Top 5 herramientas para gestionar gastos con tarjetas corporativas de empresa

¿Te resulta complicado controlar los gastos con tarjetas de empresa y mantener todo en orden? No lo es si eliges la herramienta adecuada.

Hoy en día existen potentes soluciones para gestionar gastos con tarjetas de empresa que automatizan procesos, digitalizan justificantes y te dan una visión clara y en tiempo real de cada movimiento.

Estas combinan tarjetas tanto físicas como virtuales con apps de control de gastos que ahorran tiempo al departamento financiero y, a la vez, mejoran la experiencia del equipo. En este artículo analizamos el top 5 de herramientas para gastos con tarjetas corporativas. Si quieres eficiencia, control y bienestar para tu empresa, acompáñanos.

Tabla de contenidos

• ¿Qué es y por qué necesitas una herramienta para gastos con tarjetas de empresa?
• Los 6 factores para elegir una app de control de gastos
• Top 5 herramientas para gestionar gastos con tarjetas corporativas
• 1. Factorial
• 2. Pleo
• 3. Spendesk
• 4. Qonto
• 5. Payhawk
• Comparativa de herramientas para gestionar gastos con tarjetas
• Beneficios de estas soluciones para gastos con tarjetas corporativas

¿Qué es y por qué necesitas una herramienta para gastos con tarjetas de empresa?

Notas de gasto mal gestionadas, pérdida de tickets, importes erróneos, reembolsos que se retrasan… Si además usas tarjetas de empresa sin trazabilidad, el problema crece. Un quebradero de cabeza para el área financiera que daña el bienestar y la confianza de los empleados.

Aquí entran en juego las herramientas para gestionar gastos con tarjetas. Soluciones vinculan cada movimiento de una tarjeta corporativa a una app que:

• Registra el gasto.
• Lo categoriza.
• Lo valida automáticamente. 

Por ende, eliminas las hojas de cálculo manuales, aceleras la conciliación contable y reduces notablemente los errores humanos. Así que, principalmente te merece la pena implementar una app o sistema para gestionar gastos con tarjetas de empresa porque te aportan:

• Control en tiempo real. Ves al instante quién ha hecho qué gasto, con qué tarjeta y concepto. O sea, que detectas anomalías al momento y disfrutar de una transparencia total.
• Digitalización de recibos y tickets. Olvídate del papel. Estas apps permiten fotografiar el ticket y asociarlo al movimiento. Además, con la tecnología OCR, la información se extrae automáticamente y se clasifica en la categoría exacta.
• Automatización de políticas de gasto. ¿Tu empresa tiene límites por departamento o rol? Las herramientas de gastos con tarjetas aceptan reglas automáticas que bloquean gastos fuera de la política o que exigen una aprobación previa.
• Reducción de tareas administrativas. El equipo financiero no tiene que perseguir a los empleados ni conciliar datos manualmente. Todo queda registrado, auditado y preparado para su integración contable.
• Bienestar para el equipo. Los empleados ya no tienen que adelantar su dinero ni rellenar interminables formularios. Con una tarjeta corporativa y una solución y app intuitiva justifican sus gastos de forma rápida y clara.

👀 Lee también: Las mejores plataformas para el control y gestión de gastos corporativos

Ejemplo de uso de tarjeta corporativa

Imagina que una trabajadora viaja a un evento fuera de la ciudad:

• Sin herramienta de gastos con tarjeta: compra los billetes de tren con su tarjeta empresa, paga el taxi y guarda los tickets físicos para luego entregárselos al departamento financiero. Al final del mes ha perdido uno de ellos y no recuerda el importe exacto. Por lo tanto, las finanzas no cuadran.
• Con herramienta de gastos con tarjeta: usa una app para gestionar gastos y cada compra se registra automáticamente, los tickets se escanean desde el móvil y los desembolsos se aprueban en cuestión de minutos. La diferencia es abismal.

