Fichero de Conceptos Retributivos Abonados (CRA): Aprende a gestionarlo

No es algo nuevo, pero desde el año 2014 sigue siendo un proceso que puede resultar difícil de gestionar: en el Real Decreto-ley 16/2013, de 20 de diciembre, la Tesorería de la Seguridad Social solicita a los empresarios que comuniquen, en cada período de liquidación, el importe de los conceptos retributivos abonados a sus trabajadores, aunque estos se incluyan o no en la base de cotización a la Seguridad Social. Y esto lo tienes que hacer con un fichero que se llama CRA. ¿En qué consiste? ¿Cómo hay que enviarlo?

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El fichero de Conceptos Retributivos Abonados (fichero CRA): ¿qué es?

Es el modo en el que tendrás que comunicar a la Tesorería de la Seguridad Social, a través del Sistema RED, los conceptos retributivos que cobran los trabajadores, estén incluidos o no en la base de cotización de la Seguridad Social, y aunque resulten de aplicación bases únicas. También tendrás que indicar los importes de estos conceptos. Estos importes solo podrán ser positivos.

Con un único fichero CRA puedes enviar registros de conceptos retributivos abonados de uno o varios períodos de liquidación, así como los conceptos retributivos referidos a un único Código de Cuenta de Cotización (CCC) o a varios.

A partir de la información recibida en el fichero CRA, la Seguridad Social podrá facturar a las empresas las cotizaciones sociales telemáticamente. Esto aporta mayor seguridad jurídica, y además los trabajadores podrán tener acceso a información sobre sus cotizaciones a la TGSS.

¿Quiénes están obligados a enviar el fichero CRA?

Con carácter general, la Tesorería de la Seguridad Social establece que son sujetos obligados los empresarios respecto de sus trabajadores inscritos en cualquiera de los regímenes y sistemas especiales de la Seguridad Social que figuren en situación de Alta, como, por ejemplo los que se encuentran en los regímenes:

•   General
•   Becarios
•   Formación
•   Agrarios
•   Representantes de comercio
•   Funcionarios
•   Trabajadores con base de cotización o cuota fija
•   Empresas que transmiten a través del Sistema RED
•   etc.

¿Hay excepciones? Sí: se excluye de la obligación de notificar a la Seguridad Social el fichero de conceptos retributivos abonados a los trabajadores que están en los siguientes regímenes:

•   Personas que están incluidas en el Sistema Especial para Empleados del Hogar del Régimen General
•   Personas que trabajan en el Régimen Taurino
•   Autónomos.

Tendrás que remitir el fichero de Conceptos Retributivos Abonados cada mes, a mes vencido, con plazo hasta el último día del mes.

Sin duda, contar con una herramienta de gestión de nóminas es realmente útil para tener toda la información organizada para gestionar el envío del fichero CRA. Con la gestión de nóminas de Factorial simplificamos tu trabajo para que cumplas con esta comunicación.

Estructura del fichero CRA

Vamos a explicarte de manera sencilla qué información estructura el fichero de Conceptos Retributivos Abonados. Así entenderás la secuencia de los datos que se indican. Se transmite información de:

1.     Datos de Empresa: relacionados mediante los caracteres ‘DDE’. Aquí podremos identificar el régimen y la cuenta patronal de la empresa, ya que aparece el Código Cuenta de Cotización, el año y el mes al que hace referencia la liquidación.
2.     Datos de Trabajador: bajo los caracteres ‘TBR’ veremos la relación de trabajadores, que identificaremos gracias a su número de afiliación a la Seguridad Social (NAF).
3.     Conceptos retributivos (CRE): Los segmentos de los conceptos retributivos, identificados bajo los caracteres ‘CRE’, van seguidos de los diferentes conceptos retributivos que apliquen a cada empleado, según la tabla T84 Concepto Retributivo del Real Decreto-ley. Estos conceptos van acompañados del concepto ‘I’ (incluido) o ‘E’ (excluido) de la base de cotización. También encontraremos el importe de cada concepto y el tipo de actuación a realizar con este dato (envío normal, modificación, comunicación complementaria o baja).

