El outsourcing de Recursos Humanos consiste en externalizar determinadas funciones de RR. HH. para que un proveedor especializado se encargue de ejecutarlas total o parcialmente. Nóminas, selección de personal, administración laboral o determinados procesos de consultoría son algunos de los servicios que una empresa puede delegar.
Externalizar no significa necesariamente desprenderse de todo el departamento de Recursos Humanos. De hecho, uno de los modelos más habituales consiste en mantener internamente las decisiones relacionadas con personas y estrategia mientras se delegan aquellas tareas que requieren conocimientos especializados, una elevada carga administrativa o recursos que la empresa no tiene disponibles.
La decisión, por tanto, no debería reducirse a comprobar si el proveedor resulta más barato. Antes de externalizar conviene valorar qué conocimiento quiere conservar la empresa, qué datos tendrá que compartir, qué nivel de control necesita y qué procesos influyen directamente en la experiencia de sus empleados.
Datos clave
- El outsourcing de RR. HH. consiste en delegar procesos o funciones en un proveedor externo especializado.
- Utilizar un software de Recursos Humanos no es outsourcing por sí mismo. Si el equipo continúa gestionando el proceso internamente, estamos hablando de digitalización o automatización.
- Entre los procesos que suelen externalizarse están la gestión laboral y de nóminas, el reclutamiento, el headhunting y determinados servicios de consultoría.
- Externalizar una tarea no elimina las obligaciones que continúan correspondiendo a la empresa como empleadora.
- Cuando un proveedor trata datos de trabajadores por cuenta de la empresa y siguiendo sus instrucciones, normalmente debe regularse la relación conforme a las obligaciones aplicables al encargado del tratamiento.
- La decisión entre externalizar, contratar internamente o automatizar depende del coste, la complejidad, el volumen de trabajo, el conocimiento disponible y el valor estratégico de cada proceso.
Qué es el outsourcing de Recursos Humanos?
Outsourcing significa externalización. En Recursos Humanos se produce cuando una empresa encarga a un tercero la ejecución de una función que, de otra manera, tendría que realizar con sus propios recursos.
El alcance puede ser muy diferente. Una compañía puede contratar una asesoría únicamente para preparar sus nóminas, recurrir a una agencia para cubrir una posición difícil de encontrar o delegar una parte mucho mayor de la administración de personal.
Lo importante es que existe un proveedor externo que presta el servicio.
Por ejemplo, contratar una consultora para buscar candidatos es outsourcing. Utilizar internamente un software ATS para que el propio equipo de RR. HH. gestione esos candidatos no lo es.
Outsourcing y automatización de RR. HH. son lo mismo?
No. Esta distinción es importante porque ambos conceptos se confunden con frecuencia.
| Outsourcing | Automatización |
|---|---|
| Un proveedor externo ejecuta una función o parte de ella. | La empresa sigue gestionando la función internamente. |
| Puede implicar transferencia de tareas, conocimiento operativo y datos al proveedor. | La tecnología reduce tareas manuales pero el control permanece dentro de la organización. |
| Ejemplo: una asesoría prepara las nóminas. | Ejemplo: RR. HH. centraliza las incidencias de nómina mediante software. |
| Ejemplo: una agencia realiza la búsqueda inicial de candidatos. | Ejemplo: el equipo utiliza un ATS para organizar su propio proceso de selección. |
Una plataforma SaaS puede utilizarse dentro de una relación de outsourcing, pero el software como servicio no constituye automáticamente outsourcing de Recursos Humanos.
Esta diferencia permite plantear una tercera opción además de hacer todo internamente o externalizarlo: automatizar aquellas tareas que consumen tiempo pero que la empresa prefiere mantener bajo su control.
Qué procesos de Recursos Humanos se pueden externalizar?
No todas las funciones tienen el mismo peso estratégico ni requieren el mismo nivel de conocimiento interno. Algunas son más fáciles de delegar que otras.
Gestión laboral y nóminas
Es uno de los ejemplos más habituales. Una empresa puede contar con una asesoría o proveedor especializado que prepare nóminas, calcule determinadas liquidaciones, gestione documentación laboral o ayude con trámites administrativos.
Externalizar este trabajo puede resultar especialmente útil cuando la organización no dispone internamente de especialistas en administración laboral.
Sin embargo, delegar la ejecución no significa despreocuparse del resultado. La empresa sigue necesitando proporcionar información correcta sobre salarios, variables, ausencias, horas y demás incidencias que tengan impacto sobre la nómina, además de revisar los procesos que le correspondan.
