驴Sab铆as que el 22% de los trabajadores abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 d铆as? Esto se puede evitar si las empresas ponen en pr谩ctica un buen plan de onboarding. El primer contacto entre el futuro trabajador y la empresa es fundamental para establecer una buena relaci贸n laboral.
Por ello, muchas de ellas est谩n dejando atr谩s los sistemas tradicionales para adaptar a un nuevo empleado y se decantan por un plan de onboarding. Este proceso tiene como finalidad conseguir la integraci贸n completa del trabajador a la empresa y a su nuevo puesto de trabajo.
Pero el onboarding no es simplemente darle un manual con la descripci贸n de sus funciones; es algo m谩s que eso, porque tambi茅n se pretende que el trabajador est茅 c贸modo y satisfecho en la empresa. S贸lo as铆 evitaremos que se vayan durante las primeras semanas.
驴Qu茅 es el proceso de onboarding?
Se entiende como onboarding (del ingl茅s on board, embarcar) el proceso de incorporaci贸n de nuevos trabajadores en una empresa. Pero debemos tener en cuenta que este proceso empieza mucho antes de que el empleado firme su contrato.
Para una incorporaci贸n de nuevo talento efectiva y聽 duradera debemos tener presentes todas las fases del proceso de reclutamiento, empezando por la publicaci贸n de nuestra oferta de empleo. Un proceso de onboarding exitoso dar谩 como resultado, obviamente, un empleado feliz.
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M谩s motivaci贸n y productividad
Un trabajador que se siente querido y a gusto en su posici贸n y con la empresa. Una mayor motivaci贸n y productividad, mejor clima laboral, menos absentismo y menor 铆ndice de rotaci贸n son las principales ventajas de hacer algo tan sensato como asegurarnos de que todo nuevo empleado se sienta como en casa.
No existe un solo estilo de incorporaci贸n, siempre depender谩 de la empresa, de c贸mo est茅 gestionada y el equipo que la componga. Su duraci贸n puede variar entre 45 d铆as y un a帽o, dependiendo de las caracter铆sticas del nuevo puesto de trabajo y de las aptitudes del nuevo trabajador.
Se trata de que el nuevo empleado sepa:
- 聽 聽 Qui茅nes son sus jefes y compa帽eros.
- 聽 聽 D贸nde desempe帽ar谩 sus funciones.
- 聽 聽 Las responsabilidades de su trabajo.
- 聽 聽 Los medios de trabajo que debe utilizar.
- 聽 聽 Los h谩bitos de la empresa.
Beneficios del onboarding en empleados
El proceso de onboarding en empleados tiene beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores, porque:
- 聽 聽 Reduce los costes de contrataci贸n: Evitando que los trabajadores abandonen su nuevo puesto de trabajo, la empresa ahorra dinero al no tener que realizar procesos de reclutamiento y selecci贸n de personal para conseguir un nuevo candidato.
- 聽 聽 Incrementa la retenci贸n del talento: Se reducen las posibilidades de que abandonen la empresa los trabajadores altamente cualificados para desempe帽ar su puesto de trabajo.
- 聽 聽 Aumento de la productividad: Como los trabajadores est谩n m谩s contentos son m谩s productivos.
- 聽 聽 La adaptaci贸n es m谩s r谩pida: Si los trabajadores reciben ayuda para integrarse en la empresa se adaptar谩n m谩s r谩pidamente.
- 聽 聽 M谩s identificaci贸n con la marca: Al fomentar m谩s la participaci贸n del trabajador en las actividades empresariales, este se siente m谩s involucrado en la empresa y en sus valores.
- 聽 聽 Mejor coordinaci贸n con sus compa帽eros de trabajo: Como el onboarding pretende que los nuevos empleados se relacionen con sus compa帽eros laborales esto facilitar谩 el trabajo en equipo.
