¿Cómo afecta la retribución flexible en la nómina?

Imagina que pudieras optimizar tu salario sin que tu empresa tuviera que aumentarlo. O que eres empresario y quieres aprovechar ciertos beneficios por abonar los sueldos de una forma diferente. Eso es precisamente lo que ofrece la retribución flexible en la nómina: destinar parte del sueldo bruto a beneficios exentos de IRPF. Hablamos del transporte, el seguro de salud o el cheque guardería. Pero, ¿cómo se refleja esto en una nómina? ¿Afecta a la Seguridad Social o a futuras prestaciones?

En este artículo, te explicamos en detalle cómo funciona, sus ventajas fiscales y sus posibles desventajas para que puedas sacarle el máximo partido sin sorpresas, tanto si eres empleado como desde la perspectiva de la empresa.

¿Cómo se aplica la retribución flexible en la nómina?

Antes de entrar en cómo afecta, hay que explicar qué es la retribución flexible. Se trata de un modelo que da la posibilidad a los empleados de destinar parte de su salario bruto a productos o servicios que tienen beneficios fiscales. Ventajas atractivas tanto para el trabajador como para la empresa. 

A diferencia de lo que entendemos por un aumento de sueldo tradicional, una retribución flexible no supone un coste extra para la empresa. No obstante, sí puede significar un ahorro real para el trabajador al reducir la base imponible del IRPF.

Ahora bien, ¿cómo se aplica en la nómina? Veámoslo a continuación con ejemplos prácticos.

¿Qué conceptos salariales pueden incluirse en la retribución flexible?

No todos los conceptos pueden formar parte de la retribución flexible. Para que sean válidos, deben cumplir una condición fundamental: contar con ventajas fiscales. O lo que es lo mismo, estar total o parcialmente exentos de IRPF.

Teniendo en cuenta esa premisa, los beneficios más habituales en los planes de retribución flexible son:

• Seguros de salud. Cubren tanto al empleado como a su familia y están exentos de IRPF hasta 500 euros por persona al año.
• Cheques guardería. Permiten pagar la escuela infantil de los hijos sin tributar por ello. Es más, no tienen límite de exención en el IRPF.
• Tarjetas de transporte. Ayudan a costear el abono de transporte público con una exención fiscal de hasta 1.500 euros al año.
• Formación. Cursos, másters u otro tipo de capacitaciones, siempre que estén relacionadas con el puesto de trabajo. Tampoco tributa en IRPF.
• Tickets restaurante. Estos tickets están exentos de IRPF hasta 11 euros diarios.

Como decíamos, estos beneficios no sustituyen el salario, sino que permiten que el trabajador destine parte de su retribución a ellos. De esta manera, se optimiza su nómina.

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¿Cómo se refleja en el desglose de la nómina?

Para entender cómo impacta la retribución flexible en la nómina, es muy importante conocer la diferencia entre los conceptos salariales más significativos, que son:

• Salario bruto: el sueldo total antes de aplicar las deducciones.
• Base de cotización: la cantidad sobre la que se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social.
• Base imponible del IRPF: el importe sobre el que se aplica la retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
• Salario neto: lo que realmente recibe el empleado en su cuenta bancaria tras los descuentos que correspondan (IRPF, cotizaciones sociales, anticipos, etc.).

Así, cuando un trabajador elige la retribución flexible, su salario bruto no cambia, pero sí lo hacen la base imponible del IRPF y el salario neto. Lo vemos con un ejemplo concreto.

Ejemplo práctico de nómina con retribución flexible

Supongamos que un empleado cobra un salario bruto mensual de 2.500 euros y se decide destinar 200 euros a retribución flexible. En ese caso, la tabla de su retribución sería:

El empleado ha destinado 200 euros a beneficios sin que su salario bruto cambie. Como su base imponible ha disminuido, paga menos IRPF y, por consiguiente, su salario neto es superior al que tendría sin retribución flexible. El dinero líquido a percibir sí que es menor porque ya “ha cobrado” 200 euros del sueldo de otra forma.

