Despedir a un trabajador exige algo más que tener una causa que la empresa considere suficiente. También hay que elegir correctamente la vía de extinción, acreditar los hechos, respetar los requisitos formales y comprobar si existen garantías especiales aplicables a esa persona.
Un error en cualquiera de estos puntos puede acabar en una impugnación y en la declaración judicial del despido como improcedente o nulo. Además, desde la doctrina fijada por el Tribunal Supremo en noviembre de 2024, los despidos disciplinarios requieren, con carácter general, ofrecer al trabajador una audiencia previa para que pueda defenderse de las acusaciones antes de adoptar definitivamente la decisión.
Por eso, antes de comunicar un despido conviene revisar el Estatuto de los Trabajadores, el convenio colectivo aplicable y las circunstancias concretas del caso. Cuando existan dudas jurídicas, especialmente ante posibles situaciones protegidas, es recomendable contar con asesoramiento laboral especializado.
Datos clave
- El despido disciplinario debe comunicarse por escrito indicando los hechos que lo motivan y la fecha en la que tendrá efectos.
- Antes de un despido disciplinario debe darse al trabajador, con carácter general, la posibilidad de defenderse de los hechos que se le imputan.
- En un despido por causas objetivas, la regla general exige comunicación escrita, una indemnización de 20 días de salario por año trabajado con un máximo de 12 mensualidades y 15 días de preaviso.
- La firma del trabajador en la carta no determina por sí sola la validez del despido. Lo importante es poder acreditar que la comunicación se ha realizado correctamente.
- El trabajador dispone, con carácter general, de 20 días hábiles para impugnar el despido.
- Embarazo, determinados permisos de conciliación, nacimiento, adopción y otras situaciones especialmente protegidas obligan a extremar la revisión antes de tomar una decisión extintiva.
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Qué tipo de despido se está realizando?
Uno de los primeros errores es tratar todos los despidos como si fueran iguales. Antes de preparar ninguna carta hay que identificar correctamente qué causa pretende justificar la extinción.
| Tipo | En qué se basa | Qué conviene revisar |
|---|---|---|
| Despido disciplinario | Incumplimiento grave y culpable de la persona trabajadora. | Hechos, gravedad, culpabilidad, pruebas, prescripción, convenio colectivo, audiencia previa y posibles garantías especiales. |
| Despido por causas objetivas | Causas previstas legalmente, como determinadas razones económicas, técnicas, organizativas o de producción. | Existencia y acreditación de la causa, carta, indemnización, preaviso y criterios utilizados para seleccionar a la persona afectada. |
| Despido colectivo | Extinciones por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción que alcanzan los umbrales establecidos legalmente. | Procedimiento colectivo, periodo de consultas, documentación y participación de la representación de los trabajadores. |
Este artículo se centra principalmente en los errores habituales de los despidos disciplinarios y objetivos individuales. Los despidos colectivos tienen un procedimiento propio y requieren un análisis específico.
10 errores comunes al despedir a un trabajador
1. Elegir una causa que no coincide con lo ocurrido
Un despido no debería comenzar redactando una carta y buscando después una causa que encaje. El orden debería ser el contrario: primero se analizan los hechos y después se comprueba si existe una causa legal que permita extinguir el contrato.
En el despido disciplinario, el Estatuto de los Trabajadores contempla incumplimientos como las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad, la indisciplina, determinadas ofensas, la transgresión de la buena fe contractual o una disminución continuada y voluntaria del rendimiento normal o pactado.
No basta, sin embargo, con utilizar una de estas expresiones en la carta. La empresa debe poder relacionarla con hechos reales y suficientemente concretos.
2. Omitir la audiencia previa en un despido disciplinario
Este es uno de los cambios que más atención exige actualmente a los departamentos de Recursos Humanos.
El Tribunal Supremo estableció en noviembre de 2024 que las empresas deben ofrecer al trabajador, antes de adoptar un despido disciplinario, la oportunidad de defenderse de los cargos formulados contra él, en aplicación del artículo 7 del Convenio 158 de la Organización Internacional del Trabajo.
Esto implica comunicar los hechos que podrían dar lugar al despido y permitir que la persona explique su versión antes de tomar definitivamente la decisión.
