Esta guía analiza la obligatoriedad del registro de jornada en 2026, destacando la transición hacia sistemas digitales para evitar sanciones y cumplir con la normativa vigente. Explica los requisitos de conservación de datos por cuatro años y el derecho de acceso a la información para empleados y sindicatos. Es el recurso definitivo para gestionar el control horario con total seguridad jurídica y transparencia administrativa.
Sigue leyendo, te explicamos cómo afecta la legislación a tu empresa y qué herramientas puedes utilizar para cumplir con la ley de manera eficiente.
¿Qué dice el Real Decreto sobre el control horario de los trabajadores?
En la siguiente tabla te enseñamos lo que estipula la Ley frente a los sistemas de control horario en las empresas:
| Obligación Legal | Descripción y Requisitos Clave | Aplicación / Plazos |
| Registro obligatorio | Todas las empresas deben registrar la entrada y salida de su plantilla, sin importar tamaño o sector. | Incluye jornada completa, parcial, presencial y teletrabajo. |
| Conservación de datos | Los registros deben guardarse y estar disponibles de inmediato para una posible inspección laboral. | Periodo mínimo de 4 años. |
| Derecho de acceso | La información debe ser transparente y consultable en cualquier momento. | Disponible para empleados y representantes sindicales. |
| Transparencia de jornada | Claridad total en horarios de inicio, fin, descansos y tiempo total trabajado. | Visualización regular por parte del trabajador. |
| Informe de horas extra | Notificación obligatoria sobre el exceso de jornada para evitar abusos y asegurar el pago. | Comunicación mensual a los sindicatos. |
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¿Por qué es importante el control horario?
La implementación de esta medida busca garantizar la conciliación de la vida laboral y familiar de los empleados, evitar la sobrecarga de trabajo y asegurar que se respete la normativa sobre horas extra.
Además, el control horario permite a las empresas gestionar de manera más eficiente los recursos humanos, asegurando que se cumplan los objetivos sin comprometer la salud ni el bienestar de los empleados.
¿Qué obligaciones existen sobre la Ley del Control Horario de los trabajadores?
Todas las empresas deberán registrar la jornada laboral de los empleados. Además, las empresas deben garantizar el registro horario de la jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece en propio precepto estatutario.
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¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?
Esta medida lo que busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Es un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas y lo que, en gran medida, define que estas alcancen o no sus objetivos de negocio a medio y largo plazo.
El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo. El control horario en empresas es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y cumplir con la ley actual que tiene vigencia nacional.
El control horario de empleados, es además una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía, al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.
¿Cómo registro la jornada laboral de los trabajadores, en papel o con un programa?
No solo existe una única solución para cumplir con la normativa del control horario y con la obligatoriedad de esta ley han surgido muchas herramientas para ayudar a las empresas. Eso sí, es importante elegir la más eficiente, que encaje mejor con las necesidades, la filosofía o el tipo de trabajo que se desarrolla en tu empresa.
Puedes hacer el control horario desde el móvil, utilizando tarjetas deslizantes, instalando un software de control horario, con un programa online, con un código QR. En este artículo te hablaremos de los métodos básicos.
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¿Cuáles son las herramientas de control horario más conocidas?
Hojas de Excel para el control horario de los empleados
El control horario no es algo nuevo; antes existían las famosas tarjetas de fichaje, en las que una máquina hacía agujeros para marcar la asistencia de los trabajadores. Ahora, los métodos no son tan rudimentarios, pero hay quien sigue prefiriendo el papel por encima de programas o aplicaciones.
En este caso, el responsable de RR.HH. deberá crear un sistema para contabilizar las horas que han trabajado los empleados, expresar cómo han sido estas repartidas durante el día e indicar si se han producido horas extraordinarias.
Esto se consigue fácilmente, si se quiere hacer en papel, con una cuadrícula impresa en una hoja que siempre debe estar a disposición de los empleados.
Riesgos de usar Excel para el registro de jornada:
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Errores humanos: Una fórmula mal arrastrada invalida todo el mes.
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Inseguridad jurídica: Es difícil demostrar ante una inspección de trabajo que los datos no han sido manipulados.
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Gestión ineficiente: Consolidar archivos individuales roba horas de valor a los gestores.
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Falta de tiempo real: Imposible saber quién está trabajando sin abrir archivos uno a uno.
Si aún no estás listo para un software automatizado, nuestra plantilla gratuita de registro horario te ayudará a profesionalizar tu control manual y cumplir con la normativa básica.
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Apps para el control horario de los trabajadores
Para asegurar facilidad del registro para todos en tu empresa, lo ideal sería trabajar con un software que incluya fichaje de horario. Es la manera más sencilla, rápida y fiable de registrar la jornada laboral.
