Cómo hacer el plan de onboarding digital de tus empleados?

El trabajo remoto e híbrido ya es la norma en la mayoría de las empresas: equipos distribuidos en distintos países, colaboradores externos y modelos híbridos que combinan presencia y teletrabajo. En este contexto, el plan de onboarding digital se ha convertido en una herramienta crítica para integrar a cada nueva incorporación desde el primer día, independientemente de dónde trabaje.

Por ello, contar con un plan de onboarding digital estructurado es una decisión estratégica, no solo operativa: define la experiencia del nuevo empleado desde antes de su primer día.

En este artículo encontrarás los beneficios del onboarding digital, un plan paso a paso para implementarlo y las herramientas que automatizan el proceso.

Si prefieres verlo en lugar de leerlo, aquí tienes un resumen en vídeo sobre onboarding.

Qué es el onboarding digital?

El onboarding digital es un proceso de incorporación digital que busca la adecuada integración de los nuevos empleados en la empresa.

El impacto de una mala incorporación es inmediato. Según Gallup, solo el 12% del personal considera que su empresa realiza un buen proceso de onboarding. En España, el reto es especialmente relevante para las pymes, donde la falta de procesos formales de acogida es más frecuente. Diseñar un plan de onboarding digital estructurado es el primer paso para cambiar esa realidad.

Diferencias entre onboarding, inboarding y offboarding

Dentro de la gestión de empleados nos encontramos con tres términos que, aunque suenan parecido, son muy diferentes.

Onboarding

Como ya hemos visto anteriormente, el onboarding de empleados es el proceso en el cual ponemos en marcha un plan de bienvenida para los nuevos miembros de la compañía. Hacer un buen onboarding es beneficioso tanto para el personal como para la empresa. Según datos de SHRM, el 20% de la rotación laboral se produce en los primeros 45 días de empleo. Un proceso de incorporación bien diseñado reduce directamente ese riesgo.

Inboarding

El inboarding hace referencia al plan de acción que se lleva a cabo con los empleados que ya tenemos en plantilla para que escalen dentro de la empresa.

Es un cambio de mentalidad en el que la empresa apuesta por el talento interno en lugar de buscarlo fuera. Podemos crear planes individuales e invertir en formación para hacer que estos sigan creciendo con nosotros. Recuerda que unos empleados felices son una empresa productiva.

Offboarding

Si hablamos de la importancia de hacer una buena bienvenida a los empleados, también tenemos que invertir tiempo en hacer un offboarding o despido de trabajadores debidamente.

Tanto para evitar posibles pérdidas financieras como para conseguir el feedback del empleado, es importantísimo realizar un plan de offboarding correcto.

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Qué beneficios tiene el plan de acogida empresarial?

El plan de onboarding no finaliza en el primer día de trabajo y tampoco se ciñe a firmar el contrato y mostrarle las oficinas. Por ello, lo llamamos “proceso” porque va mucho más allá de una simple bienvenida, se trata de acompañar al nuevo empleado en sus inicios y hacer un seguimiento.

Veamos qué es todo lo que nos puede proporcionar un plan de acogida para nuevos empleados:

Retención del talento

Apostar por el onboarding es una forma de retener el talento, ya que estamos invirtiendo en ellos y eso, al final, se traducirá en una fidelidad por parte de los empleados.

Aumento de la productividad

Según SHRM, las organizaciones con un proceso de onboarding estructurado consiguen que sus nuevas incorporaciones sean un 50% más productivas en menos tiempo. Ese incremento se traduce directamente en un retorno más rápido de la inversión en contratación.

Mejora el employer branding

Una empresa que se interesa por sus nuevos empleados dice mucho de ella y hace que destaque entre las demás. De esta manera, cuidar el employer branding construye una imagen de marca positiva, tanto interna como externamente, que atrae a nuevo talento y refuerza el compromiso del equipo actual.

