Sesame HR vs Kelio, cuál es la mejor opción para gestionar equipos distribuidos?

Cuando una empresa crece y sus equipos empiezan a trabajar desde diferentes oficinas, centros, tiendas o incluso en remoto, gestionar la jornada deja de ser una tarea sencilla.

Ya no se trata únicamente de registrar entradas y salidas. Los equipos de Recursos Humanos necesitan controlar turnos, organizar ausencias, gestionar horas extra, consultar información actualizada y conectar los datos de jornada con otros procesos de la empresa.

En este contexto, Sesame HR y Kelio aparecen como dos soluciones orientadas a resolver estos retos, aunque con enfoques diferentes. Mientras Sesame HR apuesta por una experiencia digital sencilla y flexible para gestionar el día a día de la plantilla, Kelio cuenta con una trayectoria más enfocada en la gestión avanzada del tiempo, la planificación y los entornos donde los sistemas de fichaje físico tienen un papel importante.

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Precios de Sesame HR y Kelio

El precio suele ser uno de los primeros factores que una empresa analiza antes de elegir un software de Recursos Humanos. Sin embargo, comparar ambas plataformas no es tan sencillo, ya que utilizan modelos de contratación diferentes.

Comparativa de precios

*El precio de Kelio es una estimación orientativa y puede variar según los módulos contratados, el número de usuarios, la personalización necesaria, la modalidad de despliegue y el uso de hardware específico.

Sesame HR cuenta con diferentes planes de contratación. En modalidad anual, su plan Essential parte de 4,75 €/usuario/mes, mientras que los planes superiores incorporan funcionalidades adicionales de gestión y automatización.

Kelio, por su parte, trabaja con presupuestos personalizados. El coste final depende de factores como el número de usuarios, las funcionalidades contratadas, la configuración del sistema y si la empresa opta por una solución en la nube o una instalación propia.

Por este motivo, Sesame HR ofrece una mayor claridad a la hora de conocer el precio inicial, mientras que Kelio requiere analizar cada caso concreto antes de determinar la inversión final.

Gestión de equipos distribuidos

Cuando una empresa tiene equipos repartidos entre diferentes ubicaciones, el software debe permitir gestionar cada centro sin perder una visión global de la organización.

Sesame HR permite configurar diferentes centros de trabajo, horarios y reglas de jornada. Además, ofrece control horario desde distintos dispositivos como móvil, ordenador o tablet, incluyendo opciones como la geolocalización para saber desde dónde se realiza un registro.

Kelio también está diseñado para organizaciones con múltiples ubicaciones. Su plataforma permite centralizar horarios, ausencias y planificación, además de adaptarse a estructuras con diferentes tipos de jornada y necesidades operativas.

La principal diferencia está en el enfoque. Sesame HR resulta especialmente interesante para empresas que buscan una experiencia digital sencilla y accesible para equipos distribuidos, mientras que Kelio destaca cuando la gestión del tiempo requiere una planificación más profunda y procesos operativos más complejos.

Métodos de fichaje móvil, web y terminales físicos

El método de fichaje puede ser un factor decisivo dependiendo del tipo de trabajadores y del entorno donde desarrollan su actividad.

Cómo funciona el fichaje con Sesame HR

Sesame HR ofrece diferentes alternativas para registrar la jornada, entre ellas:

• Aplicación móvil.
• Navegador web.
• Código QR.
• Reconocimiento facial.
• WhatsApp.
• Smartwatch.
• Terminales biométricos compatibles.

Esta variedad permite adaptar el sistema a diferentes perfiles de empleados, desde equipos de oficina hasta trabajadores que necesitan fichar fuera de un puesto fijo.

Cómo funciona el fichaje con Kelio

Kelio combina software de gestión del tiempo con una gama amplia de terminales físicos. La plantilla puede registrar su jornada mediante dispositivos instalados en centros de trabajo, además de utilizar ordenador, móvil o tablet según la configuración elegida.

Este enfoque puede ser especialmente útil en fábricas, almacenes, centros logísticos o instalaciones donde el inicio de la jornada está asociado a un punto físico concreto.

En este apartado, Sesame HR destaca por la variedad de opciones digitales y la facilidad para adaptarse a equipos móviles o híbridos, mientras que Kelio tiene una ventaja clara cuando los terminales físicos forman parte importante de la operativa diaria.

