Cómo pedir una excedencia laboral y lo qué implica [+ Modelo gratis]

Es importante mantener un control del equipo de trabajo de nuestra empresa y las posibles situaciones que puedan afectar el bienestar de la misma. Actualmente existen recursos que son derechos de los trabajadores y que debemos conocer a fondo para gestionarlas lo mejor posible.

En este artículo veremos quién puede pedir una excedencia laboral, cómo puede hacerlo y qué repercusiones puede conllevar esta en la relación con la empresa para la que trabaja y su futuro en ella. Sin embargo, antes de entrar en materia, repasemos los tipos de excedencia laboral que existen y que toda persona puede solicitar siempre que cumpla con los requisitos necesarios.

¿Qué es una excedencia laboral?

En el artículo 46 del Estatuto de Trabajadores se regula la excedencia laboral, la cual consiste en un período de tiempo en el que los trabajadores pueden interrumpir sus prestaciones de servicio a la empresa. De esta manera, se permite que se suspenda así el contrato que tienen con la compañía, pero sin finalizarlo.

Así mismo, cuenta con las siguientes limitaciones:

• La excedencia laboral es un derecho de los trabajadores pero si dos o más trabajadores de una misma empresa ejercen este derecho por la misma causa, el empleador podrá limitar su uso.
• En el plazo de un año el trabajador tendrá derecho a la reserva de su puesto de trabajo. Al cabo del año, la reserva pasará a ser para un puesto de trabajo del mismo grupo profesional o una categoría equivalente.
• Por otro lado, cuando el trabajador forme parte de una familia numerosa de categoría general la reserva de su puesto será de hasta un máximo de quince meses mientras que si tiene la condición de categoría especial hasta un máximo de dieciocho meses.

¿En qué se diferencia una excedencia laboral de una baja laboral?

La excedencia voluntaria se diferencia de una baja laboral en ciertos aspectos:

• La excedencia es una suspensión temporal del convenio, con la posibilidad de reincorporación al terminar.
• Una baja laboral interrumpe el contrato de forma justificada ya sea por motivos personales o relacionados con la salud del trabajador.

¿En qué consiste la excedencia voluntaria?

La excedencia voluntaria consiste en aquella que el propio trabajador puede pedir por cualquier motivo. Puede solicitarse por el cuidado de familiares o por intereses personales. A continuación, detallaremos cada uno de ellos:  

Excedencia voluntaria por cuidado de familiares 

Esta excedencia se puede solicitar para el cuidado de un familiar que sea de edad avanzada, o haya sufrido algún accidente o enfermedad grave de hasta segundo grado que lo limite en su vida diaria. 

El período de tiempo máximo es de dos años y se reserva el puesto de trabajo durante el primer año después se podrá reincorporar a un puesto similar. El tiempo que transcurra en esta excedencia contará a efectos de antigüedad y cotizaciones.

Excedencia voluntaria por cuidado de hijos

Este tipo de excedencias son las de maternidad, paternidad por el cuidado de un menor. En este caso se reserva el puesto de trabajo durante un año y transcurrido este período se da derecho a un puesto equivalente. 

Esta excedencia computa a efectos de antigüedad y cotizaciones y la duración máxima es de tres años. También, puede solicitarse por la adopción de niños menores de 12 años.

Excedencia voluntaria por intereses particulares

La persona debe de haber trabajado en la empresa como mínimo un año para poder acceder a la excedencia voluntaria. No se realizará una reserva del puesto pero si tendrá preferencia para ocupar un puesto de similar categoría al regresar a la empresa.

En esta excedencia voluntaria el empleador no pagará salario ni el trabajador podrá cobrar el paro, es decir, que no cotizará en la Seguridad Social. Además, la duración de la excedencia no computará a efectos de antigüedad.

Por otro lado, el trabajador durante la excedencia, podrá trabajar para otras empresas siempre y cuando el convenio no diga lo contrario. Aunque en este suele existir una cláusula que prohíbe que dicha empresa forme parte de la competencia.

Es importante recalcar que, a pesar de que los derechos de los trabajadores están sujetos a los convenios colectivos, el derecho a la excedencia voluntaria es inamovible. Sin embargo, el trabajador puede pactar con la empresa las condiciones de este trámite.

Tabla comparativa entre los tipos de excedencia voluntaria

Descarga una plantilla para ausentismo laboral excel gratis👇

Aspectos legales y referencias normativas de la excedencia voluntaria

La excedencia voluntaria es un derecho reconocido en el Artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que establece las condiciones mínimas para su solicitud, duración y efectos en la relación laboral. Sin embargo, más allá de esta regulación general, cada sector o empresa puede contemplar normas adicionales en sus convenios colectivos, que pueden influir en aspectos como la duración de la excedencia, la posibilidad de reincorporación y las condiciones para el reingreso.

