Probablemente este sea uno de los inconvenientes más grandes que pueda enfrentar una empresa. Trae grandes complicaciones de todo tipo y existen una serie de mitos y leyendas alrededor de esta problemática que contribuyen a sembrar todavía más pánico.
Lo cierto es que una inspección de trabajo es un procedimiento normal, del que son susceptibles todas las organizaciones. Para poder hacer frente y salir airosos de esto, solamente es necesario tener en cuenta los siguientes puntos clave.
Datos clave
- Una inspección de trabajo es un procedimiento de control ordinario del que puede ser objeto cualquier empresa registrada en España, con o sin denuncia previa.
- El número de comunicaciones al buzón de la ITSS creció un 43% entre 2021 y 2024, según el Ministerio de Trabajo y Economía Social.
- El Plan Estratégico ITSS 2025-2027 prevé incorporar 554 nuevos inspectores y subinspectores e invertir 28,5 millones de euros en modernización tecnológica, lo que intensificará los controles en los próximos años.
- Las sanciones por infracciones laborales oscilan entre 70 € (leve mínimo) y 225.018 € (muy grave máximo) según el artículo 40 de la LISOS, actualizado por la Ley 10/2021.
¿Tienes dudas sobre el compliance laboral? Este vídeo te ayudará a resolverlas de forma rápida y clara.
Qué es una Inspección de trabajo?
Lo principal es entender de qué hablamos cuando nos referimos a una inspección de trabajo. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público, dependiente del Ministerio de Trabajo y Economía Social, encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales en España.
La ITSS actúa de oficio, por iniciativa propia, o a instancia de parte, es decir, tras recibir una denuncia de un trabajador, un sindicato o cualquier persona con conocimiento de una posible irregularidad. Según el Ministerio de Trabajo y Economía Social, el número de denuncias y comunicaciones recibidas por el buzón de la ITSS creció un 43% entre 2021 y 2024, lo que refleja una mayor conciencia sobre los derechos laborales.
Por esta razón, básicamente cualquier empresa registrada formalmente ante el Ministerio es susceptible de, en algún momento, recibir una inspección de trabajo. La creencia popular habla mucho acerca de que estos procesos se realizan solo si existe una denuncia de algún trabajador.
Pero en la práctica, a pesar de que las denuncias existen y se realizan a menudo, en la enorme mayoría de los casos las inspecciones de trabajo nacen por iniciativa de la entidad correspondiente.
La inspección de trabajo no responde únicamente a la normativa española. Los Convenios 81 y 129 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), ratificados por España, también enmarcan la actuación de la ITSS y son la base de sus informes anuales de actividad.
Cómo es una inspección de trabajo?
Por regla general, el inspector de trabajo se presenta en el centro de trabajo sin aviso previo, tal como establece la Ley 23/2015. En algunos casos, cuando se requiere la presencia de personas concretas o documentación específica, puede existir notificación previa. De acuerdo con Oeitss, en todo caso, el inspector debe identificarse con sus credenciales oficiales antes de iniciar la actuación.
Una vez que el funcionario o los funcionarios se apersonen en la empresa en cuestión, es habitual que soliciten contactar con la persona responsable para notificarle que va a llevarse a cabo una inspección.
Hecho esto, un recorrido por las instalaciones se realiza para corroborar, entre otras cosas, la identidad de los trabajadores, su estado de contratación y condición ante la seguridad social, además de que se cumpla con:
- Normativas en materia de relaciones laborales individuales y colectivas.
- Normas sobre protección, derechos y garantías de los representantes de los trabajadores.
- Normas en materia de tutela y promoción de la igualdad de trato y oportunidades y no discriminación en el trabajo.
- Normas en materia de prevención de riesgos laborales, así como de las normas jurídico-técnicas que incidan en las condiciones de trabajo.
- Ejercicio de las funciones de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Normas en materia de campo de aplicación, inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social.
- Normas en materia de movimientos migratorios y trabajadores extranjeros.
Cuáles son los posibles resultados de una visita inspectora?
Una vez concluida la visita, la ITSS puede adoptar tres resoluciones distintas:
- Informe favorable: no se detectan irregularidades y la actuación se cierra sin consecuencias para la empresa.
- Requerimiento: el inspector detecta deficiencias subsanables y otorga un plazo para corregirlas sin imponer sanción económica inmediata.
- Acta de infracción: se constatan incumplimientos tipificados en la LISOS y se inicia el procedimiento sancionador.
Puedo negarme a una inspección de trabajo?
Es obligación de la empresa permitir no solo el ingreso del inspector laboral, sino además garantizar que el procedimiento se realice correctamente. Es decir, no se debe entorpecer la labor del funcionario.
Solamente cuando las dependencias de una empresa o trabajador (si se tratara de un autónomo) coinciden con el domicilio personal, el inspector de trabajo deberá demostrar que cuenta en su poder con una orden judicial para realizar el procedimiento.