Ahorro en costes de contratación

El hecho de que los nuevos trabajadores se marchen en los primeros meses supone un gran coste económico para la compañía, ya que tiene que volver a soportar los gastos de reclutamiento y selección de personal. Además, también tenemos que añadirle todas las horas que ha invertido el equipo en formar a la persona que después se marcha.

Por qué digitalizar el proceso de onboarding?

Cuando hablamos de digitalizar el plan de onboarding nos referimos a tener controlados todos los pasos para recibir al nuevo empleado desde una misma plataforma online.

1. Ahorro en tiempo de tareas administrativas

El tiempo es oro, por ello es mejor invertirlo en tareas que aporten valor a la empresa. Si reducimos el tiempo administrativo que nos comporta llevar al día toda la información de los nuevos empleados (archivar sus CV, las posibles pruebas, sus documentos, etc.) podremos dedicarnos a otras actividades más productivas.

2. Disminución el riesgo de descuidos

Si trabajamos con una plataforma de gestión de personas que automatice el proceso de onboarding, nos aseguraremos de completar cada tarea sin riesgo de omisiones. Por ejemplo, el programa puede ayudarnos a recordar dar de alta a un trabajador.

3. Integración a ritmo del trabajador

La digitalización de todos los procesos que llevamos a acabo con el nuevo empleado nos ayudará mucho si trabajamos con empleados que trabajen de manera remota, ya sean freelance o vivan en otros países. Teniendo una plataforma digital podemos realizar cualquier paso sin tener que estar los dos en el mismo lugar.

4. Actualización automática de los contenidos

Como toda la información está integrada en un mismo sistema, podremos disponer de todo el contenido siempre actualizado sin preocuparnos por buscar en carpetas y archivos.

5. Seguimiento fácil del avance de nuevos empleados

Podemos revisar cómo son los primeros meses de los nuevos empleados y detectar posibles errores a mejorar.

6. Información compartida con quien queramos

Desde la aplicación podremos tener el control de quien revisa los documentos o dar acceso a determinada información.

7. Disponibilidad de documentos para los trabajadores

El personal puede consultar sus documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo: tableta, ordenador o smartphone. De esta manera, también podrá actualizar su información siempre que lo desee, por ejemplo, indicando su nuevo domicilio.

Estas ventajas se traducen en resultados medibles. Según SHRM, las organizaciones con un proceso de onboarding estructurado y digital consiguen que sus nuevas incorporaciones alcancen la plena productividad entre 4 y 6 meses antes que aquellas que siguen procesos manuales.

Qué herramientas necesitas para el onboarding digital?

Poner en marcha un plan de acogida digital desde cero puede llevar semanas. El uso de herramientas especializadas reduce ese tiempo considerablemente al automatizar las tareas repetitivas del proceso de incorporación.

A continuación, vamos a ver los distintos tipos de herramientas digitales que pueden ayudarnos a planificar el onboarding digital:

Los checklists

Podemos crear un checklist de onboarding para el nuevo empleado indicándole las actividades que tiene que hacer durante los primeros días. Esta herramienta también permite saber si se han finalizado las tareas o conocer su estado.

Herramientas y apps para onboarding

Existen plataformas especializadas en onboarding que convierten el proceso de incorporación en una experiencia interactiva, con módulos de bienvenida, itinerarios personalizados y seguimiento del progreso.

Integrated tools – HRMS

Estos sistemas permiten unificar muchos procesos, como el onboarding, la formación e incluso la firma electrónica. Un ejemplo de plataforma que aplica esta integración es Factorial, la plataforma de operaciones de personal con IA que centraliza el onboarding, la formación y la firma electrónica en un único sistema. Desde la misma plataforma, el equipo de RRHH puede crear checklists de incorporación, asignar tareas automáticamente y hacer seguimiento del avance de cada nueva incorporación sin cambiar de herramienta.

Si usamos aplicaciones que nos ayuden a trabajar desde un único sistema estaremos facilitando la gestión de Recursos Humanos y este departamento podrá ahorrar mucho tiempo en la realización de labores administrativas.