Reclutamiento y selección
La selección de personal puede externalizarse en diferentes grados.
Una agencia puede encargarse de buscar y presentar candidatos, mientras que la empresa mantiene internamente las entrevistas finales y la decisión de contratación. En otros modelos, un proveedor puede gestionar una parte mucho mayor del proceso.
Dentro de esta categoría encontramos:
- Agencias de selección: ayudan a localizar y evaluar candidatos para determinadas posiciones.
- Headhunting: suele utilizarse para buscar perfiles especializados, directivos o candidatos difíciles de encontrar mediante procesos convencionales.
- RPO: un proveedor asume de forma continuada una parte amplia o la totalidad del proceso operativo de reclutamiento.
La decisión final sobre quién encaja en el puesto debería conservar suficiente participación interna, especialmente cuando se trata de posiciones con un impacto importante sobre el equipo o la organización.
Formación
Las empresas también pueden contratar proveedores para impartir programas de formación, diseñar contenidos o desarrollar competencias concretas.
Externalizar la impartición tiene sentido cuando el conocimiento no existe internamente. Aun así, la organización debería seguir definiendo qué competencias necesita desarrollar y qué resultado espera obtener.
Consultoría de Recursos Humanos
Algunos proyectos requieren conocimientos que una empresa no necesita mantener permanentemente en plantilla.
Por ejemplo:
- Diseño de estructuras salariales.
- Revisión de procesos de Recursos Humanos.
- Diseño organizativo.
- Planes de igualdad y otros proyectos especializados.
- Transformación del modelo de gestión de personas.
- Proyectos de cultura o liderazgo.
En estos casos, contar con una visión externa puede aportar metodología y experiencia obtenida en otras organizaciones.
Auditorías y revisiones especializadas
Una auditoría de Recursos Humanos puede requerir una perspectiva independiente, especialmente cuando se busca revisar procesos, documentación o determinados riesgos.
La externalización puede aportar objetividad, aunque el alcance de la revisión debería definirse claramente antes de compartir información interna con el proveedor.
Qué procesos conviene mantener dentro de la empresa?
Que una función pueda externalizarse no significa que sea conveniente hacerlo.
Hay decisiones que dependen directamente de la estrategia, la cultura y el conocimiento que la organización tiene sobre sus personas. Delegarlas completamente puede generar distancia entre Recursos Humanos, managers y empleados.
Conviene mantener una participación interna especialmente alta en procesos como:
- Decisiones finales de contratación.
- Promociones.
- Compensación y criterios salariales.
- Gestión del desempeño.
- Diseño de la cultura.
- Desarrollo de managers.
- Planificación de talento.
- Gestión de conflictos.
- Decisiones disciplinarias.
- Reestructuraciones.
Un proveedor puede asesorar, proporcionar información o ejecutar una parte del proceso. La responsabilidad de tomar determinadas decisiones sobre las personas debería permanecer suficientemente conectada con quienes conocen el negocio y los equipos.
Tipos de outsourcing de Recursos Humanos
Más que clasificar el outsourcing según la tecnología que utiliza el proveedor, resulta práctico hacerlo según el alcance de las tareas externalizadas.
| Modelo | Qué se externaliza | Ejemplo |
|---|---|---|
| Externalización puntual | Un proyecto o necesidad concreta. | Búsqueda de un director financiero mediante headhunting. |
| Externalización por proceso | Una función recurrente específica. | Preparación mensual de nóminas. |
| Externalización parcial de RR. HH. | Varias funciones operativas. | Nómina, contratos y administración laboral gestionados por un proveedor. |
| Externalización amplia | Gran parte de las operaciones de Recursos Humanos. | Proveedor externo que gestiona diferentes procesos mientras la empresa conserva internamente la estrategia de personas. |
El modelo adecuado depende de cuánto conocimiento y control necesita conservar la organización.
Cuándo puede ser conveniente externalizar Recursos Humanos?
No existe un tamaño concreto de empresa que determine cuándo hacer outsourcing.
Puede tener sentido cuando:
- Falta conocimiento especializado. La empresa necesita una competencia concreta pero no suficiente trabajo como para incorporar un especialista a tiempo completo.
- El volumen es irregular. Un proceso de selección puede necesitar muchos recursos durante tres meses y muy pocos después.
- Las tareas administrativas están ocupando demasiado tiempo. Un equipo pequeño de People puede necesitar concentrarse en funciones de mayor impacto.
- Existe una necesidad puntual. Por ejemplo, buscar un perfil ejecutivo o realizar un proyecto específico.