Si el software contratado, como Factorial, automatiza otras tareas administrativas de Recursos Humanos, además de permitir a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo, estarás llevando a tu empresa al futuro administrativo.
También puedes ofrecer el control horario a tus trabajadores a través de aplicaciones que permitan la lectura de códigos QR o el fichaje desde cualquier dispositivo.
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¿Y cómo se hace el control horario a empleados durante el teletrabajo?
Las personas que teletrabajan también tienen que registrar su jornada diaria. De hecho es justamente con el teletrabajo que tenemos no solamente mayor flexibilidad para el trabajador sino también mayor cantidad de herramientas y creatividad para registrar su actividad.
En este caso, lo más recomendable es volcar toda esta responsabilidad a un software de gestión de RR.HH. y su versión móvil. Sin embargo, también pueden tener en cuenta otras posibilidades:
- Si el trabajador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden tener un software que tome como parámetros el horario de encendido y apagado.
- Fichar desde el smartphone utilizando apps de control horario con geolocalización es también una posibilidad, aunque se dependerá en gran medida de la precisión del GPS de cada dispositivo. A menos que la empresa dedique un presupuesto especial a brindar un equipo móvil a cada empleado, con todo lo que esto implica.
- Algunos programas (sobre todo para ordenadores) que se encargan de hacer un rastreo exhaustivo del uso del ratón y el teclado. Como también hay otras que se utilizan para registrar y cronometrar cada tarea que realiza el trabajador.
Sin embargo, aumentar el control y la presión de este modo sobre los trabajadores afecta sensiblemente la productividad del empleado por generar demasiado estrés. Por eso, hay que hacer un uso adecuado y responsable de estos programas.
¿Cómo pueden hacer el control horario los empleados del sector de la hostelería?
Este sector suele tener dificultades para encontrar un sistema de control horario que se adapte a sus necesidades, pues cuentan con turnos rotativos, empleados a tiempo parcial, otros solo para los fines de semana… Además, los turnos suelen ser más largos (o se juntan unos con otros) y deben hacerse los descansos adecuados.
Ahora mismo, tener un control de horas para ahorrar tiempo y optimizar los procesos internos es esencial. ¿Cómo recomendamos que hagan el control horario las empresas del sector de la hostelería y la restauración? Con un software de control horario que permita hacer el registro de la jornada y, al mismo tiempo, una gestión de turnos que les ayude a evitar conflictos como el solapamiento de turnos.
Ese programa deberá incluir algún tipo de aplicación móvil o sistema de fichaje que sea sencillo para los trabajadores que no suelen trabajar en oficinas ni tener ordenadores en el puesto de trabajo.
¿Cómo pueden hacer el control horario los funcionarios públicos?
Una de las preguntas del millón es ¿deben hacer el control horario los funcionarios públicos? o ¿pueden hacerlo? La respuesta es NO; no están obligados y SÍ; pueden hacerlo si lo desean, ya que es el único modo de tener un control de las horas extraordinarias (recordemos que esta ley quiere proteger a los trabajadores de esta práctica tan extendida en España).
Según la Ley del Control Horario, estos trabajadores están exentos del cumplimiento de la normativa, sin embargo, sí que es recomendable.
¿Nos pueden sancionar por no cumplir con la normativa del control horario de los trabajadores?
Desde que se aprobara la ley, cada vez son más las empresas inspeccionadas y sancionadas. Cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector está obligada a llevar a cabo el control horario de sus trabajadores.
El manager o responsable de Recursos Humanos podrá escoger el método o software de control horario que estime conveniente. Con el software de Factorial podrás crear informes de control horario automáticamente válidos ante una inspección.
La ley de infracciones del Orden Social establece dos tipos de sanciones por incumplimiento:
- Si el incumplimiento es debido a una cuestión formal de registro se contempla una multa de entre 60€ a 625€.
- Si el incumplimiento viene dado por la ausencia de registro la multa asciende hasta los 6.250€.
¿Quiénes están exentos de la ley de control horario?
Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales. En primer lugar, las relaciones de carácter especial. Algunas de las relaciones de carácter especial más relevantes, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, incluyen:
- El personal de alta dirección.
- Las trabajadoras domésticas.
- Los penados en instituciones penitenciarias.
- Los deportistas profesionales.
- Los artistas en espectáculos públicos.
- Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
- Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
- Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por un ley.
Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.
En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Por un lado, los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada «día a día» y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.
Por otro lado, otros supuestos con una normativa específica de registro del trabajo, como determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).
En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.
