El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, sin mínimo de plantilla, desde el 14 de abril de 2021, fecha de entrada en vigor del Real Decreto 902/2020 que desarrolla el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores. Debe recoger, desglosados por sexo, los valores medios y las medianas de salario base, complementos y percepciones extrasalariales de toda la plantilla, incluido el personal directivo. Verás qué datos incluye, cómo hacerlo, qué plantilla usar y qué sanciones hay.
Si prefieres verlo explicado en pocos minutos, este vídeo resume lo esencial.
Qué es el registro retributivo y qué empresas están obligadas a tenerlo
El registro retributivo es un documento interno que recoge, separados por sexo, los valores medios y las medianas de lo que cobra la plantilla, agrupados por grupo profesional, categoría, nivel o puesto. Lo exige el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y lo desarrolla el artículo 5 del Real Decreto 902/2020. Su finalidad es que se vea de un vistazo si hay diferencias retributivas entre mujeres y hombres que hagan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.
Están obligadas todas las empresas, con independencia de su tamaño y de si tienen o no plan de igualdad. La norma no fija un mínimo de plantilla: una pyme de tres personas tiene la misma obligación que una multinacional. También alcanza a quien contrata personal de alta dirección, porque el artículo 5.1 incluye expresamente al «personal directivo y los altos cargos».
Lo que sí cambia con el tamaño es el nivel de exigencia. A partir de 50 personas trabajadoras la empresa debe tener plan de igualdad y, dentro de él, una auditoría retributiva, lo que añade contenido al registro. Y cuando la retribución media de un sexo supera a la del otro en un 25 % o más, el artículo 28.3 del Estatuto obliga a justificar por escrito que esa diferencia no tiene que ver con el sexo.
| Plantilla | Registro retributivo | Plan de igualdad y auditoría | Justificación si la brecha es ≥ 25 % |
|---|---|---|---|
| 1 a 49 personas | Obligatorio (art. 5 RD 902/2020) | Voluntario | Solo si la empresa tiene auditoría retributiva (art. 6 RD 902/2020) |
| 50 a 249 personas | Obligatorio, con las medias y medianas de los trabajos de igual valor (art. 6) | Obligatorios (art. 45.2 LO 3/2007 y art. 7 RD 902/2020) | Obligatoria (art. 28.3 ET) |
| 250 o más personas | Obligatorio, mismo contenido ampliado | Obligatorios | Obligatoria |
Qué datos debe incluir el registro retributivo según el RD 902/2020
El registro debe recoger la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por mujeres y por hombres en cada grupo profesional, categoría, nivel o puesto, y desagregar esa información en tres bloques: salario base, cada complemento salarial y cada percepción extrasalarial. Así lo fija el artículo 5.2 del RD 902/2020. No basta con un total por persona: hay que poder ver si la diferencia está en el salario base, en un plus de disponibilidad o en las dietas.
El periodo de referencia es, por regla general, el año natural (art. 5.4). Y el registro no incluye datos nominativos: trabaja con valores agregados por grupo, lo que facilita cumplir con la protección de datos sin perder información útil.
Qué conceptos retributivos entran en el registro salarial
| Bloque | Qué incluye | Ejemplos habituales | Desglose exigido |
|---|---|---|---|
| Salario base | La retribución fija por unidad de tiempo u obra pactada en convenio o contrato | Salario base de tablas, salario pactado | Media y mediana por sexo y grupo |
| Complementos salariales | Cada complemento, uno a uno | Antigüedad, plus de turnicidad, nocturnidad, idiomas, bonus, comisiones, horas extra, pagas extraordinarias | Media y mediana por sexo, grupo y concepto |
| Percepciones extrasalariales | Cada percepción no salarial, una a una | Dietas, plus de transporte, indemnizaciones, retribución en especie no salarial | Media y mediana por sexo, grupo y concepto |
Qué añade el registro retributivo cuando la empresa tiene auditoría
Si la empresa está obligada a tener plan de igualdad, el registro se amplía (artículo 6 del RD 902/2020):
- Debe reflejar las medias y medianas de los trabajos de igual valor, agrupados según la valoración de puestos de la auditoría, aunque pertenezcan a secciones distintas del convenio.
