A Greg Rodríguez y Sophie Hughes les gusta describir la historia de Rentals United como la de Silicon Valley pero en Barcelona, puesto que la empresa empezó en la casa del CEO y ahora tienen casi 100 empleados. Quieres saber cómo consiguieron escalar su departamento de Recursos Humanos y mejorar la comunicación interna?
Greg Rodríguez, Head of Talent and Development, y Sophie Hughes, HR Business Partner, de Rentals United, nos explican cómo consiguen tener una plantilla de empleados conectada y un departamento de RRHH organizado, sean cuales sean las circunstancias.
Datos clave
- Rentals United pasó de 4 a 96 personas en menos de una década y resolvió el caos administrativo de RRHH centralizando la gestión de vacaciones, control horario y documentación en una sola plataforma.
- Según Gallup, el compromiso global de los empleados cayó al 20 % en 2025, y Europa registra el nivel más bajo de todas las regiones, con solo un 13 % de personal comprometido. Esto convierte la comunicación interna en una prioridad estratégica para cualquier empresa en crecimiento.
- McKinsey estima que las empresas con procesos de comunicación interna eficaces pueden aumentar su productividad hasta un 25 %, al reducir errores y acelerar la toma de decisiones.
- Las organizaciones con comunicación interna sólida son 4,5 veces más propensas a contar con personal altamente comprometido, lo que se traduce en menor rotación y mejores resultados de negocio.
Descubre en este vídeo cómo los expertos abordan la comunicación interna en empresas.
Cómo empezó Rentals United?
Rentals United es una empresa de SaaS dentro del sector del alquiler vacacional, y ofrece una plataforma conocida como channel manager. El objetivo de esta es ayudar a los propietarios de los alojamientos con todo lo relacionado con la distribución de sus propiedades. El software sincroniza en tiempo real todas aquellas variables fundamentales como pueden ser precio, disponibilidad y más en canales como Airbnb o. Qué se consigue con un channel manager? Más reservas con menos trabajo.
Sophie nos explica cómo el equipo empezó siendo de cuatro personas a finales de 2014 y principios de 2015: cuatro fundadores y, más tarde, una única persona de ventas. Hoy, son 96 empleados y tienen sede en Barcelona y oficinas en Varsovia, Polonia.
“Estamos contentos porque hemos crecido siempre de un modo muy natural”
Cuál fue el principal reto al crecer por encima de los 20 empleados?
Greg nos cuenta que han tenido muchos retos, y que obviamente siguen apareciendo otros. Desde su punto de vista, el mayor ha sido el crecimiento. En RRHH son un equipo de dos y se encargan de todo: adquisición del talento, gestión de la oficina, desarrollo profesional de los empleados y muchas cosas más, entre las cuales está el mantenimiento de la cultura de la empresa. ¡Para Rentals United lo más importante es su gente!
“Es relativamente sencillo gestionar a un equipo pequeño, pero en el momento en el que superas los 20 empleados, necesitas una herramienta que te permita optimizar todos los procesos”
Este punto de inflexión es habitual en empresas de rápido crecimiento. Según Gallup, el informe State of the Global Workplace 2025 confirma que el bajo compromiso del personal cuesta a la economía global aproximadamente 10 billones de dólares anuales en productividad perdida, el equivalente al 9 % del PIB mundial. Para una startup que escala de 20 a 100 personas, la ausencia de procesos claros de comunicación y gestión documental multiplica ese riesgo de forma directa.
Sophie recuerda que en ese momento llevaban poco tiempo con un equipo de Recursos Humanos. De repente había mucho papeleo, mucha gente pidiendo documentos y revisión de vacaciones y demás. Había mucha confusión y la gente esperaba una respuesta rápida desde Recursos Humanos.
“Cualquier cambio era difícil y confuso”
Sophie describe los métodos que utilizaban en ese momento como “oldschool” o demasiado desfasados.
Qué solución adoptó Rentals United para organizar su departamento de RRHH?
En Rentals United pronto encontraron una solución que empezó satisfaciendo una parte de sus necesidades. Se convirtió en algo que afectó a todo el departamento de Recursos Humanos.
“Al principio implementamos Factorial para las vacaciones, y ahora ya se ha convertido en una herramienta que utilizamos para muchas más cosas. Además, al mismo tiempo que crecemos podemos aprovechar más y más funcionalidades»
Greg nos explica que uno de sus mantras es la “conectividad”, tanto para con sus clientes como para con el equipo y los empleados.
“El hecho de poder acceder a la plataforma por parte no solo de los responsables de RRHH, sino también de nuestros managers, para poder ver todo lo que registran los miembros de sus equipos, nos brinda una oportunidad única de conectarse, ¡y eso es muy interesante!”
