Es completamente normal que una compañía pague de antemano por una prestación o servicio que recibirá o disfrutará en un futuro. Esto puede incluir desde contratos de alquiler hasta seguros, licencias de software o servicios de consultoría.
Se trata de los llamados gastos anticipados y, aunque a priori, parece que solo es importante para el área de contabilidad, también es recomendable para los profesionales de Recursos Humanos.
Por ejemplo, entender la gestión de estos gastos puede ser crucial a la hora de planificar presupuestos para formación, beneficios para empleados o herramientas de trabajo. Al final, hacéis un equipo y así podéis colaborar mejor.
La primera duda que puede asaltarnos es si estamos ante gastos anticipados o no. Pero una vez resuelta, aparecen otras preguntas. ¿Los gastos anticipados van en activo o en pasivo? ¿A qué nos referimos con periodificación contable? ¿Cómo contabilizar los gastos anticipados en la cuenta de la empresa? Lo repasamos a continuación.
¿Qué son los gastos anticipados?
Cuando una compañía paga de forma adelantada por un servicio o una prestación que todavía no ha disfrutado o recibido tiene gastos anticipados. Estos gastos son comunes en empresas de todos los sectores y pueden incluir pagos como alquileres, seguros, licencias de software o incluso formación corporativa. Por eso, aunque se contabilizan en el ejercicio actual, corresponden a uno posterior. En contabilidad es indispensable llevar al día los gastos anticipados para la planificación y la solvencia del negocio.
Un control riguroso no solo permite cumplir con las normativas contables, sino que también ayuda a prevenir errores en la gestión de efectivo y en la planificación fiscal.
El ejemplo más sencillo es el pago de un seguro cuya duración es de un año. Pongamos que tu compañía lo paga en julio de 2024. A la hora de reflejarlo en el balance, deberás separar el coste del seguro para los meses de 2024 y para los de 2025, pues estos últimos corresponden a gastos anticipados.
El registro de estos te permitirá tener una visión global del presupuesto de la compañía y tomar mejores decisiones financieras.
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La periodificación contable: el principio del devengo
A la hora de reflejar los gastos anticipados se cumple la periodificación contable. Es decir, se ajustan esos gastos anticipados (y también ingresos anticipados, si los hubiera) al ejercicio económico que realmente les corresponda, con independencia de cuándo se hayan cobrado o pagado.
Este principio asegura que las cuentas de la empresa reflejen fielmente la realidad económica, algo especialmente importante en auditorías y declaraciones fiscales. Si te dedicas al área de contabilidad ya sabrás que se aplica el llamado principio de devengo que dice así:
“Los efectos de las transacciones o hechos económicos se registrarán cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieren, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro”.
Pero, ¿cómo llevamos esto a la práctica? Primero, hay que tener claros cuáles son esos gastos anticipados. Después, si los hubiera, en el ejercicio contable utilizaremos una de las cuentas de «Ajustes por periodificación» de los subgrupos 48 y 58 (que ya se incluyen el Plan General Contable):
| (480) Gastos anticipados |
Y ya que los hemos mencionado, aprovechamos para recordarte que para los ingresos anticipados se utiliza la cuenta (567) Intereses pagados por anticipado.
👉 Te explicamos cómo funcionan las notas de gastos en este artículo
Gastos anticipados: ¿activo o pasivo?
Los gastos anticipados, recogidos en la cuenta 480, se consideran siempre un activo para la empresa. Esto es así porque son gastos no devengados, que indican el derecho que tiene la compañía de recibir los servicios o prestaciones que ya ha pagado. En otras palabras, representan un beneficio futuro que aún no se ha materializado, pero que ya está garantizado por el pago realizado.
Los activos de una empresa son los bienes, derechos y otros recursos que tiene, como oficinas o equipos informáticos, pero también incluimos aquellos de los que se espera tener un beneficio en el futuro.
Por ejemplo, en sectores como seguros o servicios, donde los pagos anticipados son comunes, esta clasificación permite a los gestores evaluar mejor su capacidad de inversión y cumplimiento de obligaciones.