Existe una excepción cuando razonablemente no pueda exigirse al empleador que conceda esa posibilidad, pero no conviene interpretarla de forma amplia ni asumir que cualquier urgencia permite omitir el trámite.
3. Redactar una carta demasiado genérica
El despido disciplinario debe comunicarse por escrito y en la carta tienen que aparecer los hechos que lo motivan y la fecha de efectos.
Expresiones como «pérdida de confianza», «bajo rendimiento» o «incumplimiento de sus obligaciones» pueden resultar insuficientes si no se acompañan de los hechos concretos que permiten entender qué conducta se reprocha.
La carta debería permitir a la persona saber de qué se la acusa y preparar su defensa en caso de impugnación.
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4. Creer que el trabajador está obligado a firmar la carta
La empresa necesita poder demostrar que ha comunicado el despido, pero la validez no depende de que el trabajador esté de acuerdo ni de que firme la carta.
La firma puede utilizarse como prueba de recepción. Por eso es habitual que una persona firme indicando «no conforme» o una expresión equivalente para dejar constancia de que recibe el documento sin aceptar su contenido.
Si se niega a recibirlo o firmarlo, la empresa deberá utilizar un medio que permita acreditar correctamente la comunicación. Dependiendo del caso pueden utilizarse testigos o un medio fehaciente como el burofax.
Lo importante es poder demostrar qué se comunicó, cuándo y por qué medio. Enviar un burofax tampoco corrige una carta defectuosa ni convierte un despido sin causa en válido.
5. Aplicar mal el preaviso o la indemnización de un despido objetivo
En los despidos por causas objetivas, la regla general exige:
- Comunicación escrita expresando la causa.
- Indemnización de 20 días de salario por año de servicio, prorrateando los periodos inferiores al año.
- Un máximo de 12 mensualidades de indemnización.
- Un plazo de 15 días de preaviso desde la entrega de la comunicación hasta la extinción.
Existen particularidades según la causa y las circunstancias de la empresa, por lo que conviene revisar cada caso antes de formalizar la extinción.
También hay que tener en cuenta que la falta de preaviso no convierte automáticamente el despido objetivo en improcedente. La empresa deberá abonar los salarios correspondientes a ese periodo.
6. No comprobar si existen situaciones especialmente protegidas
Antes de despedir hay que revisar si existen circunstancias que puedan afectar a la calificación jurídica de la decisión.
El Estatuto de los Trabajadores contempla una protección reforzada, entre otros supuestos, para determinadas situaciones relacionadas con:
- Embarazo.
- Nacimiento, adopción, guarda o acogimiento.
- Riesgo durante el embarazo o la lactancia.
- Permiso parental.
- Determinados permisos de conciliación.
- Adaptaciones de jornada.
- Excedencia para cuidado de hijos o familiares.
- Víctimas de violencia de género o violencia sexual en los supuestos previstos legalmente.
Esto no significa que una persona incluida en alguno de estos supuestos nunca pueda ser despedida. La empresa tendrá que acreditar que existe una causa procedente y ajena al ejercicio del derecho protegido.
7. Asumir que estar de baja médica impide siempre despedir
Una incapacidad temporal no provoca automáticamente la nulidad de cualquier despido. Lo importante es analizar cuál es la verdadera causa de la decisión.
La enfermedad o condición de salud está protegida frente a la discriminación. Por tanto, si existen indicios de que el motivo real de la extinción es precisamente esa circunstancia, puede entrar en juego la tutela antidiscriminatoria.
Si existe otra causa legal, real y suficientemente acreditada, habrá que analizar el caso atendiendo a sus circunstancias concretas.
8. Utilizar pruebas insuficientes o conseguidas vulnerando derechos
En un despido disciplinario no basta con sospechar que una persona ha cometido una infracción. La empresa debe poder acreditar los hechos incluidos en la carta si posteriormente tiene que defender el despido ante un juzgado.
Pero conseguir pruebas tampoco justifica cualquier método.
Las personas trabajadoras mantienen derechos de intimidad y protección de datos en el ámbito laboral. El acceso empresarial a dispositivos digitales y comunicaciones debe respetar las condiciones y garantías previstas legalmente.