- Debe incorporar la justificación del artículo 28.3 del Estatuto cuando la media o la mediana de las retribuciones totales de un sexo supere en un 25 % o más a la del otro.
En la práctica, muchas empresas calculan también la retribución equiparada (lo que cobraría cada persona a jornada completa y año entero), que es lo que hace la herramienta del Ministerio para que las jornadas parciales y las altas a mitad de año no distorsionen las medias.
Cómo hacer el registro retributivo paso a paso
Hacer el registro retributivo lleva seis pasos: consultar a la representación legal, extraer los datos de nómina del año natural, clasificar a la plantilla por grupos y puestos, calcular medias y medianas por sexo y concepto, analizar las diferencias y documentar el resultado. Con una plantilla bien montada y los datos de nómina limpios, una pyme lo resuelve en pocos días; lo que más tiempo consume es la clasificación de puestos.
Paso 1: consulta previa a la representación legal de la plantilla
El artículo 5.6 del RD 902/2020 obliga a consultar a la representación legal con al menos diez días de antelación antes de elaborar el registro y también antes de modificarlo. Si no hay comité ni delegados, este paso no aplica, pero conviene dejar constancia de ello en el propio documento.
Paso 2: extraer los datos de nómina del año natural
Necesitas, para cada persona que haya estado en plantilla durante el año: sexo, fechas de alta y baja, tipo de contrato, porcentaje de jornada, grupo o categoría de convenio, puesto y el importe anual de cada concepto retributivo (salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial). Un software de nóminas te lo da en una exportación; si trabajas con una asesoría, pídele el resumen anual por concepto y persona.
Paso 3: agrupar a la plantilla por grupo profesional y puesto
Agrupa por los niveles del convenio y, dentro de ellos, por puesto o por conjunto de puestos de igual valor. Si tu empresa tiene auditoría retributiva, esta agrupación sale de la valoración de puestos; si no la tiene, la clasificación del convenio es suficiente. Evita grupos de una sola persona siempre que puedas, porque identifican su salario.
Paso 4: calcular medias y medianas por sexo y concepto retributivo
Para cada grupo y cada concepto, calcula la media aritmética y la mediana de mujeres y de hombres, y la diferencia porcentual entre ambos valores tomando el dato masculino como referencia. La mediana importa: un único salario muy alto puede inflar la media de un grupo y esconder lo que pasa con el resto.
Paso 5: analizar las diferencias y justificar las que lleguen al 25 %
Revisa cada grupo donde la diferencia supere el umbral que te hayas marcado (muchas empresas usan el 5 % de la Directiva europea como señal de alerta). Si la media o la mediana de un sexo supera a la del otro en un 25 % o más, redacta la justificación que exige el artículo 28.3 del Estatuto: antigüedad, turnos, horas extra, responsabilidades distintas. Si no encuentras una causa objetiva, anota la diferencia como hallazgo y llévala al plan de medidas.
Paso 6: documentar, firmar y conservar el registro retributivo
Guarda el registro con su fecha, el periodo de referencia, la metodología de agrupación y el acta de consulta a la representación legal. No hay que depositarlo en ningún registro público, pero la Inspección de Trabajo puede pedirlo en cualquier visita y la plantilla tiene derecho a acceder a él.
Qué plantilla de registro retributivo usar: herramienta del Ministerio, Excel propio o software
La norma no impone un formato concreto, pero el artículo 5.5 del RD 902/2020 remite al modelo que publican el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Igualdad, y usarlo es la forma más segura de cumplir. Esa plantilla oficial se llama Herramienta de Registro Retributivo: es un libro de Excel gratuito, de uso voluntario, elaborado con sindicatos y patronal, que calcula automáticamente medias, medianas y diferencias porcentuales a partir de los datos que cargas por persona.
