes de que llegue a la empresa, para hacer un buen onboarding para empresas se debe comenzar con el papeleo, darle de alta en los sistemas que vaya a utilizar en su trabajo, y por supuesto darle de alta en la seguridad social.
2陋 Fase: 1潞 D铆a de trabajo
El primer d铆a llegar谩 con muchas dudas e ilusi贸n, y es conveniente que se le haga una bienvenida en la que le puedes dar una tarjeta firmada por todos, un ramo de flores, o incluso ahora con las nuevas tecnolog铆as le puedes hacer un v铆deo d谩ndole la bienvenida a la empresa con mucha ilusi贸n.
Una buena pr谩ctica es mandar un email a todos los integrantes de la empresa informando de la llegada de un nuevo trabajador, o anunciarlo en las redes sociales para crear un buen ambiente de bienvenida, mostrando una foto del nuevo empleado y realizando una breve biograf铆a.
Pero adem谩s de la bienvenida, tambi茅n es sumamente importante en el onboarding para empresas que se le de una formaci贸n, indic谩ndole cuales son sus funciones, lo que se espera de 茅l, cu谩les son los medios necesarios para realizar su trabajo, y el horario de trabajo y de descanso.
Ponle a su disposici贸n a un manager para que le ayude, pres茅ntale a sus nuevos compa帽eros para que puedan ayudarle tambi茅n a realizar su trabajo.聽
Todo esto se debe reflejar en un documento o manual, que se le puede entregar en mano o por correo electr贸nico, tambi茅n se le puede enviar un v铆deo con todas las instrucciones para que 茅l pueda tener acceso a la informaci贸n siempre que quiera.
3陋 Fase: 1陋 Semana聽
Es bueno que tengas un feedback con el nuevo empleado, si茅ntate con 茅l en un lugar tranquilo y preg煤ntale si tiene toda la informaci贸n que necesita, si dispone de los recursos necesarios, y si tiene acceso a todos los sistemas. Se trata de saber si est谩 contento, si no fuera s铆 haz los cambios necesarios para que as铆 sea.
4陋 Fase: 1 mes en adelante
Tras el primer mes no dejes de reunirte con 茅l para preguntarle frecuentemente si est谩 satisfecho en la empresa. Hazle part铆cipe en actividades de 茅sta para que se sienta m谩s identificado con la entidad y aumente su motivaci贸n. H谩blale de lo que puede conseguir en el futuro porque esto da muy buenos resultados.
Tipos de herramientas de onboarding para empresas
Realizar algunas tareas de este proceso de integraci贸n puede tardar hasta semanas. El uso de herramientas digitales permiten acelerar y automatizar el proceso de integraci贸n de los nuevos trabajadores, y contribuyen a mejorar la experiencia del nuevo empleado. Por ello, cada vez es m谩s frecuente recurrir al onboarding digital.
Las herramientas digitales facilitan al trabajador el acceso a la informaci贸n que necesita consultar, porque podr谩 hacerlo cuando quiera y desde cualquier dispositivo, ya sea tablet, pc, o smartphone. Incluso antes de su llegada a la empresa, podr谩 ya obtener ciertos datos interesantes sobre su nuevo trabajo, como por ejemplo el n煤mero de su taquilla.
A continuaci贸n, vamos a ver los distintos tipos de herramientas digitales que se pueden emplear a la hora de integrar un nuevo empleado a la empresa:
Los checklists: 聽
Se usan de manera muy habitual para dar la informaci贸n que necesita el trabajador antes de comenzar en su nuevo puesto de trabajo. Se puede enviar en excel por correo electr贸nico al nuevo empleado, y as铆 siempre la tendr谩 disponible para consultarla.聽
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Herramientas especializadas:
Este tipo de herramientas est谩n especializadas para realizar solo onboarding para empresas. Un ejemplo ser铆a Talmundo que convierte el proceso de contrataci贸n de trabajadores en una experiencia estructurada e intuitiva para todos.
Herramientas integradas – HRMS:
Son sistemas que integran muchos procesos: el onboarding, la formaci贸n, incluso la firma electr贸nica. Un ejemplo de este tipo ser铆a el software llamado Factorial HR que integra multitud de funciones para facilitar la gesti贸n de recursos humanos, permite ahorrar mucho tiempo al realizar labores administrativas.
Firma Electr贸nica:
Permite automatizar los procesos. La enorme mayor铆a de los software de Recursos Humanos incluyen este tipo de funcionalidad que te permite realizar la firma de documentos como contratos y acuerdos, en forma 100% legal y segura.
Learning Management Systems:
Son herramientas muy caras y que cuestan bastante de implementar, pero ayudan mucho a la formaci贸n. Su elecci贸n depender谩 del presupuesto de la empresa. Un ejemplo de este tipo de herramientas ser铆a cornerstone que promueve el aprendizaje social para lograr mejor comunicaci贸n e implicaci贸n de los empleados.
Chatbots:聽
Es una herramienta digital nueva que permite que el trabajador pregunte sus dudas al chatbot, que es como un robot, y 茅ste le contestar谩. As铆 no hace falta que pregunte al manager.