Firma electrónica

Existen herramientas de firma electrónica que permiten validar documentos con plena validez legal y hacer el seguimiento de la firma en tiempo real, sin que la persona tenga que desplazarse físicamente a las oficinas.

Learning Management Systems

Los LMS más avanzados combinan el aprendizaje social con módulos de seguimiento del progreso, lo que permite a los responsables de RRHH identificar en tiempo real si una nueva incorporación está asimilando correctamente los contenidos de formación.

Chatbots

Los chatbots son muy útiles para resolver pequeñas dudas que puedan surgirles a los empleados. Cuando se quiera hacer una consulta, en vez de hacérsela al mánager, se puede preguntar al asistente virtual, que funciona como si fuera un robot, y este le dará la respuesta.

Plataformas de onboarding con IA

En 2026, la inteligencia artificial ha pasado a ser parte activa del proceso de incorporación. Las plataformas modernas utilizan agentes de IA para personalizar los itinerarios de formación, responder preguntas frecuentes del nuevo personal de forma automática y alertar al equipo de RRHH cuando una incorporación presenta señales de desconexión. Según datos de AIHR de 2026, la adopción de programas de onboarding virtual creció un 87% entre 2023 y 2025, lo que refleja tanto la expansión del trabajo remoto como la madurez de las herramientas disponibles.

Aplicaciones multimedia gratuitas

En ocasiones, cuando nos encontramos trabajando a distancia necesitamos hablar de un proyecto mostrando la pantalla y explicando algo a viva voz, como si estuviéramos en la oficina. Para estos casos existen aplicaciones gratuitas que permiten grabar vídeos, como es el caso de Loom.

Cómo diseñar el plan de inducción digital de tu empresa?

Cualquier empresa con personal remoto, híbrido o distribuido en distintas ubicaciones necesita un plan de onboarding digital. A continuación, te mostramos un proceso paso a paso que puedes adaptar a tu organización.

El onboarding digital exige más planificación que el presencial, porque cada interacción debe diseñarse de forma deliberada: no hay pasillos, ni cafetería, ni presentaciones espontáneas. Cada detalle cuenta.

Necesitas un plan de acogida, pero te encuentras trabajando de manera remota? Descárgate nuestra Lista para el Onboarding durante el teletrabajo

Quieres ver un ejemplo de plan de acogida digital de empresa? El proceso empieza antes de que se incorpore el trabajador a la empresa y está conformado por los siguientes pasos:

Paso 0: El pre boarding, actúa antes del primer día

El proceso de onboarding digital empieza antes de que la persona se incorpore. El preboarding incluye enviar un correo de bienvenida con información sobre la empresa, compartir el organigrama y el manual de cultura, y confirmar que todos los accesos digitales están configurados. Según datos de AIHR de 2026, las organizaciones de alto rendimiento tienen un 35% más de probabilidades de iniciar el proceso de onboarding antes de la fecha oficial de incorporación. Este paso reduce la incertidumbre del primer día y acelera el tiempo hasta la plena productividad.

Paso 1: Enviar el kit de bienvenida al domicilio del trabajador

Si el empleado no tiene manera de llegar a las oficinas, tendremos que enviar el equipo informático, así como el welcome pack al domicilio del trabajador.

Para asegurar que se ha recibido el material, es recomendable que el trabajador envíe una foto y la comparta con su superior o con la persona de Recursos Humanos que lo contactó.

Paso 2: Añadir al nuevo empleado a nuestros canales de comunicación digital

Aunque no tengamos al nuevo trabajador de manera física en las oficinas, debemos poder comunicarnos de manera ágil y rápida como si lo tuviéramos.

Paso 3: Preparar una reunión de onboarding con el nuevo empleado

En tu plan de onboarding no te olvides de programar una reunión con el nuevo trabajador, para poder darle el recibimiento que se merece y poder explicarle mejor cómo es la empresa y cuáles serán sus tareas.

Para ello, puedes utilizar herramientas de videollamada como Zoom o Microsoft Teams, que permiten activar la cámara, compartir pantalla y grabar la sesión para que la nueva incorporación pueda revisarla después.

