Un profesiograma es una herramienta utilizada en el proceso de búsqueda y contratación, pero también tiene otras aplicaciones que optimizan la gestión de RR. HH. Aunque no es un concepto nuevo, su uso no está del todo extendido. Sin embargo, resulta clave en empresas de rápido crecimiento que necesitan renovar su capital humano con celeridad, sin margen de error y maximizando recursos productivos. En este artículo explicamos cómo utilizarlo, cuáles son sus beneficios y por qué deberías implementarlo en tu empresa.
Datos clave
- Un profesiograma es un documento técnico que define de forma precisa las exigencias, funciones, competencias, condiciones de trabajo y requisitos necesarios para un puesto laboral.
- Optimiza la criba curricular y el proceso de selección, acelerando la contratación del perfil idóneo y mejorando el ROI en reclutamiento.
- Disminuye la tasa de rotación laboral al garantizar la adecuación técnica y cultural del candidato con los requerimientos reales del rol.
- Facilita la estructuración de planes de carrera, necesidades formativas y la adaptación de puestos de trabajo en situaciones de discapacidad.
En pocas palabras, podemos entender que un profesiograma es una herramienta utilizada para definir las necesidades, características personales, formación profesional y educativa que un rol laboral exige dentro de una empresa.
Un profesiograma es, entonces, un documento que establece los factores internos y externos del trabajo. Al mismo tiempo, define las condiciones laborales, una descripción de sus cualidades objetivas y subjetivas, y las que debe tener la persona que cubra el puesto.
Esta herramienta es, además, un instrumento que idealmente debe ser lo más conciso y concreto posible. Se debe utilizar un tipo de plantilla o disposición de la información que permita una recopilación de datos dinámica y fácil de leer y comprender.
Usualmente, el profesiograma se puede encontrar en formatos de cuadrícula realizados sobre planillas de cálculo en programas como Excel o Google Sheets. Aunque también se puede optar por el uso de tablas en procesadores de texto.
En términos de gestión documental, un profesiograma es una herramienta vital que tiene varios usos y afecta desde el proceso de onboarding hasta posibles situaciones legales, como una inspección de trabajo.
Así como las políticas de empresa y los valores “dan vida” a la cultura de una organización, la mayor o menor productividad o facilidad para alcanzar objetivos de negocio estará íntimamente relacionada con el uso adecuado de un profesiograma.
Usos del profesiograma en RR. HH.
Al momento de publicar una oferta en un portal de empleo, muy probablemente recibiremos miles de perfiles de personas interesadas en sumarse a nuestra empresa, incluso en la modalidad de inbound recruiting.
Además de valernos de herramientas como un ATS para la criba curricular y las entrevistas (ya sean remotas o presenciales), el profesiograma debería ser otra herramienta para dar con la persona ideal para cubrir el puesto libre.
Un profesiograma concentra las aptitudes y habilidades blandas del candidato, a la vez que las competencias profesionales y capacidades para el desempeño laboral dentro de una organización.
Pero además del proceso de contratación, un profesiograma puede ser útil en casos de discapacidad parcial o total, en los que se necesite un registro fidedigno que detalle las tareas y demandas de un puesto que ayude a contemplar si un trabajador afectado por un problema de salud puede continuar o no en su lugar de trabajo.
Tipos de profesiograma
Los profesiogramas pueden diferenciarse en dos grandes categorías según el tipo de información que se intente recopilar durante el proceso de selección de personal. Esta clasificación puede ser por factores o bien por conocimientos.
Las características específicas que la empresa necesita de un candidato pueden incluir detalles acerca de su aspecto físico, cualidades psicológicas o de personalidad. Este tipo de datos se vuelca sobre un profesiograma por factores. Al mismo tiempo, se buscará indagar sobre la formación educativa, los conocimientos del trabajador y sus años de experiencia.
Un profesiograma que esté centrado en las competencias, por otra parte, aportará aquella información sobre los conocimientos del candidato, además de determinar si cuenta con la capacidad para utilizarlos una vez que se desempeñe en el puesto.
Cómo hacer un profesiograma en 4 pasos
Aunque no es una herramienta comúnmente utilizada y, por ese motivo, puede resultar un tanto complejo realizarlo por primera vez, lo cierto es que un profesiograma es bastante más sencillo de lo que parece.
En primer lugar, y antes de ponernos manos a la obra, debemos tener en claro tres conceptos clave: la nomenclatura del rol, el contenido del rol y los requisitos del rol. Una vez entendido lo anterior, para crear un profesiograma debemos:
- Desarrollar una descripción general de la profesión. Indicar el nombre según la nomenclatura que hayamos definido. Describir su trascendencia social y la necesidad del puesto. Indicar la educación necesaria y el rango de calificaciones, así como las perspectivas de crecimiento dentro del rol.
