Las mejores plataformas para el control y gestión de gastos corporativos

Gestionar bien los gastos corporativos no es un lujo, es una necesidad. Sobre todo cuando las empresas crecen y cada equipo empieza a operar con mayor autonomía, es fácil que los tickets se acumulen, los reembolsos se demoren o los presupuestos se desvíen. Y ahí es donde entra en juego una buena herramienta de control de gastos.

Desde RRHH lo vemos cada día: empleados que pagan de su bolsillo sin saber cuándo se les reembolsará, directivos que intentan cerrar el mes sin visibilidad real del gasto total, o departamentos que funcionan como silos, con criterios distintos para algo tan crítico como los presupuestos.

Por eso, hoy te traemos una selección de las mejores plataformas para el control y gestión de gastos corporativos. Y, si ya usas Factorial, sabrás que hemos diseñado nuestro módulo de gastos pensando justo en eso: en darte visibilidad, en automatizar tareas repetitivas y en ofrecerte una solución que se adapta al día a día real de tu empresa.

¿Por qué es tan importante controlar bien los gastos?

Antes de lanzarnos a ver herramientas, vale la pena detenernos en algo fundamental: los riesgos de no tener una buena gestión de gastos.

Imagina estos escenarios:

• Escenario 1: María, del equipo de ventas, viaja a un evento, paga hotel, transporte y comidas, pero no tiene claro cómo reportar los gastos. Termina subiendo los tickets en un Excel que nadie revisa hasta dos meses después.
• Escenario 2: Pedro, responsable de compras, aprueba un gasto que ya había sido ejecutado por otro equipo, duplicando costes y generando tensiones internas.
• Escenario 3: En plena auditoría, se detectan inconsistencias entre los gastos reportados y los extractos bancarios, lo que termina costando tiempo, reputación y recursos.

¿Te suena? La buena noticia es que todo esto se puede evitar con una plataforma que te dé visibilidad, control y agilidad.

👉 Te explicamos cómo funcionan las notas de gastos en este artículo

Control de gastos con Factorial

En Factorial sabemos lo que implica gestionar gastos desde RRHH y Finanzas. Por eso, nuestro módulo de gastos está equipado con las siguientes funcionalidades:

• Centraliza todos los gastos: olvídate de emails sueltos o tickets perdidos. Aquí lo tienes todo en un solo lugar, siempre accesible.
• Automatiza flujos de aprobación: crea políticas personalizadas y flujos de validación según departamentos, equipos o montos.
• Digitaliza los tickets: los empleados pueden escanear recibos desde el móvil. El sistema extrae automáticamente los datos clave para ahorrar tiempo (y errores).
• Conecta con tu contabilidad: exporta los datos de gastos directamente a tu ERP o software contable.
• Otorga autonomía sin perder control: los equipos pueden reportar gastos fácilmente, pero siempre dentro de las reglas que tú defines.

Además, puedes revisar gastos en tiempo real, comparar presupuestos por equipo y detectar desviaciones antes de que sea un problema. Todo esto, en una misma plataforma que ya usas para vacaciones, nóminas o evaluaciones.

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Otras plataformas para la gestión de gastos corporativos

Entendemos que cada empresa tiene necesidades distintas, por eso te compartimos otras plataformas que son muy populares en el mercado:

1. Expensify

Una de las herramientas más conocidas en el ámbito global. Expensify permite escanear tickets, crear informes y gestionar reembolsos automáticamente. Ideal para equipos en constante movimiento.

• Lo mejor: la app móvil es muy intuitiva.
• A tener en cuenta: algunas funciones avanzadas solo están disponibles en planes premium.

2. Pleo

Muy popular en Europa, Pleo combina tarjetas corporativas con control de gastos. Cada empleado tiene su tarjeta, pero con límites definidos y notificaciones en tiempo real.

• Lo mejor: su sistema de tarjetas inteligentes reduce los adelantos personales.
• A tener en cuenta: si buscas algo muy centrado en reembolsos y no tanto en tarjetas, puede no ser lo ideal.

3. Captio (by Emburse)

Captio está muy enfocada en el cumplimiento legal, lo que la hace útil para empresas que necesitan auditorías frecuentes o que operan en sectores regulados.

