El control horario y el fichaje de los empleados dentro de una empresa es una de las prácticas más comunes alrededor del mundo en el departamento de Recursos Humanos. Por eso queremos ayudarte a comprender los detalles de la normativa.
Además, te traemos las claves para crear una plantilla de control horario para los equipos en Excel y PDF que te podrás descargar.
¿Qué es el control horario y por qué es importante?
El control horario es el proceso de registrar y gestionar las horas trabajadas por cada empleado, incluyendo su horario de entrada, salida, pausas y posibles horas extraordinarias. Aunque a simple vista pueda parecer un simple trámite, en realidad es una herramienta poderosa que beneficia tanto a la empresa como a los trabajadores.
Beneficios del control horario
- Cumplimiento legal: Ayuda a evitar sanciones y asegura que se respeten los derechos de los empleados.
- Transparencia: Genera confianza al proporcionar un registro claro y accesible de las horas trabajadas.
- Eficiencia: Facilita la gestión de recursos humanos y optimiza la distribución del trabajo.
- Bienestar laboral: Ayuda a identificar problemas como exceso de horas extras o desigualdades en la carga de trabajo.
¿Cómo hacer control horario de trabajadores? (manual y con plantilla en PDF)
El control horario y fichaje en una empresa es la acción de contabilizar las horas que han trabajado los empleados, y cómo estas han sido repartidas a lo largo de su jornada. En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida, así como las horas extraordinarias y las que no se han realizado durante su jornada.
En el pasado, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo. Pero, ¿cómo se hace el control horario ahora?
Hay muchas maneras de llevar el control horario dentro de una empresa. Desde utilizar una plantilla de Excel de horas trabajadas hasta sistemas avanzados que tienen como objetivo que tu menor preocupación sea el cómo llevar el control de asistencia y fichaje.
Ahora están a disposición de cualquier empresa dispositivos o sistemas de registro automáticos, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida.
Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales y programas para el control horario de los trabajadores, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles (que permiten el registro de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina), códigos personales e intransferibles y los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras.
La ley del control horario, la razón de la obligatoriedad del fichaje
La ley del control horario, implantada en España en el año 2019, surgió con el objetivo de regular las horas extraordinarias y proteger al trabajador de superar su jornada laboral sin obtener la parte de salario extra que le correspondería.
Con esto, las empresas están obligadas a llevar un cómputo de las horas ordinarias y las complementarias de sus trabajadores, y este deberá de ser mensual. Además, estos registros deberán conservarse dentro de la empresa durante 4 años y estar disponibles en caso de tener una Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si no se cumple con esta normativa? Los primeros meses de aplicación de esta nueva ley se consideraron una especie de prueba; si las empresas no cumplían todos los requisitos, se les decía lo que tenían que arreglar.
Ahora que se sabe más sobre cómo implementar la normativa en cualquier sector y contexto laboral, las sanciones han empezado a aplicarse.
Hablamos de multas de entre 60 y 625€ si el incumplimiento es debido a una cuestión formal del registro, y de hasta 6.250€ si no se ha hecho dicho registro.
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Plantilla excel horas trabajadas para el control horario de los trabajadores
Las hojas o plantillas para el control horario son documentos, generalmente con algún tipo de lista o cuadrante, en el que se registra la entrada y la salida de los empleados, teniendo en cuenta también los descansos.
Llevar un control horario de tus trabajadores en Excel puede ser fácil de implementar pero se debe tener especial cuidado al momento del registro de la jornada laboral y del almacenamiento de los datos.
Mira este vídeo con las últimas actualizaciones de control horario
Descarga una plantilla para el control horario de trabajadores en PDF
Si el Excel no es lo tuyo, puedes descargarte nuestra plantilla de registro jornada laboral en PDF gratis, adaptada a la Ley de 2019 y los cambios del 2021 y 2022. Así tendrás todas las partes cubiertas y solo sería ingresar las horas y hacer todos los cálculos de las horas a mano.
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Plantilla manual en PDF, Word y Excel vs. Software para el control horario de trabajadores y fichaje
¿Es posible registrar la jornada laboral usando un documento de Word? Por supuesto que sí, pero hay algunos detalles que deberías tener en cuenta para que sea realmente útil y claro.
Los documentos en Word son sencillos de crear y bastante accesibles, pero, al no tener una estructura de cuadrícula como las hojas de cálculo, puede resultar más complicado organizar y analizar los datos.
Por eso, muchas empresas prefieren usar plantillas con cuadrantes compuestos por celdas, como las de Excel. Este formato no solo hace que los registros sean más claros, sino que también ayuda a reducir errores y facilita el análisis, tanto para ti como responsable de recursos humanos como para los empleados que lo usan.
Una plantilla bien diseñada es clave para un registro eficiente y transparente.
Claves para aprovechar al máximo las plantillas manuales
Si decides usar plantillas manuales, hay algunos consejos que pueden marcar la diferencia y ahorrarte muchos dolores de cabeza:
- Diseño claro y sencillo: Asegúrate de que la plantilla sea intuitiva y fácil de entender para todos. Un formato sobrecargado o confuso solo complicará las cosas.
- Instrucciones específicas: Explica paso a paso cómo deben registrar los horarios de entrada, salida y pausas. Cuanto más claro sea el proceso, menos errores cometerán.
