¿Cómo calcular la retribución flexible para PYMEs? + Calculadora

La retribución flexible es una forma eficaz de optimizar el sueldo neto. Con ella, ofreces beneficios como tickets restaurante, guardería o transporte sin aumentar el coste para la empresa. Pero, ¿cómo calcular la retribución flexible en una PYME sin perderte en números y normativas?

En este artículo te lo explicamos paso a paso. Para eso, te mostramos un ejemplo detallado y ponemos a tu disposición una calculadora con la que conocerás su impacto real en la nómina de tus empleados. Un contenido y una herramienta con la que transformar la compensación laboral en un verdadero incentivo para tu equipo.

Tabla de contenido

• ¿Qué es la retribución flexible?
• Pasos para implementar el plan de retribución flexible y calcularlo
• ¿Cómo calcular la retribución flexible en una PYME?
• Calculadora de retribución flexible para tu PYME

¿Qué es la retribución flexible?

Ya hemos hablado en otros artículos de lo que es la retribución flexible. Aun así, recordamos su definición: es un sistema de compensación por el que los empleados cobran parte de su salario bruto en productos y servicios exentos de IRPF (cheques restaurante, seguros o transporte). En otras palabras, en lugar de percibir todo el sueldo en dinero, una parte se destina a beneficios que optimizan el salario neto.

Para la empresa no supone un coste adicional, pero sí una mejora en la percepción del sueldo por parte del trabajador. Esto se traduce en mayor satisfacción y compromiso, que es fundamental para retener talento.

Diferencias entre retribución flexible y beneficios sociales

También es importante diferenciar entre dos conceptos que habitualmente se confunden y que tienen peso a la hora de calcular la retribución flexible:

• Retribución flexible: el empleado decide voluntariamente destinar parte de su sueldo bruto a determinados beneficios, ajustando así su salario líquido.
• Beneficios sociales: la empresa los ofrece como un extra al salario, sin que el trabajador tenga que descontarlo de su nómina.

Ambos mejoran la compensación total del empleado, pero la retribución flexible brinda una mayor personalización y optimización fiscal.

Beneficios de la retribución flexible para las PYMEs

Según las circunstancias individuales, la retribución flexible puede ser una ventaja para los trabajadores y, sobre todo, para las PYMEs. Esta tabla refleja su impacto positivo tanto en la empresa como en el equipo:

Realmente, tras valorar estas ventajas, un plan de retribución flexible puede ser una decisión estratégica para cualquier PYME que quiera mejorar su gestión de recursos humanos.

✅ Descubre Factorial Benefits e implementa en sencillos pasos un programa de beneficios? Solicita una demo gratis

Pasos para implementar el plan de retribución flexible y calcularlo

Además, implementar un plan de retribución flexible en una PYME no es complicado, pero exige diseñar una estrategia bien definida y seguir un paso a paso como éste:

• Analiza las necesidades y preferencias de tu equipo

Primero, consulta qué valora más tu equipo. Una encuesta interna o reuniones con los empleados te ayudarán a saber qué productos o servicios encajan mejor con sus necesidades y estilo de vida.

• Elige los productos y servicios que vas a ofrecer

Los beneficios más comunes son tickets restaurante, cheques guardería, seguro médico o abono transporte. Sin embargo, puedes adaptarlo a tu plantilla con otros como formación, tecnología o planes de pensiones. Recuerda que algunos están exentos de IRPF, lo que aumenta su atractivo.

• Comunica y forma a los empleados

El éxito de la retribución flexible depende de que los empleados la entiendan y sepan cómo impacta en su salario neto. Así que explica claramente cómo funciona, qué opciones tienen y cómo calcular su salario neto con la retribución flexible.

• Haz un seguimiento y una evaluación del plan

Una vez implementado, mide su impacto. ¿Los empleados lo usan? ¿Les beneficia? ¿Se ajusta a sus expectativas? Revisa periódicamente el plan y ajústalo si es necesario para mejorar su efectividad y mantener la satisfacción del equipo.