📌 Conoce la herramienta de Factorial para gestionar gastos corporativos

Los 6 factores para elegir una app de control de gastos

Ahora bien, con tantas opciones en el mercado, escoger es difícil. Cada empresa tiene sus necesidades, sus flujos de trabajo y políticas internas. Por eso, es fundamental analizar varios criterios. 

Aquí te dejamos seis aspectos en los que te debes fijar para elegir la app de gestión de gastos que mejor se adapte a tu negocio.

1. Facilidad de uso para todos los perfiles

Plantéate lo siguiente: ¿el software y la app son intuitivos? ¿Tus empleados podrán usarla desde el móvil sin formación técnica? Una herramienta eficaz debe ser simple y ágil. Si es compleja o poco visual, te dará más trabajo.

• Consejo: prueba la versión demo o free trial antes de implementarla globalmente.

2. Emisión y control de tarjetas físicas y virtuales

Las mejores soluciones te dan la posibilidad de emitir tarjetas de empresa personalizadas para cada usuario o departamento. Algunas incluso ofrecen tarjetas virtuales para gastos puntuales o compras online, lo que aporta una capa extra de seguridad.

• Es interesante poder asignar límites por tarjeta, bloquearlas al instante y vincularlas a categorías o proyectos.

3. Automatización de recibos y digitalización de tickets

Olvídate del “¿dónde está el justificante?”. Busca herramientas que integren tecnología OCR para escanear automáticamente tickets y extraer datos como fecha, importe, IVA, proveedor…). 

4. Integración con otros sistemas de la empresa

Asegúrate de que tu herramienta de control de gastos se integre fácilmente con tu ERP, CRM o software de recursos humanos (como Factorial). De esta manera, los datos fluyen y no hay duplicidades ni tareas a mano. Es más, muchas se sincronizan con bancos y pasarelas de pago.

5. Seguridad, cumplimiento y control de políticas

La gestión de gastos implica datos sensibles y riesgos de fraude. Por eso, la solución debe contar con cifrado, permisos personalizados, trazabilidad completa y mecanismos de auditoría. Además, si operas en distintos países o tienes políticas de gasto por equipo, verifica que la herramienta se adapta a esa complejidad.

6. Tamaño y fase de crecimiento de tu empresa

El tamaño importa. No es lo mismo una startup de 10 personas que una pyme de 200 o una multinacional. Algunas herramientas están pensadas para escalabilidad, mientras que otras priorizan la simplicidad. Revisa planes y precios según número de usuarios, tarjetas y operaciones.

📌 Lee también: Notas de gastos: ¿por qué decir adiós a la gestión manual?

Top 5 herramientas para gestionar gastos con tarjetas corporativas

A su vez, las cinco herramientas que citamos ahora destacan por su capacidad para unir tarjetas empresa y control de gastos en un mismo entorno ágil, seguro y eficiente. Todas combinan usabilidad, automatización y control. Pero, como verás, cada una tiene un enfoque diferente.

1. Factorial

Factorial, plataforma SaaS todo en uno, centraliza la gestión de personas, finanzas y operaciones internas en un único entorno digital. Su módulo de gestión de gastos con tarjetas corporativas automatiza procesos y mejora la experiencia de todos: desde empleados hasta responsables financieros.

A diferencia de otras, Factorial es una solución integrada en el sistema de recursos humanos, nóminas, control horario, vacaciones y estructura organizativa de tu empresa. Por eso, los flujos de trabajo en torno a los gastos se adaptan al 100% a las dinámicas de cada compañía.

¿Cómo funciona la gestión de gastos con tarjetas en Factorial?

• Factorial conecta tarjetas físicas o virtuales con la plataforma, de forma que cada transacción queda automáticamente registrada y asignada al usuario. 
• Desde ese momento, el empleado añade el justificante desde su móvil o con una foto desde la app. 
• El gasto pasa por el flujo de validación definido por la empresa: aprobación del manager, validación de finanzas, revisión de cumplimiento, etc.

