A finales de 2024 las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros tendrán que implantar las facturas electrónicas en España. El resto de las organizaciones deberán cumplir esta obligación a finales de 2025.
Con el objetivo de simplificar y agilizar los procesos administrativos y cumplir con la ley, muchas empresas están optando por la emisión de facturas electrónicas en lugar de las tradicionales gestión de facturas en papel. Pero ¿qué es exactamente la facturación electrónica? ¿Cuáles son los diferentes tipos que existen? ¿Cómo se regula en España? ¿Qué pasos se pueden seguir para adaptarse al sistema de facturación electrónica?
En este artículo vamos a responder a estas preguntas y a analizar el proceso para la emisión de facturas electrónicas.
¿Qué es la facturación electrónica y qué tipos existen en España?
La facturación electrónica es un método de emisión y recepción de facturas a través de medios electrónicos, en lugar de utilizar el formato tradicional en papel. Una factura electrónica debe de tener determinadas características que garanticen su autenticidad e integridad.
Existen dos tipos de factura electrónica:
- Estructurada. En este supuesto se utiliza un formato estándar de lenguaje XML que genera la factura de forma automática con la utilización de un software y quien recibe la factura también la gestiona automáticamente.
- No estructurada. Es una imagen digital que puede tener el formato de un pdf o de una factura en papel que se ha escaneado. La gestión de este tipo de facturación digital se tendrá que hacer de forma manual o con un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Por lo tanto, la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas tanto para las empresas como para los clientes, como la reducción de costes y tiempos de procesamiento y la mayor seguridad y trazabilidad de las transacciones comerciales, lo que reduce la morosidad y aporta transparencia. Además, supone un impulso de la responsabilidad social corporativa de las empresas puesto que no se utiliza papel, ni tinta ni se envían las facturas por medios físicos.
📥 ¿Necesitas una base para hacer tu facturación? Utiliza gratis esta plantilla de modelo de factura
¿Factura electrónica obligatoria en España en 2025? Fechas y requisitos
Si tienes un negocio o eres autónomo, probablemente te estés preguntando si tendrás que implementar la factura electrónica en tu día a día. La respuesta corta es: sí, pero no te preocupes, todavía hay tiempo para prepararte. Este cambio no solo te ayudará a cumplir con la ley, sino que también te traerá beneficios como mayor eficiencia, menos errores y una mejor organización.
Vamos a contarte cuándo será obligatoria y quiénes tendrán que adaptarse a este sistema.
¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica?
El Gobierno ha establecido dos fechas clave para que las empresas se sumen al uso de la factura electrónica:
- A finales de 2024, será obligatoria para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año. Si estás en este grupo, es momento de empezar a buscar una solución que se adapte a tus necesidades.
- A finales de 2025, todas las demás empresas y autónomos deberán unirse al sistema, independientemente de su facturación.
Es importante que aproveches este tiempo para informarte y adaptarte. Recuerda que cuanto antes lo implementes, antes podrás disfrutar de las ventajas que ofrece este sistema, como ahorrar tiempo y reducir costes.
¿Para quién es obligatoria la factura electrónica?
Seguramente te estés preguntando: “¿Esto me afecta a mí?”. La respuesta es bastante simple: si tienes un negocio o eres autónomo, la factura electrónica será parte de tu día a día más pronto que tarde. No te preocupes, no estás solo en esto, y adaptarte puede ser más sencillo de lo que parece. Vamos a ver quiénes están obligados y cómo puedes prepararte para este cambio.
Si trabajas con otras empresas o autónomos
¿Tienes clientes o proveedores que son otras empresas o profesionales? Entonces, esto te interesa: todas las facturas que emitas o recibas tendrán que ser electrónicas. Sí, toca despedirse del papel y de los PDFs adjuntos en emails. A partir de ahora, la digitalización será el estándar.
Esto no es solo una obligación legal, también es una oportunidad para mejorar la manera en que gestionas tu negocio:
- Olvídate de las pérdidas de tiempo: Emitir y recibir facturas electrónicas es mucho más rápido. No tendrás que esperar días para que lleguen o andar persiguiendo a clientes porque “no les llegó el correo”.
- Menos errores, más tranquilidad: Las facturas electrónicas te ayudan a evitar esos típicos problemas de facturas incompletas, mal escritas o que se pierden en el proceso.
