“¡Necesito urgentemente el contrato de Juan García de 2019!”. Esta frase, o alguna similar, es fácil escucharla varias veces en una sola semana cuando una empresa es sometida a algún tipo de auditoría o inspección. Contratos laborales, nóminas, evaluaciones de desempeño o expedientes del personal se acumulan y desperdigan en los departamentos de Recursos Humanos sin ningún tipo de software de gestión documental que los organice.
Ante esta situación, cada búsqueda puede llevar a requerir más de 25 minutos de media y la participación de 3 personas diferentes. En pleno siglo XXI y con la Inteligencia Artificial convertida en algo habitual, los departamentos de RR.HH de la mayoría de las organizaciones siguen perdiendo tiempo en tareas que la tecnología podría resolver en segundos.
Vivimos en la era de la información, pero los profesionales de People aún no pueden localizar los datos que necesitan con rapidez por la ausencia de un software de gestión documental específico del área de Recursos Humanos que optimice su trabajo y elimine cuellos de botella.
Teniendo en cuenta que, según un estudio de IDC, más de un 21% del rendimiento laboral se pierde por una mala gestión de la información, no es exagerado decir que estamos ante un problema estructural que afecta a la eficiencia de las empresas y al bienestar de de sus equipos.
Para superar este obstáculo, te presentamos los 10 mejores softwares de gestión documental diseñados especialmente para Recursos Humanos. Con ellas podrás digitalizar, organizar, colaborar y proteger los documentos clave de tus empleados. Si quieres reducir costes, mejorar la productividad y asegurar el cumplimiento normativo, tienes que conocerlos.
Tabla de contenidos:
- ¿Por qué usar un software de gestión documental (DMS) en Recursos Humanos?
- Características de un gestor documental para el departamento de People
- Cuáles son los software de gestión documental más utilizados en Recursos Humanos
- El futuro de la gestión documental en RR.HH.
- Gestión documental con Factorial: Pruébalo gratis
¿Por qué usar un software de gestión documental (DMS) en Recursos Humanos?
Como vimos en nuestro artículo “Software de gestión documental: qué es y cómo elegir el mejor para tu empresa”, un DMS (Document Management System) es una solución tecnológica que facilita crear, organizar, almacenar, administrar, recuperar y controlar documentos digitales. Su función principal es centralizar la información, evitando el caos documental y estableciendo un sistema ordenado y eficiente.
Aplicado al área de Recursos Humanos, es un gestor documental especializado que administra el alto volumen de información sensible de los empleados de una organización. Currículums, contratos laborales, nóminas o evaluaciones de desempeño deben estar disponibles de forma inmediata y cumplir con la Ley de Protección de Datos de España.
Para satisfacer estas necesidades propias del departamento de RR HH, un software de gestión documental es imprescindible. Garantiza el cumplimiento normativo, optimiza la experiencia del empleado, agiliza el hallazgo de documentos, pudiendo también potenciar los procesos de onboarding o gestionar las bajas de los empleados entre otras muchas tareas de los departamentos de People.
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Características de un gestor documental para el departamento de People
Según Dataereaser, empresa de gestión de residuos y destrucción de documentación confidencial, las empresas sin una gestión documental adecuada pueden gastar hasta un 10% más que aquellas que sí la tienen. Otros estudios, como el de IDC y otro de AIIM, detallan que el coste anual de una mala gestión documental oscila entre los 9.071 y los 19.732 dólares al año por trabajador.
No cabe duda de que las horas perdidas cada semana buscando información dispersa o mal clasificada tiene un elevado coste. Algo que también afecta al rendimiento de los trabajadores y de la propia organización.
Evitar este lastre es posible con un software de gestión documental especializado en Recursos Humanos que tenga las siguientes características:
- Almacenamiento en la nube. Esta funcionalidad permite acceso remoto 24/7 desde cualquier dispositivo, ofreciendo escalabilidad y copias de seguridad continuas para proteger información crítica.
- Seguridad y permisos de acceso. Estas plataformas deben contar con un cifrado robusto, autenticación de doble factor y gestión de permisos. Esto es crucial para proteger información confidencial de empleados.
- Integración con otros sistemas. La capacidad para conectarse con diferentes tipos de ERP, CRM u otras aplicaciones de nóminas facilita el flujo de información y evita la falta de comunicación entre departamentos.
- Automatización de flujos de trabajo. Un software de gestión documental de Recursos Humanos posibilita definir rutas de aprobación automáticas para contratos, evaluaciones y solicitudes, agilizando procesos y reduciendo errores manuales.
- Control de versiones. De igual modo, también ayuda a mantener un historial detallado de cambios, posibilitando rastrear modificaciones, restaurar versiones anteriores y garantizar que siempre se trabaja con el documento correcto.