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Geolocalización y trabajo remoto

Los modelos híbridos y los equipos desplazados han cambiado la forma en la que muchas empresas gestionan la jornada. Hoy es necesario poder registrar el tiempo trabajado sin depender siempre de un dispositivo físico en la oficina.

Sesame HR permite fichar desde el móvil utilizando geolocalización y configurar zonas específicas para diferentes centros de trabajo. Esto facilita diferenciar cuándo una persona trabaja desde una ubicación concreta o en remoto.

Kelio también permite acceder al sistema desde diferentes ubicaciones mediante su modalidad SaaS y ofrece fichaje desde dispositivos móviles, además de otras opciones disponibles según la configuración.

Para empresas con equipos híbridos o trabajadores que se desplazan habitualmente, Sesame HR ofrece una experiencia especialmente sencilla. Kelio, en cambio, puede encajar mejor en organizaciones donde el trabajo remoto convive con estructuras presenciales más complejas.

Turnos y planificación de horarios

La planificación de horarios se vuelve especialmente importante cuando una empresa trabaja con diferentes centros, equipos o tipos de jornada.

Sesame HR permite configurar turnos, asignar horarios y controlar las horas trabajadas. Además, permite gestionar jornadas fijas, flexibles, partidas, nocturnas o rotativas desde una misma plataforma.

Kelio cuenta con herramientas más específicas de planificación horaria y permite gestionar horarios fijos, flexibles, anuales, cíclicos y diferentes sistemas de turnos. También puede adaptarse a organizaciones con reglas más complejas relacionadas con convenios y distribución del tiempo de trabajo.

En este punto, Kelio puede ofrecer una mayor profundidad para empresas con una planificación operativa compleja, especialmente cuando existen muchos turnos, restricciones y reglas diferentes.

Sesame HR, en cambio, puede ser una opción más sencilla para empresas que necesitan gestionar turnos sin añadir una capa excesiva de complejidad al día a día.

Vacaciones, ausencias y permisos

La gestión de vacaciones y ausencias es otro de los procesos que muchas empresas buscan centralizar para evitar intercambios de correos, hojas de cálculo y tareas manuales.

Sesame HR permite solicitar, aprobar y consultar vacaciones y ausencias desde la plataforma. Las personas pueden revisar sus días disponibles y los responsables gestionar las solicitudes desde calendarios compartidos.

Kelio también permite administrar vacaciones, permisos y diferentes tipos de ausencia. Además, puede calcular derechos de vacaciones teniendo en cuenta factores como contratos, antigüedad o convenios colectivos.

Para empresas con políticas de ausencia sencillas, ambas soluciones cubren las necesidades habituales. Sin embargo, cuando existen reglas complejas asociadas a convenios, jornadas o diferentes colectivos de empleados, Kelio ofrece más posibilidades de configuración.

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Así de fácil se gestionan las vacaciones con Factorial

Mira en acción cómo funciona la plataforma de gestión de vacaciones y ausencias

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Control de horas extra y cumplimiento horario

Controlar las horas extra no solo ayuda a cumplir la normativa laboral, sino que también permite detectar desviaciones de costes y mejorar la organización del trabajo.

Sesame HR permite configurar reglas de horas extra por empresa, departamento o rol, además de establecer procesos de aprobación. También genera informes sobre jornada, turnos, ausencias y tiempo trabajado.

Kelio calcula automáticamente las horas realizadas y permite generar alertas relacionadas con anomalías, descansos, pausas o excesos de jornada. Además, está especialmente orientado a gestionar reglas detalladas relacionadas con el tiempo de trabajo.

Ambas herramientas permiten automatizar el control horario, aunque Kelio cuenta con una orientación más marcada hacia organizaciones donde la gestión precisa del tiempo es una parte crítica de la operativa.

Gestión centralizada de múltiples centros

Una empresa distribuida necesita encontrar el equilibrio entre dar autonomía a cada centro y mantener una visión global de toda la organización.

Sesame HR permite administrar diferentes ubicaciones y configurar reglas de horario según rol, departamento o centro de trabajo. Su enfoque está pensado para facilitar el acceso y la gestión desde diferentes dispositivos.

Kelio permite centralizar información sobre horarios, ausencias y planificación desde un mismo sistema. Además, ofrece configuraciones de permisos y accesos para adaptar la gestión según la estructura de la empresa.

