Todo sobre la nueva ley de control horario de trabajadores

Esta guía analiza la obligatoriedad del registro de jornada en 2026, destacando la transición hacia sistemas digitales para evitar sanciones y cumplir con la normativa vigente. Explica los requisitos de conservación de datos por cuatro años y el derecho de acceso a la información para empleados y sindicatos. Es el recurso definitivo para gestionar el control horario con total seguridad jurídica y transparencia administrativa.

Sigue leyendo, te explicamos cómo afecta la legislación a tu empresa y qué herramientas puedes utilizar para cumplir con la ley de manera eficiente.

Datos clave sobre el control horario en 2026

• Obligación inminente: A partir de 2026, el registro de jornada mediante un sistema digital con trazabilidad y acceso remoto para la Inspección de Trabajo será obligatorio para todas las empresas en España, eliminando la validez de los métodos manuales como el papel o Excel, según fuentes especializadas.
• Régimen sancionador: El incumplimiento de la normativa de registro horario ya genera sanciones. Solo en el último año, la Inspección de Trabajo impuso multas por valor de 20 millones de euros por infracciones relacionadas con el tiempo de trabajo, según rtve.es 02/2025.
• Riesgo por trabajador: El borrador de la nueva normativa contempla un endurecimiento de las multas, que podrían pasar de ser por empresa a calcularse por cada trabajador afectado, con importes que podrían alcanzar los 10.000 €, como indica protime.es 04/2026.
• Adaptación necesaria: La nueva ley exigirá que los sistemas de fichaje sean inalterables y permitan a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) acceder a los datos de forma telemática y en tiempo real.

Qué requisitos clave exige la ley de control horario en 2026?

En la siguiente tabla te enseñamos lo que estipula la ley frente a los sistemas de control horario en las empresas:

Un aspecto crucial de la nueva normativa es que los sistemas utilizados no solo deben ser digitales, sino también garantizar la inalterabilidad, trazabilidad y conservación de los datos. Según el borrador del Real Decreto, la Inspección de Trabajo deberá poder acceder a esta información de forma remota e inmediata, lo que refuerza la necesidad de soluciones tecnológicas fiables.

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Cuáles son los objetivos de la nueva ley de control horario?

La implementación de esta medida busca garantizar la conciliación de la vida laboral y familiar de los empleados, evitar la sobrecarga de trabajo y asegurar que se respete la normativa sobre horas extra.

Además, el control horario permite a las empresas gestionar de manera más eficiente los recursos humanos, asegurando que se cumplan los objetivos sin comprometer la salud ni el bienestar de los empleados.

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Qué dice la normativa sobre el registro de pausas y horas extra?

La normativa exige que el registro horario sea un reflejo fiel del tiempo de trabajo efectivo. Esto implica no solo registrar el inicio y fin de la jornada, sino también todas las pausas e interrupciones. La correcta contabilización de las horas extraordinarias es un foco prioritario para la Inspección de Trabajo, que busca asegurar su correcta compensación o pago y evitar el fraude laboral. Según lavanguardia.com 03/2026.

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Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?

Esta medida busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Es un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas y lo que, en gran medida, define que si estas alcanzan o no sus objetivos de negocio a medio y largo plazo.

El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y la salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo. El control horario en empresas es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y cumplir con la ley actual que tiene vigencia nacional.

El control horario de empleados, es además, una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía, al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.

Qué sistemas de control horario son válidos en 2026?

Con la nueva ley de 2026, los sistemas manuales como las hojas de cálculo o el registro en papel quedan explícitamente prohibidos. La única vía para cumplir con la normativa es un sistema de fichaje digital. La herramienta elegida debe ser fiable, garantizar la integridad de los datos y permitir el acceso telemático a la Inspección. Es importante destacar que, según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), el uso de datos biométricos como la huella dactilar para el control horario está restringido y generalmente no se permite.