- Digitalización y OCR. Las soluciones más avanzadas son capaces de convertir documentos físicos en formato digital editable mediante reconocimiento óptico de caracteres, una tecnología que también facilita tanto las búsquedas de documentos como la extracción automática de datos.
- Firma electrónica. Esta función agiliza la aprobación y firma de documentos legales como contratos, políticas y bajas laborales, otorgándoles validez jurídica completa y eliminando papel.
- Interfaz intuitiva. Esto es fundamental para la rápida adopción por empleados de RR.HH., minimizando curvas de aprendizaje y optimizando la productividad desde el primer día.
- Soporte móvil. La opción de tener acceso a funciones desde smartphones y tablets es importante sobre todo para equipos remotos o que requieren flexibilidad en la gestión documental diaria.
Beneficios de un software de gestión documental
| Ventajas de un sistema de gestión documental en RR HH | |
| Beneficio | Descripción |
| Digitalización y organización centralizada | Convierte documentos físicos a digitales, organizándolos y haciéndolos accesibles desde cualquier dispositivo autorizado, eliminando archivadores y problemas de espacio. |
| Automatización de procesos | Elimina errores como documentos duplicados o versiones desactualizadas, y automatiza tareas repetitivas como la aprobación de documentos. |
| Mejora de la productividad | Permite a los empleados encontrar cualquier documento en segundos, liberándolos para tareas de mayor valor y aumentando la eficiencia general del equipo. |
| Control de accesos y permisos | Ofrece una gestión de usuarios y asignación de permisos detallados para garantizar que cada empleado acceda solo a la información necesaria, protegiendo datos sensibles. |
| Ahorro de tiempo y dinero | Reduce gastos en papel, impresión y almacenamiento físico, y optimiza el tiempo del personal, lo que se traduce en importantes ahorros económicos. |
| Cumplimiento normativo | Facilita el cumplimiento de normativas como el RGPD, asegurando la protección de datos personales y la trazabilidad de la información. |
| Colaboración mejorada | Habilita que múltiples usuarios trabajen en un documento simultáneamente, con control de versiones y un historial de cambios detallado, fomentando el trabajo en equipo. |
| Sostenibilidad | Al reducir el uso de papel y optimizar procesos, la empresa mejora su impacto ambiental y contribuye a un futuro más sostenible. |
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Cuáles son los software de gestión documental más utilizados en Recursos Humanos
Factorial
Nuestro gestor documental es una solución integral diseñada específicamente para Recursos Humanos que centraliza y organiza documentos laborales y fiscales del empleado, como contratos, nóminas, bajas y DNI, haciéndolos accesibles en segundos.
Cuenta con una interfaz intuitiva y de fácil implementación, y destaca por permitir flujos de aprobación automatizados, la firma digital de documentos y la integración con otros procesos clave de RR.HH. como el onboarding, la gestión del desempeño o el control horario.
Además, incorpora Inteligencia Artificial (IA) para resumir y extraer información relevante de documentos, agilizando el análisis de los equipos de RR.HH. Asimismo, contamos con una aplicación móvil con acceso completo desde cualquier dispositivo.
| Factorial | |
| Descripción | Plataforma de gestión documental online y segura que posibilita a las empresas gestionar todos sus documentos y el control horario de manera eficiente. |
| Ventajas | 1. Centralización de documentos: Organiza todos los documentos en un solo lugar, facilitando su acceso y gestión.
2. Firma electrónica: Permite la firma de documentos de forma legal y segura, agilizando procesos. 3. Aplicación móvil: Acceso a documentos desde dispositivos móviles, lo que mejora la flexibilidad y la gestión en movimiento. 4. Configuración de permisos: Control total sobre quién puede ver y editar documentos, asegurando la confidencialidad. |
| Público Objetivo | Empresas de todos los tamaños que buscan una solución integral para la gestión de documentos y recursos humanos, especialmente aquellas con un alto volumen de documentación. |
SAP Success Factors
SAP SuccessFactors HCM es una plataforma integral de gestión de recursos humanos que ayuda a optimizar procesos como la nómina y el talento. Es ideal para medianas y grandes empresas al facilitar el trabajo de los departamentos de People y beneficia la experiencia de los empleados. Sin embargo, la implementación inicial puede ser compleja.
| SAP Success Factors | |
| Descripción | Plataforma de gestión de recursos humanos en la nube que optimiza el control horario y la gestión del talento. |
| Ventajas | 1. Mejora la experiencia del empleado.