Según lo que estipula la ley 23/2015 “Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social”, negarse a una inspección laboral se considera un entorpecimiento de las funciones del Estado, por lo cual este comportamiento implica la aplicación de sanciones.
Las sanciones por obstaculizar o impedir la actuación inspectora se clasifican como infracciones muy graves según la LISOS. Según el artículo 40 de la LISOS, actualizado por la Ley 10/2021, las infracciones muy graves en materia laboral se sancionan con multas de entre 7.501 € y 225.018 €, en función de la negligencia, la intencionalidad y el número de personas afectadas.
Es importante que esto también se aplica en el caso de negarse a identificar a los empleados o no hacerlo de forma correcta. Esto también es considerado un comportamiento merecedor de sanciones.
“Las acciones u omisiones del empresario, sus representantes o personas de su ámbito organizativo, que tengan por objeto impedir la entrada o permanencia en el centro de trabajo de los inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, así como la negativa a identificarse o identificar o dar razón de su presencia a las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad”.
Qué documentación se solicita en una inspección de trabajo?
Naturalmente, además de la inspección ocular basada en la propia observación del funcionario público, para poder corroborar los aspectos que hacen al cumplimiento de las obligaciones legales establecidas, durante una inspección laboral se solicitará que se presente una serie de documentos de la empresa.
- Cuadro horario y calendario laboral con el fin de controlar los fichajes.
- Resumen de horas extraordinarias.
- Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
- Comunicación de apertura de la autoridad laboral.
- Recibos de nóminas.
- Justificantes de pago de la Seguridad Social.
- Parte de alta y baja de los trabajadores de la empresa.
- Justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- Si hubiera empleados extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo junto con el justificante de la comunicación.
- Diario mayor y balances, libro contable.
- Constitución de la sociedad.
- Declaración del Impuesto de Sociedades.
- Declaración de retenciones del IRPF.
- Declaración de operaciones con terceros.
- Documentación asociada a la prevención de riesgos laborales (medidas de protección, material de prevención de accidentes de trabajo, resultados de controles sanitarios, evaluación de riesgos, planificación de acción preventiva, etc.).
- Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo).
- Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social.
- Documento acreditativo de alta en el IAE.
- Contratos mercantiles.
- Complementariamente, es posible que el inspector laboral solicite accesos a los usuarios y contraseñas de los ordenadores y dispositivos de la empresa, a visualizar fotos o vídeos y a chequear los DNI o NIE de los trabajadores.
Consejo práctico: Si durante la visita el inspector detecta que falta algún documento, puede fijar un plazo para que la empresa lo aporte en las oficinas de la ITSS, en lugar de levantar acta de infracción de forma inmediata. Tener la documentación ordenada y accesible en formato digital reduce este riesgo. Factorial centraliza contratos, nóminas, registros de jornada y documentación de prevención de riesgos en un único gestor documental, disponible para su consulta en cualquier momento.
Qué deben hacer los trabajadores ante una inspección laboral?
Como hemos mencionado anteriormente, parte de la inspección laboral tiene mucho que ver con el funcionario de público corroborando los datos de los empleados. Es por este motivo que es habitual y parte del procedimiento que el inspector se dirija directamente a ellos.
Frente a una inspección laboral los trabajadores deben permanecer en las oficinas y, frente a las preguntas del inspector, brindar la información solicitada respondiendo a sus preguntas. Algunas de las preguntas que puede hacer el inspector a los trabajadores son:
- Hace cuánto se encuentran dados de alta en la empresa.
- Cuál es la jornada laboral que realizan.
- Qué tareas realizan y qué puesto tienen en la empresa.
- En qué horarios trabajan.
Cuáles son las causas más comunes para una inspección de trabajo?
Existen varios motivos por los cuales una empresa puede recibir una inspección laboral. Dentro de estas razones destacan al menos tres causas principales:
- Procedimiento de rutina.
Como parte de una campaña de control gubernamental, es decir una operación al azar y de rutina, una compañía puede recibir inesperadamente la visita de un inspector de trabajo. - Denuncia laboral
Pueden presentarse ante el Ministerio por los trabajadores por vía presencial, telemática o por correo. El trabajador deberá brindar datos acerca de qué mecanismos son contrarios a la ley e identificarse para que se inicie el procedimiento de inspección pertinente. - Buzón ITSS
El buzón de Inspección de Trabajo y Seguridad Social tiene como principal objetivo ser una fuente de captación de reclamos por irregularidades laborales, sin la necesidad de que la persona que visibiliza un problema se identifique. Una vez recibido el reclamo el Ministerio decidirá si inicia o no un procedimiento.
El Plan Estratégico de la ITSS 2025-2027, publicado en el BOE el 12 de septiembre de 2025, añade una cuarta vía de actuación que las empresas deben conocer: la detección algorítmica de irregularidades. La ITSS utiliza cruce masivo de datos con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social para identificar patrones de fraude, como falsos autónomos o infracotizaciones, sin necesidad de denuncia previa.
Qué sucede con las denuncias “anónimas” de inspección laboral?