- 聽 聽 Mejora la imagen de la empresa: Integrar a los reci茅n llegados con un plan de onboarding dice mucho a favor de una empresa, porque pone de manifiesto que se preocupa por sus trabajadores desde el primer d铆a.
Consejos para hacer un buen plan de onboarding en empleados
Antes de elegir al candidato ideal para cubrir el puesto de trabajo vacante, has de dise帽ar detalladamente un plan de onboarding. Debes decidir las acciones que pondr谩s en pr谩ctica, desde el primer contacto con el trabajador, para que este tenga una grata experiencia profesional y se establezcan unos buenos v铆nculos entre empresa y trabajador.
Los pasos que debes de seguir para hacer un buen plan de onboarding en empleados son:
1. An谩lisis previo
En esta fase inicial debes de tener claro cu谩les son los valores, la misi贸n, la cultura, y la estrategia de negocio que tiene la empresa para que puedas transmit铆rselos a los nuevos trabajadores. Tambi茅n debes recoger informaci贸n sobre las funciones que se desempe帽an en cada puesto de trabajo, y los referentes internos y externos con los que va a tener relaci贸n directa el nuevo trabajador.
2. Pre-onboarding
Este per铆odo comprende desde que el candidato seleccionado recibe la oferta hasta que finalmente es contratado. P铆dele al trabajador la documentaci贸n necesaria para comunicar su alta en la seguridad social; una copia de su DNI o de su permiso de trabajo si no fuera comunitario.
En este 煤ltimo caso, ten mucho cuidado y anota su fecha de vencimiento para recordar cuando caduca, porque la empresa no puede permitirse tener un trabajador sin su permiso de trabajo.
Tanto si nos gestionan el alta en la seguridad social una asesor铆a como si lo hacemos nosotros mismos, hay que informar sobre cu谩l es su categor铆a profesional y sus funciones para determinar su grupo de cotizaci贸n. Existen 10 grupos de cotizaciones, la seguridad social nos obliga a encuadrar al trabajador en uno de estos grupos.
Tambi茅n ser谩 necesario informar qu茅 contrato va a tener, si es indefinido o temporal, si es a jornada completa o parcial, en el caso de que fuera parcial hay que informar de la jornada y de las horas. Otros datos que puedes ir pidi茅ndole al futuro trabajador son los que van a ir reflejados en su contrato laboral, como:
- 聽 聽 Su nivel de estudios
- 聽 聽 Su nacionalidad
- 聽 聽 Su domicilio
3. Primer d铆a de trabajo
Bienvenida: Lo primero es organizar una sesi贸n de bienvenida para que el trabajador se sienta c贸modo y bien recibido en la empresa. Puedes hacerla de muchas maneras; grabando un v铆deo de bienvenida, realizando actividades grupales, present谩ndole al resto de sus compa帽eros, etc.
Recogida de datos: Despu茅s de la bienvenida viene el papeleo. Lo primero que tiene que hacer el nuevo trabajador es rellenar el modelo 145 para calcular su IRPF, en 茅l har谩 constar sus circunstancias personales y familiares. Tambi茅n puedes pedirle una cuenta bancaria para pagar su n贸mina y una cuenta de correo electr贸nico para envi谩rsela.
Firma contrato de trabajo: Despu茅s, tiene que firmar el contrato de trabajo por escrito. Es cierto que existe el contrato verbal y que tiene validez legal, pero su uso es desaconsejable porque no aporta seguridad jur铆dica. Adem谩s, tienes que hacer dos copias oficiales del contrato de trabajo, una es para la empresa y otra es para que se la entregues al trabajador.
Medios de trabajo: Aunque no se trate de aspectos legales tambi茅n es muy importante que le facilites los medios con los que va a realizar su trabajo: coche, m贸vil, port谩til, etc. Tambi茅n debes facilitarle los accesos y contrase帽as a los sistemas que vaya a utilizar.