Todo el proceso se lleva a cabo en un entorno visual, sin correos, Excel o papeles. Aparte, la app de control de gastos te permite:

• Digitalizar y categorizar automáticamente los tickets. Con tecnología OCR, Factorial escanea el contenido de cada recibo, extrayendo los datos clave. Así, hay menos margen de error y ahorra un tiempo valiosísimo al equipo contable.
• Configurar flujos de aprobación personalizados. Puedes diseñar tus propias reglas: por equipo, volumen de gasto, concepto, ubicación… Además, los aprobadores reciben notificaciones automáticas y validan gastos desde el móvil en segundos.
• Vincular gastos a proyectos, clientes o centros de coste. Con Factorial puedes asociar un gasto a un proyecto, una cuenta de cliente, una campaña de marketing o una oficina. Así, la trazabilidad es más precisa y útil para reportes y decisiones.
• Visualizar el estado del gasto en tiempo real. Empleados y equipos ven en todo momento el estado de cada gasto: pendiente, en revisión, aprobado, rechazado, contabilizado… Tal transparencia reduce la fricción y genera confianza interna.
• Integración contable fluida. Factorial se integra fácilmente con softwares contables para exportar gastos de forma estructurada y compatible. También da la posibilidad de crear informes personalizables y exportables por periodo, equipo o tipo de gasto.
• Seguridad, trazabilidad y control interno. Todos los datos de compras se registran y trazan y cada acción (subida de ticket, aprobación, modificación…) se guarda con fecha y usuario. Por lo tanto, las auditorías internas o externas son más ágiles y fiables.
• Bienestar financiero de los empleados. Con Factorial los empleados pueden comprar lo que necesiten sin adelantar su dinero y según las políticas de gasto. Después, solo tienen que justificarlo en la misma app que usan para pedir vacaciones, fichar o ver su nómina. 

Ideal para: Empresas en crecimiento o con estructura distribuida que quieren una solución integral que combine gestión de personas, automatización y cultura digital. Muy útil en organizaciones que priorizan el bienestar de sus equipos y la eficiencia de los procesos internos.

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2. Pleo

Pleo es una de las herramientas de control de gastos con tarjetas corporativas más conocidas en Europa. Su valor diferencial es la descentralización: cada empleado recibe su propia tarjeta (física o virtual) para realizar compras sin pasar por procesos burocráticos.

La app Pleo se sincroniza en tiempo real con los movimientos de cada tarjeta, pudiendo escanear tickets, añadir notas y categorizar gastos desde el móvil. Para el equipo financiero, esto significa control total y visibilidad inmediata.

Características destacadas:

• Emisión de tarjetas por usuario con límites personalizados.
• App móvil intuitiva y eficaz.
• Escaneo automático de recibos y conciliación en segundos.
• Integración con otras plataformas y software.
• Reportes y análisis de gasto en tiempo real.

Ideal para: Startups y pymes digitales que buscan agilidad, autonomía de equipos y transparencia.

3. Spendesk

Spendesk va un paso más allá del control de gastos tradicional. Ofrece un entorno de gestión financiera completo que abarca desde las tarjetas corporativas hasta la validación de facturas, la gestión de presupuestos o las suscripciones SaaS.

Cada empleado puede recibir su tarjeta empresa (virtual o física) y todos los movimientos se registran automáticamente en la app. Además, Spendesk ofrece herramientas de validación, control de políticas y asignación de presupuestos por equipo o proyecto.

Funciones más destacadas:

• Tarjetas de empresa personalizadas con reglas de uso.
• App para gestionar gastos con seguimiento y alertas.
• Validación automática de justificantes y control de aprobaciones.
• Consolidación de todos los métodos de pago en un solo panel.
• Integraciones con herramientas ERP y de contabilidad.

Ideal para: Empresas en expansión que quieren controlar distintos gastos con un enfoque centralizado.

