Una asesoría laboral trabaja cada mes con una gran cantidad de información que depende directamente de sus clientes: nuevas incorporaciones, bajas, ausencias, variables salariales, cambios contractuales o incidencias que afectan a la nómina. Un software de RR. HH. para asesorías puede ayudar a ordenar ese intercambio de información y crear un espacio común entre el despacho y sus empresas cliente. El objetivo no es sustituir el conocimiento laboral del asesor ni necesariamente reemplazar su programa de nóminas, sino facilitar que los datos necesarios para realizar su trabajo lleguen mejor organizados.
Factorial cuenta actualmente con Factorial Professionals, un portal pensado específicamente para conectar asesorías y clientes. Desde él pueden gestionarse incidencias, suplementos y ausencias que afectan a las nóminas y centralizar parte de la comunicación mensual entre ambas partes.
Datos clave
- Un software para asesorías puede ayudar a centralizar la información que intercambian el despacho y sus clientes antes del cierre de nómina.
- Factorial Professionals no sustituye el programa de nóminas de la asesoría: está diseñado para integrarse con ese flujo de trabajo y facilitar la recopilación de información.
- La plataforma permite trabajar con incidencias, suplementos y ausencias relacionadas con la nómina de las empresas cliente.
- Centralizar la información reduce la dependencia de correos, llamadas, documentos y mensajes repartidos entre diferentes canales.
- La digitalización también puede facilitar que las empresas cliente gestionen internamente vacaciones, ausencias, documentación, control horario y otros procesos de RR. HH.
- Factorial dispone además de un programa de partners para asesorías y despachos interesados en incorporar la digitalización de RR. HH. a su relación con los clientes.
Qué es un software de RR. HH. para asesorías?
Es una herramienta que ayuda a una asesoría a organizar la información laboral que comparte con las empresas a las que presta servicio.
La necesidad aparece porque una parte importante del trabajo de una asesoría depende de datos que se generan dentro de la empresa cliente. Por ejemplo:
- Nuevas contrataciones.
- Bajas de trabajadores.
- Ausencias.
- Incapacidades temporales.
- Variables salariales.
- Suplementos de nómina.
- Cambios en las condiciones laborales.
- Vacaciones.
- Horas y otros datos que puedan afectar al cálculo mensual.
Si cada incidencia llega por una vía diferente, la asesoría tiene que recopilar, comprobar y ordenar la información antes de empezar a trabajar con ella.
Un entorno digital compartido busca reducir precisamente esa fragmentación.
Qué problemas puede resolver un software para asesorías?
Información repartida entre demasiados canales
Uno de los problemas habituales en la relación entre empresa y asesoría es que la información no tiene un único punto de entrada.
Una baja puede comunicarse por correo electrónico, una variable salarial mediante una hoja de cálculo y una nueva contratación durante una llamada. Cuando llega el momento de preparar la nómina, hay que reconstruir qué ha ocurrido durante todo el mes.
Centralizar estas incidencias permite trabajar con una fuente de información más ordenada y reducir las comprobaciones manuales entre distintos canales.
Incidencias que llegan demasiado tarde
El cierre de nómina tiene fechas concretas. Si las modificaciones se comunican cuando el proceso ya está avanzado, la asesoría tiene menos tiempo para revisarlas y puede necesitar realizar correcciones posteriores.
Contar con un sistema en el que el cliente pueda registrar los cambios a medida que ocurren facilita que el despacho disponga antes de la información.
Demasiado tiempo dedicado a solicitar documentación
Cuando falta información, comienza una cadena de correos, llamadas y recordatorios para completar cada expediente.
Una herramienta compartida no elimina la necesidad de revisar los datos, pero puede reducir el trabajo dedicado exclusivamente a localizarlos.
Dificultad para ofrecer un servicio escalable
A medida que aumenta la cartera de clientes, también crecen las interacciones, documentos e incidencias que debe gestionar el equipo de la asesoría.
Digitalizar determinados flujos permite que el crecimiento de la cartera no implique necesariamente multiplicar en la misma proporción las tareas manuales.
Qué es Factorial Professionals?
Factorial Professionals es el portal de Factorial dirigido a asesorías y despachos que gestionan procesos de nómina con sus clientes.
Su función principal es facilitar el intercambio de información que posteriormente necesita la asesoría para realizar su trabajo.
La plataforma permite gestionar con los clientes:
- Incidencias de nómina.
- Suplementos.
- Ausencias.
- Cambios que afectan al proceso mensual.
La asesoría puede consultar estas modificaciones desde un entorno común en lugar de depender únicamente de intercambios por correo o documentos separados.
Factorial sustituye el programa de nóminas de una asesoría?
No. Este punto es importante.
Factorial Professionals no pretende sustituir el programa utilizado por el despacho para confeccionar las nóminas. La propia solución está planteada para integrarse con los programas de nóminas de las asesorías.