Cesi贸n de datos a terceros: Todo plan de onboarding en empleados debe tener en cuenta que se van a necesitar una serie de datos personales del trabajador. Estos datos se guardar谩n para uso interno pero tambi茅n tendr谩s que cederlos a terceros. En este caso es importante que nos firme una autorizaci贸n para que podamos ceder sus datos a terceros.
Protecci贸n de datos: Al nuevo trabajador debes proporcionarle formaci贸n sobre la protecci贸n de datos, esto es sumamente importante, porque en el caso de que tenga acceso a bases de datos de terceros, como pueden ser los datos relativos a los clientes, y exista una fuga de informaci贸n van a sancionar a la empresa. As铆 que es necesario que el trabajador firme un papel que indique que le hemos dado esta formaci贸n y as铆 la empresa puede eximirse de culpas.
Prevenci贸n de riesgos laborales: En un plan de onboarding en empleados el trabajador tiene que recibir formaci贸n sobre prevenci贸n de riesgos laborales.Tambi茅n hay que darle los equipos de protecci贸n individual necesarios para proteger su salud. Solicita al trabajador que te firme un justificante como que ha recibido esta formaci贸n porque la inspecci贸n te la puede pedir.
Vigilancia de la salud: As铆 mismo, la empresa debe velar por la salud de sus trabajadores en cuanto a enfermedades profesionales, as铆 que tendr谩 que ofrecer un servicio de reconocimiento m茅dico a sus trabajadores, a veces estos se pueden negar a utilizarlo, pero es importante que esa negativa la dejen firmada por escrito para que no acusen a la empresa de no cumplir con su deber.
Registro del control horario: Cuando dise帽es un plan de onboarding en empleados, ten en cuenta que desde mayo de este a帽o es de obligado cumplimiento que los trabajadores registren cuando empieza y cuando acaba su jornada laboral. As铆 que, cuando entre a la empresa el nuevo trabajador, hay que informarle sobre cu谩l es el sistema que tiene que utilizar para registrar su jornada laboral.
Ley de secreto empresarial: Hace referencia a la responsabilidad del trabajador cuando revela ciertos datos de valor de una empresa. Puede darse el caso de que un trabajador revele c贸mo crean un determinado producto en una empresa o la manera que tiene de captar a muchos clientes. Para evitar esta desagradable sorpresa, la empresa tiene que identificar, detallar, y proteger sus datos m谩s importantes. A tal efecto ya sali贸 una ley en marzo de este mismo a帽o que regula este tema.
4. A partir de la primera semana
Una vez superado el primer d铆a, hay que hacer un seguimiento del trabajador para ayudarle en aquellas cosas que le est谩n resultando m谩s complicadas y saber si est谩 contento.
Asignaci贸n de un mentor o buddy: Puedes asignar al nuevo trabajador otro profesional con m谩s experiencia para que le d茅 la formaci贸n necesaria hasta pueda desarrollar bien sus tareas 茅l mismo.
Reuniones peri贸dicas: Cita al trabajador cada quince o veinte d铆as para preguntarle c贸mo se est谩 adaptando y si necesita que le ayuden en algo.
5. Finalizaci贸n del plan de onboarding
El plan de onboarding en empleados finaliza cuando el trabajador ya se ha adaptado perfectamente a su puesto de trabajo y a la filosof铆a de trabajo de la empresa. Es conveniente que le preguntes acerca de su experiencia durante el proceso de su adaptaci贸n para sacar conclusiones positivas y negativas que te servir谩n para mejorar futuros planes de onboarding.
Para que un trabajador con talento sea un buen fichaje para la empresa no basta con darle la bienvenida y terminar el proceso ah铆; procurar que se adapte progresivamente y establezca unos buenos cimientos para trabajar en su puesto es esencial para su productividad y la de la empresa.
