Cómo pedir una excedencia laboral + Modelo gratis para pedirla

Datos clave sobre la excedencia laboral en España

• Una excedencia laboral es la suspensión temporal del contrato de trabajo, un derecho regulado por el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores que permite al empleado cesar su actividad sin extinguir el vínculo laboral.
• Según el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, en 2025 se registraron 54.639 excedencias por cuidado de familiares en España, mostrando una tendencia al alza en ciertas comunidades autónomas.
• La principal incertidumbre para el trabajador es la reincorporación, ya que en la excedencia voluntaria común solo se conserva un derecho preferente al reingreso, no una reserva del puesto, lo que genera conflictos legales frecuentes.
• La excedencia por cuidado de hijos permite una suspensión de hasta 3 años, garantizando la reserva del mismo puesto de trabajo durante el primer año y computando a efectos de antigüedad, un factor clave para la conciliación familiar.

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Qué es una excedencia laboral?

En el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores se regula la excedencia laboral, la cual consiste en un período de tiempo en el que los trabajadores pueden interrumpir sus prestaciones de servicio a la empresa. De esta manera, se permite que se suspenda así el contrato que tienen con la compañía, pero sin finalizarlo.

Asimismo, cuenta con las siguientes limitaciones:

• La excedencia laboral es un derecho de los trabajadores, pero si dos o más trabajadores de una misma empresa ejercen este derecho por la misma causa, el empleador podrá limitar su uso.
• En el plazo de un año el trabajador tendrá derecho a la reserva de su puesto de trabajo. Al cabo del año, la reserva pasará a ser para un puesto de trabajo del mismo grupo profesional o una categoría equivalente.
• Por otro lado, cuando el trabajador forme parte de una familia numerosa de categoría general, la reserva de su puesto será de hasta un máximo de quince meses, mientras que si tiene la condición de categoría especial hasta un máximo de dieciocho meses.

En qué se diferencia una excedencia laboral de una baja laboral?

Aunque ambas implican una interrupción de la actividad, la excedencia laboral y la baja laboral son figuras distintas con implicaciones diferentes:

• Naturaleza y Causa: La excedencia es generalmente una suspensión voluntaria del contrato por interés personal, cuidado de familiares o cargo público. En cambio, la baja laboral (incapacidad temporal) se debe a motivos de salud justificados que impiden trabajar.
• Relación Laboral: Durante la excedencia, las obligaciones principales (trabajar y remunerar) se suspenden, pero el vínculo laboral se mantiene de forma latente. En la baja, el contrato sigue activo, el trabajador percibe una prestación y sigue cotizando a la Seguridad Social.
• Reincorporación: El derecho a la reincorporación tras una excedencia varía; en la voluntaria solo es un derecho preferente, mientras que en la baja médica el reingreso al mismo puesto está garantizado una vez se recibe el alta.

En qué consiste la excedencia voluntaria?

La excedencia voluntaria es aquella que el trabajador solicita por iniciativa propia, sin necesidad de alegar una causa específica en el caso de la excedencia por interés particular. Su regulación principal se encuentra en el artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores. Se divide principalmente en tres categorías:

Excedencia voluntaria por cuidado de familiares

Esta excedencia se puede solicitar para el cuidado de un familiar que sea de edad avanzada, o haya sufrido algún accidente o enfermedad grave de hasta segundo grado que lo limite en su vida diaria.

El período de tiempo máximo es de dos años y se reserva el puesto de trabajo durante el primer año después se podrá reincorporar a un puesto similar. El tiempo que transcurra en esta excedencia contará a efectos de antigüedad y cotizaciones.

Excedencia voluntaria por cuidado de hijos

Este tipo de excedencias son las de maternidad, paternidad por el cuidado de un menor. En este caso se reserva el puesto de trabajo durante un año y transcurrido este período se da derecho a un puesto equivalente.

Esta excedencia computa a efectos de antigüedad y cotizaciones y la duración máxima es de tres años. También, puede solicitarse por la adopción de niños menores de 12 años.

Excedencia voluntaria por intereses particulares

La persona debe de haber trabajado en la empresa como mínimo un año para poder acceder a la excedencia voluntaria. No se realizará una reserva del puesto pero si tendrá preferencia para ocupar un puesto de similar categoría al regresar a la empresa.