Si la prioridad es tener una herramienta sencilla para administrar diferentes ubicaciones, Sesame HR puede resultar especialmente accesible.

Si la empresa necesita centralizar una operativa con reglas horarias complejas, planificación avanzada y diferentes sistemas de fichaje, Kelio puede aportar mayor profundidad.

Automatización de procesos y reducción de tareas administrativas

Una de las principales razones para implantar un software de Recursos Humanos es eliminar tareas manuales y sustituir procesos basados en hojas de cálculo.

Sesame HR permite automatizar procesos relacionados con fichajes, horas extra, vacaciones, ausencias y otras tareas habituales de gestión de personas. Sus planes superiores incluyen funcionalidades adicionales orientadas a la automatización.

Kelio automatiza cálculos de jornada, horas extra y controles relacionados con el cumplimiento horario. También permite preparar información necesaria para procesos de nómina y conectar los datos con otros sistemas.

La diferencia principal está en el enfoque:

Sesame HR busca simplificar la automatización de diferentes procesos de Recursos Humanos desde una experiencia más accesible.

Kelio está especialmente orientado a convertir los datos de jornada en información útil para planificación, control operativo y nómina.

Integraciones con nómina y otros sistemas

El control horario suele formar parte de un ecosistema más amplio donde intervienen herramientas de nómina, ERP y otros sistemas empresariales.

Sesame HR ofrece integración con soluciones como a3innuva y dispone de API para conectar otras herramientas. También cuenta con diferentes integraciones dentro de su ecosistema.

Kelio permite importar y exportar datos y transferir variables relacionadas con la jornada a diferentes sistemas de nómina. Además, puede integrarse con distintas plataformas empresariales según la configuración contratada.

Antes de elegir una solución, es recomendable revisar siempre las integraciones concretas que necesita la empresa para evitar problemas durante la implantación.

Informes y analítica del tiempo de trabajo

Los datos de fichaje pueden aportar mucho más valor que un simple registro de entradas y salidas. Bien utilizados, ayudan a entender cómo se distribuye el tiempo dentro de la organización.

Sesame HR permite generar informes sobre horas trabajadas, horas extra, ausencias y turnos. Además, sus planes superiores incorporan capacidades adicionales de análisis de personas.

Kelio ofrece herramientas de análisis más centradas en el tiempo de trabajo, permitiendo comparar tiempos previstos y realizados, analizar actividades y estudiar la distribución del tiempo por equipos, proyectos o centros de coste.

Por este motivo, Kelio puede tener ventaja cuando el análisis del tiempo está directamente relacionado con la planificación operativa o la rentabilidad de determinados proyectos.

Experiencia de usuario y facilidad de adopción

La experiencia de usuario es un aspecto clave cuando una herramienta debe ser utilizada por todas las personas, no solo por el equipo de Recursos Humanos.

Sesame HR apuesta por una interfaz intuitiva y por facilitar el acceso desde móvil, tablet y ordenador. Su propuesta está orientada a que equipos y responsables puedan utilizar la plataforma en su día a día sin grandes barreras de aprendizaje.

Kelio también cuenta con un portal para empleados donde pueden consultar horarios, gestionar ausencias y acceder a su información. Sin embargo, la cantidad de opciones disponibles puede hacer que la configuración inicial sea más exigente en organizaciones con necesidades complejas.

En este apartado, Sesame HR puede facilitar una adopción más rápida, mientras que Kelio prioriza una mayor capacidad de configuración para empresas con procesos específicos.

Cuál elegir según las necesidades de tu empresa?

No existe una única respuesta para todas las organizaciones. La mejor elección dependerá de cómo trabaja tu plantilla, el número de centros que tienes y el nivel de complejidad de tus procesos.

Elige Sesame HR si:

• Tienes equipos repartidos entre diferentes ubicaciones.
• Combinas trabajo presencial, híbrido y remoto.
• Quieres ofrecer diferentes métodos de fichaje.
• Necesitas gestionar vacaciones, ausencias y turnos desde una misma plataforma.
• Buscas una experiencia sencilla para equipos y responsables.
• Quieres centralizar procesos habituales de Recursos Humanos.
• Prefieres conocer el precio inicial antes de contratar.
• Quieres empezar con unas funcionalidades concretas y ampliar después.