Checklist para un proceso de onboarding exitoso
#1 – Oferta de trabajo + proceso de selecci贸n
Este puede considerarse un peque帽o previo a tener en cuenta. Como ya hemos dicho, la primera impresi贸n que se lleve el candidato de la empresa y del puesto es fundamental para que el nuevo empleado no se sienta enga帽ado y se marche despu茅s del primer d铆a.
Describe el puesto y responsabilidades a ocupar de manera clara y honesta y trata a todos los candidatos con respeto y profesionalidad y mant茅n el contacto a medida que avance el proceso para que no se sientan olvidados.
#2 – Material adecuado
Mientras realizas el proceso de selecci贸n, considera qu茅 necesitar谩 el nuevo empleado para realizar correctamente su trabajo. 驴D贸nde se sentar谩? 驴Hay sillas y mesas suficientes? 驴Necesita una cuenta de correo personalizada o tarjeta de acceso? 驴Se ha de comprar un ordenador, pantalla, etc.?
#3 – Agenda y punto de apoyo
La realidad es que nadie es adivino. Durante el proceso de incorporaci贸n, tus nuevos empleados deben saber exactamente d贸nde pueden encontrar la informaci贸n que necesitan para abordar sus responsabilidades. Es por esto que los programas de mentores son componentes cr铆ticos de la incorporaci贸n de los empleados.
Las nuevas contrataciones no solo conocen muy bien a al menos a una persona, sino que tambi茅n saben a qui茅n acudir si tienen alguna pregunta. No olvides darles una agenda peque帽o con las cosas que deben hacer en su primera semana.
#4 – Informar al resto del equipo
Para que la nueva incorporaci贸n no se sienta como un extra帽o avisa al resto de la plantilla de su llegada y la posici贸n que va a cumplir, qui茅nes ser谩n sus compa帽eros y vecinos.聽 Por supuesto si este trabajo depende de un tercero, deber谩s avisarle para que prepare el contrato y los documentos adecuados.
#5 – Mail y kit de bienvenida
Una vez el candidato reciba la noticia de que ha sido el seleccionado, es buena idea enviarle un mail de confirmaci贸n con informaci贸n sobre la empresa, su horario, las claves para el portal del empleado y c贸mo se desarrollar谩 el primer d铆a, si ha de traer algo, se le har谩 un tour de la empresa, fotograf铆as para su tarjeta de entrada.
Seguramente ya habr茅is comentado muchos de estos puntos antes, pero nunca est谩 de m谩s recordarlos y dejarlos por escrito. Si tu empresa ofrece beneficios para empleados tambi茅n es buena idea que le hagas llegar toda la informaci贸n para que pueda pedir los que m谩s le interesen.
#6 – Primer d铆a
Desde el momento en el que el empleado entra en la nueva oficina debemos asegurarnos de que se siente c贸modo y a gusto. Como 煤nica persona con la que ha tenido contacto, es recomendable que est茅s all铆 a su llegada y que seas t煤 quien haga las presentaciones con el resto de equipo.
Mu茅strale d贸nde est谩 cada cosa, desde el ba帽o a la cocina pasando por los cajones con post-its o botiqu铆n de primeros auxilios, y expl铆cale a qui茅n debe reportar o supervisar. Puedes preparar alguna actividad conjunta con el equipo para romper el hielo o ir todos a comer juntos. Dale trabajo, pero sin que se sienta abrumado.
Pasados un par de d铆as planea una reuni贸n con 茅l o ella para comentar c贸mo se siente, si todo funciona correctamente o le falta algo. Planea otra reuni贸n tras aproximadamente un mes en la que tambi茅n puede asistir su supervisor o persona de la que est茅 a cargo para acabar de asegurar que todo ha ido bien.
驴Cu谩nto cuesta incorporar a un nuevo empleado?