2. Análisis de datos profundos. 3. Adaptabilidad a cambios. 4. Herramientas de autogestión. |
| Público Objetivo | Medianas y grandes empresas que buscan digitalizar la gestión de recursos humanos. |
Cezanne HR
Cezanne es un gestor documental de RRHH que agiliza la carga, creación y envío de archivos, facilitando también la firma electrónica de documentos y el seguimiento de la actividad documental. Cuenta con sistemas de protección y seguridad, cumple con el GDPR y se integra con facilidad en los flujos de trabajo de las organizaciones. No obstante, puede ser costoso para pequeñas empresas.
| Cezanne HR | |
| Descripción | Plataforma integral para la gestión documental en recursos humanos, que facilita el control y almacenamiento de documentos. |
| Ventajas | 1. Centralización de documentos.
2. Plantillas personalizables. 3. Seguridad avanzada y cumplimiento GDPR. 4. Integración con flujos de trabajo. |
| Público Objetivo | Empresas medianas y grandes que requieren optimizar la gestión de recursos humanos y asegurar la protección de datos. |
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Sesame HR
Este es otro software de gestión documental especializado en recursos humanos que organiza los documentos laborales en un solo lugar, facilitando su acceso y clasificación. Sus funciones incluyen la automatización de la recopilación de documentos y la firma digital. Asimismo, también cuenta con acceso multidispositivo, seguridad en la información y la posibilidad de crear plantillas personalizadas.
| Sesame HR | |
| Descripción | Plataforma de gestión documental que organiza y facilita el acceso a documentos de recursos humanos. |
| Ventajas | 1. Acceso multidispositivo.
2. Automatización de la recopilación de documentos. 3. Firma digital 4. Reducción de costes de papel |
| Público objetivo | Empresas medianas y grandes que buscan optimizar la gestión documental y reducir el uso de papel. |
Personio
Personio es un software con múltiples funcionalidades para agilizar las tareas diarias de los departamentos de Recursos Humanos y facilita la gestión documental con la firma electrónica de contratos. Una de sus fortalezas radica en la gestión integral de personal y nómina, centralizando los datos de los empleados (expedientes, horas trabajadas, ausencias) en un solo lugar para un acceso práctico, cubriendo todo el ciclo de vida del empleado.
| Personio | |
| Descripción | Es una plataforma de gestión de recursos humanos que automatiza procesos como nóminas, reclutamiento y control horario, facilitando la gestión de personal. |
| Ventajas | 1. Automatización de flujos de trabajo: Reduce el tiempo en tareas administrativas.
2. Adaptabilidad: Permite personalizar políticas y soluciones según las necesidades de la empresa. 3. Análisis del personal: Ofrece informes prediseñados y personalizados para una mejor toma de decisiones. 4. Cumplimiento normativo: Facilita la adherencia a regulaciones y políticas de RR. HH. |
| Público objetivo | Empresas medianas y grandes en sectores como tecnología, manufactura y servicios profesionales. |
Kenjo
El software especializado en Recursos Humanos Kenjo suministra funcionalidades esenciales para optimizar la administración del personal como el control horario, la gestión de documentos y la generación de informes. Ideal para medianas y grandes empresas que necesitan una solución integral, destaca entre sus ventajas la accesibilidad de la información y el cumplimiento normativo.
| Kenjo | |
| Descripción | Plataforma de Recursos Humanos que gestiona documentos en la nube. |
| Ventajas | 1. Mejora la eficiencia.
2. Reduce errores. 3. Facilita el acceso a información. 4. Mejora la toma de decisiones. |
| Público objetivo | Empresas medianas y grandes que buscan optimizar la gestión de recursos humanos. |
DocuWare
DocuWare es un sistema de gestión documental especialmente útil para el área de Recursos Humanos al capturar automáticamente los registros y documentos de los empleados en un repositorio central. De este modo, facilita la digitalización de procesos administrativos, con funciones de escaneo, OCR, archivado legal y cumplimiento normativo. Entre sus debilidades, destaca que su uso implica una mayor complejidad y coste inicial de implementación para organizaciones pequeñas.
| DocuWare | |
| Descripción | DocuWare es una plataforma de gestión documental que permite la digitalización y automatización de flujos de trabajo, facilitando el control horario y la gestión de documentos. |
| Ventajas | 1. Automatización de procesos: Reduce el tiempo de tareas administrativas y mejora la eficiencia.
2. Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con regulaciones como la Ley Crea y Crece. 3. Inteligencia Artificial: Mejora el procesamiento de documentos a través de IDP (Intelligent Document Processing). 4. Acceso centralizado: Permite a los empleados acceder a información y documentos de manera rápida y segura. |
| Público objetivo | Empresas de todos los tamaños, especialmente en sectores como tecnología, servicios y manufactura. |
Microsoft SharePoint
Sin ser un software de gestión documental especializado en Recursos Humanos, es una solución muy utilizada para este fin. Es ideal para empresas que ya utilizan Microsoft 365, lo que facilita la creación de un entorno colaborativo donde RR.HH. puede almacenar, compartir y gestionar documentos de forma organizada.