- Revisión periódica: Tómate el tiempo para revisar los registros con frecuencia. Esto no solo ayuda a identificar problemas, sino que también muestra a tu equipo que valoras la precisión en este proceso.
Limitaciones de las plantillas manuales
- Aunque las plantillas manuales tienen la gran ventaja de ser gratuitas y rápidas de implementar, no están exentas de problemas. Aquí te dejamos algunos aspectos a considerar:
- Almacenamiento engorroso: A medida que la empresa crece, mantener organizados y accesibles los registros puede volverse un verdadero reto.
- Análisis limitado: Si necesitas obtener insights o realizar cálculos avanzados, las plantillas manuales requieren mucho tiempo y esfuerzo adicional.
- Riesgo de errores: La dependencia del ingreso manual de datos aumenta la posibilidad de equivocaciones.
Por otro lado, soluciones como los softwares especializados como Factorial eliminan muchas de estas complicaciones. Estas herramientas permiten automatizar todo el proceso, desde el registro hasta el análisis, lo que las hace ideales para empresas que buscan eficiencia y precisión.
Ahora que ya conoces las ventajas y desventajas de las plantillas manuales, es momento de analizar cuál es la solución que mejor se adapta a las necesidades de tu equipo. Recuerda, elegir el formato adecuado no solo facilita tu trabajo, sino que también mejora la experiencia de tus empleados.
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Plantillas de horarios de trabajo para imprimir con cuadrante para rellenar
Las plantillas en Excel de horas trabajadas, PDF o Word son gratuitas, es cierto, pero conllevan más tiempo de gestión, pues se tienen que ordenar, clasificar, hacer el recuento de las horas, pedir las firmas a los trabajadores in situ. Y difícilmente se pueden adaptar a las necesidades de la nueva tendencia del teletrabajo y el trabajo híbrido.
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Programa o aplicación para fichar y hacer un control horario de trabajadores (con período de prueba gratis)
Los software para el control horario como Factorial facilitan la administración del registro de la jornada y son mucho más precisos. Factorial es muy simple de usar y fácil de configurar. Con opciones para realizar el seguimiento en tiempo real y completar horas de trabajo más tarde, es básicamente una versión mucho más precisa y versátil de una hoja de fichaje.
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El Control Horario en el teletrabajo
Para que tus teletrabajadores puedan fichar la única opción que tienes es la de digitalizar tu empresa, y eso significa decir adiós a las hojas de registro de jornada laboral impresas. Es posible utilizar una plantilla que se comparta por internet con los trabajadores y estos vayan editándola, pero es muchísimo más fácil contar con un software que haga el recuento automáticamente.
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El Control Horario y la seguridad en la oficina
Aunque tus empleados no teletrabajen y sigan yendo a la oficina, puede que tengas que adaptar tus sistemas para el registro de la jornada igualmente.
✅ Te puede interesar: Guía para el control horario (con o sin teletrabajo)
Comparativa entre Formatos de Plantilla de Control Horario (PDF, Excel, Herramientas en Línea)
El formato adecuado para registrar y monitorear las horas laborales es esencial para la gestión del control horario de los trabajadores en 2024, pero es importante encontrar el que se adecue más a las necesidades de tu empresa. Existe una variedad de opciones, incluidas plantillas en PDF, formatos más dinámicos como Microsoft Excel y herramientas en línea. Dependiendo del tipo de empresa y sus necesidades operativas, cada formato tiene sus propias ventajas y desventajas.
Para que puedas elegir el que mejor se ajuste a tu empresa, aquí hay una comparativa detallada de los formatos de plantilla de control horario más utilizados:
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Formato |
Ventajas |
Desventajas |
Ideal para |
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– Fácil de compartir y distribuir |
– Difícil de editar una vez generado. |
Empresas pequeñas que buscan un formato simple y fijo, ideal para registros básicos. |
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Excel |
– Editable y personalizable. |
– Requiere conocimientos básicos de Excel para personalizar. |
Empresas medianas que necesitan flexibilidad y cálculo automático en los registros. |
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Online |
– Actualización en tiempo real. |
– Dependiente de conexión a internet. |
Empresas grandes o con equipos distribuidos que requieren control de horas automatizado y flexible. |
Todo lo que debes saber para cumplir con la legislación vigente en España
¿Sabías que hace poco se publicó en el BOE la orden que regula el registro de jornada laboral para trabajadores? Las últimas modificaciones respecto al control horario en España, impulsadas por el Real Decreto-ley 8/2019, exigen que todas las empresas lleven un registro de la jornada laboral de sus empleados. Pero no solo esto sino que especifica algunas maneras para hacerlo de manera apropiada.
- Registro diario de la jornada:
Debes registrar el inicio y fin de la jornada de cada empleado de manera diaria, independientemente del tipo de contrato (completo o parcial).
- Formato del registro:
No se especifica un formato único, por lo que puede ser en papel o digital. Sin embargo, el registro debe ser fiable, objetivo y estar disponible para la Inspección de Trabajo.
- Conservación de los datos:
Los registros deben guardarse durante un mínimo de cuatro años y deben estar disponibles para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo cuando se solicite.
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