Cómo calcular el impacto financiero de un plan de retribución flexible y cuánto te puedes ahorrar

¿Subir un salario neto sin que la empresa suba el sueldo es posible? Sí. De hecho, eso es lo que ofrece la retribución flexible: optimizar la nómina para pagar menos impuestos y que el empleado disponga de más dinero cada mes. Pero, ¿cómo saber cuánto se ahorra realmente?

El impacto financiero de un plan de retribución flexible depende de varios factores: salario bruto, beneficios elegidos, límites fiscales… Tanto los empleados como las empresas pueden aprovechar este sistema, siempre que se diseñe bien.

Aquí te explicamos paso a paso cómo calcular el ahorro real que puedes obtener y, además, te mostraremos ejemplos concretos y herramientas prácticas con las que hacer tus propios números. 

Factores clave para calcular el impacto financiero de la retribución flexible

El ahorro real de un plan de retribución flexible depende de factores fiscales y laborales. Si bien optimiza la nómina y reduce los impuestos, hay que saber exactamente cómo se calcula el impacto financiero tanto para los empleados como para la empresa.

En este apartado, analizamos los tres elementos que más determinan el ahorro: la reducción del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), el impacto en la cotización a la Seguridad Social y los límites legales.

Reducción del IRPF

La retribución flexible reduce la base imponible del IRPF. Esto se debe a que ciertos productos y servicios están exentos de tributación cuando son parte del salario de un empleado y no superan ciertos límites. Así, el trabajador paga menos impuestos y su salario neto aumenta sin que la empresa incremente el coste salarial.

En este sentido, los conceptos más comunes que están exentos de IRPF son:

• Tickets restaurante y cheques comida. 
• Cheque guardería.
• Tarjeta transporte. 
• Seguro médico. 
• Formación profesional. 
• Ahorro en Seguridad Social y coste laboral para la empresa

Además del ahorro fiscal que consiguen los trabajadores, la retribución flexible optimiza los costes laborales de las compañías. El ahorro en Seguridad Social se da porque algunos conceptos no computan como salario a efectos de cotización. Esto significa que ni la empresa ni el trabajador pagan cotizaciones por esas cantidades.

Por ejemplo, si parte del sueldo se paga con formación que cumpla los requisitos que establece la norma esa cantidad deja de formar parte de la base de cotización a la Seguridad Social. Esto puede tener las siguientes consecuencias:

• Para el empleado, afectará a sus prestaciones futuras, ya que su base de cotización será menor.
• Para la empresa, rebajará su aportación en cotizaciones a la Seguridad Social, lo que puede suponer un ahorro si muchos empleados optan por utilizar este sistema.

📌 Lee también: Retribución Flexible: ¿En qué consiste y cómo funciona?

Límites legales y normativa aplicable

En tercer lugar hay que tener en cuenta el aspecto legal, ya que existen ciertos límites y regulaciones en vigor. En España, la retribución flexible no puede superar el 30% del salario bruto anual de un trabajador. O sea, que si alguien gana 40.000 euros brutos al año, podrá destinar hasta 12.000 euros a este sistema. 

Además, cada beneficio tiene sus propios importes máximos, como veremos más adelante en detalle. 

La retribución flexible en España está regulada principalmente por:

• Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF): recoge exactamente qué conceptos están exentos de tributación.
• Estatuto de los Trabajadores: regula los derechos laborales y establece que la retribución flexible no puede suponer una reducción del salario base.
• Normativa de la Seguridad Social: define qué conceptos cotizan y cuáles no.

Por todo ello, es necesario que tanto las empresas como los empleados conozcan estas disposiciones legales. Así, podrán asegurarse de que la implementación de un plan de retribución flexible es legal y óptimo en términos financieros.

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Paso a paso: cómo calcular el ahorro con un plan de retribución flexible

Saber cuánto puedes ahorrar con un plan de retribución flexible no es complicado. Pero, es esencial calcular correctamente el impacto financiero para optimizar al máximo su implementación. En esta sección explicamos cómo hacerlo paso a paso.

1. Determinar el salario bruto y los conceptos aplicables

Al calcular el impacto financiero de un plan de retribución flexible, lo primero es conocer el salario bruto anual y qué parte de este puede destinarse a beneficios exentos de IRPF. Como decíamos al inicio, los más habituales son:

• Tickets restaurante. Permiten destinar hasta 11 euros diarios para cubrir comidas dentro del horario laboral.
• Cheque guardería. Facilita el pago de escuelas infantiles y no tiene límite de exención fiscal.
• Tarjeta de transporte público. Está exenta de tributar hasta 1.500 euros al año.
• Seguro médico. Exento de IRPF hasta 500 euros anuales por cada beneficiario (empleado, cónyuge e hijos).
• Cursos de formación. Están exentos en todo caso, siempre y cuando estén relacionados con el trabajo.

