La gestión del tiempo es de vital importancia en toda empresa, ya que maximizando el uso de este recurso intangible podemos garantizarnos un mayor retorno y mejorar el rendimiento de la plantilla.
Los cuadrantes de turnos de trabajo, son justamente una herramienta ideal para poder gestionar el ingreso y egreso de los trabajadores, mejorando el fichaje, control horario y asegurándonos una mayor productividad y bienestar laboral. Por ello, en Factorial queremos ofrecerte esta plantilla Excel de cuadrante de turnos de trabajo gratis.
Con esta plantilla de turnos de trabajo personalizable podrás tener una visualización general de los turnos rotativos de tu empresa de manera mensual. Además de poder detectar que trabajadores tienen turnos rotativos por la mañana, tarde o noche.
¿Qué es el trabajo a turnos?
El trabajo a turnos según la definición del Estatuto de los Trabajadores es “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un período determinado de días o de semanas”.
En resumen, el trabajo a turnos beneficia la producción de una empresa para que esta no se quede parada y, por ello, sus trabajadores se organizan en trabajos por turnos.
Trabajo a turnos, ¿qué dice la legislación?
Los turnos en las empresas son cada vez más comunes. Sin embargo, lo cierto es que esta modalidad existe desde hace muchísimo tiempo y, según el tipo de empresa, puede que utilizarla sea más o menos conveniente.
En todo caso, es necesario conocer lo que establecen las leyes laborales que regulan la actividad.
Trabajo a turnos según el Estatuto de los Trabajadores
En el artículo 36.3 y 36.4 del Estatuto de los Trabajadores encontramos las siguientes medidas para los trabajadores a turnos:
#1 – «En las empresas con procesos productivos continuos durante las veinticuatro horas del día, en la organización del trabajo de los turnos se tendrá en cuenta la rotación de los mismos y que ningún trabajador esté en el de noche más de dos semanas consecutivas, salvo adscripción voluntaria».
#2 – «Las empresas que por la naturaleza de su actividad realicen el trabajo en régimen de turnos, incluidos los domingos y días festivos, podrán efectuarlo bien por equipos de trabajadores que desarrollen su actividad por semanas completas, o contratando personal para completar los equipos necesarios durante uno o más días a la semana».
#3 – «Los trabajadores nocturnos y quienes trabajen a turnos deberán gozar en todo momento de un nivel de protección en materia de salud y seguridad adaptado a la naturaleza de su trabajo, y equivalente al de los restantes trabajadores de la empresa».
Real Decreto 1561/1995 de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo
El artículo 19 del Real Decreto 1561/1995 de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo también trata el trabajo a turnos y dice lo siguiente:
#1 – «En las empresas en que se realicen actividades laborales por equipos de trabajadores en régimen de turnos, y cuando así lo requiera la organización del trabajo, se podrá acumular por períodos de hasta cuatro semanas el medio día del descanso semanal previsto en el apartado 1 del artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores, o separarlo del correspondiente al día completo para su disfrute en otro día de la semana».
#2 – «En dichas empresas, cuando al cambiar el trabajador de turno de trabajo no pueda disfrutar del descanso mínimo entre jornadas establecido en el apartado 3 del artículo 34 del citado Estatuto, se podrá reducir el mismo, en el día en que así ocurra, hasta un mínimo de siete horas, compensándose la diferencia hasta las doce horas establecidas con carácter general en los días inmediatamente siguientes».
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Novedades legislativas en la gestión de turnos y control horario en 2025
1. Reducción de la jornada laboral a 37,5 horas
El Gobierno ha anunciado la reducción de la jornada laboral máxima de 40 a 37,5 horas semanales, sin reducción salarial. Aunque esta medida se implementará progresivamente hasta 2025, las empresas que gestionan turnos rotativos deben comenzar a adaptarse, ajustando sus cuadrantes y optimizando la asignación de horas para evitar conflictos laborales.
2. Obligatoriedad del registro horario digital
Desde 2023, todas las empresas deben contar con un sistema digital de registro horario que permita controlar la entrada y salida de los empleados de manera precisa. Esto implica que los métodos tradicionales, como las hojas de Excel o los registros en papel, ya no son suficientes para cumplir con la normativa. Un software automatizado facilita el cumplimiento de esta ley y minimiza errores en la planificación de turnos.
3. Registro obligatorio de jornada para empleados del hogar
Otra de las novedades recientes es la obligatoriedad del registro de jornada para empleados del hogar. Esto garantiza que se cumplan las horas de trabajo estipuladas en los contratos y que los trabajadores cuenten con una protección similar a la de otros sectores.
💡 Consejo: Si todavía gestionas los turnos de trabajo con hojas de cálculo, es recomendable considerar una herramienta automatizada como Factorial. Esto te permitirá adaptar tu empresa a los nuevos cambios normativos y mejorar la productividad de tu equipo.
Beneficios de utilizar una plantilla de horario de trabajo en Excel
Si necesitas incorporar un cuadrante de turnos de trabajo rotativos o necesitas mejorarlo, puedes hacerlo fácilmente mediante una plantilla de Excel que te permite rellenar los datos de acuerdo a tus necesidades. A continuación, te mostramos los beneficios que puedes obtener:
- Posibilidad de personalizar y rellenar la plantilla de turnos con tus trabajadores.
- Organizar a los empleados en grupos.
- Gestionar el trabajo a turnos con el horario de noche y mañana.