¿Cómo registrar los gastos anticipados en el balance de situación?
Para registrar los gastos anticipados se debe acudir a un asiento de compra, es decir, realizar una anotación en el diario que indique el concepto de gasto, el importe y la cuenta a la que se abona.
Lo vemos en un ejemplo. Pongamos que tenemos que realizar un pago anticipado para el alquiler de las oficinas por doce meses. El asiento contable quedaría de esta forma:
Asiento 1: El 4 de julio de 2023 pagamos el alquiler que asciende a 1.200 Euros y lo registramos así.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 625 | Alquiler | 1200 | |
| 572 | Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros | 1200 |
Asiento 2: El 31 de diciembre de 2023, de acuerdo con el principio de devengo, realizamos el asiento de periodificación. Imputamos como gasto a este año 2023: 300 Euros (1.200 / 12 x 3), y dejamos para el año 2024 el resto: 900 Euros.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 480 | Gastos anticipados | 900 | |
| 625 | Alquiler | 900 |
Asiento 3: Finalmente, en el año 2024 se imputa a gasto lo que corresponde a este ejercicio.
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
| 625 | Alquiler | 900 | |
| 480 | Gastos anticipados | 900 |
En realidad, en este último paso, lo que hacemos es dar la vuelta al asiento que hicimos el año pasado con el objetivo de imputar el gasto y eliminar la cuenta del gasto. Al pasar los doce meses, el saldo de la cuenta de gastos debería ser cero.
📌 Notas de gastos: ¿por qué decir adiós a la gestión manual?
¿Cuándo se considera un gasto como anticipado?
Los gastos anticipados se producen cuando una empresa paga por un bien o servicio antes de recibirlo o disfrutarlo por completo. En otras palabras, el dinero ya ha salido de la cuenta, pero el beneficio se extenderá en el tiempo.
Ejemplos comunes de gastos anticipados
| Tipo de Gasto | Ejemplo | ¿Por qué es un gasto anticipado? |
|---|---|---|
| Alquileres | Pago de una oficina por 12 meses en enero. | Se disfruta mes a mes, no todo de golpe. |
| Seguros | Pago anual de un seguro de responsabilidad civil. | La cobertura se extiende a lo largo del año. |
| Suscripciones | Licencias de software pagadas por adelantado. | Se utilizan progresivamente durante el año. |
| Publicidad | Pago por una campaña a futuro. | La empresa aún no ha recibido el servicio. |
| Mantenimiento | Pago por contrato de mantenimiento anual. | Se ejecuta en diferentes meses. |
Un error común es confundir gastos anticipados con otros gastos de la empresa, como dietas o viajes de negocios. Estos últimos no son anticipados porque se registran en el momento en que se incurren.
¿Cómo contabilizar los gastos anticipados?
Para contabilizar los gastos anticipados de forma correcta, hay que aplicar el principio de devengo, lo que significa que el gasto debe registrarse en el periodo en que realmente se utiliza, y no cuando se paga.
Ejemplo práctico de como contabilizar estos gastos
Imagina que tu empresa paga 12.000 € en enero por el alquiler anual de la oficina. En lugar de registrar todo el gasto en enero, lo distribuyes mes a mes:
| Fecha | Cuenta contable | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| Enero | (480) Gastos anticipados | 12.000 | |
| Enero | (572) Banco | 12.000 | |
| Febrero | (625) Alquiler | 1.000 | |
| Febrero | (480) Gastos anticipados | 1.000 | |
| … | … | … | … |
| Diciembre | (625) Alquiler | 1.000 | |
| Diciembre | (480) Gastos anticipados | 1.000 |
Al final del año, la cuenta de gastos anticipados (480) tendrá un saldo de 0 €, reflejando que el gasto ya se ha distribuido correctamente.
🔹 ¿Por qué hacerlo así?
Este método permite que el balance financiero refleje fielmente la realidad y ayuda a evitar errores en la planificación de tesorería.
¿Qué beneficios tiene la gestión de los gastos anticipados?