✅ Descarga gratis el ebook sobre retribución flexible, encontrarás todas las respuestas que buscas.

¿Cómo calcular la retribución flexible en una PYME?

En este punto, llegamos al núcleo del artículo: el cálculo. Para entender bien cómo calcular la retribución flexible en una empresa de tamaño reducido, vamos a desarrollar un ejemplo práctico detallado. Este proceso te permitirá conocer el impacto real en la nómina de los empleados y asegurarte de que se ajusta a la normativa vigente. 

Ejemplo práctico de cálculo

Para ilustrar cómo se aplica la retribución flexible, trabajaremos con un caso real en el que un empleado destina parte de su salario bruto a beneficios exentos de IRPF.

Datos iniciales

Antes de comenzar el cálculo de la retribución flexible, define la situación del empleado y los elementos más importantes que influyen en ella:

• Salario bruto anual: 30.000 €
• IRPF aplicado según tablas oficiales: 20 %
• Seguridad Social a cargo del trabajador: 6 %
• Beneficios de retribución flexible elegidos:
  • Ticket restaurante: 2.640 €/año (220 €/mes, exentos de IRPF)
  • Ticket transporte: 1.500 €/año (125 €/mes, exentos de IRPF)
  • Guardería: 1.800 €/año (150 €/mes, exentos de IRPF)

Con esta información, puedes pasar a calcular el efecto de la retribución flexible en su salario neto.

Proceso de cálculo paso a paso

1. Cálculo del salario bruto mensual
   • Dado que el salario anual es de 30.000 €, el salario bruto mensual sería:
     30.000 € ÷ 12 meses = 2.500 € brutos/mes
2. Cálculo del coste de Seguridad Social
   • La cotización del trabajador a la Seguridad Social es del 6 % sobre el salario bruto:
     2.500 € × 6 % = 150 €
   • Salario bruto tras la Seguridad Social:
     2.500 € – 150 € = 2.350 €
3. Aplicación del IRPF sin retribución flexible
   • Si aplicamos un 20 % de IRPF sobre el salario base:
     2.500 € × 20 % = 500 €
   • Salario neto sin retribución flexible:
     2.350 € – 500 € = 1.850 € netos/mes
4. Aplicación de la retribución flexible
   • Los beneficios elegidos suman un total de (2.640 € + 1.500 € + 1.800 €) / 12 = 495 € al mes que se descuentan del salario bruto sujeto a IRPF.
   • Nuevo salario bruto sujeto a IRPF:
     2.500 € – 495 € = 2.005 €
5. Recalcular el IRPF sobre la nueva base
   • Aplicamos el 20 % sobre 2.005 € en lugar de 2.500 €:
     2.005 € × 20 % = 401 €
6. Cálculo del nuevo salario neto
   • Restamos la Seguridad Social y el nuevo IRPF:
     2.005 € – 150 € – 401 € = 1.454 €
   • Sumamos los beneficios exentos que el empleado recibe:
     1.454 € + 495 € = 1.949 € netos/mes

Resultados y análisis

• Salario neto antes de la retribución flexible: 1.850 €
• Salario neto tras aplicar la retribución flexible: 1.949 €
• Incremento del poder adquisitivo: 99 euros al mes (1.188 €/año). El ahorro es la diferencia entre las distintas retenciones de IRPF.
• Beneficios adicionales: Se mantienen exactamente los mismos ingresos netos en términos de gasto personal, pero con un aumento del poder adquisitivo gracias a la exención fiscal.

Así mismo, con este cálculo sacamos tres conclusiones muy importantes:

• El salario neto del trabajador es mayor sin que haya aumentado el coste para la empresa.
• Se aprovechan las exenciones fiscales en beneficios como comida, transporte y guardería
• El empleado gana poder adquisitivo sin que se altere su coste laboral.