¿Quieres implementar el control horario en tu empresa y no sabes cómo? Tienes dos opciones: hacerlo de la manera tradicional, con una plantilla de excel para registrar el fichaje, o digitalizar este proceso implementando un software para el control horario y de esta forma realizar un óptimo control de horas trabajadas.
Gestionar el control horario en tu empresa es un paso esencial para evitar cualquier tipo de inconveniente legal, pero además, para poder contribuir a crear una correcta cultura de la gestión de tiempo.
El control horario en otros países
¿Es obligatorio fichar en el trabajo en Alemania?
Los empleadores están legalmente obligados a documentar las horas de trabajo de sus empleados. Pueden registrar la información en una copia impresa o mediante un software de control horario o fichaje. Si los empleadores optan por registrarse digitalmente las horas de trabajo, su servidor debe estar ubicado en Alemania.
La siguiente información debe ser archivada: fecha, nombre del empleado, inicio y final de un día de trabajo, cantidad de horas de trabajo, mano de obra y firma del empleado. Se sugiere que los empleados mantengan notas escritas de sus horas de trabajo y recesos. Su jefe, supervisor o colega puede firmar estas notas en caso de una disputa. Si un jefe no cumple con estas regulaciones, podría recibir una multa de hasta 15,000.00. Euros.
Registro de jornada laboral en Francia
Hay que distinguir los trabajadores cuya jornada laboral se calcula en horas (semanales, mensuales o anuales) y los trabajadores que trabajan con arreglo a un contrato suscrito por un número determinado de días (forfait annuel en jours), conforme al cual la jornada laboral del trabajador se calcula en días trabajados al año (hasta un máximo de 218 días) y no en horas.
En todos los casos, el trabajador podrá acceder a cualquier documento de control mediante el ejercicio de su derecho de acceso a sus datos personales. En caso de litigio, el trabajador
deberá aportar al juzgado información que justifique las horas que ha trabajado realmente. Por ello, recomendamos el uso de un software logiciel de gestion des temps.
Control de horas trabajadas en Italia
En Italia, se permite el uso de instrumentos que permiten el control del trabajador (como cámaras de video).
La instalación de sistemas audiovisuales y otros tipos de instrumentos que permiten el control remoto de los empleados generalmente están prohibidos, excepto por dos condiciones:
- Seguridad laboral, protección de activos laborales, exigencias organizativas y productivas;
- Acuerdo sindical previo o autorización administrativa.
En ambos casos, los instrumentos se pueden utilizar para todos los propósitos que tienen que ver con la relación de trabajo. ¿Cuál es la única condición? Es importante que exista información adecuada sobre la modalidad de uso y control de los instrumentos (respetando la privacidad del empleado). Sin embargo, también se pueden utilizar herramientas de trabajo como ordenadores personales, móviles inteligentes y sistemas de control horario o software rilevazione de presenze.
Control de presencia laboral en Portugal
En el caso de Portugal, es sumamente sencillo y no hay sido una complicación en lo absoluto. La legislación portuguesa establece la obligación de controlar las horas de entrada y salida de los empleados a su lugar de trabajo de los empleados, ya sea con alternativas analógicas o tecnológicas, ya sea un software como Factorial o un sistema de relógio de ponto.
Suiza y el registro de jornada laboral
Cada empleador tiene la obligación legal de documentar las horas de trabajo de sus empleados.
Las empresas deben documentar las horas de trabajo diarias y semanales de sus empleados. El empleador también debe calcular los días libres del trabajador, junto con descansos de media hora o más. El desglose de las horas trabajadas por los empleados debe ser retenido por la empresa por un período de cinco años.
Infringir esta regla, son posibles varias sanciones, que van desde una advertencia hasta una multa. En los casos más extremos de infracciones a la ley de empleo, es decir, cuando la vida o la salud de los empleados están en riesgo, la ley incluso establece el cierre de la empresa.
El registro horario en Noruega
En Noruega, muchas empresas y empleados acordaron que el sistema de control horario ha ayudado a definir la línea entre la vida laboral y la personal. Los empleados también apreciaron que el sistema de registro de entrada y salida garanterizara que todos recibieran el pago correctamente, en particular con respecto a los salarios por hora y las horas extraordinarias.
Y hablando de pago, las regulaciones de control horario y presencia han mejorado y facilitado el procesamiento de salarios. Especialmente con la firma electrónica, ya que las horas trabajadas son siempre correctas y, a su vez, hace que los salarios sean correctos.
