La gesti贸n documental consiste en el uso eficiente de toda la informaci贸n relacionada con un negocio. La cantidad de informaci贸n que la gesti贸n de PyMEs genera en su d铆a a d铆a es demasiado extensa y esto puede suponer un problema si no se utilizan herramientas de gesti贸n documental correctas. Sin ayuda de este tipo de gestores es complicado almacenar todos estos documentos de forma ordenada y segura y al mismo tiempo tener actualizada la base de datos de los empleados.
馃憠 驴Tienes que gestionar los documentos de toda tu empresa? He aqu铆 todo lo quieres saber sobre la gesti贸n documental empresarial
Si nos centramos en el departamento de recursos humanos, la gesti贸n documental incluye contratos, documentos personales del empleado, n贸minas, bajas m茅dicas y mucha m谩s informaci贸n confidencial. El gestor documental es un programa que sirve de soporte para todo tipo de procesos de alta importancia en cualquier negocio independientemente de su tama帽o. Si tienes curiosidad por saber c贸mo es un software de gesti贸n de documentos puedes entrar en Factorial.
A la hora de valorar un proveedor de software de gesti贸n documental debemos tener en cuenta si almacena la informaci贸n en la nube, es decir, disponible desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo (siempre que conozcamos las claves de acceso) son mucho m谩s eficaces que los programas que almacenan toda la informaci贸n 煤nicamente en un dispositivo. Corremos el riesgo de perder toda la informaci贸n si el dispositivo deja de funcionar, se pierde o lo roban.
Un punto importante a tener en cuenta sobre el uso de la gesti贸n documental de recursos humanos es que toda la informaci贸n debe estar accesible para todas las personas involucradas en el departamento de RRHH. Sistemas como el correo electr贸nico no funcionan como gestores documentales y tienen importantes vulnerabilidades que suponen un problema.
Escoger un software 100% seguro para almacenar los datos personales de los empleados es realmente importante para no comprometer la confidencialidad de toda esta informaci贸n. Un buen sistema de gesti贸n documental, permite acceder a la informaci贸n necesaria en cuesti贸n de segundos y limita la visibilidad de estos datos seg煤n el usuario que accede al programa.
Por ejemplo, un empleado no deber铆a tener acceso a la n贸mina de otros empleados.
La protecci贸n a nivel interno es importante. Podr铆amos decir que la eficiencia de un sistema de gesti贸n documental tambi茅n se puede encontrar en el nivel de acceso que se pueda configurar. Algunos de los archivos pueden estar disponibles para todos los empleados, mientras otros pueden ser de acceso restringido s贸lo para personas que est茅n involucradas directamente con su contenido para evitar que informaci贸n delicada y altamente privada de otros empleados se vean comprometida.
Finalmente, otro aspecto de suma importancia al utilizar un software de gesti贸n documental es el ahorro de espacio que se consigue al digitalizar toda la informaci贸n de los empleados.