Este ahorro puede parecer pequeño en un mes, pero acumulado a lo largo del año puede suponer una cantidad muy notable. Además, cuanto mayor sea el tipo impositivo del IRPF, mayor será el ahorro fiscal. 

Aun así, vemos en detalle el ejemplo del cálculo del ahorro real en IRPF:

• Sin retribución flexible: el trabajador tributa por una base imponible de 2.500 euros con una retención del 15% que supone 375 euros de IRPF.
• Con retribución flexible: su base imponible se reduce a 2.300 euros y la retención baja a 345 euros, lo que implica un ahorro de 30 euros en impuestos.
• Ahorro total mensual: 30 euros.
• Ahorro total anual: 360 euros.

Este ahorro puede aumentar cuando el IRPF es más alto. Es más, en un tramo del 30%, la reducción de IRPF generaría un ahorro de 60 euros mensuales (720 euros al año). Por eso, es básico entender bien cómo se reflejará en la nómina para evitar sorpresas y aprovechar al máximo sus beneficios.

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Impacto de la retribución flexible en la nómina

Como ves, la retribución flexible puede ser muy útil, pero su impacto en la nómina va más allá del ahorro fiscal. De hecho, afecta tanto a la base de cotización como a la base imponible del IRPF. Algo que puede influir en la Seguridad Social y en futuras prestaciones. 

¿Cómo afecta a la base de cotización y a la Seguridad Social?

La base de cotización es el importe sobre el que se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social. Estas determinan las prestaciones futuras del trabajador, como son la pensión de jubilación, la prestación por desempleo o una incapacidad temporal.

Eso sí, ten en cuenta que la mayoría de conceptos de la retribución flexible están exentos de IRPF, pero no de cotización. Esto significa que siguen formando parte de la base de cotización.  Así mismo, tickets restaurantes, la tarjeta transporte, el seguro de salud o los cheques guardería sí cotizan. La excepción en este aspecto es la formación. 

Por lo tanto, si un trabajador destina una gran parte de su salario a conceptos exentos de cotización, su base se reduce, lo cual puede rebajar sus futuras prestaciones. ¿Cuáles?:

• Paro. La prestación por desempleo se calcula sobre la base de cotización de los últimos 180 días. 
• Jubilación. El importe de la pensión de jubilación se obtiene en función de las bases de cotización de los últimos años trabajados.
• Baja por enfermedad o accidente. La prestación por incapacidad temporal se referencia en la base reguladora, que depende de la base de cotización.

Por todo ello, es importante encontrar un equilibrio entre aprovechar las ventajas fiscales y mantener una base de cotización adecuada. Más adelante lo veremos en detalle.

¿Cómo influye en el cálculo del IRPF?

Por otra parte, uno de los principales beneficios de la retribución flexible que ya hemos citado es que reduce la base imponible del IRPF. Una característica que puede suponer un ahorro fiscal considerable.

Piensa que la base imponible del IRPF es el importe sobre el que Hacienda aplica el porcentaje de retención del impuesto. Así que, cuanto menor sea esta base, menos IRPF paga el trabajador. Si el empleado destina parte de su salario bruto a estos conceptos, reduce su base imponible, paga menos impuestos y su salario neto aumenta.

Beneficios fiscales según cada tipo de retribución flexible

Teniendo en cuenta los tipos de retribución flexible que hemos citado, dependiendo del tipo de beneficio, el ahorro fiscal puede variar. Lo recogemos y ejemplificamos con esta tabla:

El mayor efecto positivo se da en empleados con tramos altos de IRPF, ya que la reducción de la base imponible se traduce en una menor retención fiscal.