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4. Qonto

Qonto es un neobanco digital para empresas, especialmente pensado para pymes y autónomos. Aunque nació como una cuenta profesional online, ha evolucionado para incluir funcionalidades de gestión de gastos empresariales vinculadas a tarjetas de empresa.

Desde su app, puedes emitir tarjetas físicas o virtuales para tus empleados, configurar límites y acceder a una interfaz clara donde revisar y validar los movimientos. También puedes escanear tickets y automatizar la conciliación contable.

Funciones destacadas:

• Cuenta bancaria y tarjetas de empresa en un solo entorno.
• App móvil para gestionar gastos y aprobar pagos.
• Herramientas básicas de digitalización de tickets.
• Panel de administración para roles y límites.
• Exportación de movimientos a herramientas contables

Ideal para: Pequeñas empresas o autónomos que buscan un banco online con control de gastos integrado.

5. Payhawk 

Payhawk es una plataforma financiera todo en uno que destaca por su énfasis en la analítica avanzada y su integración con ERP empresariales. Se orienta a empresas medianas y grandes que operan en varios países y necesitan una solución global para tarjetas, gastos y contabilidad.

Con Payhawk puedes emitir tarjetas empresariales con reglas concretas, automatizar la recogida de justificantes y controlar los presupuestos desde un panel único. Además, cuenta con herramientas de cumplimiento normativo y auditoría.

Funciones más importantes:

• Emisión masiva de tarjetas físicas y virtuales.
• Escaneo OCR de recibos y categorización automática.
• Integración nativa con SAP, NetSuite, Microsoft Dynamics…
• Dashboard de KPIs financieros y políticas de gasto dinámicas.
• Flujos de aprobación multinivel y control de divisas

Ideal para: Empresas en expansión internacional con una estructura financiera compleja.

Comparativa de herramientas para gestionar gastos con tarjetas

A continuación, te mostramos una tabla resumiendo los aspectos más relevantes de cada solución. Una comparativa que te servirá como punto de partida para tomar una decisión:

Beneficios de estas soluciones para gastos con tarjetas corporativas

En este punto, ¿todavía te preguntas por qué es vital contar con una app control de gastos para tarjetas de empresa? Estas son las ventajas más interesantes de cualquiera de las herramientas para gestionar gastos con tarjetas corporativas que acabamos de ver:

• Más control y transparencia en tiempo real. Sabes en todo momento quién, cuánto y en qué se está gastando el dinero de la empresa. Las empresas fijan límites, crean políticas y disponen de reportes instantáneos, lo que reduce el fraude y errores.
• Ahorras tiempo y recursos. Digitalizar el proceso evita tener que revisar tickets físicos y justificantes, validar gastos, rellenar hojas de cálculo… La automatización de flujos libera a finanzas y RR.HH. para tareas de más valor estratégico.
• Mejora la experiencia del empleado. Los trabajadores no adelantan dinero ni se complican con procesos burocráticos. Algo que contribuye a su bienestar y satisfacción, fomentando un ambiente laboral más positivo y flexible.
• Flexibilidad y adaptación a la cultura de la empresa. Cada negocio tiene sus reglas, equipos y dinámicas. Estas apps permiten configurar políticas y límites y se integran con sistemas internos para una gestión coherente con la cultura corporativa.
• Seguridad y cumplimiento legal. Con controles de acceso, trazabilidad completa y cifrado, protegen los datos sensibles y la empresa cumple legal y fiscalmente.

En definitiva, las herramientas para gestionar gastos con tarjetas brindan control, automatización y transparencia en un mismo entorno digital. Sus beneficios son palpables tanto para el área financiera como para los empleados.

Si quieres optimizar tu gestión financiera sin renunciar a una experiencia positiva del equipo, herramientas como Factorial son el aliado perfecto. Te ayudamos a automatizar, controlar y mejorar este proceso en tu empresa con un enfoque integral y centrado en las personas. ¡Solicita una prueba gratuita!