- Crear cuadrantes de turnos de trabajo de 24 horas.
- Enviar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos por email a tus trabajadores
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Desventajas de utilizar una plantilla de turnos rotativos en Excel
Una plantilla de horario de trabajo rotativo puede ser una de las opciones más fáciles de controlar la gestión de turnos dentro de tu empresa pero puedes incurrir en errores si es que no realizas una gestión adecuada y caer en errores que afecten a la productividad de tus trabajadores y el cumplimiento de sus tareas diarias.
A continuación, te mostramos las desventajas de utilizar una plantilla de cuadrantes de turnos:
- Dificultad en la gestión y visualización de todos los datos dentro de la plantilla de horario en excel por la cantidad de empleados.
- Inconvenientes en la comunicación de los turnos rotativos que le corresponden a cada empleado.
- Errores en el ingreso manual de los datos de turnos, horarios, etc dentro de la plantilla de turnos de trabajo.
- Inversión de tiempo en modificar los turnos de trabajo por cambios repentinos o de improviso.
- Usando una plantilla de cuadrante de turnos no se puede visualizar los horarios de trabajo de los empleados en tiempo real.
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¿Cómo crear un cuadrante de turnos de trabajo rotativos en Excel?
Gestionar los turnos de trabajo de manera eficiente es esencial para garantizar el cumplimiento de horarios, evitar solapamientos y mejorar la productividad del equipo. Aunque existen herramientas digitales especializadas, Excel sigue siendo una opción accesible y funcional para muchas empresas.
A continuación, te explicamos cómo puedes crear un cuadrante de turnos de trabajo rotativos en Excel paso a paso.
1. Definir los turnos de trabajo
Antes de empezar, es importante establecer los turnos que se implementarán en la empresa. Los más comunes son:
- Turno de mañana: 08:00 – 16:00
- Turno de tarde: 16:00 – 00:00
- Turno de noche: 00:00 – 08:00
Estos horarios pueden ajustarse según las necesidades del negocio, asegurando que se cumplan los descansos y normativas laborales vigentes.
2. Crear la estructura del cuadrante
Abre Excel y sigue estos pasos para organizar los turnos de manera clara:
- En la primera fila, coloca los nombres de los empleados.
- En la primera columna, introduce los días del mes.
- Rellena las celdas con las iniciales de los turnos (por ejemplo, «M» para mañana, «T» para tarde y «N» para noche).
- Utiliza colores para diferenciar los turnos y mejorar la visualización.
💡 Consejo: Usa la función «Formato condicional» en Excel para resaltar automáticamente los turnos con colores específicos y facilitar su lectura.
3. Automatizar la asignación de turnos
Si necesitas asignar turnos de manera rotativa sin errores, puedes usar fórmulas en Excel:
- La función
MOD()permite distribuir los turnos de manera equitativa. - Con
SI()yBUSCARV(), puedes condicionar los cambios de turno según la disponibilidad de los empleados.
4. Validar y compartir el cuadrante
Antes de implementar el cuadrante, revisa que no haya empleados asignados a turnos seguidos sin descanso adecuado. Luego, guarda el archivo en formato PDF o compártelo mediante Google Sheets para facilitar el acceso y la actualización en tiempo real.
¿Es suficiente un cuadrante en Excel?
Aunque Excel es una herramienta útil, tiene limitaciones cuando se necesita gestionar cambios imprevistos o garantizar un cumplimiento estricto de la normativa laboral. Para optimizar la gestión de turnos y evitar errores, puedes optar por software especializado que automatice la planificación y el registro horario.
Si buscas una solución más avanzada, plataformas como Factorial permiten gestionar los turnos de trabajo de forma automatizada, evitando errores y mejorando la comunicación con los empleados. 🚀
Ejemplo de éxito: el cambio en los turnos de trabajo en Mercadona
A partir del 4 de mayo del 2020, la dirección de Mercadona decidió cambiar los turnos rotativos de sus empleados como medida excepcional para reducir el contacto entre trabajadores y clientes.
El cambio de turnos de trabajo para los empleados de Mercadona ha pasado a ser cuatro días de trabajo seguidos y tres de libranza, incluido el domingo. Además, ahora el total de horas semanales es de 36, por ello, su jornada de trabajo se amplía a 9 horas al día.
¿Por qué considerar la utilización de dispositivos automatizados para la gestión de turnos?
Las plantillas de Excel son gratuitas y rápidas, pero las herramientas automatizadas mejoran la gestión de turnos de trabajo. Los equipos pueden automatizar la programación y ajustar los cuadrantes en tiempo real con software como Factorial, lo que reduce los errores humanos, pero también permite darle transparencia a los procesos.
A pesar de tantos puntos en favor, el más importante es que un software permite cumplir con la ley de control horario de manera sencilla, registrando automáticamente las horas de trabajo y asegurando el cumplimiento de la normativa legal.
La importancia de la gestión de turnos para equipos distribuidos o remotos
Post pandemia muchas empresas apuestan aún hoy por el trabajo híbrido o teletrabajo y se enfrentan al desafío de administrar a los empleados que viven y trabajan de forma remota.
En estos casos, la implementación de herramientas digitales para gestionar los turnos no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también garantiza que todos los empleados tengan acceso a sus horarios en tiempo real, independientemente de dónde estén.
Es más fácil coordinar turnos rotativos, cambios imprevistos y mantener una comunicación clara y directa entre equipos distribuidos con software como Factorial.