Es importante destacar que no es necesario justificar un motivo específico para solicitarla, pero sí cumplir con ciertos requisitos, como tener al menos un año de antigüedad en la empresa. A pesar de ser un derecho del trabajador, la reincorporación no está garantizada, ya que la empresa solo está obligada a conceder la excedencia, pero no a reservar el puesto, salvo que así lo establezca el convenio.

Por otro lado, la jurisprudencia ha jugado un papel clave en la interpretación de este derecho. Existen sentencias que han determinado cuándo una empresa puede denegar el reingreso y bajo qué circunstancias esto puede considerarse despido improcedente. Además, en casos de conflicto, el trabajador puede recurrir a la vía judicial para defender su derecho al reingreso o reclamar indemnización si considera que su empresa ha vulnerado su situación laboral.

Dado que cada caso puede tener particularidades legales, siempre es recomendable consultar el convenio colectivo aplicable y, en caso de duda, asesorarse con un abogado laboralista para entender mejor los derechos y opciones disponibles.

Requisitos para pedir una excedencia laboral

Los requisitos para solicitar una excedencia voluntaria laboral son los siguientes:

• Antigüedad en la empresa: Solo aquellos trabajadores que lleven un mínimo de un año en su puesto de trabajo pueden pedirla.
• Periodo de excedencia: La duración que pacte el trabajador para su excedencia deberá ser respetado, como máximo será de 5 años y como mínimo de 4 meses. Si no se sabe cuánto va a durar la excedencia, es mejor hacerla de forma indefinida. 
• Máximo de excedencias: Se pueden pedir varias veces dejando un período de tiempo de cuatro años entre excedencia y excedencia.
• Cómo pedir la excedencia: La persona no tiene ninguna obligación de comunicar a la empresa el motivo por el que solicita la excedencia. No obstante, si se quiere asegurar el reingreso al puesto de trabajo, no está de más que comunique al empresario sus inquietudes y el porqué de su excedencia.

Modelo de excedencia voluntaria gratis

Te dejamos nuestro modelo de excedencia voluntaria para que lo puedas descargar gratis y personalizarla a tus necesidades.

Pasos para pedir una excedencia laboral

Antes de poder solicitar una excedencia o en todo caso, gestionarla, es necesario tener en cuenta que este procedimiento cuenta de pasos precisos para poder realizarse con éxito.

Conocer bien tu convenio colectivo

En los convenios colectivos pueden haber detalles que cambien las condiciones de las excedencias, ya sean en pequeños detalles o en cuestiones que puedan afectar más al trabajador.

Por ejemplo, en un convenio colectivo concreto puede que los tiempos mínimos de excedencia no sean de 4 meses sino menores, o también puede que se exprese una cláusula de exclusividad según la cual el trabajador no pueda prestar servicios a otra empresa mientras esté disfrutando de la excedencia.

Dejarlo todo por escrito

El trabajador deberá solicitar la excedencia por escrito, pero no es necesario seguir un modelo oficial siempre que incluya la información principal (datos personales, fecha del inicio y el final de la excedencia y firma).

En caso de tener días de vacaciones sin utilizar, el trabajador debería pedir que se los finiquiten notificando esta voluntad en la solicitud para que todo quede por escrito, así como si existen pagas extras o cantidades no pagadas (por si el trabajador no volviera, finalmente, a su puesto).

Esperar

La respuesta de la empresa a la petición, ya sea positiva o negativa, deberá entregarse también por escrito. El trabajador deberá esperar a esta respuesta porque, si empieza su excedencia antes de que la empresa se haya pronunciado al respecto, podría incurrir en un despido disciplinario.

Por este motivo es recomendable avisar con bastante antelación, para que a la empresa le dé tiempo a contestar antes de que empiece el período de excedencia que la persona había previsto.

Si se quiere pedir una prórroga

Ninguna prórroga de excedencia puede superar el período máximo de la excedencia si se suma con la primera (es decir, que las dos supongan un período mayor que el máximo permitido). Si la persona ya ha pedido la excedencia (la primera) por el máximo período de tiempo permitido, no se le concederá una prórroga.

Obligaciones de la empresa en una solicitud de excedencia

La empresa cuenta con algunas obligaciones en el supuesto que una persona solicite una excedencia laboral:

• Todo trabajador tiene derecho a una excedencia si cumple con los requisitos necesarios. La empresa no puede negarse a concederla.
• La empresa debe dar una respuesta a la persona que solicita la excedencia mediante un escrito, sea positiva o negativa.
• La duración de la excedencia tiene que respetarse, así como las prórrogas que pueda presentar la persona dentro de los plazos establecidos.