Respondemos de una forma un poco ambigua: el coste de reclutar, contratar e incorporar a un nuevo empleado var铆a seg煤n la empresa y tambi茅n en funci贸n del rol dentro de la misma que va a asumir. Calcula y eval煤a la inversi贸n que necesitas en cada paso de las dos fases que te hemos detallado para encontrar un coste medio por incorporaci贸n de empleado, teniendo en cuenta, adem谩s:
- 聽聽聽聽聽Salario y beneficios del nuevo empleado
- 聽聽聽聽聽Salario de la(s) persona(s) que se encarga(n) de su capacitaci贸n
- 聽聽聽聽聽Salario medio del equipo al que se incorpora la persona
- 聽聽聽聽聽Gastos indirectos.
驴Por qu茅 incorporar un nuevo empleado agota tantos recursos?
Los gastos se disparan de manera m谩s incontrolada despu茅s de la contrataci贸n. Veamos algunas de las posibles causas:
La incorporaci贸n requiere de mucho papeleo, y de mucho tiempo para gestionarlo a nivel administrativo. Haz la cuenta: Calcula el precio de la hora de quien hace el reclutamiento, cu谩ntos empleados nuevos entran cada a帽o a tu empresa, y cu谩ntas horas de tiempo administrativo requiere procesar todo el papeleo. 驴Has pensado en c贸mo digitalizar y automatizar estos tr谩mites?
Si el empleado renuncia a los pocos meses de haberse incorporado, toda la inversi贸n de semanas de tiempo y esfuerzo en su incorporaci贸n no estar谩 amortizada. Imagina si esto te pasa varias veces al a帽o: el impacto financiero puede hacer mella en tu plan de negocio. Para evitar la rotaci贸n, el proceso de incorporaci贸n tiene que estar estructurado y personalizarse a cada caso.
Por ejemplo, un estudio de Corning Glass Works revel贸 que los empleados que cuentan con una acogida estructurada tienen un 69 % de probabilidades de permanecer en la empresa m谩s de tres a帽os.
La productividad del nuevo empleado es reducida durante su per铆odo de aprendizaje y adaptaci贸n. Un empleado puede tardar hasta ocho meses en ser plenamente productivo: necesitan tiempo para saber c贸mo ejecutar sus responsabilidades, c贸mo son las metodolog铆as de trabajo y c贸mo comunicarse con otras 谩reas y personas dentro y fuera de la organizaci贸n. Para mejorar esta adaptaci贸n, lo mejor es ampliar la fase de incorporaci贸n m谩s all谩 de lo que establezcas como per铆odo de prueba.
Ve m谩s all谩 del papeleo y de las tareas administrativas y da valor a tu papel en la gesti贸n de Recursos Humanos: por ejemplo, elabora un plan para que cada nuevo empleado reciba la capacitaci贸n y el asesoramiento que necesita, y eval煤alo y aj煤stalo de manera continua.
Hay que proveer al nuevo empleado de herramientas de trabajo: equipo inform谩tico, mobiliario de oficina, software, tarjeta de acceso, etc. Son gastos casi inevitables, pero se pueden reducir a largo plazo si estandarizas el proceso y registro de todo lo que necesita un nuevo empleado.
Por ejemplo, 驴cuentas con un sistema para inventariar todo el hardware y las licencias de software?
Onboarding e inboarding, 驴sabes cu谩les son sus diferencias?
Ya hemos visto que el onboarding es el plan de acogida que elabora una empresa para dar la bienvenida a un nuevo trabajador. Pero 驴qu茅 es el inboarding? Este hace referencia al plan de acci贸n que desarrolla el departamento de Recursos Humanos para retener a los buenos empleados y ayudarles a escalar dentro de la empresa.
En muchas ocasiones se invierte esfuerzo y tiempo en educar y formar a los nuevos empleados en nuestra empresa, pero rara vez se hace lo mismo con los trabajadores que ya llevan un tiempo con nosotros. Seg煤n el informe Workforce Learning Report de LinkdIn de 2019, el 94% de los empleados prolongar铆a su estancia en una empresa si esta invirtiera en formaci贸n para sus trabajadores.
