Todo sobre el organigrama de una empresa + Plantilla

El organigrama de una empresa es la representación gráfica de su estructura interna: quién ocupa cada puesto, quién reporta a quién y cómo se relacionan los equipos. Esta herramienta facilita la comunicación, la gestión del talento y la planificación estratégica, tanto en pymes como en grandes corporaciones. A continuación, encontrarás ejemplos reales, plantillas descargables y los pasos necesarios para diseñar un organigrama eficaz adaptado a las necesidades de tu empresa.

Datos clave

• Un organigrama de empresa es la representación gráfica de la jerarquía, los roles y las relaciones de dependencia dentro de una organización, y sirve de base para planificar la estructura interna.
• En España hay 3.310.824 empresas activas con fecha de 1 de enero de 2025, de las cuales el 81,6% opera con dos o menos personas asalariadas, según el Instituto Nacional de Estadística (INE), lo que explica por qué la mayoría de los organigramas españoles son sencillos.
• Solo el 47% de los empleados afirma saber con claridad qué se espera de ellos en su puesto, una carencia que un organigrama bien diseñado ayuda a corregir.
• Únicamente el 5% de las empresas españolas con personal contratado supera los 20 trabajadores, según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el umbral a partir del cual conviene sustituir la plantilla manual por un organigrama automatizado.

¿Tienes dudas sobre el organigrama de una empresa? Este vídeo te ayudará a resolverlas de forma rápida y clara.

Qué es un organigrama de una empresa?

El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Dentro de esta representación, se visualizan los roles, las responsabilidades y las jerarquías de la empresa por equipos, en función de quién reporta a cada persona, o quién está a cargo de cada equipo o persona trabajadora.

Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos porque ayuda a analizar de manera más sencilla la situación de la empresa, así como los departamentos o áreas que la componen. Es justamente el área de RR. HH. la que se encargará de mantener el organigrama de la empresa actualizado para cumplir con los parámetros necesarios para el logro de los objetivos empresariales.

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Por qué es importante un organigrama de empresa?

Como ya hemos dicho, tener un organigrama con todos los trabajadores de una empresa resulta muy útil para visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos. Ilustrar este aspecto del negocio ayudará a los empleados a mejorar la comunicación interna.

De esta manera, podrán saber con quién tienen que llevarla a cabo en cada momento y, en definitiva, tener más información acerca de la empresa, sus compañeros de trabajo (y su relación con estos), sus superiores, sus subordinados, etc.

Y no servirá solo a estos. También podrá ser algo a lo que se refieran los clientes, colaboradores y proveedores, para saber quiénes son los responsables de cada área y ahorrar tiempo al evitar contactar a las personas inadecuadas.

La sorpresa? No todas las empresas creen que lo necesitan. Pues bien, el organigrama de una empresa se debe elaborar en el momento de la creación de estas, e incluirse en el plan de negocio. Una vez que la empresa empiece a funcionar, el organigrama deberá ser rediseñado (ya que es una herramienta viva, que va cambiando y evolucionando).

No importa si la empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse, y ya sabemos que la organización empresarial es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible). Se trata de un paso más a la hora de diseñar la estrategia general del negocio.

Elementos de un organigrama de una empresa

Antes de centrarnos en cómo hacer un organigrama y sus beneficios, repasemos qué elementos se deben incluir para tener una mejor idea de lo que van a ilustrar.

No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas y reflejar los cargos de la mejor manera posible. Echemos un vistazo a esos elementos:

Ápice estratégico o altos directivos

Se encargan de la toma de decisiones que más afectan a la empresa y su imagen. Son quienes más procesos necesitan aprobar, más control sobre los demás departamentos tendrán y más tareas delegarán a sus subordinados (que estarán bien indicados en el organigrama).

Línea media o gerencia intermedia

Estos son los mandos intermedios de la empresa, y hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa. Por este motivo, la comunicación para este grupo de empleados es crucial, y el organigrama empresarial será su mejor aliado para gestionar equipos.

Núcleo de operaciones u operadores

Trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dichas. Ya sea la producción o la distribución del bien o el servicio, este grupo de empleados es el que pasará más tiempo desarrollando acciones concretas que han sido, en su mayor parte, decididas por el ápice estratégico o, como mínimo, aprobadas por este.

Personal de apoyo

En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontratan. Sea como sea, su función es apoyar a los trabajadores que desarrollan una actividad concreta para que el rendimiento final sea mejor.