- El coste interno es superior. Siempre que la comparación incluya el coste real del servicio, coordinación, tecnología y supervisión.
- La empresa necesita escalar rápidamente. Un proveedor puede aportar capacidad adicional sin tener que construir de inmediato un equipo interno completo.
Cuándo puede no ser buena idea externalizar?
Outsourcing no es sinónimo de eficiencia. En algunas circunstancias puede añadir más coordinación que valor.
Conviene reconsiderarlo cuando:
- El proceso diferencia estratégicamente a la empresa.
- Requiere conocer profundamente a managers y equipos.
- La información cambia constantemente y es difícil mantener actualizado al proveedor.
- La organización necesita responder con mucha rapidez.
- El coste de coordinar y supervisar al proveedor elimina el supuesto ahorro.
- La experiencia del empleado depende demasiado de una relación externa.
- Se está externalizando únicamente porque el proceso interno está mal diseñado.
En este último caso, delegar un proceso desordenado puede limitarse a trasladar el problema de un equipo a otro.
Ventajas y desventajas del outsourcing de Recursos Humanos
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Acceso a conocimiento especializado. | Menor control directo sobre la ejecución. |
| Mayor capacidad durante periodos de mucho trabajo. | Dependencia del proveedor. |
| Puede reducir determinadas cargas administrativas. | Necesidad de coordinación continua. |
| Evita incorporar especialistas para necesidades puntuales. | Posible pérdida de conocimiento interno. |
| Puede aportar procesos y metodologías ya desarrollados. | Riesgo de una experiencia menos cercana para los empleados. |
| Permite que el equipo interno se concentre en otras prioridades. | Implica compartir información empresarial y datos personales con terceros. |
Externalizar Recursos Humanos reduce siempre los costes?
No necesariamente.
Para comparar correctamente una solución externa con una interna hay que analizar el coste total, no únicamente la tarifa mensual del proveedor.
Entre los costes que deberían tenerse en cuenta están:
- Precio del servicio.
- Tiempo dedicado a coordinar al proveedor.
- Configuración e implantación.
- Integraciones tecnológicas.
- Servicios adicionales.
- Gestión de incidencias.
- Costes derivados de cambiar de proveedor.
- Tiempo que seguirá necesitando invertir el equipo interno.
También hay que valorar qué ocurre si la empresa crece. Un servicio económicamente interesante con 20 empleados puede no mantener la misma relación coste-beneficio cuando la plantilla alcanza 200.
Qué pasa con los datos de los empleados cuando se externaliza RR. HH.?
Esta es una de las cuestiones que más cuidado merece.
Los procesos de Recursos Humanos utilizan información como nombres, datos de contacto, salarios, cuentas bancarias, contratos, ausencias y otra documentación relacionada con los trabajadores.
La empresa no deja de tener obligaciones sobre esos datos simplemente porque un proveedor los gestione.
Cuando el proveedor trata datos personales por cuenta de la empresa y siguiendo sus instrucciones, normalmente existe una relación de responsable y encargado del tratamiento. La empresa debe seleccionar proveedores que ofrezcan garantías suficientes y regular adecuadamente esa relación.
Antes de contratar conviene comprobar aspectos como:
- Qué datos necesita realmente el proveedor.
- Para qué los utilizará.
- Quién tendrá acceso.
- Dónde se almacenarán.
- Qué medidas de seguridad existen.
- Si intervienen otros subproveedores.
- Qué ocurre con los datos cuando termina la relación.
- Cómo se gestionarán posibles incidencias.
Externalizar una función no debería significar perder visibilidad sobre cómo se utiliza la información de los empleados.
Cómo elegir un proveedor de outsourcing de RR. HH.?
Antes de comparar precios conviene definir exactamente qué problema debe resolver el proveedor.
Estas preguntas pueden ayudar:
- Qué procesos gestionará exactamente?
- Qué seguirá haciendo el equipo interno?
- Quién será nuestro interlocutor?
- Qué tiempos de respuesta ofrece?
- Cómo se medirán los resultados?
- Qué experiencia tiene en empresas de nuestro tamaño y sector?
- Cómo protege la información de nuestros empleados?
- Qué sistemas utiliza?
- Puede integrarse con nuestras herramientas actuales?
- Cómo recuperaremos nuestros datos y procesos si terminamos el contrato?
También es recomendable definir responsabilidades y niveles de servicio antes de empezar. Cuanto más ambigua sea la frontera entre lo que hace la empresa y lo que hace el proveedor, más probable es que aparezcan tareas sin propietario.