Control horario en Estados Unidos
Una cosa muy interesante sobre el control horario time attendance en los Estados Unidos es el hecho de que ahora se exige que los empleados tengan conocimiento de sus horarios, por ley, con el tiempo adecuado. Esto no es algo que existe en muchos países europeos. Si bien las leyes de programación predictiva difieren de un lugar a otro en los Estados Unidos, siguen un conjunto similar de reglas:
- Los empleadores deben publicar el calendario por adelantado, generalmente entre 7 y 14 días antes del primer turno programado.
- El pago adicional se otorga a los empleados si un empleador cambia el horario después del horario publicado.
- Debe haber un período de descanso adecuado entre turnos, a menos que un trabajador se ofrezca voluntariamente para trabajar durante un período de descanso.
- Los empleadores deben mantener todos los registros durante un período de tiempo determinado en relación con el horario.
✅ Con Factorial puedes hacer todo esto y más. Solicita una demostración gratis de nuestro software y descubre la mejor manera de gestionar el control horario.
Buenos dias Cesar, para cuando estiman tener listo el modulo/Apartado del control de horarios en Factorial?
Hola Marcos,
La funcionalidad par el fichaje // control horario estará disponible a partir del 15 de abril.
Saludos
Buenas, cuando dispondrá la funcionalidad offline. El modelo productivo de mi empresa implica movilidad geográfica y en ocasiones sin cobertura de datos y móvil.
Un saludo
Buenas Alberto,
Actualmente la funcionalidad no dispone de una opción offline, pero lo positivo es que pueden rellenar las horas de una día en cualquier momento antes de que acabe el mes. Los empleados podrían tener las horas en cuenta y cuando tengan cobertura nuevamente las ingresan. Espero haber sido de ayuda :)
Saludos
Qué pasa con la empresa que aún está cometiendo delicto? Ex!! Trabajadores que empieza el trabajo a las 7’00__hasta 15’30 ‘ 8 horas de trabajo más 30 min descanso y en el fichero pone desde las. 08’00__ 16’00 y el horario incluido una hora de descanso ,es decir trabajamos 8 horas pero apuntan 7!!! El sábado 8 horas de trabajo y apuntan 5 .
Si detecta cualquier irregularidad en su empresa tiene usted la libertad de denunciarlo al departamento de trabajo.
Saludos
¿Sirven las fichas de un reloj de control de entrada y salida como justificante? o ¿ ha de ser un tipo listado?
Hola Ángela,
Puede hacerse con una herramienta online de control horario o una plantila de excel de control horario.
Saludos
Hola.como tenemos fichar las que realizamos servicios las casas particjlares. tenemos cada dia diferentes casas.gracias
Hola Karine,
Como mencionado en el artículo 2 del Estatuto de Trabajadores, las empleadas domésticas están exentas de la ley para cumplir con el control horario. Puedes leer más sobre lo mismo aquí 👉 https://factorialhr.es/blog/nueva-ley-control-horario/
Saludos
Si ma si el jeffe pone hora ya impresa y quiere firma ma hacemo hora mas no compensada?
Hola,
Legalmente no pueden obligarte a firmar ninguna hoja pre rellenada.
Saludos
Aparte de la jornada laboral, si aparte tiene que realizar una guardia después de tú jornada, eso también se compara con el mismo registro?
Hola Quino,
Todas las horas que realices se pueden y deben reportar. Si es necesario añadir una guardia luego de la jornada solo tienes que añadir esas horas en el mismo día y listo. Consulta con la empresa para que tengas una contestación más acertada o si requieren que sea un reporte aparte.
Saludos
Hola.mi empresa me pide los horarios hacer en escrito manual.yo como puedo garantizar que la empresa esta registrando mis horarios.gracias
Hola, con la hoja que te piden rellenar tus horarios.
Deberás entregarla firmada.
Saludos
HOLA BUENAS LA EMPRESA PARA DONDE TRABAJO NOS HAN COMENTADO QUE TENEMOS QUE FIRMAR LA HORA DE ENTRADA Y SALIDA EN DOS PAPELES DIFERENTES
1. CON LAS HORAS QUE NO ECHAMOS DE VERDAD
2. Y OTRO CON LAS HORAS QUE DE VERDAD ECHAMOS
EL DE LAS HORAS QUE NO ECHAMOS DE VERDAD SE GUARDA Y EL DE LAS HORAS QUE SI ECHAMOS DE VERDAD AL FINAL DE LA JORNADA SE TIRA .
Y MI PREGUNTA ES ¿ ESTOY OBLIGADA A FIRMAR EL DE LAS HORAS QUE NO ESTOI ECHANDO ? OSEA LAS HORAS QUE ME PONE EN MI NOMINA . ¿PUEDO SOLO FIRMAR EL DE LAS HORAS QUE DE VERDAD ESTOI ECHANDO ? QUE ME PASARIA SI LO HAGO ASIN NESESITO RESPUESTAS GRACIAS
Hola Cristina,
Legalmente, solo es necesario firmar una (1) hoja de horas de entrada y salida. Te recomiendo que te asesores con un abogado laboral para mejor documentar tu caso.