La herramienta pide, por cada persona y situación contractual, sexo, fechas de contrato, tipo de contrato, porcentaje de jornada, puesto, grupo y nivel de convenio, salario base y hasta 30 conceptos salariales y 5 extrasalariales. Con eso genera ocho hojas de registro: cuatro para cualquier empresa y cuatro adicionales para las que tienen auditoría retributiva. Su principal limitación es la carga manual: en plantillas grandes o con mucha rotación, rellenar la hoja DATOS cada año es un trabajo considerable.
| Opción | Coste | Qué calcula | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|---|---|
| Herramienta oficial del Ministerio (Excel) | Gratis | Medias, medianas y diferencias por sexo, grupo y concepto; retribución efectiva y equiparada | Formato pactado con los agentes sociales; sirve también para empresas con auditoría | Carga manual persona a persona; sin conexión con la nómina; hay que repetir el proceso cada año |
| Plantilla propia o de terceros (Excel) | Gratis o bajo coste | Lo que tú programes | Flexible; puedes partir de la plantilla de registro retributivo de Factorial | Riesgo de errores de fórmula; hay que vigilar que el desglose cumpla el art. 5.2 |
| Software de RR. HH. con nómina integrada | Suscripción | Registro automático a partir de los datos reales de nómina | Sin carga manual; se actualiza con cada cambio; exportable para la RLT y la Inspección | Requiere tener la nómina y la estructura de puestos en el mismo sistema |
Si vas a usar una plantilla propia, comprueba tres cosas antes de darla por buena: que separa salario base, complementos y extrasalariales concepto a concepto; que calcula la mediana y no solo la media; y que permite agrupar por puestos de igual valor, no solo por categoría de convenio.
Quién puede consultar el registro retributivo y cada cuánto hay que actualizarlo
Toda la plantilla tiene derecho a acceder al registro retributivo, pero el alcance de lo que ve depende de si la empresa tiene representación legal. Con comité o delegados de personal, el acceso se canaliza a través de ellos y pueden conocer el contenido íntegro. Sin representación, cada persona puede pedirlo directamente, pero la empresa solo está obligada a facilitar las diferencias porcentuales entre las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desglosadas por concepto y por grupo o puesto. Es lo que establece el artículo 5.3 del RD 902/2020.
Además, la representación legal recibe el registro como parte de la información anual sobre igualdad que recoge el artículo 64.3 del Estatuto de los Trabajadores, y la Inspección de Trabajo puede requerirlo en cualquier actuación.
| Quién accede | Qué puede ver | Cómo | Base legal |
|---|---|---|---|
| Representación legal de la plantilla | Contenido íntegro del registro | La empresa se lo facilita; consulta previa de 10 días antes de elaborarlo o modificarlo | Art. 5.3 y 5.6 RD 902/2020; art. 64.3 ET |
| Persona trabajadora con RLT en la empresa | Contenido íntegro, a través de sus representantes | Solicitud a la RLT | Art. 5.3 RD 902/2020 |
| Persona trabajadora sin RLT en la empresa | Diferencias porcentuales por sexo, concepto y grupo o puesto | Solicitud directa a la empresa | Art. 5.3 RD 902/2020 |
| Inspección de Trabajo y Seguridad Social | Todo el registro y la documentación de apoyo | Requerimiento en visita o por escrito | Ley 23/2015 y art. 10 RD 902/2020 |
En cuanto a la periodicidad, el registro se refiere al año natural, así que lo normal es elaborarlo una vez al año con los datos cerrados del ejercicio anterior. El artículo 5.4 añade que debe modificarse cuando haya una alteración sustancial de alguno de sus elementos, por ejemplo una revisión salarial de convenio a mitad de año o una reorganización de puestos. Cada modificación exige repetir la consulta de diez días a la representación legal.