Puedes hacer el control horario desde el móvil, utilizando tarjetas deslizantes, instalando un software de control horario, con un programa online, con un código QR. En este artículo te hablaremos de los métodos básicos.

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Para asegurar la facilidad del registro para todos en tu empresa, lo ideal sería trabajar con un software que incluya fichaje de horario. Es la manera más sencilla, rápida y fiable de registrar la jornada laboral.

Si el software contratado, como Factorial, automatiza otras tareas administrativas de Recursos Humanos, además de permitir a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo, estarás llevando a tu empresa al futuro administrativo.

También puedes ofrecer el control horario a tus trabajadores a través de aplicaciones que permitan la lectura de códigos QR o el fichaje desde cualquier dispositivo.

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Y cómo se hace el control horario a los empleados durante el teletrabajo?

Las personas que teletrabajan también tienen que registrar su jornada diaria. De hecho, es justamente con el teletrabajo que tenemos no solamente mayor flexibilidad para el trabajador sino también mayor cantidad de herramientas y creatividad para registrar su actividad.

En este caso, lo más recomendable es volcar toda esta responsabilidad a un software de gestión de RR.HH. y su versión móvil. Sin embargo, también pueden tener en cuenta otras posibilidades:

• Si el trabajador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden tener un software que tome como parámetros el horario de encendido y apagado.
• Fichar desde el smartphone utilizando apps de control horario con geolocalización es también una posibilidad, aunque dependerá en gran medida de la precisión del GPS de cada dispositivo. A menos que la empresa dedique un presupuesto especial a brindar un equipo móvil a cada empleado, con todo lo que esto implica.
• Algunos programas (sobre todo para ordenadores) que se encargan de hacer un rastreo exhaustivo del uso del ratón y el teclado. También hay otras que se utilizan para registrar y cronometrar cada tarea que realiza el trabajador.

Sin embargo, aumentar el control y la presión de este modo sobre los trabajadores afecta sensiblemente a la productividad del empleado por generar demasiado estrés. Por eso, hay que hacer un uso adecuado y responsable de estos programas.

Cómo pueden hacer el control horario los empleados del sector de la hostelería?

Este sector suele tener dificultades para encontrar un sistema de control horario que se adapte a sus necesidades, pues cuentan con turnos rotativos, empleados a tiempo parcial, otros solo para los fines de semana… Además, los turnos suelen ser más largos (o se juntan unos con otros) y deben hacerse los descansos adecuados.

Ahora mismo, tener un control de horas para ahorrar tiempo y optimizar los procesos internos es esencial. ¿Cómo recomendamos que hagan el control horario las empresas del sector de la hostelería y la restauración? Con un software de control horario que permita hacer el registro de la jornada y, al mismo tiempo, una gestión de turnos que les ayude a evitar conflictos como el solapamiento de turnos.

Ese programa deberá incluir algún tipo de aplicación móvil o sistema de fichaje que sea sencillo para los trabajadores que no suelen trabajar en oficinas ni tener ordenadores en el puesto de trabaj

Cómo pueden hacer el control horario los funcionarios públicos?

Una de las preguntas del millón es ¿deben hacer el control horario los funcionarios públicos? o ¿pueden hacerlo? La respuesta es NO; no están obligados y SÍ; pueden hacerlo si lo desean, ya que es el único modo de tener un control de las horas extraordinarias (recordemos que esta ley quiere proteger a los trabajadores de esta práctica tan extendida en España).

Según la Ley de Control Horario, estos trabajadores están exentos del cumplimiento de la normativa, sin embargo, sí que es recomendable.

A qué sanciones se enfrenta una empresa por incumplir la ley de control horario?