Saludos
Es obligatorio para qualquier actividad? O solo Pymes? Por ejemplo una tienda de ropa con un par de dependientas, tendrian que cumplir esta ley?
Hola Belen,
Como normativa general, la gran mayoría de las empresas tienen y deben cumplir con la ley. Existen tres grupos de casos exentos, pero son sumamente específicos. Aquí te dejo un enlace donde puedes conocer más sobre las excepciones 👉 https://factorialhr.es/blog/nueva-ley-control-horario/
Saludos
Tengo una empresa pequena 3 empleados también tengo que poner esta máquina gracias
Hola Abdel,
No tiene que poner ninguna máquina.
Tan solo sus empleados deben llevar un registro de las horas trabajas.
Puede usar una máquina de fichar, puede usar una plantilla para el control horario o usar Factorial control horario, que es gratis y online.
Saludos
Saludos
¿ ESTOY OBLIGADO, TENGO UNA MINIEMPRESA?
CON 3 TRABAJADORES
Hola Luis,
Como normativa general, la gran mayoría de las empresas tienen y deben cumplir con la ley. Existen tres grupos de casos exentos, pero son sumamente específicos. Aquí te dejo un enlace donde puedes conocer más sobre las excepciones 👉 https://factorialhr.es/blog/nueva-ley-control-horario/
Saludos
Hola, con un contrato de 40 horas, pueden repartirse las horas en 6 dias??. O sea librando un dia y repartiendo las horas en 6 dias. Un saludo
Hola Miryam,
Si, en un contrato de 40 horas se pueden repartir las horas en 6 días.
Saludos
En el caso que te obliguen a hechar hora de más si justificarlas .si en una inspección se ve esa ilegalidad quién sería el responsable y su sanción (trabajador o empresa . Gracias
Hola Pedro,
La empresa siempre es la responsable de llevar un control horario como marca ley.
Saludos
Sí tengo que pedir permiso para llevar a mi hijo al médico cómo computan esas horas qué paso fuera de mi lugar de trabajo
Hola Beatriz,
Dependiendo del convenio que tengas con tu empresa, por ejemplo en España debes pedir un permiso retribuido (asuntos propios). En el caso de ser de otro país, dependería del tipo de convenio entre empresa y trabajador.
Saludos
Buenas tardes ! Mi empresa es un poco especial, si nosotros desde siempre hacemos 9 horas y nos pagan 8, cuando fichemos que a día de hoy que están obligados no lo hacen, pueden obligarnos a hacer las 9 horas y fichar 8 ? O hacer las 9 horas y fichar 9 horas y no pagarlas ?
Gracias
Hola Antonio,
La empresa puede decir lo que quiera pero la ley es ley.
Saludos
Buenos días. Yo soy chofer y tengo sueldo fijo. Tengo derecho a horas extra o como debería hacerlo
Hola Manolo,
Cualquier persona con contrato tiene derecho a horas extra.
Te recomendamos mires el convenio colectivo al que estás suscrito y/o consultes con tu responsable de recursos humanos o representante sindical para tu caso concreto.
Saludos
Cómo se pueden pagar las horas extras compensando las?
Hola Enrique,
En este enlace te explicamos cómo hacer una nómina desde cero y como integrar las horas extras.
Saludos
Hola! La funcionalidad de control horario es parte de la suscripción gratuita o de la versión de pago PREMIUM ?
¡Hola Ricard!
La funcionalidad es parte del uso gratuito del software. ¡Échale un vistazo! 👉 https://factorialhr.es/control-horario-fichaje
Saludos
Buenos días, al extraer el registro de horas de los trabajadores en Factorial, no existe ninguna casilla para que la firmen, ¿no es necesario dicha firma?
Por otro lado, si tuviesemos que firmar el registro, el formato de extracción no permite que las horas de un empleado se vean todas en una hoja, sino que sale solamente un renglon por hoja..Sería posible modificar el formato??
Gracias.
Hola Jacob,
Actualmente no aparece ninguna casilla para la firma, pero el equipo está trabajando para descargar un informe más elaborado que disponga de una casilla y un formato más detallado. Pronto cuando tengamos la actualización lista, informaremos de los cambios a nuestros usuarios.
Saludos
Muchas gracias por tu comentario! Nos reconforta saber que lo que hacemos sirve de utilidad. Que tengas una excelente semana!