- Control total: Con todo digitalizado, será mucho más fácil organizarte, encontrar facturas antiguas en segundos o preparar tu contabilidad sin dolores de cabeza.
Así que, si esto te suena como un desafío, míralo de otra manera: estás modernizando tu negocio y preparándolo para ser más ágil y eficiente.
Si trabajas con la administración pública
Si ya tienes experiencia facturando para organismos públicos, seguramente no sea algo nuevo para ti. La factura electrónica es obligatoria en este ámbito desde hace tiempo, pero eso no significa que no haya novedades.
Es importante que te asegures de que tu sistema de facturación cumple con todos los requisitos actuales:
- ¿Está actualizado? Las normativas evolucionan, así que revisa si tu software cumple con los últimos estándares legales.
- ¿Es seguro? Los datos de tus facturas deben estar protegidos para evitar filtraciones o accesos no autorizados.
- ¿Te permite hacer un seguimiento? Saber en qué estado está cada factura (enviada, aceptada, pagada) te dará mucha más tranquilidad.
📌 Te puede interesar: Factura de abono: qué es, cuándo se utiliza y cómo se emite correctamente
Ten en cuenta que esto no es solo un cambio, es una oportunidad para llevar tu empresa o negocio a la era de la facturación electrónica
Sí, lo sabemos, los cambios suelen ser incómodos al principio. Pero, en este caso, la factura electrónica puede facilitarte la vida y ahorrarte tiempo y dinero. Lo más importante es que no lo veas como un simple trámite, sino como una oportunidad para modernizar tu negocio.
Elige un software que se adapte a tus necesidades y aprovecha para digitalizar otros procesos de tu empresa.
A largo plazo, esto no solo te permitirá cumplir con la ley, sino también trabajar de forma más eficiente y profesional, y recuerda, este cambio no lo estás haciendo solo por cumplir una obligación, sino para que tu negocio sea más competitivo, más organizado y más preparado para el futuro. ¡Estás dando un paso adelante! 😊
Ventajas fiscales de la facturación electrónica
- Reducción de errores en las declaraciones fiscales
La facturación electrónica minimiza errores humanos, ya que los datos se ingresan automáticamente. Esto reduce el riesgo de equivocaciones en las declaraciones fiscales y evita sanciones. - Mayor control sobre las deducciones fiscales
Las facturas electrónicas permiten un acceso más fácil a la información, facilitando el seguimiento y aprovechamiento de las deducciones fiscales disponibles. - Mejora en la gestión del IVA
El sistema automatiza el cálculo y registro del IVA, lo que facilita las declaraciones y reduce el riesgo de omitir transacciones. - Agilidad en las auditorías fiscales
La disponibilidad inmediata de facturas electrónicas acelera las auditorías, reduciendo el tiempo necesario para preparar la documentación y aumentando la transparencia. - Ahorro en el coste de gestión administrativa
La automatización reduce el tiempo dedicado a corregir errores y gestionar manualmente las facturas, lo que genera un ahorro indirecto. - Facilidad para cumplir con las normativas fiscales
La facturación electrónica asegura que las facturas cumplan automáticamente con los requisitos fiscales, evitando problemas legales. - Optimización de los plazos de pago y cobro
La facturación electrónica acelera el ciclo de facturación, mejorando el flujo de caja y ayudando a gestionar los pagos de impuestos con mayor eficiencia.
Errores comunes al implementar la facturación electrónica y cómo solucionarlo
| Error común | Solución |
| No elegir un software | Investiga y compara proveedores para elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. |
| Falta de formación del equipo | Ofrece capacitación adecuada a tu equipo mediante tutoriales o sesiones de formación. |
| No configurar correctamente el sistema | Configura correctamente todos los campos y plantillas antes de comenzar a usar el sistema. |
| No realizar pruebas antes de usar el sistema | Realiza pruebas con facturas ficticias para verificar el funcionamiento correcto del sistema. |
| Ignorar la seguridad de los datos | Elige un software con altos niveles de seguridad, como cifrado y autenticación de usuarios. |
| No realizar copias de seguridad | Asegúrate de hacer copias de seguridad periódicas para evitar pérdidas de datos importantes. |
| No mantener el sistema actualizado | Mantén el sistema actualizado para cumplir con las normativas fiscales y evitar incompatibilidades. |
📌 Automatización de facturas de proveedores: qué es y cómo hacerlo
Regulación de la factura electrónica en España
En España, la facturación electrónica está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta ley establece el marco normativo para la emisión y recepción de facturas electrónicas entre empresas y administraciones públicas.
