El Consejo de Ministros ha aprobado dar carácter de urgencia la tramitación de un decreto ley que contempla un nuevo registro horario digital. Tras el rechazo parlamentario a la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, el Ministerio de Trabajo —liderado por Yolanda Díaz— ha decidido avanzar por la vía reglamentaria para endurecer la normativa del registro de jornada.
Esta medida, que será tramitada con carácter de urgencia, tiene el objetivo explícito de mejorar el control de las horas extra impagadas y dotar de mayor transparencia al sistema laboral.
Pero, ¿cuándo entrará en vigor esta nueva regulación? ¿Qué implicaciones tendrá para las nóminas de los trabajadores y para las obligaciones de las empresas? Aquí te lo explicamos con detalle.
¿Qué es el nuevo control del registro horario?
El registro horario en España no es nuevo. Desde 2019 las empresas están obligadas a llevar un control de entrada y salida de sus empleados. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo considera que la normativa actual no es suficiente para frenar las horas extra no remuneradas.
Por ello, el Gobierno ha propuesto un nuevo sistema de registro horario digital, más estricto y con mayor trazabilidad, que será tramitado con carácter de urgencia en el Consejo de Ministros.
El objetivo principal es garantizar la transparencia en la jornada laboral y asegurar que las horas efectivamente trabajadas se reflejen en la nómina de cada trabajador.
Aunque había Gobierno aprobado un proyecto de ley para reducir la jornada a 37,5 horas sin reducción salarial a partir del 1 de enero de 2026, esta propuesta no fue aprobada por el Congreso y fue rechazada en septiembre de 2025, dejando vigente la Ley establecida dentro del Estatuto de los Trabajadores que fija la jornada máxima en 40 horas. Ante esto, la vicepresidenta segunda y ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, anunció la iniciativa de de acelerar los plazos para aprobar el nuevo registro horario vía decreto.
A continuación, te mostramos las principales novedades frente al sistema aprobado en 2019:
| Aspecto | Registro horario 2019 | Nuevo registro horario digital 2025–2026 |
|---|---|---|
| Formato | Permitía papel, Excel o apps | Obligatorio digital, no válidos métodos manuales |
| Acceso de inspección | Bajo petición de la empresa | Acceso remoto y en tiempo real |
| Detalle de la jornada | Entrada y salida obligatoria, pausas poco reguladas | Inclusión de pausas, horas extra, guardias y jornadas flexibles |
| Acceso del trabajador | Variable según empresa | Acceso inmediato e individual desde cualquier dispositivo |
| Protección de datos | Sin regulación específica sobre biometría | Prohibidos los sistemas biométricos salvo ausencia de alternativa |
| Sanciones | Hasta 7.500 € por infracción general | Multas más estrictas en preparación, con posible cálculo por trabajador |
| Integración con nómina | No obligatoria | Recomendada para cuadrar horas y salario con transparencia |
Antes de que el nuevo registro horario sea una realidad, aún deben completarse varios pasos. El Gobierno ha decidido tramitarlo con carácter de urgencia, aunque todavía no ha presentado un texto definitivo. Desde el Ministerio de Trabajo apuntan que la propuesta seguirá de cerca el acuerdo alcanzado en su día con los sindicatos. Aquel pacto ya contemplaba un refuerzo del control horario basado en tres pilares: la obligatoriedad de que sea digital, la interoperabilidad que permita a la Inspección acceder fácilmente a los datos y un endurecimiento de las sanciones en caso de incumplimiento. Este último no podrá realizarse aún debido a que requiere de un cambio normativa de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.
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¿Por qué esta iniciativa puede avanzar sin mayores contratiempos?
En 2019, el PSOE reformó el Estatuto de los Trabajadores para establecer la obligatoriedad del registro horario en las empresas. Sin embargo, desde el Ministerio de Trabajo consideran que aquella medida resultó insuficiente, ya que no logró frenar las horas extra impagadas. Por este motivo, defienden ahora la necesidad de un desarrollo reglamentario más estricto, que en su momento no se llevó a cabo.
Al tratarse de una norma de desarrollo y no de una modificación legal, la iniciativa no requiere pasar por el Congreso, lo que permite agilizar su aprobación.
¿Cuándo entra en vigor la nueva normativa para el control horario?
El Ministerio de Trabajo llevó el decreto al Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025, el cuál fue aprobado y ahora deberá pasar por informes preceptivos (Consejo de Estado, Agencia de Protección de Datos, etc.), lo que alargará los plazos.
Se estima que el nuevo registro horario reforzado entrará en vigor a principios de 2026, aunque algunas medidas digitales podrían empezarse a aplicar durante 2025.
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Principales cambios del nuevo registro horario
El nuevo sistema de registro horario introduce varias novedades clave:
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Obligatoriedad digital: ya no bastarán hojas de Excel o fichajes manuales. El control debe ser digital y verificable.
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Acceso en tiempo real para la Inspección: los inspectores podrán consultar registros sin necesidad de pedirlos previamente.
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Detalle de pausas y jornadas: se deberá diferenciar entre horas efectivas, pausas, guardias y horas extra.
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Integración con nómina: las horas registradas deberán cuadrar con el salario percibido.
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Mayor presión sancionadora: aunque no se prevén multas mucho más altas, sí habrá más control y menos margen de incumplimiento.