Ejemplo de asignación de retribución flexible

Imaginemos el caso de un empleado con un salario bruto de 35.000 euros anuales. Su empresa le da la posibilidad de acogerse a los siguientes beneficios:

• Tickets restaurante: 11 €/día x 20 días/mes x 11 meses = 2.420 €
• Guardería: 3.600 € anuales
• Transporte público: 1.200 € anuales
• Seguro médico: 500 € anuales

El total de retribución flexible asignado sería de 7.720 € al año, que no formarán parte de su base imponible a efectos de IRPF.

2. Aplicación de las exenciones de IRPF

Para evitar problemas con Hacienda y asegurarse de aprovechar al máximo las ventajas fiscales, es necesario aplicar correctamente lo establecido por la ley.

Ejemplo práctico de cómo varía la base imponible al incluir retribución flexible

Siguiendo el ejemplo anterior, este empleado tiene un salario bruto de 35.000 euros y ha destinado 7.720 euros al modelo de retribución flexible en conceptos exentos de IRPF.

Si no utilizara el sistema de retribución flexible en nómina, su base imponible sería de 35.000 euros. En cambio, al aplicar los beneficios exentos, la base se reduce a lo siguiente: 

• 35.000 € – 7.720 € = 27.280 €

Como entenderás, este ajuste tiene un impacto directo en el cálculo del impuesto a pagar ya que al rebajar la base imponible se tributa por una cantidad menor y bajan las retenciones practicadas en la nómina. En definitiva, se pagan menos impuestos. 

✅ Lee también: Ventajas y desventajas de la retribución flexible, evita los errores más comunes al implementarla

3. Comparativa de salario neto con y sin retribución flexible

Para entender realmente el impacto financiero de la retribución flexible, también es fundamental comparar el salario neto que percibiría un trabajador en ambos escenarios:

Sin retribución flexible:

• Salario bruto: 35.000 €
• Retención de IRPF (18% aprox.): 6.300 €
• Salario neto anual: 28.700 €

 Con retribución flexible:

• Salario bruto: 35.000 €
• Cantidad destinada a retribución flexible: 7.720 €
• Nueva base imponible: 27.280 €
• Retención de IRPF (14% aprox.): 3.819 €
• Salario neto tras IRPF: 31.181 €

Por lo tanto, el ahorro total con retribución flexible para el trabajador sería de 2.481 euros al año. Es decir, tiene 2.481 euros más al año sin que la empresa le suba el sueldo. 

Así que con esta metodología, tanto empleados como empresas se aprovechan de la retribución flexible y optimizan su impacto financiero.

Ejemplos de cuánto se puede ahorrar con retribución flexible

Por si no ha quedado claro aún, veamos el impacto financiero de la retribución flexible aplicada a casos o ejemplos concretos. Para ello, planteamos dos escenarios distintos:

1. Un empleado con un salario medio de 25.000 €/año.
2. Un empleado con un salario alto de 50.000 €/año.

En ambos casos, compararemos el salario neto con y sin retribución flexible para calcular el ahorro real, y lo haremos con las siguientes tablas comparativas. 

Caso 1: empleado con salario medio (25.000 €/año)

Como resumen de la tabla, un empleado con un salario medio de 25.000 euros que utilice la retribución flexible en nómina puede aumentar su salario en 1.520 euros al año sin que su empresa le suba el sueldo.

Caso 2: empleado con salario alto (50.000 €/año)

En resumen para este segundo caso y segunda tabla, un trabajador con 50.000 euros de salario bruto puede ahorrar 3.804 euros al año utilizando la retribución flexible.

En ambos casos, el ahorro depende del salario bruto y los beneficios. Aun así, la tendencia es clara: cuanto mayor sea el salario, mayor será el impacto positivo de la retribución flexible, al reducir la base imponible. De todas formas, hay que evaluar cada caso individualmente para que el sistema encaje con cada trabajador y con los límites fiscales.

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¿Cómo calcular el impacto financiero para la empresa?

Como hemos adelantado también representa una oportunidad de ahorro y optimización de costes para las empresas. Implementar este sistema correctamente abarata los gastos laborales y mejora la satisfacción del equipo sin tener que aumentar los salarios brutos.

