En el área de finanzas y contabilidad el uso de herramientas que incorporan la inteligencia artificial está dando unos resultados excelentes. Aquí te explicamos cómo se manifiestan en el día a día de la entidad y por qué te interesa incorporarla en tu negocio.
¿Qué entendemos por IA en contabilidad?
Al hablar de IA en contabilidad hacemos referencia a la tecnología que permite que los programas contables no solo automaticen tareas sino que también analicen e interpreten los datos y sean capaces de detectar patrones y predecir resultados.
Con un plus además: la inteligencia artificial no sigue un guión fijo sino que aprende y mejora con la experiencia.
¿Qué tecnologías se usan en contabilidad?
Son varias las tecnologías que conforman la inteligencia artificial contable:
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): con un lector específico o una simple foto se extrae del documento la información necesaria y la convierte en datos estructurados listos para registrar.
- Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN): entiende el lenguaje humano e interpreta textos de cualquier índole.
- Machine Learning (aprendizaje automático): gracias a él la herramienta aprende de los datos que va acumulando, lo que le permite hacer predicciones y mejorarlas con el tiempo.
- Análisis predictivo: anticipa movimientos financieros, impagos o desviaciones presupuestarias.
- IA generativa: cada vez más utilizada porque permite redactar informes, explicar datos, etc.
Estas tecnologías ya forman parte de muchos programas de contabilidad pero también pueden usarse en otras soluciones a las que se exporta la contabilidad, por ejemplo.
📌 Lee también: 40 herramientas de inteligencia artificial para equipos financieros
Diferencia entre software automatizado y sistemas inteligentes
Hay que tener claro que no es lo mismo automatizar un proceso que dotarlo de inteligencia artificial:
En el primer caso se siguen una serie de reglas fijas: cuando ocurra A pasará B. Es una forma de realizar una gran cantidad de tareas repetitivas en poco tiempo y de forma correcta. Sin embargo, si se producen cambios hay que darle nuevas instrucciones.
Pero la inteligencia artificial va más allá porque al reconocer patrones va aprendiendo y eso permite que pueda mejorar el proceso y disminuir la comisión de errores.
La automatización supone rapidez y repetición. La inteligencia artificial, aprendizaje y mejora continua.
📌 ¿Ya conoces el potencial de la IA en finanzas con Factorial IA? Pruébalo tu mismo.
Aplicaciones prácticas de la IA en contabilidad
La inteligencia artificial dota a los programas de una gran agilidad y precisión, lo que se traduce no solo en un considerable ahorro de tiempo y en una mayor exactitud sino que también implica pasar a un nivel de eficiencia superior.
Su impronta se deja ver en múltiples tareas. Algunos ejemplos pueden ser:
- Introducción de facturas de manera automática: con la tecnología OCR/IDP el sistema reconoce los diferentes campos del documento, los interpreta y prepara su contabilización.
- Clasificación de transacciones: al detectar patrones no solo puede repetirlos de manera autónoma sino que también puede detectar errores y fallos.
- Conciliación bancaria: la IA compara movimientos del extracto bancario con los asientos realizados de forma que encuentra las coincidencias y señala las diferencias, tanto de importe o fecha como de falta o duplicidad del apunte. Lo que tradicionalmente ha llevado un buen número de horas ahora se hace con un par de clics.
- Informes de tendencias y desviaciones: no solo elabora reportes más sofisticados sino que pone de manifiesto dinámicas y desajustes que el ojo humano no detecta a simple vista.
- Análisis predictivo: las previsiones de ingresos, gastos y tesorería son mucho más certeras lo que permite tomar decisiones con información más fiable.
- Integración con otros sistemas: la sincronización de herramientas no es nuevo, pero con la IA el panorama ha mejorado de manera notable porque no solo se traspasan datos sino que gracias a ella se transforman y se hacen compatibles si de entrada no lo son.
Antes y después en el día a día
Todo lo anterior produce un gran cambio en la rutina en el departamento de contabilidad de la empresa, fundamentalmente porque lo que antes llevaba jornadas de trabajo ahora se puede resolver en minutos.
Así, tareas como registrar facturas una a una, revisar asientos para detectar posibles errores, conciliar cuentas bancarias o elaborar informes ahora se hacen con un par de clics.
La consecuencia principal es la gran cantidad de tiempo que se libera al no tener que realizar, de forma manual, muchas tareas repetitivas. Y esto permite a los contables dedicarse a funciones mucho más estratégicas y que inciden de una manera más directa en la cuenta de resultados de la empresa.
Beneficios más visibles de usar IA en contabilidad
De lo que hemos explicado hasta ahora se deducen claramente los distintos beneficios que implica utilizar un software contable que incorpore inteligencia artificial. Aún así aquí te dejamos una lista a modo de ejemplo:
- Ahorro de tiempo: tareas que antes llevaban horas se llevan a cabo en segundos. La introducción de facturas de manera manual o la conciliación de cuentas de la manera que ha venido realizando tradicionalmente, por ejemplo, han pasado a la historia.
- Ahorro económico: al disminuir la carga de trabajo manual y repetitivo permite reducir costes laborales, no solo porque pueda dar lugar a menos contrataciones sino también porque la parte de la jornada que se libera se puede destinar a labores más analíticas y orientadas a la toma de decisiones, lo cual puede redundar directamente en la mejora del negocio.