Proponemos que estructures la reunión en los siguientes bloques:

• #1 – Cultura, filosofía, misión y visión de la empresa: aunque seguramente en la entrevista de trabajo ya se dieron algunas pinceladas de cómo trabaja la empresa, aquí lo importante es ahondar en la cultura, filosofía, misión y visión de la compañía.

Este punto es importante para que desde el primer día el trabajador tenga conocimiento de los objetivos que persigue la empresa y vaya acorde con el equipo.

• #2 – Organigrama: para poner en situación al nuevo empleado será fundamental enseñarle el organigrama de la empresa, explicando también quiénes serán sus compañeros.
• #3 – Firma de contrato: para poder hacer efectivo el contrato de trabajo, el empleado deberá firmar. Para ello, existen diferentes sistemas que trabajan con la firma digital, como Factorial.
• #4 – Tareas: aquí deberás explicar detalladamente cuáles serán sus tareas a desempeñar y cómo hacerlo. Para ello, facilítale todos los accesos y herramientas necesarias.
• #5 – Práctica: es recomendable tomar algún ejemplo práctico para explicar cómo se realizaría una tarea. Una idea sería tomar de referencia el próximo proyecto a desempeñar. De esta manera, podemos resolver las primeras dudas que se planteen desde un inicio.

Paso 4: Establece una metodología de trabajo digital

Trabajar a distancia, en ocasiones, puede despertar algunos sentimientos de soledad, aislamiento o estrés.

Para poder gestionar a los trabajadores de manera remota, deberás crear unas pautas de trabajo para asegurar una buena salud mental de tus trabajadores.

Existen diferentes recomendaciones que podrías trasladar a tus empleados para hacer más fácil el trabajo a distancia:

• #1 – Establece rutinas: cuando no tenemos que movernos de casa, es fácil caer en rutinas que alteran nuestros horarios. Para ello, es recomendable establecer horarios para levantarse, no olvidar el aseo y arreglarnos como si fuéramos a la oficina.
• #2 – Propón buenos hábitos alimentarios y de ejercicio: si trabajamos todo el día sentados y, además, no nos hemos movido en todo el día es recomendable hacer ejercicio al aire libre o en casa. Además, no debemos olvidar alimentarnos bien para poder tener la energía suficiente para afrontar el día.
• #3 – Organiza meetings online e invita a utilizar los canales digitales: podéis seguir haciendo la pausa para el café, pero de manera online. Además, el uso de canales de comunicación interna ayudará a apagar el sentimiento de soledad.
• #4 – Establece un buen lugar de trabajo: este punto es muy importante, ya que debemos encontrar un sitio cómodo en el que no tengamos distracciones.

Según Gallup, cuando los responsables directos participan activamente en el proceso de onboarding, las nuevas incorporaciones tienen 3,4 veces más probabilidades de valorar su experiencia como excepcional. Involucrar al mánager desde el primer día no es opcional. Es uno de los factores con mayor impacto en la retención temprana.

Paso 5: Mide el éxito del onboarding y recoge feedback

Un plan de onboarding digital sin métricas es difícil de mejorar. SHRM recomienda medir el tiempo hasta la plena productividad, la tasa de retención a los 90 días y la satisfacción de las nuevas incorporaciones mediante encuestas breves. Puedes enviar un cuestionario al final de la primera semana, otro al mes y un tercero a los tres meses. Los resultados te permitirán detectar cuellos de botella en el proceso y ajustar el plan para las siguientes incorporaciones.

El papel del buddy o mentor en el onboarding digital

Asignar a una persona del equipo como referente («buddy») para la nueva incorporación es una de las tácticas con mayor impacto en el onboarding remoto. Según datos de AIHR de 2026, los programas de buddy pueden aumentar la retención en un 52% y reducir el tiempo hasta la plena productividad en un 60%. En la práctica, el buddy responde las preguntas informales que la nueva incorporación no se atreve a hacer al responsable directo, y actúa como puente hacia la cultura del equipo.