A continuación, analizamos dos aspectos clave del impacto financiero en la empresa: 

1. La reducción de los costes de la Seguridad Social 
2. El impacto en la retención y satisfacción del talento

Reducción de costes de Seguridad Social

Lo primero que hay que tener claro es que los beneficios que se incluyen en la retribución flexible no se consideran salario en efectivo. Son retribución en especie, por lo que, en muchos casos, no forman parte de la base de cotización a la Seguridad Social.

Imagina que tienes un trabajador con un salario bruto de 30.000 euros anuales y él decide implementar un plan de retribución flexible donde destina 5.000 euros a beneficios exentos de cotización. En este supuesto:

• Base de cotización sin retribución flexible: 30.000 €
• Base de cotización con retribución flexible: 25.000 €

Las cotizaciones sociales de la empresa representan aproximadamente un 30% del salario bruto cotizable. Pues bien: 

• Sin retribución flexible: 30% de 30.000 € = 9.000 € de coste en cotizaciones

• Con retribución flexible: 30% de 25.000 € = 7.500 € de coste en cotizaciones

Por lo tanto, el ahorro total en cotizaciones es de 1.500 euros por empleado al año.

Si esta misma estrategia se aplica a una plantilla de 50 empleados, la empresa podría reducir sus costes laborales en 75.000 € anuales. O sea, una enorme optimización de sus recursos sin perjudicar al poder adquisitivo del equipo.

Eso sí, recuerda que no todos los beneficios están exentos de cotización. Por eso, es muy importante revisar la normativa vigente. Aparte, aunque la empresa ahorre en cotizaciones, el trabajador podría ver reducidas ciertas prestaciones como el desempleo o la jubilación.

Impacto en la retención y satisfacción del talento

Más allá del ahorro directo en costes laborales, la retribución flexible en las nóminas tiene un impacto estratégico en la empresa. En concreto, porque mejora la motivación y el compromiso del equipo.

• Mayor poder adquisitivo en la plantilla. Los empleados perciben un salario neto más alto. Esto mejora la satisfacción y reduce la presión por subidas salariales.
• Mejora de salarios sin coste para la empresa. Aumentan los salarios sin que la empresa tenga que pagar más sueldo bruto. 
• Mejora de la propuesta de valor al empleado (PVE). Un buen paquete de retribución flexible posiciona a la empresa como una compañía atractiva y competitiva en el mercado laboral.
• Aumenta la fidelización y la retención del talento. Los trabajadores valoran cada vez más los beneficios personalizados. En ese sentido, un plan bien estructurado reduce la rotación y los costes ligados a la contratación y la formación de nuevos empleados.

Así que en un contexto donde la captación y retención de talento son desafíos importantes, la retribución flexible se convierte en una herramienta estratégica para atraer y fidelizar a los mejores profesionales.

Resumen del impacto financiero en la retribución flexible

A lo largo del artículo hemos visto cómo calcular el impacto financiero de la retribución flexible tanto para el trabajador como para la empresa. Así mismo, los pasos que hay que seguir en cada caso  para calcular el ahorro son estos:

Para el empleado:

• Identificar los beneficios aplicables.
• Aplicar los límites fiscales y exenciones de IRPF.
• Comparar el salario neto con y sin retribución flexible.

Para la empresa:

• Analizar la reducción de la base de cotización.
• Calcular el ahorro en cotizaciones sociales.
• Evaluar el impacto en la retención y satisfacción del talento.

Los ejemplos que hemos puesto muestran que un plan bien optimizado puede generar un ahorro de hasta 3.800 € anuales por empleado. Y no solo eso, sino que al mismo tiempo la empresa minimiza su coste laboral sin comprometer la retribución total del equipo.

Aun así, aunque la retribución flexible aporta ventajas muy claras, su impacto no es el mismo en todo caso. Por ese motivo, antes de implementarlo, es recomendable:

• Analizar el perfil de la plantilla y sus necesidades personales para ofrecer los beneficios más interesantes en cada situación.
• Calcular el impacto fiscal y laboral para evitar los efectos negativos en la cotización o en las prestaciones futuras.
• Asegurar el cumplimiento normativo, para lo cual hay que revisar la legislación en vigor para aprovechar al máximo los incentivos fiscales.

En resumen, la retribución flexible, además de optimizar el salario neto de los empleados, también supone un ahorro significativo para tu negocio. Ten claro que implementarla correctamente puede ser la clave para mejorar la eficiencia financiera y fortalecer la relación con el talento dentro de tu organización.