- Fiabilidad y precisión: los sistemas inteligentes minimizan errores, por una parte porque la automatización elimina la comisión de los inevitables fallos humanos y, por otra, porque al aprender de los datos detectan incoherencias o duplicidades.
- Facilita la toma de decisiones: los cargos directivos disponen de los datos económicos y financieros de manera mucho más rápida gracias a la elaboración automática de estados contables y los avisos anticipados de posibles oportunidades o desviaciones. Es posible, por tanto, definir estrategias o realizar cambios de rumbo de una manera más ágil y certera.
- Simplifica la adaptación al aumento de volumen: la IA permite gestionar una mayor cantidad de operaciones sin necesidad de ampliar el equipo. Por eso, en los casos en los que la carga de trabajo crece, el esfuerzo humano se mantiene prácticamente igual.
- Mejora la competitividad: las empresas que introduzcan la inteligencia artificial en su gestión ahorran costes y disponen de más recursos para mejorar sus estrategias, lo que se traduce en un mejor posicionamiento en el mercado y en un aumento de la capacidad de generar beneficios. Y, en este sentido, el área contable es tan importante como cualquier otra.
👉 Descarga gratis es informe global sobre inteligencia artificial 2025
Limitaciones y riesgos que hay que tener en cuenta
Aunque la inteligencia artificial aporta grandes ventajas, como venimos comentando, hay que tener en cuenta que su adopción también conlleva hacer frente a importantes retos y dificultades, como son:
- El potencial de lA Ia depende del software que uses: no todos los programas incorporan inteligencia artificial ni los que sí lo hacen están al mismo nivel. Esto puede limitar las funcionalidades disponibles o dificultar posibles integraciones.
- Importancia de la calidad de los datos: el sistema aprende de los datos de los que dispone y si estos no son correctos los resultados no serán exactos ni del todo fiables.
- Coste de implantación y curva de aprendizaje: incorporar soluciones de IA puede requerir inversión económica y en tiempo para que el equipo se familiarice con ellas.
- Privacidad y cumplimiento normativo: es esencial cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos y garantizar que la información se almacena, se trata y se transmite de forma segura y respetando cualquier normativa aplicable.
- Supervisión humana: la IA no sustituye por completo la intervención humana y la revisión por parte de un contable sigue siendo necesaria.
- Transparencia: los sistemas deben ser capaces de explicar por qué han tomado una decisión concreta y contar con procesos claros y modelos revisables aumenta la confianza y evita sesgos o decisiones opacas.
¿Cómo empezar a introducir la IA en la contabilidad?
Si tienes previsto implementar la inteligencia artificial a la hora de llevar la contabilidad, iniciar un proceso escalonado es lo mejor. Es decir, transformar toda la mecánica de un día para otro puede ser complicado y traer una serie de dificultades que se pueden evitar si la transformación se hace de forma progresiva.
Pero para realizar una buena implementación lo ideal es empezar realizando una revisión de los procesos que se están llevando a cabo con el fin de detectar las tareas más repetitivas porque estas suelen ser las que consumen más tiempo y más se prestan a ser automatizadas.
Después conviene comprobar si el programa contable que utilizas ya incorpora funciones de inteligencia artificial. Muchas veces están ahí, pero no se aprovechan al completo por simple desconocimiento. Así, igual tu herramienta dispone de una función de conciliación de cuentas y tú lo desconoces.
Si no es el caso, plantéate la posibilidad de complementarlo con otras herramientas externas que sí utilizan la inteligencia artificial y te pueden ayudar con determinadas tareas. La finalidad es que, antes de hacer cambios profundos y desembolsos considerables, puedas valorar los efectos de la utilización de IA en tu negocio.
Por otra parte, tienes que tener presente la necesidad de formar al equipo contable. La herramienta por sí sola no sirve de mucho si nadie sabe cómo sacarle partido ni cómo interpretar la información que genera. El impacto real y llamativo se produce cuando se combina tecnología y conocimiento humano.
Y por último, es importante medir resultados desde el primer momento. Comparar tiempos empleados, calidad de los informes o reducción de errores, por ejemplo, es lo que va a permitir determinar si la inversión merece la pena y si realmente interesa ir un paso más allá.
Factorial ONE: la herramienta a tener en cuenta
A diferencia de lo que han hecho otras herramientas, en Factorial hemos integrado la IA creando un agente que funciona desde el centro neurálgico de tu negocio.
La consecuencia es que trabaja con un conocimiento profundo de la globalidad de tu empresa por lo que colabora con todos los stakeholders (RRHH, finanzas, managers, empleados…) para automatizar tareas, acelerar y mejorar la toma de decisiones y liberar a los equipos de trabajos rutinarios para que puedan centrarse en los que más valor añaden al negocio.
En el área financiera en concreto funciona como un aliado excelente porque, además de lo anterior, detecta desviaciones, analiza costes, anticipa riesgos… Y, muy importante: hace que la información fluya sin fricciones ni errores.
- Gastos gestionados por IA: Con Factorial One envía los gastos más rápido con una IA que extrae los datos clave, reduce los errores y mejora cada vez que la usas. Y hace que los datos confidenciales, sigan siendo confidenciales.
Si quieres beneficiarte de las ventajas de la IA en el área contable de la mejor manera posible Factorial ONE es la solución que necesitas.