En esta excedencia voluntaria el empleador no pagará salario ni el trabajador podrá cobrar el paro, es decir, que no cotizará en la Seguridad Social. Además, la duración de la excedencia no computará a efectos de antigüedad.

Por otro lado, el trabajador durante la excedencia, podrá trabajar para otras empresas siempre y cuando el convenio no diga lo contrario. Aunque en este suele existir una cláusula que prohíbe que dicha empresa forme parte de la competencia.

Es importante recalcar que, a pesar de que los derechos de los trabajadores están sujetos a los convenios colectivos, el derecho a la excedencia voluntaria es inamovible. Sin embargo, el trabajador puede pactar con la empresa las condiciones de este trámite.

Tabla comparativa entre los tipos de excedencia voluntaria

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Qué marco legal regula la excedencia voluntaria en España?

La excedencia voluntaria es un derecho reconocido en el Artículo 46 del Estatuto de los Trabajadores (ET), que establece las condiciones mínimas para su solicitud, duración y efectos en la relación laboral. Sin embargo, más allá de esta regulación general, cada sector o empresa puede contemplar normas adicionales en sus convenios colectivos, que pueden influir en aspectos como la duración de la excedencia, la posibilidad de reincorporación y las condiciones para el reingreso.

Es importante destacar que no es necesario justificar un motivo específico para solicitarla, pero sí cumplir con ciertos requisitos, como tener al menos un año de antigüedad en la empresa. A pesar de ser un derecho del trabajador, la reincorporación no está garantizada. La empresa está obligada a conceder la excedencia si se cumplen los requisitos, pero en la modalidad voluntaria por interés particular no tiene la obligación de reservar el puesto, solo de otorgar un derecho preferente al reingreso en vacantes de igual o similar categoría. Los convenios colectivos pueden mejorar esta condición, pero nunca empeorarla.

Por otro lado, la jurisprudencia del Tribunal Supremo ha sido clave para matizar este derecho, estableciendo que la empresa debe actuar de buena fe y no puede negar el reingreso si existen vacantes reales, incluso si para ello debe reorganizar tareas o no convertir contratos temporales en fijos. Una negativa injustificada puede ser considerada un despido improcedente.

Dado que cada caso puede tener particularidades legales, siempre es recomendable consultar el convenio colectivo aplicable y, en caso de duda, asesorarse con un abogado laboralista para entender mejor los derechos y opciones disponibles.

Qué requisitos se deben cumplir para solicitar una excedencia laboral?

Los requisitos para solicitar una excedencia voluntaria laboral son los siguientes:

• Antigüedad en la empresa: Solo aquellos trabajadores que lleven un mínimo de un año en su puesto de trabajo pueden pedirla.
• Periodo de excedencia: La duración que pacte el trabajador para su excedencia deberá ser respetado. como máximo será de 5 años y como mínimo de 4 meses. Si no se sabe cuánto va a durar la excedencia, es mejor hacerla de forma indefinida.
• Máximo de excedencias: Se pueden pedir varias veces dejando un período de tiempo de cuatro años entre excedencia y excedencia.
• Cómo pedir la excedencia: La persona no tiene ninguna obligación de comunicar a la empresa el motivo por el que solicita la excedencia. No obstante, si se quiere asegurar el reingreso al puesto de trabajo, no está de más que comunique al empresario sus inquietudes y el porqué de su excedencia.

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Pasos para pedir una excedencia laboral

Antes de poder solicitar una excedencia o en todo caso, gestionarla, es necesario tener en cuenta que este procedimiento consta de pasos precisos para poder realizarse con éxito.

Conocer bien tu convenio colectivo

En los convenios colectivos puede haber detalles que cambien las condiciones de las excedencias, ya sean en pequeños detalles o en cuestiones que puedan afectar más al trabajador.

Por ejemplo, en un convenio colectivo concreto puede que los tiempos mínimos de excedencia no sean de 4 meses sino menores, o también puede que se exprese una cláusula de exclusividad según la cual el trabajador no pueda prestar servicios a otra empresa mientras esté disfrutando de la excedencia.