Llevar un buen control de los gastos anticipados no solo ayuda a mantener las cuentas claras, sino que también ofrece beneficios clave para la empresa:
✅ Ventajas de gestionar bien los gastos anticipados
| Beneficio | ¿Cómo ayuda a la empresa? |
|---|---|
| Mejor planificación del presupuesto | Permite prever gastos futuros y evitar problemas de liquidez. |
| Cumplimiento normativo | Asegura que los registros contables reflejen la realidad económica. |
| Optimización fiscal | Distribuir gastos de forma adecuada puede reducir el impacto en impuestos. |
| Facilita auditorías y control interno | Un registro ordenado mejora la transparencia y la confianza en los datos financieros. |
| Protección ante subidas de precios | Pagar por adelantado puede evitar aumentos de tarifas. |
🚀 Ejemplo: Si una empresa sabe que cada año paga una licencia de software en enero, puede incluir ese gasto en su presupuesto anual y evitar sobresaltos.
¿Qué son las cuentas contables de gastos anticipados?
Cuando registramos un gasto anticipado en la contabilidad, utilizamos cuentas específicas de «Ajustes por periodificación» para asignarlo correctamente al ejercicio económico correspondiente.
🔹 Cuentas contables clave
| Cuenta Contable | Uso Principal |
|---|---|
| (480) Gastos anticipados | Registra pagos hechos en el ejercicio actual que corresponden a futuros. |
| (567) Intereses pagados por anticipado | Se usa cuando la empresa adelanta pagos de intereses. |
| (485) Ingresos anticipados | Se utiliza cuando la empresa recibe dinero adelantado por un servicio que aún no ha prestado. |
| (568) Intereses cobrados por anticipado | Registra ingresos por intereses recibidos antes de su devengo. |
📌 Ejemplo contable:
Si una empresa paga 3.600 € por un seguro anual en septiembre, se registrará:
- En septiembre:
- (480) Gastos anticipados → 3.600 €
- (572) Banco → 3.600 €
- Cada mes siguiente, se imputará 300 € como gasto corriente en la cuenta (625) Seguros hasta que el saldo de la cuenta 480 sea cero.
¿Cómo gestionar eficazmente los gastos anticipados en tu empresa?
Controlar los gastos anticipados de forma eficiente requiere seguir una serie de buenas prácticas:
📌 Pasos clave para una gestión eficaz
1️⃣ Identificar todos los gastos anticipados 📋
- Alquileres, seguros, suscripciones… Revisa todos los pagos adelantados.
2️⃣ Registrar correctamente cada gasto 🧾
- Usar las cuentas contables adecuadas según el tipo de gasto.
3️⃣ Determinar la duración del beneficio ⏳
- Distribuir el gasto de manera proporcional en el tiempo.
4️⃣ Automatizar la gestión de gastos 🤖
- Utilizar software contable para evitar errores y mejorar el control financiero.
5️⃣ Revisar periódicamente los registros 📊
- Asegurarse de que todos los gastos se están imputando correctamente.
💡 Consejo: Si tu empresa usa un software de gestión de RR.HH. y finanzas, como Factorial, puedes automatizar estos procesos y evitar olvidos o errores.
¿Qué otros gastos hay que tener en cuenta?
Además de los gastos anticipados, hay otros tipos de gastos que impactan en la contabilidad de la empresa:
| Tipo de Gasto | ¿Qué incluye? |
|---|---|
| Gastos extraordinarios | Costes imprevistos, indemnizaciones, reparaciones urgentes. |
| Gastos de explotación | Costes del día a día: suministros, electricidad, alquileres, etc. |
| Gastos deducibles | Gastos que reducen la carga fiscal, como formación o dietas. |
| Gastos de personal | Sueldos, seguridad social, formación, beneficios sociales. |
🔹 Ejemplo:
Si una empresa contrata una formación para empleados en diciembre, pero el curso se imparte en enero, ese gasto puede clasificarse como anticipado y asignarse al nuevo ejercicio.
Gestión de gastos anticipados con Factorial Expenses
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