Sí, y las consecuencias económicas son significativas. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) establece un baremo estricto que la Inspección de Trabajo aplica con rigor, tal y como explica kronjop.com 03/2026. No tener un sistema de registro o utilizar uno que no sea fiable (por ejemplo, que sea manipulable) se considera una infracción grave. Las sanciones se gradúan según la gravedad y el número de trabajadores afectados:

• Infracciones leves: Por errores formales o documentales aislados. Multas de 70 € a 750 €.
• Infracciones graves: Por la ausencia de registro, registros incompletos o el uso de sistemas no válidos (como Excel sin trazabilidad). Multas de 751 € a 7.500 €.
• Infracciones muy graves: Por la falsificación de datos, la manipulación deliberada o la obstrucción a la labor inspectora. Las multas pueden ascender desde 7.501 € hasta 225.018 €.

Con un software como Factorial, puedes generar informes automáticos y fiables, con total trazabilidad, asegurando el cumplimiento ante cualquier inspección.

Quiénes están exentos de la ley de control horario?

Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales. En primer lugar, las relaciones de carácter especial. Algunas de las relaciones de carácter especial más relevantes, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, incluyen:

• El personal de alta dirección.
• Las trabajadoras domésticas.
• Los penados en instituciones penitenciarias.
• Los deportistas profesionales.
• Los artistas en espectáculos públicos.
• Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
• Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
• Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por una ley.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.

En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Por un lado, los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada «día a día» y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.

Por otro lado, otros supuestos con una normativa específica de registro del trabajo, como determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).

En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.

Y los autónomos con empleados?

Es importante aclarar que los trabajadores autónomos que no tienen personal a su cargo no están obligados a registrar su propia jornada. Sin embargo, en el momento en que un autónomo contrata a su primer empleado, se convierte en empleador y, por tanto, está totalmente obligado a implementar un sistema de registro horario para ese trabajador, en las mismas condiciones que cualquier otra empresa, como indica grupovadillo.com.

¿Quieres implementar el control horario en tu empresa y no sabes cómo? Tienes dos opciones: hacerlo de la manera tradicional, con una plantilla de Excel para registrar el fichaje, o digitalizar este proceso implementando un software para el control horario y de esta forma realizar un óptimo control de horas trabajadas.

Gestionar el control horario en tu empresa es un paso esencial para evitar cualquier tipo de inconveniente legal, pero además, para poder contribuir a crear una correcta cultura de la gestión del tiempo.

Perspectiva internacional: el control horario en Europa y EE. UU.

Es obligatorio fichar en el trabajo en Alemania?

Los empleadores están legalmente obligados a documentar las horas de trabajo de sus empleados. Pueden registrar la información en una copia impresa o mediante un software de control horario o fichaje. Si los empleadores optan por registrar digitalmente las horas de trabajo, su servidor debe estar ubicado en Alemania.

La siguiente información debe ser archivada: fecha, nombre del empleado, inicio y final de un día de trabajo, cantidad de horas de trabajo, mano de obra y firma del empleado. Se sugiere que los empleados mantengan notas escritas de sus horas de trabajo y recesos. Su jefe, supervisor o colega puede firmar estas notas en caso de una disputa. Si un jefe no cumple con estas regulaciones, podría recibir una multa de hasta 15,000.00. Euros.

Registro de jornada laboral en Francia

Hay que distinguir los trabajadores cuya jornada laboral se calcula en horas (semanales, mensuales o anuales) y los trabajadores que trabajan con arreglo a un contrato suscrito por un número determinado de días (forfait annuel en jours), conforme al cual la jornada laboral del trabajador se calcula en días trabajados al año (hasta un máximo de 218 días) y no en horas.

En todos los casos, el trabajador podrá acceder a cualquier documento de control mediante el ejercicio de su derecho de acceso a sus datos personales. En caso de litigio, el trabajador
deberá aportar al juzgado información que justifique las horas que ha trabajado realmente. Por ello, recomendamos el uso de un software logiciel de gestion des temps.

Control de horas trabajadas en Italia

En Italia, se permite el uso de instrumentos que permiten el control del trabajador (como cámaras de video).
La instalación de sistemas audiovisuales y otros tipos de instrumentos que permiten el control remoto de los empleados generalmente están prohibidos, excepto por dos condiciones:

• Seguridad laboral, protección de activos laborales, exigencias organizativas y productivas;
• Acuerdo sindical previo o autorización administrativa.