¿Cuál es el proceso de reincorporación frente a una excedencia laboral?

Ya hemos dicho que la empresa no tiene la obligación de reservar el puesto al trabajador, pero sí que este puede tener preferencia sobre otros aspirantes.

Cuando el trabajador quiera reincorporarse a la empresa, deberá expresarlo por escrito antes de que termine su excedencia, dando tiempo a que esta responda. Hay convenios colectivos que especifican cuándo debe hacerse este trámite pero, si no es el caso, hay que calcular que la empresa deberá reorganizarse para volver a incluir al trabajador en su plantilla.

Las posibles respuestas que la empresa dé a su trabajador después de recibir la solicitud de reingreso son las siguientes:

Aceptación del reingreso

Si la empresa acepta la solicitud de reingreso del trabajador, este podrá volver a trabajar en su puesto u otro similar (que hubiese ocupado cuando estaba trabajando) o de la misma categoría.

¿Puede la empresa asignar tareas al trabajador que no sean exactamente las mismas que las que tenía antes de la excedencia? Sí.

Negación del reingreso

En este caso la empresa no quiere que el trabajador vuelva, ni en ese momento ni más adelante, a su puesto de trabajo. Aquí la relación laboral quedaría anulada y el trabajador podría demandar a la empresa por despido.

Negación de la solicitud pero aceptación (futura) del reingreso

Esto se da cuando la empresa no descarta la reincorporación del trabajador pero, en el momento en el que este notifica su solicitud, no existen plazas vacantes. Es decir, que la excedencia no termina pero tampoco existe un despido que se pueda demandar.

El trabajador tendrá que esperar y se recomienda que vaya solicitando su reingreso periódicamente. Si se tienen pruebas de que la empresa está contratando a otra gente (si, por ejemplo, publica ofertas de empleo), sí que se podría demandar la situación.

Silencio por parte de la empresa

Cuando la empresa no contesta, el trabajador puede demandarla tanto por el derecho denegado al reingreso como por despido.

Otros tipos de excedencia laboral

Excedencia forzosa

En la excedencia forzosa la empresa es quien tiene la obligación de conceder la suspensión temporal del contrato a su trabajador por dos posibles motivos; que el trabajador haya sido elegido para un cargo público, o que el trabajador deba realizar funciones sindicales de ámbito provincial o superior.

Es decir, que en el momento que se da el nombramiento del cargo público el trabajador debe solicitar la excedencia. Además, la empresa se encuentra obligada a reservar el puesto de trabajo por el periodo de tiempo que la persona esté en el cargo público.

Finalmente la excedencia forzosa computa a efectos de antigüedad y el trabajador es el encargado de solicitar la reincorporación a su puesto de trabajo que deberá pedir en el plazo de un mes como máximo.

Excedencia pactada

La excedencia pactada surge de un acuerdo entre la empresa y el trabajador en suspender por un tiempo el contrato de trabajo que mantienen. El período de tiempo de esta excedencia se pactará en el mismo acuerdo y no computará a efectos de cotizaciones, las demás condiciones deberán ser determinadas en el acuerdo.

Cómo no gestionar las excedencias laborales

Según las necesidades de la empresa cada una lleva de diferente manera las ausencias de su equipo. En el caso de las excedencias laborales llevarlas de manera manual, trae consigo estas desventajas:

• No contar con una completa visualización sobre el inicio y el término de las excedencias laborales.
• Desorganización al gestionar los turnos al no conocer las ausencias, excedencias y bajas del equipo.
• La solicitud se puede perder en el camino y es difícil de darle seguimiento.
• Horas invertidas en gestionar los documentos de la excedencia así como la firma de los mismos.

Cómo gestionar las excedencias laborales de tu equipo

Las excedencias laborales suelen suponer largos períodos de ausencia. Por eso, el equipo de People necesita tener una política clara de cómo se llevarán las excedencias laborales en la empresa. Para ello, tenemos algunos consejos:

• Informar a toda la empresa a través de un calendario global: las ausencias, permisos y excedencias en tiempo real.
• Permitir a responsables y managers encargarse de aprobar la excedencia laboral. O en su caso, elegir a la persona que necesitemos se encargue de dicha tarea.
• Gestionar los turnos y horarios de la plantilla en un calendario de ausencias en tiempo real para evitar solapamiento.
• Con un gestor documental poder tener acceso a toda la información de los trabajadores (contratos y documentación personal) agilizando los trámites para la excedencia.
• Los trabajadores podrán firmar electrónica y legalmente los documentos de la excedencia desde cualquier lugar.

¿Una herramienta que te permita todo eso? Factorial, por ejemplo. Solicita una demostración y te enseñamos la mejor manera de gestionar las excedencias de tu equipo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la excedencia voluntaria y quién puede solicitarla?