• Lo mejor: cumple con los requisitos de la Agencia Tributaria para digitalizar tickets en España.
• A tener en cuenta: la interfaz puede resultar poco ágil, en comparación con otras herramientas más modernas.

4. Rydoo

Rydoo apuesta por un enfoque global y es ideal para empresas que operan en varios países. Ofrece gestión de gastos, viajes de empresa y políticas personalizadas por región.

• Lo mejor: su escalabilidad internacional.
• A tener en cuenta: la curva de aprendizaje es más alta en organizaciones pequeñas.

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Comparativa de plataformas de control de gastos

Te dejamos una comparativa rápida de las plataformas para que puedas comparar las funcionalidades rápidamente:

¿Cómo elegir la mejor plataforma para tu empresa?

Sabemos que no se trata solo de comparar funcionalidades. Por eso, a la hora de elegir tu herramienta de control de gastos, te recomendamos hacerte estas preguntas:

• ¿Tus equipos están digitalizados o aún usan Excel?
• ¿Tienes problemas con los reembolsos o la visibilidad?
• ¿Necesitas integrar los datos de gastos con tu software contable?
• ¿Prefieres un sistema que te permita centralizar todo en una sola plataforma?

Muchas empresas eligen Factorial porque ya gestionan vacaciones, nóminas o fichajes con nosotros, y poder tener también los gastos en un solo lugar ahorra tiempo, errores y complicaciones. Además, trabajamos constantemente para adaptar nuestra solución a cómo realmente trabajan los equipos hoy.

📌 Notas de gastos: ¿por qué decir adiós a la gestión manual?

Control de gastos sin sorpresas

Gestionar los gastos de tu empresa no debería ser una carrera de obstáculos. Ni para ti, ni para tu equipo. Si te suena eso de «¿quién aprobó este gasto?», «¿dónde está el ticket?» o «¿por qué este presupuesto se duplicó?», no estás solo.

La buena noticia es que hay una forma más fácil, rápida y ordenada de hacerlo. Y sí, puedes tener control sin perder agilidad. Puedes dar autonomía sin perder de vista el presupuesto. Y lo mejor: puedes gestionarlo todo desde el mismo lugar donde ya gestionas vacaciones, nóminas o evaluaciones.

¿Quieres descubrir cómo Factorial te puede devolver el control sobre los gastos de tu empresa? 👉 Pide una demo gratuita y te enseñamos cómo simplificar la gestión de gastos (y de paso, tu día a día).

FAQs

• ¿Qué es un software de control de gastos?

Un software de control de gastos es una herramienta digital que permite registrar, aprobar, analizar y gestionar todos los gastos que se generan en una empresa. Incluye funcionalidades como la digitalización de tickets, flujos de aprobación, reportes automáticos y conexión con herramientas contables.

• ¿Quién debe utilizar una plataforma de gestión de gastos en una empresa?

Normalmente, los principales usuarios son los empleados que reportan sus gastos, los responsables de equipo que los aprueban y los departamentos de RRHH, Finanzas o Administración que los supervisan y contabilizan. Cuanto más intuitiva sea la herramienta, más fácil será su adopción en toda la organización.

• ¿Es obligatorio digitalizar los tickets para cumplir con Hacienda?

En España, la Agencia Tributaria permite la digitalización de justificantes de gasto siempre que se cumpla con ciertas normativas. Algunas plataformas están homologadas para este proceso. En otros casos, es suficiente con conservar el ticket físico o el archivo digital como respaldo.

• ¿Qué beneficios tiene automatizar la gestión de gastos?

Automatizar estos procesos reduce errores humanos, evita fraudes o duplicidades, mejora el control presupuestario y libera tiempo de tareas repetitivas. Además, permite tomar decisiones más informadas al tener visibilidad en tiempo real del gasto total por área, equipo o proyecto.

• ¿Cómo ayuda Factorial a gestionar los gastos de forma más eficiente?

Desde Factorial ofrecemos una solución integrada donde puedes gestionar gastos, vacaciones, nóminas y más, todo en un solo lugar. Nuestro sistema permite digitalizar tickets desde el móvil, configurar políticas de aprobación y exportar los datos fácilmente para llevar la contabilidad al día. Todo pensado para simplificarte la vida, no complicártela.