Dejarlo todo por escrito

El trabajador deberá solicitar la excedencia por escrito, pero no es necesario seguir un modelo oficial siempre que incluya la información principal (datos personales, fecha del inicio y el final de la excedencia y firma).

En caso de tener días de vacaciones sin utilizar, el trabajador debería pedir que se los finiquiten notificando esta voluntad en la solicitud para que todo quede por escrito, así como si existen pagas extras o cantidades no pagadas (por si el trabajador no volviera, finalmente, a su puesto).

Esperar

La respuesta de la empresa a la petición, ya sea positiva o negativa, deberá entregarse también por escrito. El trabajador deberá esperar a esta respuesta porque, si empieza su excedencia antes de que la empresa se haya pronunciado al respecto, podría incurrir en un despido disciplinario.

Por este motivo es recomendable avisar con bastante antelación, para que a la empresa le dé tiempo a contestar antes de que empiece el período de excedencia que la persona había previsto.

Si se quiere pedir una prórroga

Ninguna prórroga de excedencia puede superar el período máximo de la excedencia si se suma con la primera (es decir, que las dos supongan un período mayor que el máximo permitido). Si la persona ya ha pedido la excedencia (la primera) por el máximo período de tiempo permitido, no se le concederá una prórroga.

Qué obligaciones tiene la empresa ante una solicitud de excedencia?

La empresa cuenta con algunas obligaciones en el supuesto de que una persona solicite una excedencia laboral:

• Todo trabajador tiene derecho a una excedencia si cumple con los requisitos necesarios. La empresa no puede negarse a concederla.
• La empresa debe dar una respuesta a la persona que solicita la excedencia mediante un escrito, sea positiva o negativa.
• La duración de la excedencia tiene que respetarse, así como las prórrogas que pueda presentar la persona dentro de los plazos establecidos.

Cuál es el proceso de reincorporación frente a una excedencia laboral?

El trabajador debe comunicar su intención de reincorporarse por escrito y con una antelación razonable antes de que finalice el período de excedencia. Algunos convenios colectivos, como el del sector de la construcción, pueden establecer un preaviso mínimo (por ejemplo, un mes), y su incumplimiento puede tener consecuencias, aunque no necesariamente la pérdida del derecho si la solicitud se hace antes de que termine la excedencia, tal y como ha matizado la jurisprudencia reciente.

Cuando el trabajador quiera reincorporarse a la empresa, deberá expresarlo por escrito antes de que termine su excedencia, dando tiempo a que esta responda. Hay convenios colectivos que especifican cuándo debe hacerse este trámite pero, si no es el caso, hay que calcular que la empresa deberá reorganizarse para volver a incluir al trabajador en su plantilla.

Las posibles respuestas que la empresa dé a su trabajador después de recibir la solicitud de reingreso son las siguientes:

Aceptación del reingreso

Si la empresa acepta la solicitud de reingreso del trabajador, este podrá volver a trabajar en su puesto u otro similar (que hubiese ocupado cuando estaba trabajando) o de la misma categoría.

¿Puede la empresa asignar tareas al trabajador que no sean exactamente las mismas que las que tenía antes de la excedencia? Sí.

Negación del reingreso

En este caso la empresa no quiere que el trabajador vuelva, ni en ese momento ni más adelante, a su puesto de trabajo. Aquí la relación laboral quedaría anulada y el trabajador podría demandar a la empresa por despido.

Negación de la solicitud pero aceptación (futura) del reingreso

Esto se da cuando la empresa no descarta la reincorporación del trabajador pero, en el momento en el que este notifica su solicitud, no existen plazas vacantes. Es decir, que la excedencia no termina pero tampoco existe un despido que se pueda demandar.

El trabajador tendrá que esperar y se recomienda que vaya solicitando su reingreso periódicamente. Si se tienen pruebas de que la empresa está contratando a otra gente (si, por ejemplo, publica ofertas de empleo), sí que se podría demandar la situación.

Silencio por parte de la empresa

Cuando la empresa no contesta, el trabajador puede demandarla tanto por el derecho denegado al reingreso como por despido.

Otros tipos de excedencia laboral

Excedencia forzosa

En la excedencia forzosa la empresa es quien tiene la obligación de conceder la suspensión temporal del contrato a su trabajador por dos posibles motivos: que el trabajador haya sido elegido para un cargo público o que el trabajador deba realizar funciones sindicales de ámbito provincial o superior.