Por otro lado, la Ley 18/2022 de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, o Ley crea y crece, establece la obligación para empresarios y profesionales de utilizar la facturación electrónica en el artículo 12 que modifica la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y regula lo siguiente:
- Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
Proceso para la gestión y emisión de facturas electrónicas para pymes y profesionales
El proceso para la emisión de facturas electrónicas es una tarea que implica seguir una serie de pasos específicos que pueden variar de unas organizaciones a otras, pero, que, en general que son los siguientes:
Investigación y selección de proveedor
En primer lugar, es necesario contar con un software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos, es decir, debe de ser un software certificado. Para ello deberás realizar un análisis exhaustivo de los proveedores de servicios de facturación electrónica que existen en el mercado. Es importante que valores aspectos como:
La reputación del proveedor y su experiencia con empresas similares a la tuya
Es fundamental que analices las empresas que han trabajado con cada proveedor y los comentarios que haya sobre estas colaboraciones para saber qué ventajas aporta cada uno y qué especialización tiene.
La seguridad de los datos de forma que estén protegidos y no haya filtraciones
En este sentido, los softwares de facturación electrónica suelen trabajar con el cifrado de datos de forma que solo quienes están autorizados puedan acceder a ellos, de esta forma es complicado que un tercero pueda tener acceso a información confidencial y manipularla. Además, suelen incorporar procesos de autenticación que se aplican antes de enviar o recibir las facturas electrónicas. De esta manera se reduce el fraude y se aportan garantías tanto al emisor como al receptor de la factura.
La usabilidad de la plataforma
La plataforma debe de ser intuitiva y sencilla de utilizar para que el proceso de adaptación sea rápido y no haya resistencia al cambio. En este punto es importante la formación para evitar esa resistencia. También puedes cotejar si el proveedor te da un periodo de prueba gratuito.
Configuración del sistema
Una vez elegida la plataforma adecuada deberás configurarla para adaptarla a tu empresa para ello tendrás que elaborar una plantilla de factura con todos los elementos de la imagen corporativa de tu empresa (logo, colores, formas etc.).
Formación de tu equipo
A continuación, será necesario formar a tu equipo para que sepan utilizar de manera adecuada la plataforma. Para ello, podrás organizar sesiones online o físicas, elaborar manuales o tutoriales en video.
Introducción de la información
El siguiente paso consiste en incluir los datos en el sistema de cada factura: datos del emisor y del receptor, la descripción detallada de los bienes o servicios prestados, el importe total y los impuestos correspondientes. Todos estos datos supondrán que la elaboración de los modelos de impuestos sea más sencilla.
Pruebas
Antes de comenzar a utilizar el software es esencial que realices pruebas para verificar si todo funciona correctamente. Para ello puedes elaborar facturas ficticias a clientes también ficticios. Si es necesario, realiza correcciones para que el proceso funcione bien.
Envío de facturas
Una vez que la factura ha sido completada, se procede a enviarla al destinatario a través de medios electrónicos seguros, como el correo electrónico o plataformas de intercambio de documentos. Es importante asegurarse de que la factura llegue correctamente al destinatario y de que se haya recibido de manera íntegra. Además, se recomienda archivar las facturas electrónicas en un sistema seguro para su posterior consulta y cumplimiento de las obligaciones fiscales.
En resumen, la facturación electrónica es una herramienta clave para la digitalización de los procesos empresariales. Su uso es cada vez más común en todo el mundo y su regulación ha ido evolucionando para garantizar su validez legal.
ºEn España queda mucho por hacer en cuanto a la educación y concienciación sobre los beneficios de la facturación electrónica, especialmente para las pequeñas y medianas empresas para las que el proceso de transición supone un esfuerzo adicional. Es necesario seguir trabajando en la adaptación a la facturación electrónica como una herramienta clave para el crecimiento y la competitividad empresarial.