Elige Kelio si:

• Gestionas fábricas, almacenes, centros logísticos u otras instalaciones operativas.
• Necesitas terminales físicos de fichaje.
• Trabajas con muchos turnos y reglas horarias diferentes.
• Necesitas una planificación avanzada de la jornada.
• Quieres analizar tiempos por actividad, proyecto o centro de coste.
• Necesitas conectar datos de jornada con procesos de nómina.
• Tienes una estructura operativa con necesidades específicas.
• Necesitas combinar control horario, planificación y control de accesos.

En resumen, Sesame HR destaca por flexibilidad, facilidad de uso y variedad de opciones digitales, mientras que Kelio sobresale en escenarios donde la gestión avanzada del tiempo, la planificación y los sistemas físicos tienen un peso importante.

Resumen de diferencias entre Sesame HR y Kelio

*Estimación orientativa, no tarifa oficial de Kelio.

Qué plataforma ofrece más para una empresa distribuida?

Si una empresa cuenta con varias oficinas, equipos en remoto o trabajadores que se desplazan entre centros, Sesame HR ofrece una experiencia especialmente flexible.

La plataforma permite gestionar fichajes desde diferentes dispositivos, utilizar geolocalización, configurar horarios y centralizar vacaciones y ausencias desde un mismo entorno.

Kelio puede resultar más interesante cuando la distribución de personas implica también fábricas, centros logísticos o instalaciones donde el fichaje físico, la planificación avanzada y el control detallado del tiempo tienen un papel fundamental.

Qué debes revisar si estás pensando en migrar de plataforma?

Cambiar de software de control horario o Recursos Humanos requiere algo más que trasladar usuarios. Antes de realizar una migración, conviene revisar qué información y reglas necesita conservar la empresa.

Datos que debes migrar

• Datos de empleados.
• Horarios.
• Turnos.
• Vacaciones.
• Ausencias.
• Registros de jornada.
• Horas extra.
• Centros de trabajo.
• Departamentos.
• Roles y permisos.

Reglas que debes comprobar

Además de los datos básicos, es importante revisar la configuración que afecta al funcionamiento diario:

• Políticas horarias.
• Pausas.
• Horas extra.
• Convenios.
• Calendarios laborales.
• Flujos de aprobación.
• Métodos de fichaje.
• Reglas de geolocalización.

Integraciones necesarias

Antes de completar la migración, comprueba la conexión con:

• Software de nómina.
• ERP.
• Contabilidad.
• Sistemas de acceso.
• Herramientas de Recursos Humanos.
• Calendarios corporativos.

Una migración progresiva, empezando por un centro o departamento concreto, permite detectar posibles problemas antes de implantar el sistema en toda la organización.

Factorial como alternativa a Sesame HR y Kelio

Sesame HR y Kelio se centran sobre todo en gestionar el tiempo. Factorial es la IA para empresas que conecta los procesos de RR. HH., finanzas e IT. El problema que resuelve es la desconexión: cuando la información de tu empresa está repartida entre herramientas y equipos que no se comunican, cada decisión exige buscar datos y explicar lo mismo una y otra vez.

Una IA genérica no es la solución, porque no conoce tu empresa ni puede actuar por ti. Factorial sí tiene ese contexto. Conoce a tu equipo y tus políticas casi tan bien como tú, para que no tengas que repetirle lo mismo cincuenta veces.

Desde una misma plataforma, Factorial permite gestionar:

• Control horario.
• Vacaciones y ausencias.
• Turnos.
• Gestión de empleados.
• Documentos.
• Firma electrónica.
• Onboarding.
• Reclutamiento.
• Evaluación del desempeño.
• Gestión del talento.
• Gastos.
• Finanzas.
• Proyectos.
• IT.

En una organización con varias sedes, esto se nota en el día a día: el control horario, las vacaciones y los turnos dejan de vivir en sitios separados y pasan a estar conectados.

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Sobre esta comparativa

Información verificada a fecha de [29/10/2026].

Quién la elabora. Esta página ha sido elaborada por Everyday Software, S.L. («Factorial»), proveedor de software de gestión de RR. HH., con la finalidad de ofrecer información útil a quienes evalúan distintas soluciones del mercado. Factorial es parte interesada en la comparación y así lo hacemos constar expresamente.

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