- Describir el proceso laboral. Esto implica responder a las preguntas de: cuál es el contenido del trabajo, a qué apunta la actividad, qué medios se utilizan en el proceso laboral y cuáles son sus resultados. Describir las principales responsabilidades, también llamadas características de producción.
- Establecer qué conocimientos y habilidades generales y especiales se necesitan para cumplir con los deberes profesionales y qué requisitos se imponen sobre la impecabilidad y confiabilidad de las operaciones realizadas. Resumir, además, el estado de salud requerido, las características fisiológicas de la persona (si el puesto lo exigiera) y tener en cuenta cuáles son las contraindicaciones médicas, por ejemplo.
- Hacer una descripción psicológica del trabajo. Cada profesión tiene lados atractivos y poco atractivos, dificultades específicas, riesgos laborales, beneficios y oportunidades para la autoexpresión de diferentes latitudes. Además, las características importantes serán la amplitud de la comunicación, su constancia, franqueza o mediación.
Otro tipo de información que, dependiendo del criterio de la empresa y del reclutador, podrás sumar al profesiograma y que idealmente no debería faltar, son aquellas cuestiones tales como:
- Categoría de empleo.
- Horario laboral.
- Descripción del rol de trabajo.
- Trabajo en equipo/trabajo individual.
- Tipo de jornada.
- Modalidad (remoto, presencial o híbrido).
- Departamento o área.
- Objetivos esperados.
- Condiciones físicas y psicológicas.
- Aptitudes.
- Capacidades.
- Habilidades.
- Formación.
- Herramientas.
- Responsabilidades y obligaciones.
- Riesgos laborales sobre la salud.
- Sector, características y tipo de empresa.
Crea una plantilla de profesiograma en Word
Las plantillas de profesiograma se pueden crear en una hoja de Word, en la que se deberá colocar: la información personal del trabajador, las habilidades blandas y las competencias laborales. Además, la descripción del puesto, así como los riesgos laborales que puedan afectar a la salud del colaborador.
Crear una plantilla de profesiograma en Word le permitirá a la persona encargada de elaborar los profesiogramas replicar el contenido y adaptarlo a los diferentes puestos de trabajo de la empresa. El proceso de creación puede complicarse cuando se realiza por primera vez, pero siguiendo los pasos ya mencionados será una tarea sencilla de aplicar.
Descarga una plantilla de profesiograma gratis
Si no quieres perder el tiempo realizando un profesiograma para tu empresa en Word o necesitas un modelo para realizarlo, en Factorial hemos preparado una plantilla modelo de profesiograma que podrás utilizar con solo rellenar tus datos en el formulario y la recibirás en tu correo electrónico lista para ser descargada.
Obtén la plantilla de profesiograma gratis y personalízala de acuerdo con las necesidades de tu empresa, el rol y el tipo de departamento en el que estés realizando una búsqueda de personal. Esta plantilla de profesiograma es descargable en formato PDF con toda la información que necesitas para optimizar al detalle los puestos de trabajo en tu empresa.
Cinco beneficios de contar con un profesiograma
Es normal que en pequeñas y medianas empresas este tipo de documentos técnico-estratégicos no estén del todo difundidos. Sin embargo, en el caso de las grandes organizaciones, un profesiograma debería ser de naturaleza casi obligatoria. Y esto se debe a las grandes ventajas que otorga.
Optimiza el proceso de búsqueda
La principal bondad del profesiograma es que permite no solamente redactar mejores anuncios más claros para RR. HH. y para los candidatos, sino que hace que sea más dinámico y preciso el proceso de selección.
Por este motivo, se hace un uso racional de recursos clave como el tiempo y el dinero durante el onboarding, lo que se traduce en un mayor ROI de reclutamiento.
Disminuye la tasa de rotación
Dar con la persona ideal significa que el nuevo trabajador no solamente será la persona adecuada profesionalmente hablando para realizar las tareas diarias que demanda el puesto.
Además, se adaptará al grupo ya establecido, a la cultura, podrá trabajar en equipo y amoldarse al clima laboral existente con una comunicación eficiente y un trato acorde con lo que se necesite.
Esto disminuirá sensiblemente las posibilidades de que el nuevo empleado se vaya, ya que, si hemos hecho bien el profesiograma, sus valores e intereses estarán alineados con los de la empresa, además de sus habilidades duras.
Favorece planes de carrera
Si sabemos de qué se trata, cuál es el impacto, cuáles son las implicaciones, los puntos de dolor y los inconvenientes más comunes en un determinado rol, podremos generar respuestas para subsanar o incentivar la mejora continua.
El profesiograma permite la evaluación fehaciente y concienzuda de un puesto, lo que permite no solo desarrollar planes de carrera para que los profesionales crezcan dentro de la empresa, sino que, en el mismo sentido, permite que estos puedan articularse con los planes de formación.
Ambos conceptos están íntimamente relacionados con el employee experience y el employer branding.
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