Es decir, que en el momento que se da el nombramiento del cargo público el trabajador debe solicitar la excedencia. Además, la empresa se encuentra obligada a reservar el puesto de trabajo por el período de tiempo que la persona esté en el cargo público.

Finalmente la excedencia forzosa computa a efectos de antigüedad y el trabajador es el encargado de solicitar la reincorporación a su puesto de trabajo que deberá pedir en el plazo de un mes como máximo.

Excedencia pactada

La excedencia pactada surge de un acuerdo entre la empresa y el trabajador de suspender por un tiempo el contrato de trabajo que mantienen. El período de tiempo de esta excedencia se pactará en el mismo acuerdo y no computará a efectos de cotizaciones. Las demás condiciones deberán ser determinadas en el acuerdo.

Qué es mejor, pedir excedencia o baja voluntaria?

La elección depende de las intenciones del trabajador. La baja voluntaria extingue definitivamente el contrato de trabajo, sin derecho a prestación por desempleo ni posibilidad de retorno. En cambio, la excedencia laboral mantiene el vínculo con la empresa y ofrece un derecho preferente de reingreso, siendo la opción ideal si se contempla la posibilidad de volver en el futuro. La excedencia es una pausa; la baja voluntaria es un final.

Cómo no gestionar las excedencias laborales

Según las necesidades de la empresa, cada una lleva de diferente manera las ausencias de su equipo. En el caso de las excedencias laborales, llevarlas de manera manual trae consigo estas desventajas:

• No contar con una completa visualización sobre el inicio y el término de las excedencias laborales.
• Desorganización al gestionar los turnos al no conocer las ausencias, excedencias y bajas del equipo.
• La solicitud se puede perder en el camino y es difícil de darle seguimiento.
• Horas invertidas en gestionar los documentos de la excedencia, así como la firma de los mismos.

Cómo gestionar las excedencias laborales de tu equipo

Las excedencias laborales suelen suponer largos períodos de ausencia. Por eso, el equipo de People necesita tener una política clara de cómo se llevarán las excedencias laborales en la empresa. Para ello, tenemos algunos consejos:

• Informar a toda la empresa a través de un calendario global: las ausencias, permisos y excedencias en tiempo real.
• Permitir a responsables y managers encargarse de aprobar la excedencia laboral. O en su caso, elegir a la persona que necesitemos se encargue de dicha tarea.
• Gestionar los turnos y horarios de la plantilla en un calendario de ausencias en tiempo real para evitar solapamiento.
• Con un gestor documental, poder tener acceso a toda la información de los trabajadores (contratos y documentación personal), agilizando los trámites para la excedencia.
• Los trabajadores podrán firmar electrónica y legalmente los documentos de la excedencia desde cualquier lugar.

¿Una herramienta que te permita todo eso? Factorial, por ejemplo. Solicita una demostración y te enseñamos la mejor manera de gestionar las excedencias de tu equipo.

Cómo puede ayudar un software de RRHH a gestionar las excedencias?

La gestión manual de las excedencias puede llevar a errores, como el cálculo incorrecto de la antigüedad o el olvido de las fechas de reincorporación. Un software de RRHH como Factorial centraliza toda la información del empleado y automatiza el proceso:

• Portal del empleado: El trabajador puede solicitar la excedencia directamente desde un portal, adjuntando la documentación necesaria y quedando todo registrado.
• Calendario de ausencias: La excedencia se refleja automáticamente en el calendario global de la empresa, facilitando la planificación de recursos y la cobertura del puesto.
• Gestión documental: Todos los documentos relacionados (solicitud, respuesta de la empresa, acuerdo) se almacenan de forma segura en la nube, accesibles en cualquier momento.
• Alertas y recordatorios: El sistema puede programar recordatorios automáticos para el departamento de RRHH y el manager sobre la fecha de finalización de la excedencia, asegurando un seguimiento proactivo de la reincorporación.

Con estas herramientas, se reduce la carga administrativa y se garantiza que tanto la empresa como el trabajador cumplen con los plazos y requisitos legales de forma transparente.