Por eso, no es adecuado revisar de forma indiscriminada los correos electrónicos o dispositivos de una persona antes de despedirla. La obtención y utilización de las pruebas debe ser lícita, necesaria y respetuosa con los derechos fundamentales.
9. No revisar el convenio colectivo ni la representación sindical
El Estatuto de los Trabajadores establece unos requisitos mínimos, pero el convenio colectivo puede añadir obligaciones adicionales.
Además, cuando la persona despedida sea representante legal de los trabajadores o delegado sindical, pueden existir trámites específicos, como la apertura de un expediente contradictorio.
Si el trabajador está afiliado a un sindicato y la empresa tiene constancia de ello, también pueden resultar aplicables garantías adicionales.
Comprobar estas circunstancias antes de iniciar un despido disciplinario forma parte de la preparación básica del proceso.
10. Dejar pasar los plazos para sancionar una conducta
Las faltas laborales no pueden sancionarse indefinidamente después de haberse producido.
El Estatuto de los Trabajadores establece que las faltas prescriben, desde que la empresa conoce su comisión:
- Faltas leves: 10 días.
- Faltas graves: 20 días.
- Faltas muy graves: 60 días.
En todo caso, prescriben a los seis meses de haberse cometido.
Cuando se plantea un despido disciplinario, la fecha en la que ocurrieron los hechos y el momento en el que la empresa tuvo conocimiento de ellos son, por tanto, especialmente importantes.
Cuál es la diferencia entre un despido procedente, improcedente y nulo?
| Calificación | Qué significa | Consecuencia general |
|---|---|---|
| Procedente | La empresa acredita la causa y cumple los requisitos exigibles. | El despido produce sus efectos conforme a la modalidad utilizada. |
| Improcedente | No se acredita suficientemente la causa o se incumplen determinados requisitos. | Con carácter general, la empresa debe optar entre readmisión e indemnización en los términos previstos legalmente. |
| Nulo | Existe un móvil discriminatorio, vulneración de derechos fundamentales o alguno de los supuestos especialmente protegidos previstos legalmente. | Readmisión inmediata y abono de los salarios dejados de percibir. |
En un despido improcedente, la indemnización general es de 33 días de salario por año de servicio, con un máximo de 24 mensualidades, sin perjuicio de las reglas transitorias que puedan afectar a contratos con antigüedad anterior a febrero de 2012.
Cuánto tiempo tiene un trabajador para reclamar un despido?
El plazo es especialmente corto. Una persona dispone, con carácter general, de 20 días hábiles desde que se produce el despido para impugnarlo.
No se computan sábados, domingos ni festivos correspondientes.
Antes de acudir a juicio, normalmente debe intentarse la conciliación o mediación previa correspondiente. La presentación de la solicitud de conciliación afecta al cómputo del plazo en los términos previstos legalmente.
Checklist para planificar correctamente un despido
Antes de adoptar la decisión
- Identificar exactamente qué ha ocurrido.
- Determinar qué causa legal podría resultar aplicable.
- Revisar el contrato y el convenio colectivo.
- Comprobar las fechas de los hechos y sus plazos de prescripción.
- Reunir únicamente pruebas obtenidas legalmente.
- Revisar si existen situaciones especialmente protegidas.
- Comprobar si la persona es representante legal, delegado sindical o si existen otras garantías aplicables.
- En un despido disciplinario, preparar la audiencia previa correspondiente.
- Calcular correctamente las cantidades que procedan.
Antes de entregar la carta
- Comprobar que los hechos aparecen suficientemente identificados.
- Indicar claramente la fecha de efectos.
- Verificar que la carta coincide con la causa que realmente pretende defender la empresa.
- En un despido objetivo, comprobar indemnización y preaviso.
- Preparar un medio que permita acreditar correctamente la entrega.
Durante la comunicación
- Explicar la decisión de manera directa y respetuosa.
- Entregar la documentación correspondiente.
- No presionar a la persona para que firme como si estuviera aceptando el contenido.
- Documentar la recepción o utilizar un medio adecuado si la persona se niega a recibir o firmar la carta.
- Permitir que pueda plantear dudas prácticas relacionadas con su salida.
Después del despido
- Gestionar las obligaciones laborales y administrativas derivadas de la baja.
- Entregar la documentación que corresponda.