📌 Lee también: Cómo calcular el impacto financiero de un plan de retribución flexible y cuánto te puedes ahorrar

Calculadora de retribución flexible para tu PYME

Tras ver el paso a paso, es posible que continúes pensando que implementar un sistema de retribución flexible en una PYME es complejo. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, es más sencillo de lo que parece. 

Una calculadora como la de Factorial te facilita este proceso, ya que puedes estimar con precisión el impacto de la retribución flexible en el salario neto de tus empleados. A continuación, te explicamos cómo utilizar esta herramienta de forma efectiva.

✅ Calculadora de retribución flexible, accede gratis

Instrucciones de uso

Para aprovechar al máximo la calculadora de sueldo neto de Factorial, sigue estos sencillos pasos:

1. Accede a la calculadora.
2. Introduce los datos. Completa los campos con la información esencial
3. Añade los beneficios de retribución flexible. Incorpora los productos o servicios que deseas ofrecer a tus empleados.
4. Calcula el sueldo neto. Una vez introducidos todos los datos, la calculadora te dará una estimación del sueldo neto mensual y anual. En ella se tiene en cuenta la retribución flexible que hayas elegido.

Parámetros a ingresar

Eso sí, para obtener unos resultados precisos, es trascendental que los datos sean exactos y reflejen la realidad de cada empleado. Así que los parámetros que debes ingresar son:

• Salario bruto anual: la cantidad total antes de las deducciones fiscales y de la seguridad social.
• Número de pagas al año: indica si el salario se distribuye en 12, 14 o más pagas.
• Situación familiar: estado civil, número de hijos y otras circunstancias personales que afecten a las retenciones de IRPF.
• Beneficios de retribución flexible: especifica los productos o servicios que se incluirán en el plan y sus importes.

Aparte, al calcular la retribución flexible, debes cumplir la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y reflejar los conceptos en la nómina y en la declaración fiscal de cada empleado. Piensa que no todos los beneficios están exentos de IRPF y que existen límites específicos para cada servicio:

• Seguro de salud: exento hasta 500 euros al año por empleado (incluye cónyuge e hijos).
• Vales de guardería: totalmente exentos sin límite de cuantía.
• Transporte público: exento hasta 1.500 euros anuales.
• Formación financiada por la empresa: exenta siempre que esté relacionada con el trabajo del empleado.

Además, la retribución flexible nunca puede superar el 30% del salario bruto anual del trabajador. Si se sobrepasa, el exceso tributará como salario ordinario.

Interpretación de los resultados

Tras ingresar todos los datos, la calculadora mostrará:

• Sueldo neto mensual: la cantidad que el empleado recibirá cada mes, después de aplicar las deducciones correspondientes y teniendo en cuenta la retribución flexible.
• Sueldo neto anual: el total que el empleado percibirá al año, una vez descontadas las retenciones y sumados los beneficios de la retribución flexible.

Con estos resultados podrás evaluar el impacto de la retribución flexible en la compensación de tu equipo. Por consiguiente, actuarás con datos precisos y te ayudará de cara a optimizar salarios y promover el bienestar general.

Gestiona la retribución flexible sin fórmulas complicadas

Para muchas PYMEs, implementar retribución flexible parece complejo: ¿cómo calcular el ahorro? ¿Qué límites fiscales hay? ¿Cuánto le cuesta a la empresa? Con Factorial Benefits, todo eso se resuelve en segundos.

La plataforma te permite:
✅ Simular el ahorro para cada persona del equipo.
✅ Ver el impacto real en costes sin necesidad de hojas de cálculo.
✅ Aplicar los cambios directamente en nómina, de forma automática.

Desde solo 3 € al mes por persona, tus equipos pueden ganar hasta 200 € más sin pagar IRPF. Tú controlas el presupuesto y mejoras tu propuesta de valor como empleador.

Menos números, más resultados. Empieza a calcular hoy el beneficio real de un plan flexible bien gestionado. ¡Solicita una demo gratis!