Qué sanciones hay por no tener registro retributivo
No tener registro retributivo, tenerlo incompleto o negarse a facilitarlo a la representación legal es una infracción grave del artículo 7.13 de la LISOS, que castiga el incumplimiento de las obligaciones en materia de planes y medidas de igualdad previstas en la Ley Orgánica 3/2007, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio. La multa va de 751 a 7.500 euros, según el grado que aprecie la Inspección (art. 40.1.b LISOS, en la redacción dada por la Ley 10/2021).
El riesgo económico grande aparece cuando el documento destapa algo. Si el registro muestra diferencias que la empresa no puede justificar con criterios objetivos, la Inspección puede calificar los hechos como discriminación retributiva, infracción muy grave del artículo 8.12 de la LISOS, con multas de 7.501 a 225.018 euros y, además, la pérdida de bonificaciones y ayudas públicas y la exclusión de ellas entre seis meses y dos años (art. 46 bis LISOS). Por otro lado, la información del registro puede servir de base a reclamaciones individuales de diferencias salariales ante los juzgados de lo social, como prevé el artículo 10 del RD 902/2020.
| Conducta | Calificación | Artículo LISOS | Multa (art. 40.1) |
|---|---|---|---|
| No tener registro retributivo, tenerlo incompleto o no actualizado | Grave | 7.13 | 751 a 1.500 € (mínimo), 1.501 a 3.750 € (medio), 3.751 a 7.500 € (máximo) |
| No facilitar el registro a la RLT o a la plantilla | Grave | 7.13 (y 7.7 por obstrucción del derecho de información) | 751 a 7.500 € |
| Diferencias retributivas por razón de sexo no justificadas | Muy grave | 8.12 | 7.501 a 30.000 € (mínimo), 30.001 a 120.005 € (medio), 120.006 a 225.018 € (máximo) |
| Sanción accesoria por discriminación | — | 46 bis | Pérdida de ayudas y bonificaciones; exclusión de 6 meses a 2 años |
La Inspección gradúa la multa según la plantilla afectada, la intencionalidad y la reincidencia, así que una pyme sin registro suele moverse en el tramo bajo del grave. Lo que agrava la situación es haber sido requerida antes y seguir sin tenerlo.
Qué cambia en el registro retributivo con la Directiva de transparencia retributiva
La Directiva (UE) 2023/970 de transparencia retributiva tenía que estar transpuesta el 7 de junio de 2026 y, a 28 de octubre de 2026, España todavía no ha aprobado la norma que la incorpora. El Ministerio de Trabajo publicó el 30 de junio de 2026 un proyecto de real decreto que modifica el RD 902/2020 y sigue en tramitación, con los sindicatos pidiendo que parte del contenido pase a una ley. Mientras no se publique en el BOE, tu obligación sigue siendo la del registro actual; lo que viene conviene tenerlo en el radar porque cambia qué datos tendrás que producir y a quién.
La Directiva introduce obligaciones que el registro español no cubre hoy. Las más relevantes para el equipo de RR. HH. son el derecho de cada persona a pedir por escrito su nivel retributivo y la media por sexo de su categoría (respuesta en dos meses, art. 7), la obligación de informar de la banda salarial antes de la entrevista y la prohibición de preguntar por el salario anterior (art. 5), y un informe periódico de brecha con indicadores nuevos como la brecha en complementos variables o el reparto por cuartiles (art. 9). Si la brecha media de una categoría llega al 5 % sin justificación y no se corrige en seis meses, hay que hacer una evaluación retributiva conjunta con la representación de la plantilla (art. 10).
| Plantilla | Informe de brecha (art. 9 Directiva) | Primer informe | Periodicidad |
|---|---|---|---|
| 250 o más personas | Obligatorio | 7 de junio de 2027 (datos de 2026) | Anual |
| 150 a 249 personas | Obligatorio | 7 de junio de 2027 | Cada tres años |
| 100 a 149 personas | Obligatorio | 7 de junio de 2031 | Cada tres años |
| Menos de 100 personas | Voluntario | — | — |
El proyecto español de junio de 2026, tal y como lo analizan PwC y EY, es una transposición parcial: declara nulas las cláusulas de confidencialidad salarial, regula el derecho individual de información, obliga a publicar los criterios de progresión retributiva en empresas de más de 50 personas y amplía el contenido de la auditoría, con un plazo de dos meses para corregir diferencias injustificadas. Deja fuera, por ahora, la transparencia precontractual y el calendario de informes por tamaño. Cuando se apruebe, el registro retributivo pasará de ser un documento interno a ser la base de datos de la que saldrán esos informes, así que tenerlo bien construido ahora ahorra trabajo después.