- Gestionar la devolución de equipos y otros activos de la empresa.
- Retirar los accesos a sistemas conforme a la fecha efectiva de salida y a las políticas de seguridad.
- Conservar ordenadamente la documentación que pueda resultar necesaria ante una impugnación.
Cómo puede Factorial ayudar a organizar un proceso de salida?
Factorial no determina si un despido es legal ni sustituye el asesoramiento de un especialista laboral. Sí puede ayudar a Recursos Humanos a mantener documentación, información de los empleados y procesos administrativos centralizados, algo especialmente útil cuando hay que gestionar incorporaciones y salidas de manera ordenada.
Centralizar la documentación permite localizar con más facilidad contratos, comunicaciones y otros documentos relacionados con cada persona. También ayuda a mantener una trazabilidad más clara durante el proceso de offboarding.
Antes de realizar un despido, la empresa sigue necesitando comprobar por separado la causa, los requisitos legales, el convenio aplicable y las garantías de la persona afectada.
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Qué recordar antes de despedir a un trabajador?
La principal forma de reducir errores es no improvisar el despido. Primero debe analizarse la causa y la situación de la persona; después, comprobar los requisitos legales, reunir las pruebas correspondientes y preparar correctamente la comunicación.
En los despidos disciplinarios hay que tener en cuenta actualmente la audiencia previa, además de revisar el convenio y las garantías sindicales que puedan resultar aplicables. En los objetivos deben comprobarse especialmente la causa, la indemnización y el preaviso.
Y hay una regla que sirve para prácticamente todos los casos: la documentación debe reflejar lo que realmente ha sucedido. Una carta más larga, una firma o un burofax no solucionan una causa inexistente ni sustituyen un procedimiento correctamente preparado.
Preguntas frecuentes sobre los errores al despedir a un trabajador
Un despido mal planteado puede generar problemas aunque la empresa considere que existen motivos suficientes. Estas son algunas de las dudas más habituales que conviene resolver antes de comunicar una extinción laboral.
Entre los más habituales están no acreditar suficientemente la causa, redactar una carta demasiado genérica o incumplir determinados requisitos formales. La consecuencia concreta dependerá del tipo de despido y de las circunstancias del caso.
Con carácter general, sí. Desde la doctrina fijada por el Tribunal Supremo en noviembre de 2024, debe ofrecerse al trabajador la posibilidad de defenderse de los hechos que se le imputan antes de adoptar definitivamente el despido disciplinario, salvo determinadas excepciones.
No. La firma puede acreditar que ha recibido la comunicación, pero la validez del despido no depende de que esté conforme ni de que firme la carta. La empresa debe poder demostrar correctamente que la comunicación se produjo.
La regla general establece 15 días de preaviso desde la entrega de la comunicación hasta la extinción. Si no se respeta ese plazo, la empresa deberá abonar el salario correspondiente a los días de preaviso incumplidos.
Estar en incapacidad temporal no impide automáticamente cualquier despido. Sin embargo, la enfermedad o condición de salud está protegida frente a la discriminación, por lo que es necesario comprobar que la causa real de la extinción es distinta y puede acreditarse.
Con carácter general, dispone de 20 días hábiles desde que se produce el despido. Se trata de un plazo de caducidad, por lo que conviene tener especialmente en cuenta su cómputo.
La consecuencia general es la readmisión inmediata del trabajador y el abono de los salarios dejados de percibir. La nulidad puede producirse, entre otros casos, cuando existe discriminación o vulneración de derechos fundamentales.
Factorial puede ayudar a centralizar la documentación y la información de los empleados y a organizar procesos administrativos relacionados con el offboarding. No determina si una causa de despido es válida ni sustituye la revisión jurídica que debe hacer la empresa antes de tomar la decisión.
«Y la del trabajador que va a ser despedido, que lo normal es que piense que lo ha hecho todo bien y que no entienda porque se le despide» contiene una falta de ortografía/gramatical. Correctamente escrita es: «Y la del trabajador que va a ser despedido, que lo normal es que piense que lo ha hecho todo bien y que no entienda por qué se le despide».
Hola Fernando!
¡Tienes toda la razón! La frase que mencionas tiene un error gramatical en la palabra «porque».
Gracias por tu ayuda, hemos corregido el post ;-)