El poder ver quién está de vacaciones, si es el cumpleaños de algún empleado, si alguien lleva tres años en la empresa, hace que los valores de Factorial se acerquen mucho a los de Rentals United: Conectividad, Transparencia y Oportunidad.
La apuesta por la transparencia y la conectividad no representa solo un valor cultural. Tiene impacto directo en los resultados. McKinsey señala que las empresas que adoptan herramientas digitales para optimizar su comunicación interna logran aumentar la productividad del personal del conocimiento entre un 20 % y un 25 %. Para un equipo de RRHH de dos personas que gestiona casi 100 empleados distribuidos entre Barcelona y Varsovia, contar con una plataforma donde managers y personal accedan a la misma información en tiempo real es la diferencia entre reactividad y gestión estratégica.
Lo que más les gusta de Factorial
Greg y Sophie consideran Factorial mucho más que solo una herramienta para los Recursos Humanos.
“Facilita la vida de los managers pero también de los empleados, hace que todo el mundo esté conectado ya sea para preguntar algo sobre sus vacaciones o felicitarles el cumpleaños”
Aseguran que Factorial les ayuda a ser una start-up más organizada.
“Puede que parezca una tarea sencilla pero no lo es, y resulta la base de cualquier equipo bien cohesionado”
Por qué Factorial y no otro software de gestión?
Para empezar, Greg y Sophie nos comentan que Factorial es muy intuitivo y “user friendly”.
“Siendo una empresa de software, nosotros somos proactivos y escuchamos el feedback de nuestros clientes continuamente. ¡Y lo que más me gusta de Factorial es que ellos también lo hacen! Siempre están abiertos a escuchar y evolucionar para seguir siendo una solución para Recursos Humanos de lo más completa.”
La capacidad de escalar funcionalidades a medida que crece el equipo es precisamente lo que diferencia una plataforma de gestión integral de una herramienta puntual. Factorial, la AI Workforce Operations Platform, permite a equipos de RRHH de dos personas gestionar control horario, vacaciones, documentación y comunicación interna desde un único panel, con acceso diferenciado para managers y personal. Cuando el equipo crece, la plataforma crece con él. No hay que cambiar de herramienta, sino activar nuevos módulos. Según SHRM, las organizaciones que centralizan el soporte en plataformas conectadas obtienen ventajas estratégicas claras en entornos de trabajo híbrido y distribuido.
Resultado: una startup más organizada y conectada
Sophie asegura que hubo un cambio muy grande desde que la empresa empezó a utilizar Factorial. Además, Rentals United puso en marcha una política para proporcionar mayor flexibilidad en el control horario y la posibilidad de teletrabajar, incluso toda la semana si el personal así lo prefiere.
“Necesitamos que nuestra herramienta sea fácil de utilizar, visual y transparente, que todo el mundo pueda utilizar del mismo modo y desde cualquier sitio. Es por esto por lo que creemos que Factorial nos ayudará a afrontar los retos del futuro”
Cómo Rentals United mantuvo la cohesión del equipo durante la crisis del Covid-19
Durante 2020, a partir de febrero y marzo, Rentals United puso en marcha múltiples iniciativas para mantener a sus equipos conectados desde casa: juegos semanales, talleres, cafés por Zoom, aplausos matutinos y afterworks los viernes.
“Como muchas empresas en Barcelona y especialmente de nuestro sector, a causa de la crisis del Covid-19 tuvimos que aplicar ERTE. Sin embargo, esto no llegó a ser un caos y resultó bastante sencillo organizarse con Factorial durante ese período, sobre todo por lo que se refiere al control horario y el envío masivo de documentos necesarios para llevar a cabo esos expedientes”
La experiencia de Rentals United ilustra una lección aplicable a cualquier empresa en expansión: la comunicación interna no es un problema que se resuelve solo con buena voluntad. Requiere sistemas, procesos y herramientas que escalen con el equipo. Las organizaciones con comunicación interna eficaz tienen hasta 4,5 veces más probabilidades de contar con personal comprometido, lo que se traduce directamente en menor rotación y mejores resultados de negocio. Para pymes y startups que superan los 20 empleados, centralizar la gestión de personas en una plataforma única es el primer paso para convertir la comunicación en una ventaja competitiva, no en una fuente de confusión.
Muchas gracias a Greg Rodríguez y Sophie Hughes, y a Rentals United por compartir su experiencia, que puede ser de gran utilidad para otros responsables de personas y equipos de operaciones. Por si quieres ver este contenido en vídeo, te lo dejamos a continuación:
