Concebida como una normativa de la Unión Europea (UE), este mes de marzo entre en vigor en España la ley de protección de denunciantes que obliga a las empresas a dotar de herramientas para proteger a los profesionales que avisen o denuncien prácticas ilegales o infracciones del ámbito laboral.
La Directiva Whistleblower promete cambiar las reglas del juego, por tratarse de una normativa con una naturaleza única y desconocida hasta el momento. Del mismo modo que sucedió con la Ley de Control Horario, la Ley de Igualdad y el Registro Salarial Obligatorio, desde Recursos Humanos serán numerosas las modificaciones que deberán realizarse para garantizar su cumplimiento.
¿En qué consiste la Directiva Whistleblower?
La Directiva Whistleblower (Directiva (UE) 2019/1937) es una normativa de la Unión Europea diseñada para proteger a las personas que informen sobre infracciones legales en el ámbito laboral y empresarial. Su principal objetivo es garantizar la transparencia y evitar represalias contra aquellos que denuncien irregularidades.
España debía haber transpuesto esta directiva antes del 17 de diciembre de 2021, pero su implementación se retrasó, principalmente debido a la pandemia de COVID-19 y a los procesos legislativos internos. Finalmente, el 13 de marzo de 2023, se aprobó y entró en vigor la Ley 2/2023, de 20 de febrero, sobre la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y contra la corrupción.
A partir de esta fecha, las empresas del sector público y privado en España están obligadas a proporcionar canales de denuncia seguros y confidenciales, protegiendo a los denunciantes de posibles represalias. Esta normativa abarca desde casos de acoso laboral y discriminación hasta delitos de corrupción, malversación de fondos y fraude financiero.
Además, para garantizar su correcta aplicación, la ley establece la creación de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), un organismo encargado de gestionar y supervisar los canales externos de denuncia, especialmente en casos donde los denunciantes no confíen en los sistemas internos de sus empresas o administraciones.
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Empresas que deben cumplir la normativa
La Ley 2/2023 de Protección al Informante obliga a todas las empresas, tanto del sector privado como público, a implementar un canal de denuncias interno para garantizar la confidencialidad y protección de los denunciantes. Sin embargo, el plazo de adaptación varía según el tamaño de la organización:
- Empresas con más de 249 empleados: Debieron implementar su canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023.
- Empresas con entre 50 y 249 empleados:Debieron implementar su canal de denuncias antes 1 de diciembre de 2023 para adaptarse.
- Sector público: Todas las administraciones, organismos públicos y entidades con más de 50 empleados también deben cumplir con la normativa.
Por otro lado, empresas con menos de 50 empleados no están obligadas a establecer un canal de denuncias, salvo que operen en sectores regulados como servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales o protección medioambiental, donde el cumplimiento es obligatorio independientemente del número de trabajadores.
Un canal clave para la integridad corporativa
Más allá de la obligación legal, esta normativa se posiciona como un instrumento esencial para fomentar la transparencia y la ética empresarial. Su objetivo principal es proteger a los empleados, proveedores y cualquier persona del entorno laboral que denuncie actividades irregulares o ilegales, siempre que estas sean consideradas graves o muy graves dentro del ordenamiento jurídico. Esta son las infracciones pueden denunciarse:
🔸 Corrupción, fraude y malversación de fondos.
🔸 Acoso laboral, discriminación o violaciones de derechos humanos.
🔸 Prácticas que perjudiquen la seguridad o la salud pública.
🔸 Infracciones fiscales o financieras que afecten a la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
Implementar un canal de denuncias evita sanciones y refuerza la cultura de cumplimiento, previene conflictos legales y mejora la reputación corporativa. Además, las empresas pueden optar por soluciones tecnológicas especializadas que faciliten la gestión y seguridad de estos canales.
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¿Qué se consideran infracciones?
La normativa Whistleblower o de Canal de Denuncias contempla como infracción a nivel europeo:
- Infracciones del Derecho de la Unión Europea: Acciones u omisiones que contravengan la normativa de la UE en áreas como contratación pública, servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales, seguridad de productos y transporte, protección del medio ambiente, salud pública, protección de los consumidores y protección de datos personales.
- Infracciones que afecten a los intereses financieros de la UE: Aquellas que puedan causar un perjuicio económico a la Unión Europea, especificadas en el Artículo 235 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
- Infracciones relacionadas con el mercado interior: Incluyendo normas sobre competencia y ayudas estatales.
- Infracciones penales o administrativas graves o muy graves: Aquellas que impliquen un quebranto económico para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
Exclusiones de protección:
La ley también establece situaciones que quedan fuera de su ámbito de aplicación y, por lo tanto, no ofrecen protección al informante:
- Conflictos interpersonales: Informaciones que se refieran exclusivamente a conflictos entre el informante y otra persona, sin relevancia para el interés público.
- Información ya inadmitida: Aquellas comunicaciones que hayan sido previamente inadmitidas por un canal interno de información por causas justificadas.
- Obligaciones de secreto profesional: No se aplicará la protección cuando la revelación de información vulnere el secreto profesional de abogados y médicos, así como el deber de confidencialidad de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en el ámbito de sus actuaciones.
Es fundamental que las personas que deseen informar sobre infracciones comprendan claramente qué tipos de acciones u omisiones están protegidas bajo esta ley y cuáles no, para garantizar que su comunicación se realice de manera adecuada y dentro del marco legal establecido.
¿A quién protege la Ley Whistleblower?
La Ley de Protección del Denunciante protege a aquellas personas que tengan condición de:
- empleados/as públicos o trabajadores por cuenta ajena
- autónomos/as
- accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración
- dirección y supervisión de una empresa, incluidos miembros no ejecutivos
- cualquier persona que trabaje bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores
De esta manera, se considera válido de aplicación cualquier caso de denuncia de infracción laboral ya sea:
- dentro de una relación laboral ya finalizada
- dentro de una relación laboral que aún no haya empezado y que hayan presenciado infracciones en el proceso de selección o negociación
- personas con categoría de voluntarios/as, becarios/as, trabajadores/as en formación
- representantes legales de personas trabajadores en función de asesoramiento y apoyo
- personas físicas que asistan al informante en el proceso de denuncia
- personas físicas como familiares o compañeros/as de oficio, que puedan sufrir represalias por las acciones del informante
- personas físicas que tengan capacidad de influencia en la persona jurídica participada
¿Para qué sirve la Directiva Whistleblower?
Como sucede con muchas leyes de Recursos Humanos, la finalidad de la Directiva Whistleblower no puede limitarse exclusivamente a una sola área. Lo que sí se sabe desde ya, es que esta norma busca garantizar la transparencia y combatir la corrupción tanto en el ámbito público como en el privado.
Para que esto suceda, propone generar canales de comunicación específicos, modalidades y metodologías para que empleados y ex empleados del sector privado así como funcionarios y exfuncionarios del sector público y trabajadores, puedan denunciar irregularidades e incumplimientos de diferentes leyes o violaciones a los derechos.
Algo similar a lo que sucede con las denuncias anónimas que conllevan a las inspecciones de trabajo o demandas laborales, solo que en mayor escala y con un protocolo propio que parte de la propia Unión Europea. La definición de Whistleblower, no es nada más que un anglicismo que, de ser traducido literalmente, puede describirse como una persona que “sopla un silbato”. Es decir, que da la voz de alerta frente una irregularidad, es decir, es un denunciante.
Este es el punto principal de apoyo de la directiva que busca, además, reforzar y proteger el estatus de estos denunciantes anónimos que en la actualidad, carecen de cualquier tipo de protección frente a represalias, desde el punto de vista legal.
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¿Cómo funciona la Directiva Whistleblower?
La Ley no solamente se centra en proteger a trabajadores, sino que abarca también a accionistas, inversores, miembros de órgano de administración, trabajadores en prácticas, personal subcontratado, proveedores. Y, al mismo tiempo, protege a terceros relacionados con el informante en cuestión, en caso de amenazas o represalias.
La Directiva Whistleblower establece la existencia de dos tipos de denunciante, el formal y el anónimo. En ambos casos, las personas serán susceptibles de la debida protección en caso de ataques o amedrentamientos contra su integridad física, propiedad o la de terceros.
Respecto a las denuncias, estas deben ser siempre fidedignas y comprobables. En ningún caso pueden ser mal intencionadas, abusivas o realizadas con información de acceso público. Las denuncias deben realizarse utilizando canales específicos siendo válido, prácticamente, cualquier tipo de soporte: escrito, verbal, telefónico, electrónico, etc.
Multas y sanciones de la Normativa Whistleblower en España
Las infracciones contempladas en la sección IX de la publicación del BOE consideran las infracciones cometidas por personas jurídicas o físicas de leves, graves o muy graves. Por ejemplo, una infracción muy grave es la adopción de cualquier represalia derivada de la comunicación frente a los informantes, y por otra parte, el mismo incumplimiento de disponer de un sistema interno de información. Las infracciones muy graves prescribirán tres años.
En cuanto a las infracciones graves, estas se dan por ejemplo si se no se adoptan las meditadas necesarias para garantizar la confidencialidad y sestero de las informaciones. Estas infracciones graves por norma prescribirán dos años.
En cuanto a las sanciones de naturaleza leve, se ha establecido que prescribirán seis meses y contemplan precisamente aquellas infracciones no especificadas como graves o muy graves.
Diferentes tipos de multa según infracción
Si las infracciones están realizadas por personas físicas, las infracciones leves van desde los 1.001 hasta los 10.000 euros. Las infracciones graves de 10.001 hasta los 30.000 euros, y las muy graves de 30.001 hasta 300.000 euros.
Si estas infracciones son por personas jurídicas, la cuantía por infracciones leve sube hasta los 100.000 euros, las de carácter grave van desde los 100.0001 euros hasta los 600.000 euros. En caso de sanciones muy graves, estas oscilan este 600.011 y 1.000.000 de euros.
Tipo de infracciones y su clasificación
1️⃣ Infracciones muy graves 🚨
Son las que implican un grave incumplimiento de la normativa y pueden causar perjuicio a los denunciantes o al sistema de denuncia.
- Tomar represalias contra denunciantes (despido, acoso, amenazas, sanciones, etc.).
- No disponer de un canal de denuncias interno en empresas obligadas.
- Obstaculizar el proceso de denuncia o destruir pruebas relacionadas con una denuncia.
- Filtrar información confidencial del denunciante, vulnerando su anonimato.
- Falsificar información en el canal de denuncias.
Sanciones:
- Personas físicas: Multas de 30.001€ a 300.000€.
- Personas jurídicas: Multas de 600.001€ a 1.000.000€.
- Otras sanciones adicionales:
🔹 Prohibición de recibir subvenciones públicas (hasta 4 años).
🔹 Inhabilitación para contratar con el sector público (hasta 3 años).
🔹 Publicación de la sanción en medios oficiales, afectando la reputación de la empresa.
Prescripción: 3 años.
2️⃣ Infracciones graves ⚠️
Reflejan un incumplimiento serio que afecta el correcto funcionamiento del sistema de denuncias.
- No garantizar la confidencialidad del denunciante.
- No nombrar un responsable del canal de denuncias.
- No registrar las denuncias recibidas.
- No dar seguimiento adecuado a las denuncias presentadas.
Sanciones:
- Personas físicas: Multas de 10.001€ a 30.000€.
- Personas jurídicas: Multas de 100.001€ a 600.000€.
Prescripción: 2 años.
3️⃣ Infracciones leves 🟡
Son incumplimientos menores, pero que aún afectan la operatividad del canal de denuncias.
- No informar a los empleados sobre la existencia del canal de denuncias.
- Retrasos injustificados en la gestión de denuncias.
- No entregar un acuse de recibo al informante dentro de los 7 días hábiles.
Sanciones:
- Personas físicas: Multas de 1.001€ a 10.000€.
- Personas jurídicas: Multas de hasta 100.000€.
Prescripción: 6 meses.
Software para cumplir con la normativa Whistleblower
Hacerle frente a las múltiples exigencias que requiere esta nueva directiva de la Unión Europea, no tiene porqué ser un problema para las empresas españolas.
Gracias la software de Recursos Humanos de Factorial, crear canales de denuncias como parte de la estrategia de comunicación interna, nunca ha sido tan fácil.
Con la ayuda de nuestro Canal de denuncias corporativo, podrás darle acceso a formularios para iniciar reclamaciones tanto a tu plantilla como a personas externas, siempre protegiendo la confidencialidad de los datos propios y ajenos. Además de eso, podrás ajustar y personalizar la experiencia de las personas a cargo del seguimiento de denuncias:
- Cada denuncia cuenta con una contraseña de único acceso
- Genera una línea de tiempo para evaluar el estado de cada denuncia
- Recibe notificaciones acerca de plazos en vencimientos
Directiva Whistleblower: ¿cómo deben adaptarse las empresas?
Naturalmente y, como sucede cada vez que una nueva normativa entra en vigencia, las organizaciones deben realizar una serie de ajustes para acogerse a lo que imponga la ley.
El control horario, por ejemplo, implicó en su momento la implementación de métodos de fichaje que garantizaran el correcto registro de la jornada laboral, inclusive en caso de empresas que trabajen con turnos rotativos.
En este caso y, con la información que se tiene hasta el momento, las principales modificaciones surgirán en el ámbito de la protección de datos y la comunicación interna. La Directiva Whistleblower fundamentalmente, implicará que se creen y adapten las políticas de empresa para poder adaptarse a esta nueva tendencia.
- Establecer un sistema o canal de denuncias interno que garantice la confidencialidad y admita reportes anónimos.
- Se debe otorgar al denunciante un comprobante o “acuse de recibo” en un plazo no mayor a siete días.
- Se deberá crear o en todo caso asignar, una persona/departamento responsable del seguimiento de las denuncias y de acompañar a la persona denunciante.
- Las denuncias deberán contar con un seguimiento diligente desde su inicio.
- El procedimiento claro deberá ser de fácil acceso para la presentación de denuncias externas e internas.
- Las denuncias deben quedar registradas y almacenadas durante un tiempo pertinente que establecerá la nueva ley.
Canales internos de denuncia, cómo implementarlos
Una de las más importantes modificaciones que implica la nueva ley, es aquella que exige crear vías o canales de comunicación para facilitar las denuncias. La comunicación interna, de por sí es fundamental para el funcionamiento de toda organización.
Es vital para aclarar roles, para volcar información referida al organigrama de la empresa, para mantener a la plantilla al corriente de novedades y facilitar la gestión documental y el acceso a todo tipo de datos entre el empleador y los trabajadores. En este caso en particular, un canal de denuncias cuenta con exigencias y desafíos propios. Por eso, para facilitar su creación, te damos algunas pautas que no debes pasar por alto.
Conecta con tus trabajadores
Es de vital importancia que las personas que integren tu organización sepan no solo que existe una directiva nueva, sino que además, tu empresa se acoge a la misma y cuáles son sus implicaciones y cómo impactan en su desempeño laboral y en el día a día. Introducir nuevas normas y metodologías siempre puede generar estrés laboral y repercutir negativamente en el clima de trabajo y afectar la motivación. Por tal motivo una comunicación clara, concisa y el correcto acompañamiento cuando en este tipo de contextos, será de enorme importancia.
Opta por un canal único
Ya sea telefónico, telemático o por escrito, las vías de comunicación para denuncias no deben ser varias sino una sola. Esto te permitirá centralizar la información en un solo lugar y, al mismo tiempo, será más sencillo para tu plantilla comprender su funcionamiento. Lo ideal y lo que recomendamos, es trabajar sobre un software de empresa que permita la creación de este tipo de funcionalidades, por ejemplo, desde un portal del empleado propio.
Establece normas claras
No todas las actividades dentro o fuera de la empresa son susceptibles de ser denunciadas ya que, de acuerdo a la ley, existen ámbitos de aplicación claros que son contemplados por la norma. Por esta razón debes establecer reglas al respecto de qué y cómo deben realizarse las denuncias de acuerdo a la normativa Whistleblower. De esta forma evitarás inconvenientes y situaciones engorrosas tanto para quien denuncia como para la empresa.
Aplica sanciones
No es una acción grata para nadie ni el consejo más ameno para dar, pero ciertamente cuando se trata de temas sensibles, es necesario marcar límites más que necesarios. Sin miedo a dañar el employer branding, es importante que, en caso de que se incumplan las pautas establecidas para denunciar, existan reprimendas a nivel interno. Esto servirá para mantener el orden dentro de la organización y evitar cualquier tipo de acción malintencionada que contamine la cultura de tu empresa.
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