El certificado de retenciones es un documento muy relevante, sobre todo, durante la campa帽a de la Declaraci贸n de la Renta.
Todas las empresas que hayan practicado alg煤n tipo de retenci贸n en las n贸minas de sus empleados, tienen la obligatoriedad de emitir este certificado.聽
Existen otros certificados tributarios, pero el de retenciones del IRPF es el m谩s com煤n. Conocer todos sus detalles puede evitar a las empresas tanto problemas fiscales, como personales con los trabajadores u otras entidades.聽
驴Qu茅 es el certificado de retenciones?聽
El certificado de ingresos y retenciones es un documento que plasma la cantidad de dinero que ya se ha pagado a la Agencia Tributaria, a trav茅s de las retenciones del IRPF practicadas con regularidad en las n贸minas o facturas emitidas por un negocio.聽
Las empresas deben entregar este documento obligatoriamente a todos los trabajadores que han efectuado alg煤n servicio, ya sea por cuenta propia o ajena. Este escrito tambi茅n influye a profesionales y arrendatarios de locales e inmuebles. El certificado debe reflejar las retribuciones o pagos entregados durante el a帽o anterior, as铆 como las deducciones y retenciones aplicadas en n贸minas o facturas.聽
Fundamentalmente, justicia que la compa帽铆a ha declarado legalmente la cantidad de retenci贸n por los servicios prestados. Asimismo, solo recoge los impuestos que se han retenido tras efectuar el pago. Por ende, si existen facturas impagas o se debe alguna mensualidad a los empleados, no aparecer谩n en el certificado hasta completar el pago.聽
T茅rminos de regulaci贸n聽聽
La obligatoriedad, forma de emisi贸n y entrega de los certificados de retenciones, est谩n recogidas y reguladas por el Reglamento del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas F铆sicas). Espec铆ficamente, queda reflejadas en el art铆culo 108.3 del Real Decreto 439/2007:聽
El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deber谩 expedir en favor del contribuyente certificaci贸n acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, as铆 como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaraci贸n anual.
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驴Para qu茅 sirve el certificado de retenciones?聽
El certificado de retenciones se emplea para justificar las retenciones o pagos del IRPF realizados durante el ejercicio anterior. Es muy importante para los trabajadores, ya que sin 茅l no pueden efectuar correctamente la Declaraci贸n de la Renta.聽
Por otra parte, para las compa帽铆as supone la representaci贸n de todas las retenciones ejecutadas a los empleados y colaboradores que hayan presentado una factura. En este sentido, recopila una cifra exacta del IRPF retenido y cotizado a Hacienda durante el 煤ltimo a帽o.聽
El certificado de retenciones una obligatoriedad para las empresas
Tal y como indica el art铆culo 108.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas F铆sicas, el certificado de retenciones e ingresos es una obligatoriedad del retenedor, es decir, de la empresa que efect煤a el pago de la n贸mina mensual o factura.聽
Las empresas tienen que emitir el certificado de ingresos y retenciones a: todos los empleados contratados en el 煤ltimo a帽o; todos los colaboradores con una relaci贸n mercantil retribuida mediante facturas, aplicando IVA y la retenci贸n de IRPF; y por 煤ltimo, pagos de inmuebles u otros intereses sujetos a IRPF.聽
Adem谩s, se debe presentar antes del inicio de la campa帽a de la renta. No obstante, si el empleado o colaborador no recibe el certificado de retenciones e ingresos, puede solicitarlo por s铆 mismo a la compa帽铆a que practic贸 las retenciones. Si se propician contextos an贸malos, tales como que ya no se trabaja para la empresa o las relaciones no son buenas, se puede acudir directamente a Hacienda para adquirir el certificado. El tr谩mite se puede llevar a cabo de forma presencial o telem谩tica.聽
Contenido del certificado de retenciones
En el mes de enero de cada a帽o, la Agencia Tributaria remite a las empresas un resumen de las retenciones practicadas durante el a帽o anterior. Dicho documento refleja las retenciones practicadas o los ingresos a cuenta formalizados. Este resumen tambi茅n muestra diferentes modelos:聽
- Modelo 190. Resumen anual del modelo 111. Rendimientos del trabajo y de actividades econ贸micas, premios y ganancias patrimoniales e imputaciones de renta.聽
- Modelo 180. Resumen anual de modelo 115. Retenciones e ingresos a cuenta sobre determinadas rentas o rendimientos del arredramiento o subarrendamientos de inmuebles.聽
- Modelo 188.聽 Rentas o rendimiento del capital mobiliario procedente de operaciones de capitalizaci贸n de contratos de seguros de vida o invalidez.聽
- Modelo 193 /193-S. Retenciones y rentas a cuenta del IRPF sobre los rendimientos del capital mobiliario y establecimientos permanentes.聽
- Modelo 194. Rendimientos del capital mobiliario y rentas derivadas de la transmisi贸n, amortizaci贸n, reembolso, canje o conversi贸n de cualquier clase de activos representativos de la captaci贸n y utilizaci贸n de capitales ajenos.聽
- Modelo 196. Resumen anual de retenciones y rentas a cuenta sobre rendimientos del capital mobiliario y por la contraprestaci贸n derivada de cuentas a toda clase de instituciones financieras.
Sanciones por no emitir el certificado de retenciones聽
La obligatoriedad de la empresa retenedora no finaliza con la emisi贸n del certificado, tambi茅n debe remitirlo a los colaboradores o empleados antes del inicio de la campa帽a de presentaci贸n de la Declaraci贸n de la Renta. 聽
Si la empresa no ha enviado todos los certificados el d铆a marcado por el calendario de la declaraci贸n de la renta, ser谩 sometida a una leve infracci贸n administrativa de 150 euros por cada certificado que no haya sido enviado, as铆 lo refleja el Real Decreto 2063/2004.
Como revela el art铆culo 19 del Reglamento General del r茅gimen sancionador tributario:聽
Se entender谩 cometida la infracci贸n cuando los obligados tributarios que deban retener o ingresar a cuenta no pongan a disposici贸n de los perceptores de las rentas sujetas a retenci贸n o ingreso a cuenta, antes de los plazos de presentaci贸n de las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de devoluci贸n del tributo al que se refiera dicha retenci贸n o ingreso a cuenta, el certificado que deben expedir en favor de dichos perceptores, en los t茅rminos previstos en la normativa reguladora del tributo.
Obligaci贸n de las personas f铆sicas
Los empleados tambi茅n tienen la obligaci贸n de comunicar a la empresa los cambios en sus datos fiscales. Cuando se inicia una relaci贸n laboral, el trabajador debe rellenar el modelo 145, por lo general, las empresas lo facilitan. Si no es as铆, siempre se tiene que solicitar.聽
El modelo 145 es una declaraci贸n en la que se comunican los datos familiares y personales a la compa帽铆a para, seguidamente, poder calcular la retenci贸n del IRPF en la n贸mina. Es fundamental completar correctamente este modelo, ya que la empresa calcula las retenciones bas谩ndose en聽 los datos plasmados en el documento.聽
Si los datos rellenados no son reales y el empleado est谩 obligado a presentar la renta, ser谩 茅l qui茅n podr谩 recibir una multa del 35% sobre las cantidades que no se le hayan retenido, puesto que la empresa ha aplicado err贸neamente el IRPF.聽
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