Ofrece control de versiones, permisos granulares (útil para la confidencialidad de documentos de personal) y automatización de flujos de trabajo con Power Automate. Asimismo, su motor de búsqueda permite encontrar rápidamente información, y ayuda a construir una intranet inteligente para mejorar la cohesión y eficiencia del personal de RR.HH.
| Microsoft SharePoint | |
| Descripción | Plataforma de colaboración y gestión documental que permite crear, gestionar y compartir contenido, facilitando la comunicación entre equipos. |
| Ventajas | 1. Colaboración en tiempo real: Permite a los equipos trabajar juntos en documentos y proyectos simultáneamente.
2. Personalización: Ofrece herramientas para personalizar sitios y flujos de trabajo según las necesidades del negocio. 3. Integración con Microsoft 365: Se integra fácilmente con otras aplicaciones de Microsoft, como Teams y OneDrive. 4. Seguridad y control de permisos: Proporciona opciones avanzadas para gestionar la seguridad y los permisos de acceso a documentos. |
| Público objetivo | Empresas de todos los tamaños, especialmente aquellas que buscan mejorar la colaboración interna y la gestión de documentos. |
Alfresco
Alfresco es una solución de gestión de contenido empresarial de código abierto basada en la nube que permite almacenar, organizar y compartir documentos de RR.HH. de forma segura y eficiente. Destaca por su capacidad para automatizar tareas y extraer información de los documentos mediante Inteligencia Artificial, lo que puede agilizar el procesamiento de currículums o formularios. Ofrece altos estándares de protección y cumplimiento del RGPD, siendo ideal para manejar información sensible y para auditorías.
| Alfresco | |
| Descripción | Software de gestión de contenido empresarial (ECM) que permite la colaboración, gestión de documentos y automatización de procesos, facilitando el control horario y la organización de archivos. |
| Ventajas | 1. Gestión de contenido: Permite organizar y gestionar documentos de manera centralizada.
2. Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo y procesos empresariales. 3. Flexibilidad: Se integra fácilmente con otras aplicaciones y sistemas existentes en la empresa. 4. Seguridad y cumplimiento: Aporta características avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo. |
| Público objetivo | Empresas medianas y grandes que necesitan una solución robusta para la gestión de documentos y colaboración. |
Bamboo HR
Este software de gestión documental especializado en Recursos Humanos también centraliza la información de empleados y procesos relacionados con ellos como impuestos y nóminas. Este software es perfecto para medianas y grandes empresas gracias a su fácil integración y la mejora en la toma de decisiones.
| Bamboo HR | |
| Descripción | Plataforma integral que gestiona documentos y controla horarios de manera eficiente. |
| Ventajas | 1. Mejora la eficiencia.
2. Reduce errores. 3. Facilita la toma de decisiones. 4. Se integra múltiples sistemas. |
| Público objetivo | Empresas medianas y grandes que buscan optimizar la gestión de recursos humanos. |
Alternativas de gestión documental para pequeñas empresas y autónomos
Los software que acabamos de analizar están especializados en la gestión documental de los departamentos de Recursos Humanos. Sin embargo, hay otras opciones genéricas que también son utilizadas por pequeñas empresas y autónomos gracias a sus costes reducidos y flexibilidad.
Entre estas se encuentra Google Workspace. Gracias a herramientas como Google Drive, Docs y Sheets, esta solución también permite a profesionales de RR.HH. almacenar, compartir y colaborar en documentos en tiempo real al ser una solución basada en la nube. Tiene una baja curva de aprendizaje y es perfecta para quienes buscan una solución sencilla y ágil.
En el mismo nivel se encuentra Dropbox Business a la hora de guardar y compartir archivos. En concreto, esta solución incorpora herramientas de colaboración, control de versiones y sincronización automática entre dispositivos. Asimismo, tiene un sistema de permisos que facilita el control sobre quién puede acceder a qué documentos, protegiendo la información sensible del personal.
Adobe Document Cloud, por su parte, está enfocada en el manejo de documentos PDF, lo que lo convierte en una plataforma para los profesionales de RR.HH. que trabajan con este formato. Permite crear, editar, compartir y firmar documentos digitalmente con validez legal como, por ejemplo, contratos laborales, ofertas de empleo o acuerdos de confidencialidad.
El futuro de la gestión documental en RR.HH.
La digitalización del archivo documental es la evolución natural de los departamentos de Recursos Humanos. Al adoptar un software de gestión documental, las organizaciones impulsan su eficiencia, potencian la colaboración y reducen costes asociados a la pérdida de tiempo y las tareas manuales.
Al automatizar procesos y proteger la información, un DMS libera al personal para centrarse en lo que más importa: las personas y el bienestar del capital humano. ¿Listo para transformar la gestión documental de tu RR.HH?
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