Para aprovechar al máximo los beneficios de la nómina de retribución flexible sin comprometer la seguridad económica futura, es recomendable tener en cuenta estos cuatro aspectos:

1. Elegir bien los conceptos en función de las necesidades personales.
2. Asegurarse de no reducir demasiado la base de cotización.
3. Hacer cálculos personalizados para determinar el ahorro real en IRPF.
4. Asesorarse con expertos en fiscalidad y en nóminas.

📌 Ventajas y desventajas de la retribución flexible, evita los errores más comunes al implementarla

¿Qué desventajas puede tener la retribución flexible en la nómina?

Si se aplica bien, la retribución flexible es una arma poderosa para mejorar la calidad de vida del empleado sin que la empresa incremente costes. Pero, no es oro todo lo que reluce. Como decíamos, reducir la base de cotización a la Seguridad Social tiene consecuencias directas en las prestaciones del trabajador a futuro. Lo vemos en profundidad.

Posibles efectos en la pensión de jubilación

La pensión de jubilación se calcula en función de la base de cotización de los últimos 25 años trabajados. Si un empleado destina una parte alta del salario a la retribución flexible durante mucho tiempo, su base será más baja, lo que puede reducir su pensión futura.

• Ejemplo: un trabajador con un salario bruto de 30.000 euros anuales dedica 3.000 euros a retribución flexible de su nómina. Su base de cotización anual quedaría en 27.000 euros. Al cabo de 25 años, este ajuste podría traducirse en una pensión de jubilación sensiblemente inferior.
  • Solución: usar la retribución flexible con moderación y asegurarse de que la base se mantiene en un nivel que garantice una pensión suficiente.

Impacto en la prestación por desempleo

El subsidio por desempleo se calcula tomando como referencia la base de cotización de los últimos 180 días trabajados.

• Ejemplo: un empleado con un salario bruto de 2.500 euros mensuales destina 300 euros a retribución flexible, así que su base de cotización podría reducirse a 2.200 euros. En caso de despido, la prestación por desempleo se calcularía sobre esta cantidad, lo que implicaría recibir menos dinero durante el paro.
  • Solución: si la estabilidad laboral es incierta, es recomendable no reducir demasiado la base de cotización para no afectar el posible subsidio.

Efectos en la baja por enfermedad o incapacidad

Las prestaciones por incapacidad temporal (baja médica) se calculan en función de la base reguladora, que a su vez depende de la base de cotización del mes anterior. Si un trabajador ha reducido demasiado su base con la retribución flexible en nómina, recibirá una prestación más baja en caso de baja por enfermedad o accidente.

• Ejemplo: una persona con una base de 2.500 euros recibiría aproximadamente un 75% de ese importe en caso de baja por enfermedad común (1.875 euros). Si su base de cotización se ha reducido a 2.200 euros, su prestación sería de 1.650 euros, es decir, 225 euros menos al mes.
  • Solución: equilibrar los beneficios de la retribución flexible con la necesidad de mantener una buena cobertura en caso de incapacidad temporal.

Cuándo no conviene la retribución flexible

Por otra parte, hay situaciones concretas en las que la reducción del IRPF no compensa o en las que el trabajador no se beneficia tanto como esperaba.

El ahorro fiscal total depende directamente del tramo de IRPF en el que se encuentre el empleado. Cuanto mayor sea el tipo impositivo, mayor será el beneficio, pero en tramos bajos la diferencia puede ser mínima. Por ejemplo:

Así, un empleado con un salario de 18.000 euros anuales apenas ahorrará 190 euros al año con 1.000 euros en retribución flexible, mientras que otro con 45.000 euros podrá ahorrar 370 euros. Por eso, lo primero es calcular cuánto se ahorrará en IRPF para ver si vale la pena.

Diferencias según nivel salarial y circunstancias personales

En ese sentido, el impacto de la retribución flexible varía por factores como el nivel salarial, la situación familiar y las necesidades de cada uno. 