Este es sin lugar a dudas uno de los grandes dilemas dentro de la administración de recursos humanos. Existe un pánico generalizado de que en cualquier momento un trabajador o extrabajador puede levantar el teléfono y exponer alguna situación irregular real (que no debería existir) o inventada, frente al Ministerio, y que en cuestión de días un inspector dispuesto a aplicar sanciones aparecerá en la entrada de nuestras oficinas.
La realidad es que como vimos en el apartado anterior, hay en la actualidad dos maneras de exponer quejas sobre las condiciones laborales. La denuncia propiamente dicha y el buzón de quejas.
Para presentar una denuncia formal ante la ITSS, la persona que expone la irregularidad debe identificarse. La Ley 23/2015 garantiza la confidencialidad absoluta de esos datos frente a la empresa inspeccionada. En todas las denuncias se toman acciones y el denunciante recibe actualizaciones sobre el estado del procedimiento.
En el caso del mal llamado buzón de denuncias que es en la práctica un buzón que recoge quejas, estas sí pueden hacerse sin identificarse y aportando datos de la irregularidad. Solo que, una vez que esta documentación llega al Ministerio, este decide si toma cartas en el asunto o no y el “denunciante” no recibe comunicaciones sobre cómo se desenvuelve el procedimiento.
El buzón de fraude permite a los trabajadores visibilizar situaciones de irregularidad en el trabajo que pueden o no llevar a una inspección laboral, aunque siendo rigurosos, no se trata técnicamente de una denuncia propiamente dicha.
Qué consecuencias tiene una inspección de trabajo?
En el caso de que durante el procedimiento se detecten irregularidades tipificadas en la ley, el inspector laboral evaluará cuál es el estado de estas. Se labrará un acta de infracción y allí se evaluará el tipo de infracción según un criterio que diferencia tres categorías principales:
- Leve.
- Grave.
- Muy grave.
Cada categoría cuenta con un importe mínimo, medio y máximo según la materia del incumplimiento. Las cuantías vigentes, establecidas en el artículo 40 de la LISOS y actualizadas por la Ley 10/2021, son: infracciones leves, de 70 a 750 €, infracciones graves, de 751 a 7.500 €, infracciones muy graves, de 7.501 a 225.018 €.
Uno de los causales más comunes para recibir sanciones son las malas prácticas en los fichajes de empleados. Las multas por control horario son habituales y fácilmente solucionables. Tener un registro riguroso sobre los ingresos y egresos de los trabajadores, así como administrar vacaciones y ausencias es clave para evitar inconvenientes.
El registro de jornada es una de las áreas de mayor actividad sancionadora desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Según datos del Ministerio de Trabajo y Economía Social, la ITSS levantó más de 340.000 actas de infracción en 2024, y un porcentaje creciente corresponde a incumplimientos en materia de control horario. Mantener un registro diario, fiable y conservado durante al menos cuatro años es una obligación legal (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y la principal línea de defensa ante una inspección.
Se puede reclamar ante una sanción en una inspección laboral?
También conocido como oposición de actas de infracción, el proceso de reclamo ante una inspección de trabajo, es posible. Para recurrir una sanción, la empresa debe esperar la notificación del acta de infracción, que el Ministerio de Trabajo y Economía Social debe remitir en un plazo máximo de diez días hábiles desde la fecha del acta, según el artículo 14 del Real Decreto 928/1998.
Una vez hemos sido notificados, contamos con un plazo de 15 días hábiles para presentar los alegatos que se consideren pertinentes. Esto significa redactar un escrito con la ayuda de un asesor laboral donde figure el descargo y las pruebas que demuestren que hubo un error en la aplicación de la sanción.
Pasos para recurrir un acta de infracción:
- Recibir la notificación del acta por correo certificado (plazo legal: 10 días hábiles desde la fecha del acta).
- Presentar alegaciones por escrito ante el órgano competente en un plazo de 15 días hábiles.
- Aportar pruebas documentales que acrediten el cumplimiento o el error en la calificación de la infracción.
- Si la resolución es desfavorable, interponer recurso de alzada ante el órgano superior o recurso contencioso-administrativo ante los tribunales.
Cómo puede evitarse una inspección laboral?
La mejor forma de evitar una inspección laboral es, principalmente, conocer y estar al tanto de las normativas vigentes en materia de derechos de los trabajadores. Luego, naturalmente, actuar en consecuencia para garantizar el cumplimiento de estas obligaciones.
En caso de no contar con la posibilidad de asesoría legal específica, es una excelente iniciativa consultar directamente con el Ministerio mediante los múltiples canales de comunicación al tiempo que es vital contar con herramientas que garanticen la gestión transparente de nuestros procesos internos.
Para eso, centralizar la gestión documental y el control horario en una plataforma como Factorial permite tener contratos, nóminas, registros de jornada y documentación de prevención de riesgos siempre actualizados, accesibles y con validez legal, reduciendo el riesgo de incumplimientos detectables en una inspección.
