Gestionar el tiempo nunca ha sido tarea fácil, y menos aún cuando tienes que asegurarte de que toda la plantilla fiche correctamente, cumpla con sus jornadas y, además, que la empresa no esté en riesgo de sanciones.
Si trabajas en recursos humanos, probablemente ya sepas lo complicado que puede ser tener todo esto bajo control sin volverte loco en el intento. Horarios flexibles, teletrabajo, turnos rotativos… lo que antes se resolvía con una hoja de Excel ahora necesita algo mucho más robusto.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España deben llevar un registro diario del horario de trabajo de sus empleados. No importa si son diez personas o quinientas: hay que controlar el tiempo de trabajo y conservar esa información durante cuatro años. Pero no basta con cumplir la ley; también queremos hacerlo sin que se convierta en una carga operativa para el equipo de RRHH.
En este artículo te presentamos los 3 mejores software de control horario para cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, facilitarte la vida en la gestión diaria. Empezamos por el que más se adapta a las necesidades actuales de las empresas modernas.
Tabla de contenidos
- Factorial: control horario fácil, legal y adaptado a la realidad híbrida
- Sesame HR: fichaje y productividad en una sola plataforma
- Papershift:una opción sólida para empresas con turnos complejos
- Tabla comparativa top software de control horario
- ¿Qué pasa si no cumples con el control horario? Escenarios reales que deberías evitar
- Cumplir la normativa no debería ser un dolor de cabeza
1. Factorial: control horario fácil, legal y adaptado a la realidad híbrida
Factorial es mucho más que una herramienta de fichaje. Es un sistema pensado para ayudarte a ti, como responsable de RRHH, a cumplir con la normativa sin renunciar a la flexibilidad que necesitan tus equipos. Porque sabemos que tus días no empiezan ni terminan con revisar quién ha fichado.
Lo que hace diferente a Factorial:
- Registro de jornada 100% legal y automatizado
Factorial guarda el historial de fichajes durante los 4 años que exige la ley, evitando errores manuales o documentos perdidos. Puedes consultar, exportar y presentar esos datos en caso de inspección de trabajo sin quebraderos de cabeza. - Multidispositivo y amigable
Tus empleados pueden fichar desde el móvil, tablet o ordenador, ya trabajen desde casa, la oficina o estén en movilidad. La experiencia es simple y rápida, evitando excusas o olvidos. - Control de pausas, horas extra y fichajes en tiempo real
Todo queda registrado con precisión. Incluso puedes activar notificaciones para identificar situaciones irregulares antes de que se conviertan en un problema. - Adaptado a diferentes tipos de jornada
Si tienes trabajadores con horarios flexibles, jornadas parciales o turnos rotativos, Factorial te permite personalizar las reglas de fichaje y asegurar que todo se ajusta al contrato de cada empleado. - Firma digital de documentos relacionados
Otra ventaja es la posibilidad de firmar partes de horas, acuerdos o cualquier documento desde la misma plataforma, todo con validez legal.
En resumen: Factorial no solo te ayuda a cumplir la normativa, sino que convierte el control horario en una parte integrada de tu estrategia de gestión de personas. Una solución muy útil si ya usas la plataforma para otros procesos como ausencias, nóminas o evaluaciones.
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2. Sesame HR: fichaje y productividad en una sola plataforma
Sesame HR es otra alternativa interesante para empresas que buscan una solución moderna, en especial aquellas que están comenzando a digitalizar su gestión de personas. Su software de control horario tiene un diseño limpio y algunas otras funcionalidades centradas en mejorar tanto el control como la transparencia. Sin embargo, es una herramienta con un scope acotado.
Funciones destacadas:
- Registro horario a través de app, web o kiosko de fichaje
- Gestión de turnos, pausas y horas extra
- Geolocalización para fichajes desde ubicaciones remotas
- Informes exportables y compatibles con inspecciones
Además, permite cruzar datos de fichaje con otros módulos de la plataforma, como el seguimiento de objetivos o evaluaciones de desempeño, ayudándote a tener una visión más completa de cómo se gestiona el tiempo en tu organización.
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3. Papershift: una opción sólida para empresas con turnos complejos
Papershift es una herramienta de origen alemán que se ha ganado un lugar entre las empresas que trabajan con planificación de turnos y necesitan llevar el control horario de forma rigurosa. Aunque su enfoque es más técnico, es muy útil para sectores como retail, sanidad o logística, donde cuadrar horarios es un reto diario.
Ventajas clave:
- Planificación de turnos integrada con el fichaje
- Reportes detallados para auditores o inspecciones
- Control de ausencias sincronizado con el horario laboral
- Aplicación móvil para empleados
Papershift puede ser valioso si gestionas plantillas grandes y necesitas evitar solapamientos, errores de planificación o discrepancias en las horas trabajadas.
Tabla comparativa top software de control horario
| Software | Ideal para | Modalidades de fichaje | Funcionalidades destacadas | Cumplimiento normativo | Extras |
|---|---|---|---|---|---|
| Factorial | Pymes y empresas medianas | App móvil, navegador, kiosko físico | Fichaje en tiempo real, control de pausas, horas extra, firma digital | ✔️ Totalmente adaptado al RD-ley 8/2019 | Integración con vacaciones, nóminas y evaluaciones |
| Sesame HR | Startups y empresas con modelos híbridos | App, navegador, tablet | Geolocalización, gestión de turnos, informes visuales | ✔️ Cumple con la normativa | Interfaz muy intuitiva y experiencia de usuario fluida |
| Papershift | Empresas con turnos rotativos y plantillas grandes | Web, app móvil, terminal físico | Planificación de turnos, control de ausencias, reportes para auditorías | ✔️ Apto para inspecciones y auditorías | Alta personalización de horarios y permisos |
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¿Qué pasa si no cumples con el control horario? Escenarios reales que deberías evitar
Es fácil subestimar el impacto de una mala gestión horaria… hasta que sucede algo. Aquí es donde la cosa se pone difícil. No cumplir con la normativa te expone a sanciones y también genera desconfianza interna y problemas legales que pueden escalar rápido.
Algunas situaciones en las que no te quieres ver involucrado:
- Inspección sorpresa de trabajo
Imagina que llega una inspección y no puedes justificar los fichajes de los últimos 4 años. La sanción puede oscilar entre 751 y 7.500 euros por infracción, dependiendo de la gravedad. - Demanda por horas extra no reconocidas
Un empleado alega haber hecho 60 horas extra no pagadas. Sin un sistema fiable de registro, la empresa tiene pocas pruebas para defenderse. Esto puede acabar en un juicio laboral costoso y dañino para la reputación interna. - Conflictos por desigualdad en la carga de trabajo
Si no tienes visibilidad real de quién trabaja más y cuándo, puedes estar generando inequidades sin darte cuenta. Esto afecta la motivación y puede fomentar la rotación de personal. - Fugas de talento por desorganización
Las personas valoran cada vez más la transparencia y el respeto por su tiempo. Si perciben caos o descontrol en algo tan básico como los horarios, es probable que busquen un entorno laboral más estructurado.
Cumplir la normativa no debería ser un dolor de cabeza
Como manager de RRHH, ya tienes suficientes retos como para añadir uno más. Lo bueno es que hoy existen soluciones tecnológicas que te permiten cumplir la ley sin que el control horario se convierta en una carga.
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