5 Pasos para hacer un buen organigrama de empresa

Dependiendo del tipo de empresa, el organigrama puede variar. Por ello, antes de decidir cómo se realizará el organigrama, si con un software, una herramienta online o una plantilla, veamos cómo decidir su diseño y la situación de cada uno de los integrantes que van a estar en él.
Porque cada organigrama es diferente, primero se tiene que definir lo que se quiere reflejar en él. A continuación, presentamos una lista de consideraciones para poner en práctica al crear un organigrama de una empresa.

Segmentar los departamentos

Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividirla en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. Analiza los puestos para saber qué grupo de trabajadores hará qué y, sobre todo, qué funciones se realizarán de manera independiente y cuáles de manera conjunta.

Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Así se puede ver cuáles necesitan extenderse hacia arriba o hacia abajo en el organigrama (es decir, a subordinados o superiores).

Planificar la cadena de mando y definir responsabilidades

Saber cuál será la jerarquía de trabajo es una de las primeras cosas que tendrás que determinar para crear un organigrama de una empresa ya que, en realidad, es lo que se verá más reflejado.

Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tiene que pasar el trabajo de unas a otras. También quién toma las decisiones, se encarga de gestionar a otros trabajadores y coordina a más de uno.

No importa si en la empresa no hay demasiados niveles de control, esta organización siempre ayudará al flujo de la comunicación y a la gestión de los Recursos Humanos. Además, es importante definir las responsabilidades de cada integrante. Qué se evita de esta manera? Problemas como repeticiones de tareas. Por ejemplo, que dos personas se encarguen de lo mismo puede generar caos y descontrol en la comunicación y en la propia tarea en sí.

Ir de más a menos

O, dicho de otra manera, de arriba a abajo. Empezar por el CEO y seguir por el Director Ejecutivo y los responsables de los departamentos, los mandos intermedios y así hasta llegar a todos los integrantes de la empresa. Para ello, hay que analizar los puestos de trabajo de la organización.

Las figuras situadas más arriba dentro del organigrama son las que tienen que quedar más claras, ya que serán las más importantes si un trabajador quiere consultar el organigrama para, por ejemplo, saber a quién tiene que dirigirse para comunicar algo a un departamento o equipo concreto.

Decidir la dependencia (o independencia) de los empleados

Esto se refiere al control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tienen sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos. También nos referimos a la libertad que el superior deja a sus subordinados.

Un organigrama permitirá a aquellos trabajadores que estén al mando identificar tareas en curso y poder tomar decisiones en cuanto a la magnitud y el alcance de las estrategias que se lleven a cabo para conseguir los objetivos que la empresa se ha marcado (y estos podrán definirse teniendo todo esto en cuenta, si es que quieres que los KPI sean realistas).

Hacer el organigrama ilustrativo e intuitivo

Debe ser una herramienta para facilitar procesos y mejorar la comunicación. Todo el mundo tiene que tener claro qué se ilustra en el organigrama empresarial.

Es imprescindible que todos los trabajadores estén representados y que estos sepan con quién trabajarán, qué responsabilidades dependen de ellos y cuáles serán sus posibilidades de promoción dentro de la empresa.

Lo más importante del organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado, así que necesitamos incluir hasta el último de los trabajadores. Esto es importante porque los miembros del equipo querrán saber cómo funciona la estructura de la empresa y tener conocimiento de las posibilidades de movilidad interna o ascenso.

Tipos o modelos de organigrama de una empresa

Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona. El tipo de organigrama empresarial a utilizar debe adaptarse a cómo se manejan los niveles de jerarquía dentro de la empresa y la forma en que se toman las decisiones.

• Organigrama funcional: Es el más común y consiste en ir desde arriba hacia abajo, es decir, como una jerarquía. Cuenta con un directivo o alto mando en la parte de arriba para que luego deriven de él los líderes de cada equipo o área.
• Organigrama matricial: Dentro de este tipo de organigrama se combinan dos estructuras, la división por departamentos y la basada en proyectos o productos. Suele ser utilizado por empresas más complejas y se visualiza de forma rectangular.
• Organigrama plano: Es un tipo de organigrama muy utilizado por pequeñas empresas, donde no se colocan los cargos intermedios. Es decir, no existe una cadena de mando y lo que busca es que los integrantes desarrollen una autogestión de sus tareas.
• Organigrama mixto: Como su nombre indica, este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal. Es mayormente utilizado en empresas complejas que quieren crear una estructura híbrida y flexible.

En este apartado hemos explicado brevemente en qué consisten algunos de los organigramas más usados por las empresas, pero te dejamos un artículo completo sobre los tipos de organigrama para cada empresa para que los conozcas más en detalle.

👉 Descubre los tipos de organigrama para empresas y elige uno que se adapte a tus necesidades.