Cuando un empleado decide abandonar su puesto de trabajo, deber铆amos preguntarnos cu谩les han sido sus motivos para hacerlo. Y es que todos conocemos lo que supone la marcha de uno de nuestros empleados, perdemos a un profesional con conocimiento y experiencia, y eso conlleva formar a una nueva persona. Por lo tanto, apostar por los trabajadores que tenemos en plantilla a trav茅s de un plan de inboarding ser谩 la mejor v铆a para llegar a la excelencia como empresa.
Pero 驴c贸mo podemos hacer que un trabajador decida quedarse cuando fuera puede encontrar algo mejor? Las razones por las que los empleados deciden cambiar de trabajo suelen ser conseguir un mejor sueldo, un puesto m谩s alto, unas mejores condiciones o una mejor formaci贸n. Sabiendo esto, deber铆amos poder detectar con los trabajadores sus aspiraciones y ofrecerle aquello que necesita.
Apuesta por el inboarding
El objetivo del inboarding es invertir en las personas que ya est谩n dentro de nuestro equipo en cambio de buscar talento fuera. Por ello, dise帽ar un buen plan ser谩 indispensable para lograr motivar a nuestros empleados, ya que unos empleados felices son una empresa productiva. Pon en marcha nuestros consejos:
- Comunica los logros: Puedes enviar un email a toda la compa帽铆a para felicitar a una persona o a un equipo por conseguir un objetivo en la empresa. Esta puede ser una buena manera de mantener la motivaci贸n y las ganas de seguir creciendo internamente.
- Crea un plan individual: Cada trabajador es diferente. Por ello, es interesante dise帽ar un plan que les ayude a conseguir aquello que anhelan en la empresa. En ocasiones algunos trabajadores pueden sentirse peor valorados por tener un sueldo m谩s bajo o por no tener mejores beneficios. Antes de que se produzca este sentimiento, si茅ntate con ellos para explicarles su situaci贸n y la manera que tienen de conseguir crecer en la empresa.
- Promueve los planes after work: Muchas veces lo que diferencia una empresa de otra es el buen rollo que se percibe en el ambiente. Para favorecer las relaciones entre los empleados, planifica alguna escapada o un plan tranquilo como tomar unas cervezas despu茅s del trabajo.
- Formaci贸n: Invierte en cursos para que tus empleados sigan form谩ndose en el sector y mejoren las tareas que desempe帽an. En ocasiones, cuando un trabajador asciende de puesto, se sobreentiende que ya es experto en la materia, pero muchas veces necesita una formaci贸n complementaria.
Para llevar a cabo el onboarding o el inboarding no es necesario invertir miles de euros, simplemente hay que pensar en un buen plan que beneficie tanto a los empleados como a la empresa. Adem谩s, hoy en d铆a existen herramientas online para departamentos de Recursos Humanos que te facilitan el trabajo m谩s engorroso del d铆a a d铆a, como gestionar las vacaciones, los contratos o las n贸minas, y as铆 puedes centrarte en crear estrategias que aporten valor a la empresa.
Facilita el onboarding de tus empleados con Factorial
Cuando a帽adas un nuevo empleado al equipo, Factorial le enviar谩 un correo de bienvenida inform谩ndole de todo lo que puede hacer desde su perfil: gestionar vacaciones o bajas, consultar su n贸mina y contrato y estar al d铆a de los eventos especiales que la empresa tenga preparados pr贸ximamente entre otros.
Adem谩s, si en tu empresa has decidido ofrecer beneficios para empleados, tras su incorporaci贸n cada nuevo trabajador recibir谩 un mail de informaci贸n por cada uno de los beneficios que se le hayan asignado para que pueda solicitarlos y gestionarlos a su medida. Si has creado el organigrama para tu empresa tambi茅n podr谩 consultar all铆 cualquier duda que tenga sobre los nombres de sus compa帽eros y posiciones.