Herramientas multimedia gratuitas:
Existen en la actualidad algunas aplicaciones gratuitas que permiten grabar v铆deos, as铆 que puede ser muy 煤til para el nuevo trabajador que le hagas un v铆deo con las instrucciones necesarias. Es el caso de la aplicaci贸n llamada Loom.聽
Beneficios del onboarding para empresas digital
El onboarding digital es una parte muy importante en el onboarding para empresas porque le proporciona muchos beneficios, 茅stos son:
Ahorro del tiempo empleado en tareas administrativas:
Lo que permite invertir m谩s tiempo en realizar estrategias de personas para garantizar una experiencia positiva al trabajador.
Minora el riesgo de que se te olvide enviar un documento:
Evita por ejemplo que se te olvide enviar el alta de un trabajador o la incapacidad en caso de un accidente.
- Self service: El onboarding digital va muy bien para trabajadores remotos, es decir, para aquellos empleados que trabajen en casa o en diferentes pa铆ses. La integraci贸n se realiza al ritmo del trabajador.
- Contenidos actualizados: Gracias a las herramientas digitales siempre le puedes proporcionar al trabajador informaci贸n actualizada sobre su trabajo.
- Facilita el seguimiento del avance de los nuevos empleados
- La informaci贸n est谩 compartida e integrada: La empresa comparte informaci贸n con el nuevo empleado, de esta forma 茅l mismo puede acceder a su base de datos y consultar informaci贸n, como por ejemplo puede ver su contrato.
- La informaci贸n siempre est谩 disponible para el trabajador: La podr谩 consultar cuando 茅l quiera, a su ritmo y no se estresar谩 por recibirla de golpe.
- Se reduce el coste de contrataci贸n: Al tener acceso a la informaci贸n que necesite cuando 茅l quiera le generar谩 una buena experiencia de usuario, as铆 se evitar谩 que se vaya de la empresa durante los primeros meses. Si se diera el caso contrario y se fuera de la empresa, 茅sta tendr谩 que volver a contratar a otro trabajador aumentando as铆 sus costes de contrataci贸n.
Para realizar el plan de acogida en modalidad de teletrabajo o trabajo h铆brido, aqu铆 puedes descargar un checklist para el onboarding en remoto.
Aprende c贸mo llevar a cabo un proceso de onboarding exitoso聽
Como ya sabr谩s, un buen proceso de onboarding trae m煤ltiples beneficios tanto para la empresa como para el nuevo empleado. Por eso, recomendamos que utilices una soluci贸n que te permita:聽
- Desde el portal del emplead, controlar la documentaci贸n del nuevo empleado, los contratos, acuerdos de confidencialidad, n贸minas, etc.
- Firma digital de todos los documentos necesarios a trav茅s de la plataforma para evitar errores legales con la documentaci贸n.
- Designar los permisos del empleado para que pueda gestionar el registro de horario, ausencias y bajas desde un solo lugar.
- Asignar a las personas involucradas de completar las tareas que intervienen en un proceso de onboarding.
Con Factorial gestiona f谩cilmente todos los documentos y tareas que implican un proceso de onboarding gracias a su Gestor Documental y a su software que centraliza el c谩lculo de compensaciones, horas extras, entre otros beneficios. Agenda una demo gratis y te ense帽amos como gestionar tus procesos de onboarding.
Onboarding para empresas, conclusiones
El onboarding para empresas en una herramienta muy poderosa para los responsables de recursos humanos, ya que permite facilitar la adaptaci贸n de un trabajador a su nuevo puesto de trabajo.
Est谩 demostrado que si un trabajador obtiene una experiencia positiva desde el primer d铆a de trabajo en su nueva empresa, no querr谩 marcharse de la empresa, evitando de esta manera que aumenten los costes econ贸micos por tener que contratar a otro. Adem谩s, el nuevo empleado ser谩 m谩s productivo antes.聽
Para que el trabajador se sienta c贸modo es necesario proporcionarle desde el primer d铆a toda la informaci贸n y recursos que necesite para desarrollar su trabajo.
Tambi茅n es importante para que se sienta integrado darle una agradable bienvenida por parte de la empresa y de sus nuevos compa帽eros, as铆 como tener reuniones con 茅l y preguntarle si est谩 contento o necesita algo. El onboarding digital permite acelerar el proceso de integraci贸n del nuevo trabajador y contribuye a que sea m谩s positiva la experiencia del nuevo empleado.
Como responsable de recursos humanos debes estar preparado para hacer un buen plan de onboarding y saber que herramientas digitales debes utilizar para acelerar este proceso.
Con la informaci贸n que te he proporcionado en este art铆culo, est谩s m谩s que preparado para realizar un buen plan de onboarding, y adem谩s te he citado algunas herramientas digitales que pueden ayudarte en la ejecuci贸n de este proceso. Recuerda que una buena integraci贸n del trabajador se traduce en m煤ltiples beneficios para tu empresa.
Buena informaci贸n, es clara y precisa, muy entendible.