En ambos casos, los instrumentos se pueden utilizar para todos los propósitos que tienen que ver con la relación de trabajo. ¿Cuál es la única condición? Es importante que exista información adecuada sobre la modalidad de uso y control de los instrumentos (respetando la privacidad del empleado). Sin embargo, también se pueden utilizar herramientas de trabajo como ordenadores personales, móviles inteligentes y sistemas de control horario o software rilevazione de presenze.

Control de presencia laboral en Portugal

En el caso de Portugal, es sumamente sencillo y no ha sido una complicación en absoluto. La legislación portuguesa establece la obligación de controlar las horas de entrada y salida de los empleados a su lugar de trabajo, ya sea con alternativas analógicas o tecnológicas, ya sea un software como Factorial o un sistema de relógio de ponto.

Suiza y el registro de jornada laboral

Cada empleador tiene la obligación legal de documentar las horas de trabajo de sus empleados.
Las empresas deben documentar las horas de trabajo diarias y semanales de sus empleados. El empleador también debe calcular los días libres del trabajador, junto con descansos de media hora o más. El desglose de las horas trabajadas por los empleados debe ser retenido por la empresa por un período de cinco años.

Al infringir esta regla, son posibles varias sanciones, que van desde una advertencia hasta una multa. En los casos más extremos de infracciones a la ley de empleo, es decir, cuando la vida o la salud de los empleados están en riesgo, la ley incluso establece el cierre de la empresa.

El registro horario en Noruega

En Noruega, muchas empresas y empleados acordaron que el sistema de control horario ha ayudado a definir la línea entre la vida laboral y la personal. Los empleados también apreciaron que el sistema de registro de entrada y salida garantizara que todos recibieran el pago correctamente, en particular con respecto a los salarios por hora y las horas extraordinarias.

Y hablando de pago, las regulaciones de control horario y presencia han mejorado y facilitado el procesamiento de salarios. Especialmente con la firma electrónica, ya que las horas trabajadas son siempre correctas y, a su vez, hace que los salarios sean correctos.

Control horario en Estados Unidos

Una cosa muy interesante sobre el control horario time attendance en los Estados Unidos es el hecho de que ahora se exige que los empleados tengan conocimiento de sus horarios, por ley, con el tiempo adecuado. Esto no es algo que existe en muchos países europeos. Si bien las leyes de programación predictiva difieren de un lugar a otro en los Estados Unidos, siguen un conjunto similar de reglas:

• Los empleadores deben publicar el calendario por adelantado, generalmente entre 7 y 14 días antes del primer turno programado.
• El pago adicional se otorga a los empleados si un empleador cambia el horario después del horario publicado.
• Debe haber un período de descanso adecuado entre turnos, a menos que un trabajador se ofrezca voluntariamente para trabajar durante un período de descanso.
• Los empleadores deben mantener todos los registros durante un período de tiempo determinado en relación con el horario.

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Cómo prepararse para la nueva ley de control horario?

La entrada en vigor de la normativa de fichaje digital obligatorio en 2026 requiere que las empresas actúen con antelación. Esperar a la publicación en el BOE no es una estrategia recomendable, ya que el plazo de adaptación podría ser de tan solo 20 días. Los pasos clave son:

1. Auditar el sistema actual: Evaluar si el método de registro actual cumple con los requisitos de fiabilidad, trazabilidad y accesibilidad remota.
2. Elegir una solución digital: Investigar y seleccionar un software de control horario que garantice el cumplimiento normativo, como Factorial, que se actualiza constantemente según la legislación española.
3. Comunicar y formar a la plantilla: Informar a los empleados sobre el nuevo sistema y proporcionar la formación necesaria para asegurar una transición fluida y un uso correcto de la herramienta.