La excedencia voluntaria es un derecho de los trabajadores que permite suspender temporalmente su contrato de trabajo sin perder el vínculo con la empresa. Puede solicitarla cualquier empleado con al menos un año de antigüedad en la empresa. No es necesario justificar un motivo específico para su solicitud.

¿Cuál es la duración mínima y máxima de la excedencia voluntaria?

La excedencia voluntaria tiene una duración mínima de 4 meses y máxima de 5 años. El trabajador puede solicitarla por un período determinado o en varias prórrogas, siempre que no se supere el tiempo máximo permitido.

¿La empresa está obligada a conceder la excedencia voluntaria?

Sí, la empresa está obligada a conceder la excedencia si el trabajador cumple los requisitos establecidos por la ley o el convenio colectivo aplicable. Sin embargo, la empresa no está obligada a reservar el puesto de trabajo, salvo que se trate de una excedencia por cuidado de hijos o familiares.

¿Tengo derecho a reincorporarme automáticamente al finalizar la excedencia?

No. El trabajador tiene un derecho preferente a reingresar en caso de que haya vacantes en un puesto igual o similar, pero no una reserva de su puesto anterior. Si la empresa no tiene vacantes disponibles, puede denegar la reincorporación sin que esto implique despido.

¿Cuándo y cómo debo solicitar la reincorporación?

El trabajador debe solicitar la reincorporación por escrito antes de que finalice la excedencia. Si no lo hace dentro del plazo adecuado, la empresa puede considerar que ha abandonado su puesto de trabajo.

¿Qué pasa si la empresa no responde a mi solicitud de reincorporación?

Si la empresa no contesta, el trabajador tiene derecho a reclamar su reincorporación por vía legal. Dependiendo del caso, puede considerarse un despido encubierto y ser impugnado ante los tribunales laborales.

¿Se puede pedir la excedencia voluntaria estando en ERTE?

Sí, el trabajador puede solicitar una excedencia voluntaria incluso si está en ERTE, siempre que cumpla con el requisito de un año de antigüedad. Sin embargo, debe revisar su contrato y convenio colectivo, ya que puede existir alguna cláusula de exclusividad o no competencia.

Si no hay una cláusula específica, el trabajador puede trabajar en otra empresa mientras esté en excedencia, pero evitando la competencia desleal, ya que esto podría ser motivo de despido.

¿Puedo trabajar en otra empresa mientras estoy en excedencia voluntaria?

Sí, salvo que el convenio colectivo o contrato contenga una cláusula de exclusividad o de no competencia. Si la nueva actividad entra en conflicto con la empresa original, esta podría tomar medidas legales contra el trabajador.

¿La excedencia voluntaria cuenta para la antigüedad en la empresa?

No. Durante la excedencia voluntaria, el tiempo no se contabiliza a efectos de antigüedad, salvo en casos de excedencias por cuidado de hijos o familiares, donde el tiempo sí cuenta para la antigüedad y cotización.

¿Se puede solicitar el paro después de una excedencia?

No. Al estar en excedencia voluntaria, el contrato no se extingue, sino que está en pausa, por lo que el trabajador no tiene derecho a prestación por desempleo.

Sin embargo, si el trabajador trabaja en otra empresa durante la excedencia y es despedido por causas ajenas a su voluntad, sí podría acceder al paro, siempre que cumpla con los requisitos de cotización.

¿Qué pasa si la empresa niega mi reincorporación al finalizar la excedencia?

Si la empresa alega falta de vacantes, el trabajador no podrá reincorporarse y deberá esperar hasta que haya una plaza disponible.

Si la empresa niega el derecho a reincorporarse sin causa justificada o contrata a otra persona para un puesto similar, el trabajador puede demandar por despido improcedente y reclamar una indemnización.

¿Cómo influye la excedencia en las cotizaciones a la Seguridad Social?

Mientras dura la excedencia voluntaria, el trabajador no cotiza a la Seguridad Social, salvo en los casos de excedencia por cuidado de hijos o familiares.

Si desea seguir cotizando, el trabajador puede suscribir un convenio especial con la Seguridad Social para mantener sus derechos de jubilación y otras prestaciones.

¿Se puede pedir una prórroga de la excedencia voluntaria?

Sí, pero la empresa no está obligada a concederla. Si el trabajador quiere extender su excedencia, debe solicitarlo por escrito antes de que finalice el período inicial.

¿Qué ocurre si no pido reincorporación dentro del plazo establecido?

Si el trabajador no solicita su reincorporación antes de que finalice la excedencia, la empresa puede considerarlo una baja voluntaria y extinguir la relación laboral sin indemnización.