La cantidad de documentos que gestionamos en Recursos Humanos puede ser abrumadora: contratos, renovaciones, anexos, políticas internas, autorizaciones, acuerdos de confidencialidad… Y la mayoría necesita ser firmada.
Hasta hace no mucho, esto implicaba imprimir, escanear, archivar. Pero hoy, con equipos trabajando desde distintas ubicaciones y procesos cada vez más digitales, este sistema ya no tiene sentido. Por eso, contar con una herramienta de firma electrónica segura, legal y fácil de usar ya no es un lujo: es una necesidad.
En este artículo te contamos cuáles son las tres soluciones más populares de firma electrónica para equipos de RRHH en España, por qué contar con una herramienta de este tipo puede ahorrarte dolores de cabeza (y tiempo), y cómo desde Factorial lo estamos resolviendo para miles de empresas como la tuya.
La importancia de contar con una firma electrónica
Sabemos que Recursos Humanos no se detiene. Y cuando un proceso depende de que alguien imprima un documento, lo firme a mano, lo escanee y lo reenvíe… es fácil que se estanque. Especialmente cuando hablamos de personas que trabajan en remoto, tienen jornadas intensas o simplemente no están familiarizadas con procesos burocráticos.
Pero más allá de la agilidad operativa, hay un tema clave que no podemos dejar pasar: el cumplimiento legal.
¿Qué dice la ley en España sobre la firma electrónica?
En España, la firma electrónica está regulada por la Ley 6/2020 y por el Reglamento eIDAS a nivel europeo. Existen diferentes tipos de firma (simple, avanzada y cualificada), y cada una tiene su nivel de seguridad y validez legal. Para la mayoría de los procesos de RRHH (firmar contratos, políticas internas, finiquitos, etc.), la firma electrónica avanzada es más que suficiente.
¿El problema? Muchos departamentos aún no cuentan con una solución homologada. Esto no sólo ralentiza el trabajo, sino que puede exponer a la empresa en caso de una auditoría, un conflicto laboral o un desacuerdo contractual.
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Escenarios reales donde la firma electrónica marca la diferencia:
- Incorporaciones urgentes donde el contrato debe estar firmado antes del alta en la Seguridad Social.
- Despidos que requieren acuse de recibo en tiempo y forma.
- Políticas internas que cambian y deben ser aceptadas formalmente por cada persona.
- Procesos de auditoría donde necesitas demostrar la trazabilidad de las firmas.
¿Qué debe tener un buen software de firma electrónica?
Antes de elegir una herramienta, te recomendamos tener en cuenta estos aspectos:
- Que sea legalmente válida y cumpla con la normativa española y europea.
- Que garantice trazabilidad (quién firmó, cuándo, desde dónde).
- Que se integre con tus flujos actuales de trabajo.
- Que sea fácil de usar para RRHH… y para las personas empleadas.
- Que centralice todos los documentos firmados en un solo lugar.
Firma electrónica integrada en tu día a día de RRHH
En Factorial sabemos que el trabajo de RRHH va mucho más allá de enviar contratos. Por eso, nuestra solución de firma electrónica está integrada con el resto de procesos clave: contratación, gestión documental, comunicaciones internas, vacaciones, retribución flexible, etc.
👉 No necesitas salir de la plataforma para generar, enviar y almacenar documentos firmados.
👉 Puedes enviar múltiples documentos a firmar en pocos clics.
👉 Tienes trazabilidad completa y auditoría automática.
👉 Y, por supuesto, cumplimos con la normativa española y el reglamento eIDAS.
Además, puedes configurar diferentes tipos de flujos de firma, añadir varios firmantes por documento y definir el orden en que deben firmar. Todo sin perseguir a nadie por email ni preocuparte por qué pasó con ese archivo en PDF que nunca volvió firmado.
Lo mejor es que no necesitas formar a tu equipo ni a las personas empleadas para usarlo. Reciben un enlace, firman con su identidad digital y listo. Seguro, legal y rápido.
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Comparativa: los 3 mejores software de firma electrónica para RRHH en España
A continuación te dejamos una tabla comparativa con tres de las herramientas más utilizadas en el entorno de RRHH en España. Cada una tiene sus puntos fuertes, pero si buscas una solución pensada desde y para RRHH, te interesará ver cómo se integra la firma con otros procesos clave.
| Software | Integración con RRHH | Tipo de firma | Facilidad de uso | Almacenamiento centralizado | Adaptación a normativa española |
|---|---|---|---|---|---|
| Factorial | Integración completa con procesos de RRHH | Firma electrónica avanzada | Muy alta | Sí, en la misma plataforma | 100% adaptado |
| Signaturit | Integración con otras plataformas, no específica para RRHH | Firma electrónica avanzada | Alta | Depende del plan contratado | Adaptado |
| DocuSign | Herramienta generalista, no pensada para RRHH | Firma simple, avanzada y cualificada | Media-alta | Sí, pero fuera del entorno de RRHH | Adaptado |
Signaturit es una opción interesante si necesitas una herramienta enfocada solo en firma digital. Ofrece buenos niveles de seguridad y usabilidad. Pero si lo que necesitas es que la firma sea solo una parte más dentro de tu día a día en RRHH (contrataciones, nóminas, onboarding…), probablemente se te quede corta en integración.
DocuSign es una de las plataformas más conocidas a nivel global. Una opción para departamentos legales o corporativos que trabajan con múltiples países. Pero cuando lo que buscas es agilidad en procesos internos de Recursos Humanos, puede ser más compleja y menos adaptada a nuestras necesidades específicas en España.
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Factorial: mucho más que la firma electrónica
Hoy, contar con una herramienta de firma electrónica potente ya no es un extra: es una parte esencial de cualquier departamento de Recursos Humanos que quiera trabajar de forma ágil, segura y cumpliendo con la normativa.
Y si además de firmar, quieres automatizar procesos, centralizar documentos, mejorar la experiencia de tu equipo y ahorrar tiempo en tareas repetitivas… desde Factorial lo hacemos posible. Hablamos con muchos responsables de RRHH y nos cuentan una y otra vez lo mismo: lo que más valoran es poder gestionar todo desde un solo lugar. Desde la creación del documento hasta la firma, sin fricciones ni pasos innecesarios. Ganar tiempo, contar con procesos más seguros y recuperar el control es posible.
No necesitas implementar varias herramientas ni adaptar tu forma de trabajar: lo tienes todo en una única plataforma pensada para RRHH. Con una firma electrónica integrada que te da tranquilidad legal y libertad operativa.
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