Outsourcing o software de RR. HH.: qué necesita tu empresa?
En ocasiones el problema no es que la empresa necesite que otra persona haga el trabajo, sino que sus procesos siguen dependiendo de hojas de cálculo, correos y tareas manuales.
| Necesidad | Opción que puede tener más sentido |
|---|---|
| No tenemos conocimiento para realizar la tarea. | Externalizar o contratar a un especialista. |
| Tenemos conocimiento, pero el proceso es demasiado manual. | Automatizar mediante software. |
| Necesitamos capacidad adicional durante unos meses. | Externalización temporal. |
| El proceso es estratégico y recurrente. | Desarrollar capacidad interna, apoyada por tecnología. |
| Necesitamos conocimiento externo pero queremos conservar la ejecución. | Consultoría puntual y gestión interna. |
No es necesario elegir una única solución para todo Recursos Humanos. Una empresa puede, por ejemplo, externalizar parte de la administración laboral, utilizar internamente un ATS para reclutamiento y mantener completamente dentro de la organización las evaluaciones y decisiones de talento.
Cómo puede Factorial reducir la necesidad de externalizar tareas administrativas?
Factorial no es una empresa de outsourcing de Recursos Humanos. Es una plataforma que permite a las empresas digitalizar y centralizar diferentes procesos para gestionarlos internamente con menos trabajo manual.
Entre sus funcionalidades actuales se encuentran:
- Reclutamiento y ATS para organizar candidatos y procesos de selección.
- Gestión documental para centralizar contratos, nóminas y otros documentos de empleados.
- Firma electrónica para solicitar firmas sobre documentación laboral.
- Control horario para centralizar registros de jornada.
- Evaluaciones de desempeño para organizar procesos de feedback y seguimiento.
- Gestión de ausencias y vacaciones para centralizar solicitudes y disponibilidad del equipo.
Esto permite plantear una alternativa intermedia: mantener el proceso y el conocimiento dentro de la empresa mientras se automatiza la parte administrativa.
En otras situaciones seguirá teniendo sentido recurrir a una asesoría, consultora, agencia de selección u otro especialista externo. La cuestión no es decidir si outsourcing o tecnología es siempre mejor, sino elegir qué modelo encaja con cada proceso.
Descubre las funcionalidades de Factorial para centralizar la gestión de Recursos Humanos.
Preguntas frecuentes sobre el outsourcing de Recursos Humanos
Externalizar RR. HH. puede ahorrar capacidad interna y aportar conocimientos especializados, pero no todos los procesos necesitan salir de la empresa. Estas son las dudas más habituales antes de decidir qué funciones delegar.
Es la externalización de una o varias funciones de RR. HH. para que un proveedor especializado se encargue de ejecutarlas. Puede aplicarse a procesos como nóminas, administración laboral, selección, headhunting, formación o consultoría.
Entre las más habituales están administración laboral y nóminas, reclutamiento, búsqueda de perfiles especializados, formación y determinados proyectos de consultoría. El alcance puede ir desde una tarea puntual hasta varias funciones recurrentes.
No necesariamente. Si una empresa utiliza un software para que su propio equipo gestione procesos de forma más automatizada, continúa siendo gestión interna. Existe outsourcing cuando un tercero asume la ejecución de la función.
Puede proporcionar acceso a especialistas, aumentar temporalmente la capacidad del equipo, reducir determinadas cargas administrativas y evitar contratar internamente perfiles que solo se necesitan para proyectos concretos.
Puede reducir el control directo, generar dependencia del proveedor, dificultar la comunicación, hacer que parte del conocimiento salga de la empresa y obligar a compartir información sensible de empleados con terceros.
La empresa debe analizar qué datos tendrá el proveedor, qué hará con ellos y qué garantías ofrece. Cuando procesa información siguiendo instrucciones de la empresa, normalmente debe formalizarse la correspondiente relación como encargado del tratamiento conforme a la normativa de protección de datos.
Depende de la frecuencia, complejidad y valor estratégico del proceso. Una necesidad puntual o muy especializada puede justificar el outsourcing, mientras que una función estratégica y recurrente puede ser más conveniente mantenerla internamente y apoyarla con tecnología.
Factorial permite que una empresa gestione internamente procesos como reclutamiento, documentación, firma electrónica, control horario, ausencias y evaluaciones mediante una plataforma centralizada. Puede reducir la carga administrativa sin entregar necesariamente el proceso a un proveedor externo.