La diferencia puede entenderse de esta manera:
| Factorial Professionals | Software de nóminas de la asesoría |
|---|---|
| Recoge y centraliza información procedente del cliente. | Realiza el procesamiento laboral y la confección de las nóminas según sus funcionalidades. |
| Facilita la gestión de incidencias, suplementos y ausencias. | Aplica los cálculos y procesos propios de nómina. |
| Conecta el flujo de información entre empresa y despacho. | Continúa siendo la herramienta especializada de nómina de la asesoría. |
De esta manera, una asesoría puede conservar su software especializado y utilizar Factorial como parte del flujo de comunicación y recopilación de datos con sus clientes.
Cómo funciona la relación entre asesoría, empresa y Factorial?
El modelo puede entenderse como una conexión entre tres partes.
La empresa cliente
Es donde se generan los datos relacionados con las personas: vacaciones, ausencias, incorporaciones, documentación o incidencias que posteriormente pueden afectar a la nómina.
Factorial
Permite centralizar parte de esa información y mantener un flujo más ordenado entre la empresa y su asesoría.
La asesoría
Continúa aportando el conocimiento laboral y realizando los procesos que forman parte del servicio contratado por el cliente, incluida la confección de la nómina cuando corresponda.
Por tanto, la tecnología no reemplaza el asesoramiento. Reduce parte del trabajo administrativo que existe alrededor del asesoramiento.
Qué ventajas puede aportar a una asesoría?
Centralizar las incidencias de los clientes
Cuando la información se concentra en un único flujo resulta más sencillo consultar qué modificaciones se han producido durante el periodo de nómina.
Esto reduce la necesidad de reconstruir el historial del mes consultando varios canales diferentes.
Mejorar la comunicación con cada empresa
Una relación digital más estructurada permite que empresa y asesoría sepan dónde deben registrar y consultar determinados datos.
No elimina las conversaciones que requieren asesoramiento, pero sí puede evitar utilizar una llamada o un correo para transmitir información puramente administrativa.
Dedicar más tiempo al asesoramiento
La principal aportación no está simplemente en «hacer más clientes». Está en reducir tareas repetitivas para que el equipo pueda dedicar más tiempo a aquellas consultas en las que realmente aporta conocimiento laboral.
Un cliente probablemente valore más que su asesor pueda ayudarle a interpretar una situación compleja que recibir un correo pidiendo por tercera vez una incidencia que ya había enviado.
Digitalizar también a las empresas cliente
La relación no termina en el despacho. Las empresas pueden utilizar Factorial para gestionar diferentes procesos internos de Recursos Humanos.
Por ejemplo:
- Vacaciones y ausencias.
- Documentos de empleados.
- Control horario.
- Información laboral.
- Procesos de firma electrónica.
- Incidencias relacionadas con la nómina.
Esto puede hacer que parte de la información que necesita posteriormente la asesoría ya se encuentre estructurada dentro del flujo habitual de gestión de la empresa.
Qué debería buscar una asesoría en un software de RR. HH.?
No todas las herramientas responden a las mismas necesidades. Antes de elegir una conviene analizar cómo trabaja actualmente el despacho y dónde se producen los principales problemas.
| Aspecto | Qué conviene comprobar |
|---|---|
| Gestión multicliente | Si permite trabajar de forma cómoda con diferentes empresas. |
| Flujo de nómina | Cómo se registran y comparten las incidencias mensuales. |
| Integraciones | Si encaja con los programas que ya utiliza la asesoría. |
| Experiencia del cliente | Si la empresa puede utilizar la herramienta sin añadir complejidad innecesaria. |
| Gestión documental | Cómo se almacenan, comparten y consultan los documentos. |
| Seguridad | Qué controles existen para proteger información laboral y personal. |
| Soporte | Qué acompañamiento recibe la asesoría durante la implantación y uso. |
| Escalabilidad | Si el sistema seguirá siendo práctico al aumentar la cartera de clientes. |
Errores al digitalizar una asesoría laboral
- Digitalizar sin revisar el proceso anterior. Pasar un procedimiento confuso a una plataforma no elimina su complejidad.
- Utilizar demasiadas herramientas. Si cada proceso se encuentra en un sistema diferente puede mantenerse la misma fragmentación que se intentaba resolver.
- No definir responsabilidades. Empresa y asesoría deben saber quién introduce, revisa y valida cada tipo de información.
- Esperar que el software sustituya al asesor. La herramienta organiza información; el conocimiento laboral continúa siendo una parte central del servicio.
- No formar a los clientes. Una plataforma solo funciona si las personas saben qué deben hacer dentro de ella.
- Prometer automatización total. Siempre existirán situaciones que necesiten revisión, interpretación o intervención humana.
Qué es el Programa de Partners de Factorial para asesorías?
Factorial cuenta con un Programa de Partners Certificados dirigido a asesorías y despachos profesionales.