1. Trabajadores con salario bajo. Si el salario es muy reducido, la base de cotización ya es baja y disminuirla aún más puede afectar a futuras prestaciones. Además, el ahorro en IRPF será menor, por lo que el beneficio fiscal es limitado.
2. Empleados con cargas familiares. Si el trabajador ya aplica deducciones por hijos o familiares a cargo, el impacto de la retribución flexible en el IRPF puede ser menor. En algunos casos, la reducción de la base imponible podría hacer que se perdieran ciertas ayudas o beneficios fiscales.
3. Personas cercanas a la jubilación. Si quedan pocos años para la jubilación, reducir la base de cotización puede rebajar la pensión. Es preferible aumentar la cotización en los últimos años laborales para obtener una pensión más alta.
4. Profesionales con ingresos variables. Si un trabajador recibe bonus o comisiones, su tipo impositivo de IRPF puede cambiar a lo largo del año. En estos casos, la retribución flexible debe planificarse cuidadosamente para evitar problemas.

¿Lo mejor? Evaluar cada caso de forma personalizada y, si es necesario, consultar con un asesor fiscal antes de aplicar la retribución flexible.

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Claves para implementar correctamente la retribución flexible en la nómina

Tras toda esta información, queda claro que para que un plan de retribución flexible sea beneficioso, debe seguir una estrategia. No basta con ofrecer ventajas fiscales sin más; hay que elegir bien esas ventajas, comunicarlas a los empleados y gestionar correctamente su impacto en la nómina.

¿Cómo elegir los beneficios adecuados?

No todos los beneficios de la retribución flexible son igual de útiles para todos. Para que el plan tenga éxito, hay que elegir los que aporten valor a cada uno y se ajusten a las necesidades del sector y la empresa. Los intereses y necesidades de los empleados cambian según su edad, situación familiar o estilo de vida. Así mismo:

• Los empleados jóvenes y sin cargas familiares suelen valorar más el cheque transporte, la formación o el seguro médico.
• Los trabajadores con hijos pueden beneficiarse más de cheques guardería y formación.
• Profesionales sénior pueden dar más importancia al seguro de salud o a los planes de ahorro.

También, el sector de la empresa influye. Por experiencia propia, podríamos decir que, por ejemplo: 

• En empresas tecnológicas se fomenta la formación, el seguro médico y el teletrabajo. 
• En el sector industrial o retail, el transporte y los cheques restaurante son muy valorados. 
• En consultoría o banca, se aprecian más los planes de pensiones y seguros de salud premium.

Por eso, antes de definir un plan de retribución flexible, consulta a los empleados con encuestas o reuniones para conocer sus preferencias. 

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¿Qué errores evitar en la gestión de la nómina?

Un mal diseño o gestión de la retribución flexible puede provocar problemas fiscales, administrativos e incluso descontento entre los empleados. Estos son los tres errores más comunes y cómo evitarlos:

1. Mala planificación fiscal. En este aspecto, un error frecuente es no calcular correctamente el impacto de la retribución flexible en la base de cotización y el IRPF.
2. Falta de información a los empleados. Si la plantilla no entiende cómo funciona la retribución flexible, es posible que desaproveche los beneficios y tengan confusiones sobre su salario neto y sus cotizaciones. 
3. No ajustar bien las retenciones del IRPF. En este caso, el empleado podría encontrarse con una sorpresa desagradable en la declaración de la renta. 

Para concluir, te damos cuatro consejos para implementar la retribución flexible en la nómina y evitar esos errores:

• Elige los beneficios según el perfil de los empleados y el sector.
• Planifica el impacto fiscal y haz simulaciones antes de aplicarlo.
• Comunica de forma clara a los empleados cómo funciona y cómo les afecta.
• Ajusta bien las retenciones del IRPF para no tener problemas fiscales o tributarios.

Con estas claves, la retribución flexible es una herramienta ideal de cara a mejorar la satisfacción de los empleados y optimizar su salario sin riesgos. Por consiguiente, tu negocio o cualquier otro será mucho más preciso, eficiente y eficaz.