Cómo gestionar el registro retributivo con Factorial
El trabajo pesado del registro retributivo está en reunir los datos de nómina de todo el año, clasificarlos por puesto y recalcular medias y medianas cada vez que algo cambia. Con la gestión de nóminas de Factorial esos datos ya están en el sistema, concepto a concepto y persona a persona, así que el registro sale de la información real sin volcados manuales ni hojas que cuadrar a final de año. Cada persona tiene asignado su puesto, grupo de convenio y porcentaje de jornada, lo que permite agrupar por trabajos de igual valor y calcular la retribución equiparada.
Para la consulta a la representación legal y la conservación del registro, el gestor documental guarda cada versión con su fecha y el acta correspondiente, y permite compartir con el comité el documento íntegro o, si no hay representación, el resumen de diferencias porcentuales que exige el artículo 5.3. Si tu empresa supera las 50 personas, la misma base de datos sirve para alimentar la auditoría retributiva y el plan de igualdad.
Preguntas frecuentes sobre el registro retributivo
Sí. El artículo 5.1 del RD 902/2020 obliga a «todas las empresas» sin mínimo de plantilla, y un autónomo con personal contratado es empleador a estos efectos. Con una sola persona el registro será muy breve, pero debe existir, recoger salario base, complementos y extrasalariales, e indicar el periodo de referencia. Si solo hay un sexo representado, se refleja esa circunstancia.
No. El registro retributivo es un documento interno que la empresa elabora y conserva, a diferencia del plan de igualdad, que sí se inscribe en REGCON. Debe estar disponible para la representación legal, para la plantilla en los términos del artículo 5.3 y para la Inspección de Trabajo cuando lo requiera, pero no se deposita ni se envía a ningún registro.
Ninguna en la práctica: son dos nombres para el mismo documento. La norma habla de registro retributivo porque incluye también percepciones extrasalariales (dietas, plus de transporte) que técnicamente no son salario. En Internet y en muchas asesorías se usa registro salarial, y Factorial mantiene una guía con modelo de registro salarial bajo esa denominación.
Ordenas de menor a mayor los importes anuales de un concepto dentro de un grupo y para un sexo, y tomas el valor central; si el número de personas es par, la media de los dos centrales. A diferencia de la media aritmética, la mediana no se mueve por un salario atípico, por eso el RD 902/2020 exige las dos medidas y comparar ambas.
El registro debe incluir el dato igualmente, porque la obligación cubre a toda la plantilla. Lo que recomiendan las guías del Ministerio es cuidar la agrupación para no identificar salarios individuales: agrupar puestos de igual valor o niveles contiguos cuando sea razonable, y limitar el acceso directo de la plantilla a las diferencias porcentuales cuando no hay representación legal.
La norma no fija un plazo específico de conservación. Como las infracciones graves en materia laboral prescriben a los tres años (art. 4.1 LISOS) y el registro sirve de prueba en reclamaciones de igualdad retributiva, lo prudente es guardar cada registro anual, con su acta de consulta a la RLT, durante al menos cuatro años.
Sí, siempre que tenga los datos de nómina concepto a concepto y la clasificación de puestos de cada persona. Con eso calcula medias, medianas y diferencias por sexo para cada grupo y periodo, y se actualiza cuando cambia una nómina. Es la opción que elimina la carga manual de la plantilla del Ministerio; Factorial lo resuelve desde su módulo de nóminas.