El programa está orientado a colaborar con asesorías que quieren avanzar en la digitalización de sus procesos y ofrecer herramientas de gestión de RR. HH. a sus clientes.
Para una asesoría, esto plantea una relación diferente a la de limitarse a utilizar un software internamente: también puede incorporar Factorial como parte de la propuesta de digitalización que ofrece a las empresas con las que trabaja.
Software para asesorías o software de nóminas: cuál necesitas?
En muchos casos la respuesta es: ambos, porque resuelven problemas diferentes.
Si la principal necesidad de una asesoría es calcular y confeccionar nóminas, necesita un software especializado para realizar ese trabajo.
Si el problema está en cómo recibe las incidencias, cómo se comunica con sus clientes o cómo se organiza la información previa al cierre, una herramienta como Factorial Professionals puede complementar ese software.
Por eso, antes de cambiar una herramienta que ya funciona, conviene identificar dónde está realmente el cuello de botella.
Cómo empezar a digitalizar la relación con los clientes?
No es necesario cambiar todos los procesos a la vez. Una asesoría puede comenzar por el flujo que más trabajo manual genera.
- Analiza cómo recibes actualmente las incidencias. Identifica correos, hojas de cálculo, llamadas y otros canales.
- Detecta dónde se producen errores o retrasos. Comprueba qué información suele faltar antes de cerrar la nómina.
- Define un único proceso. Decide cómo y cuándo deben comunicar los clientes sus cambios mensuales.
- Prueba el sistema con una parte de la cartera. Esto permite detectar fricciones antes de extenderlo.
- Forma a las empresas cliente. Explica qué información deben registrar y dónde hacerlo.
- Mide el resultado. Comprueba si disminuyen las solicitudes repetidas, correcciones y tiempo administrativo.
El objetivo de la digitalización no debería ser incorporar tecnología porque sí. Debería hacer más sencilla la relación entre asesoría y cliente y liberar tiempo para aquello que requiere criterio profesional.
Cómo puede Factorial ayudar a una asesoría?
Factorial ofrece actualmente una propuesta específica para despachos mediante Factorial Professionals y su Programa de Partners Certificados.
Factorial Professionals permite centralizar con los clientes incidencias, suplementos y ausencias relacionadas con las nóminas y está planteado para integrarse con los programas de nómina que ya utiliza la asesoría.
Por su parte, las empresas cliente pueden utilizar Factorial para digitalizar diferentes procesos internos de gestión de personas, reduciendo parte del intercambio manual de información que posteriormente necesita el despacho.
La asesoría mantiene el conocimiento y la relación profesional con el cliente; Factorial ayuda a estructurar el flujo de información que existe alrededor de esa relación.
Descubre el programa de Factorial para asesorías y despachos profesionales.
Preguntas frecuentes sobre el software de RR. HH. para asesorías
Un software para asesorías puede ayudar a ordenar la información laboral que intercambian los despachos y sus clientes, especialmente antes del cierre de nómina. Estas son las dudas más habituales sobre su funcionamiento.
Es una herramienta diseñada para facilitar la gestión y el intercambio de información laboral entre una asesoría y las empresas a las que presta servicio. Puede centralizar incidencias, documentación y otros datos que el despacho necesita para trabajar.
Puede reducir la dependencia de correos, llamadas y hojas de cálculo para recopilar información de los clientes. Esto facilita que las incidencias estén organizadas y que el equipo de la asesoría pueda dedicar más tiempo al asesoramiento.
No necesariamente. En el caso de Factorial Professionals, la propia compañía señala que no sustituye el software de nóminas de la asesoría, sino que se integra con esos programas y facilita la gestión previa de incidencias y cambios.
Factorial Professionals está orientado actualmente a gestionar información como incidencias, suplementos y ausencias que afectan a la nómina, permitiendo que la asesoría consulte los cambios de sus clientes desde un flujo centralizado.
Puede reducir tareas repetitivas, ordenar la comunicación con los clientes, facilitar la localización de información y hacer que una mayor parte del tiempo del equipo se dedique a cuestiones que necesitan conocimiento laboral y asesoramiento.
Conviene valorar la gestión de diferentes clientes, el intercambio de incidencias de nómina, las integraciones con las herramientas actuales, la facilidad de uso para las empresas cliente, la seguridad, el soporte y la capacidad de crecer con la cartera.
Es un programa dirigido a asesorías y despachos profesionales que quieren colaborar con Factorial en la digitalización de sus procesos y los de sus clientes. Factorial mantiene actualmente una página específica para su red de asesorías certificadas.
Factorial Professionals permite centralizar con los clientes incidencias, suplementos y ausencias relacionadas con las nóminas y conectarlas con el flujo de trabajo del despacho. Además, Factorial dispone de un Programa de Partners Certificados para asesorías interesadas en incorporar estas herramientas a su relación con las empresas cliente.