Tabla de CRA que facilita la Seguridad Social, con detalle de qué bases de cotización (BBCC) se tienen que incluir en el fichero CRA.

Por cada trabajador tendremos que indicar tantos segmentos ‘TRB’ como conceptos retributivos tengas la obligación de comunicar. Ten en cuenta que tienes que excluir las prestaciones por incapacidad temporal, no así los complementos por este tipo de incapacidad, en la información que generas en tu fichero CRA.

Cómo gestionar el archivo con Win Suite32

Win Suite 32 es el programa de la Tesorería de la Seguridad Social que te ayudará a utilizar el Sistema RED. Básicamente, sirve para tramitar los mensajes con la TGSS de cotización, afiliación, INSS, y para validar y procesar los datos generados por tu programa de nóminas.

Así que, para enviar el fichero de Conceptos Retributivos Abonados a la TGSS, tendrás que utilizar este programa. Dentro de este programa, accede al módulo de ‘Afiliación’, y desde la parte de ‘Concepto Retributivo Abonado’ podrás enviarlo. Además, esta funcionalidad no solo te permite procesar los ficheros CRA para prepararlos para su posterior envío, sino que también te permitirá validarlos, guardar copias e imprimir el acuse técnico.

Con el software Factorial podrás generar y presentar este fichero de forma automatizada. Si aún no lo conoces, aprovecha esta promoción especial: tienes 30 días gratis para usar Factorial, sin compromiso.

Cómo enviar al Sistema RED la Comunicación de Conceptos Retributivos Abonados

Accede a la página web de la Seguridad Social y pulsa sobre el icono ‘Acceso Sistema RED on-line’ que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla (apartado ‘A un clic’). Una vez te hayas autenticado con tu certificado digital, accederás a una pantalla en la que tendrás que seleccionar la opción ‘Conceptos Retributivos Abonados’. Dentro de ella, haz clic en ‘Comunicación de los Conceptos Retributivos Abonados’.

El sistema te mostrará entonces una nueva pantalla en la que tendrás que incluir los siguientes datos:

•   Datos obligatorios: Régimen, CCC, período de liquidación
•   Datos opcionales: NAF del trabajador

Haz clic en ‘Continuar’. Si no has informado el dato del NAF, pasarás a una pantalla en la que tendrás la lista de trabajadores de la empresa. Selecciona uno para acceder al Formulario de Comunicación de Conceptos Retributivos Abonados por trabajador. Si informaste el NAF, irás directamente a ese formulario.

Este formulario se compone de cuatro secciones:

1.     Datos identificativos del usuario en el Sistema RED, datos del trabajador y del CCC
2.     Posibles actuaciones a realizar con el fichero CRA:
3.     Alta: es la comunicación de un CRA del período correspondiente por primera vez. Con esta función informarás la clave del concepto, su importe y su indicador base (indicando también si está incluido o excluido)
4.     Baja: eliminación de un CRA de ese período que hayas comunicado anteriormente
5.     Modificar: para corregir el importe o el indicador base de un CRA que hayas comunicado anteriormente
6.     Datos del CRA: donde darás de alta los datos del CRA (conceptos, importes e indicadores base). También desde aquí podrás modificarlos o darlos de baja
7.     Lista de Conceptos Retributivos Abonados: muestra la relación de CRA que hayas comunicado previamente

Si te equivocas enviando el fichero de Conceptos Retributivos Abonado, que no cunda el pánico: puedes volver a enviarlo. Para simplificar el proceso de modificación, eliminación o adición de conceptos, lo mejor es generar un nuevo fichero CRA en el que selecciones solo a aquellas personas trabajadoras de la empresa de las que hayas comunicado datos erróneos en el fichero. Al generar un nuevo fichero de Alta, dentro del Sistema RED, prevalecerá la última información que hayas enviado (el último archivo que subas ‘machacará’ la información anterior).