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¿Cómo afectará a tu nómina el nuevo registro horario?
El impacto en la nómina será directo y positivo para los trabajadores:
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Más control sobre las horas extra
Las horas extraordinarias quedarán registradas de forma digital, dificultando que queden impagas. -
Compensación de descansos
Las pausas y jornadas especiales deberán reflejarse en nómina o en compensación por descansos. -
Transparencia salarial
Será más difícil enmascarar diferencias retributivas dentro de la misma empresa. -
Reducción de abusos
El sistema busca acabar con el “presentismo” no reconocido y con ajustes opacos en la nómina.
¿Qué deben hacer las empresas para adaptarse?
Las empresas deberán prepararse cuanto antes para evitar sanciones. Para ello, será fundamental implementar un software de registro horario digital que cumpla con los requisitos legales y que, además, pueda integrarse con el departamento de nóminas para asegurar la coherencia entre las horas registradas y el salario.
También será clave informar y formar al personal sobre el correcto uso del sistema de fichaje, así como realizar auditorías internas que permitan detectar posibles horas extra impagadas antes de la entrada en vigor de la norma. Finalmente, todo este proceso deberá desarrollarse garantizando en todo momento la protección de datos de los trabajadores.
En este contexto, Factorial se presenta como la solución ideal para todo tipo de empresas que buscan adaptarse al nuevo registro horario. Nuestra plataforma centraliza la gestión de jornada laboral, permite fichajes digitales desde cualquier dispositivo, integra los datos directamente con el módulo de nóminas y asegura el cumplimiento normativo en materia de protección de datos.
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Preguntas frecuentes sobre el nuevo registro horario digital
¿Qué es el nuevo registro horario digital en España?
Es un sistema obligatorio de fichaje que debe realizarse de forma 100% digital. Sustituye los métodos manuales como hojas en papel o Excel y garantiza acceso remoto a la Inspección de Trabajo y a cada trabajador.
¿Cuándo entrará en vigor el nuevo registro horario?
Tras la aprobación urgente en Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025, se espera que entre en vigor a principios de 2026, una vez superados los informes preceptivos.
¿Qué cambia con respecto al registro horario de 2019?
Ahora el fichaje debe ser digital, con trazabilidad completa, inclusión de pausas y horas extra, acceso inmediato al trabajador e interoperabilidad con la Inspección de Trabajo.
¿Se permiten sistemas biométricos como huella o reconocimiento facial?
No, salvo casos excepcionales en los que no exista alternativa. La Agencia Española de Protección de Datos desaconseja el uso de biometría por motivos de seguridad y privacidad.
¿Qué sanciones existen si no se cumple la nueva normativa?
Las sanciones podrán llegar hasta 10.000 € por trabajador afectado en los casos más graves. Además, la empresa se expone a inspecciones y a un mayor control sobre horas extra y descansos.
¿Cómo deben adaptarse las empresas?
Deben implementar un software de registro horario digital que cumpla con la normativa, formar al personal en su uso y garantizar la correcta integración con nómina y la protección de datos.
Preguntas frecuentes sobre el nuevo registro horario digital
¿Qué es el nuevo registro horario digital en España?
Es un sistema de fichaje 100% digital e interoperable que sustituye el papel y el Excel. Aporta trazabilidad real y acceso remoto para Inspección y para cada trabajador.
¿Cuándo entrará en vigor?
Tras la urgencia aprobada el 30 de septiembre de 2025, la previsión más realista es a inicios de 2026, una vez emitidos los informes preceptivos y publicado en el BOE.
¿Qué cambia frente al sistema de 2019?
Pasa a ser obligatorio el formato digital con acceso remoto de Inspección, detalle de pausas y horas extra, acceso inmediato del trabajador y mayor trazabilidad de cambios.
¿Puedo seguir usando hojas de papel o Excel?
No. El nuevo marco exige soluciones digitales verificables capaces de conservar y servir los datos durante cuatro años y permitir el acceso remoto.
¿Se permiten sistemas biométricos como huella o reconocimiento facial?
En principio no, salvo que no exista alternativa proporcional. La guía de protección de datos desaconseja la biometría por su sensibilidad y riesgos.
¿Cómo afecta al teletrabajo y a equipos en movilidad?
El registro digital facilita fichar desde móvil o web, registrar pausas y sincronizar datos entre sedes. Es idóneo para remoto, itinerantes y múltiples centros.
¿Habrá más sanciones por incumplir?
El refuerzo sancionador general requiere cambios en la LISOS, pero el control será más estricto. Es decir, aunque no se prevén multas mucho más altas, sí habrá más control y menos margen de incumplimiento.
¿El sistema debe integrarse con nómina?
No es obligatorio por ley, pero es muy recomendable para cuadrar horas, extras y compensaciones y evitar desajustes entre jornada y salario.
¿Qué pasos debe dar mi empresa para adaptarse a tiempo?
Audita tu sistema actual, elige un software cómo el de Factorial, define política de fichaje, forma a los equipos, integra con nómina y realiza un piloto antes del despliegue total.
¿El trabajador podrá ver y descargar su registro?
Sí. La norma prevé acceso inmediato para cada persona y la conservación de los registros durante al menos cuatro años.