Organigrama funcional vs organigrama estructural

Es importante considerar que la elección de una estructura u otra para el organigrama de una empresa se verá afectada por aspectos como la flexibilidad de la empresa y el tipo de empresa. Por ejemplo, no será lo mismo para una empresa que prefiere una jerarquía tradicional que para una empresa joven que apuesta por adaptar sus necesidades de forma dinámica.

Otro aspecto importante entre un organigrama funcional y un organigrama estructural es el tamaño de la empresa, la naturaleza del negocio, los objetivos estratégicos y la cultura organizacional. Mientras que el organigrama estructural representa la organización típica y estructurada, el organigrama funcional es más específico. En el organigrama estructural, se destaca más la jerarquía dentro de cada departamento, mientras que en el organigrama funcional también se detallan las tareas específicas de cada empleado.

Empresas pequeñas: Pueden beneficiarse más de un organigrama de empresa funcional debido a la necesidad de especialización y eficiencia en funciones específicas.

Empresas grandes o diversificadas: Pueden optar por un organigrama de empresa estructural para gestionar mejor la complejidad y adaptarse rápidamente a diferentes mercados o líneas de productos.

Beneficios de un organigrama empresarial

Un organigrama de una empresa permite analizar de manera ordenada todas y cada una de las estructuras de la organización representada. Desempeña una función muy importante dentro del departamento de Recursos Humanos al reflejar la estructura e información de toda la organización.

En un organigrama empresarial puedes encontrar los nombres de las personas que están a cargo de dirigir cada uno de los departamentos de una compañía o divisiones de una entidad y visualizar así las relaciones de competencias vigentes y relaciones jerárquicas.

Un organigrama permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo. Además, es un buen indicador del crecimiento de un negocio, y este estará mejor dimensionado si cuenta con una herramienta como el organigrama.

Además de todo esto, contar con un organigrama tiene otros beneficios:

• Tener un rumbo claro

Ayuda a definir mejor los objetivos generales y concretos en cada departamento, y a hacer un seguimiento de cómo estos se están llevando a cabo (pues se podrá seguir el hilo de acciones).

• Transparencia en la proyección profesional

Para los trabajadores, es más claro el camino de ascenso dentro de la empresa (y una posible promoción no es más que un reto, algo que puede motivar al trabajador a querer escalar por el organigrama, y no una idea abstracta).

• Entendimiento de la organización

Ilustra la cadena de mando y cómo se han de definir las relaciones dentro de los departamentos.

• Fácil coordinación entre los equipos

Y una de las mayores ventajas es poder dividir y repartir las distintas tareas entre los distintos empleados, de las más grandes y generales a las más pequeñas y específicas, convirtiéndolas así en objetivos accionables que ayudarán al crecimiento y los beneficios de toda la empresa.

• Detección de errores

Permite detectar fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y, con su mejora, optimizar las funciones. Por ejemplo, puede que tengas un rol duplicado y no lo sepas por no tener una visión clara de quién hace qué.

• Mejora la comunicación

Es una herramienta a la que el departamento de Recursos Humanos puede acudir para realizar ajustes que faciliten la comunicación entre empleados y equipos, así como mejorar los sistemas de trabajo.

• Definición clara de los líderes de equipo

Facilita la mejora de la distribución de la autoridad. Puede que un trabajador tenga demasiados filtros de aprobación para hacer una tarea sencilla, o puede que haya problemas de comunicación por parte de algún líder. El organigrama también te ayuda a detectar qué roles están funcionando y cuáles tienen que modificarse.

Descarga una plantilla gratis para hacer un organigrama de empresa

Para que puedas optimizar la forma en la que organizas y estructuras tu empresa, desde Factorial hemos creado dos modelos de organigrama que puedes descargar ahora mismo de forma totalmente gratuita y en dos formatos de organigrama diferentes y adaptables según tus necesidades.

Descarga la plantilla de organigrama en Word👇

Plantilla de organigrama en Excel, Word o PowerPoint

Es factible llevar el organigrama empresarial en una plantilla para rellenar? Claro que sí, una plantilla de organigrama es una manera fácil de controlar la estructura de la organización sin que pierdas tiempo en elaborar una desde cero. Eso sí, la plantilla se debe adaptar a las necesidades y al tipo de organización para que su uso sea efectivo.

Se recomienda usar plantillas de organigramas en Word o PowerPoint para empresas pequeñas o que se encuentran en una etapa inicial, ya que la actualización de la información puede ser tediosa cuando se trata de empresas grandes o con una gran cantidad de trabajadores. Para ayudarte con la creación del organigrama de tu empresa, en Factorial contamos con dos plantillas de organigrama que puedes descargar totalmente gratis.

Obtén estas plantillas de organigramas y mejora la comunicación y organización de tus equipos, lo único que debes hacer es rellenar el formulario con tus datos y las recibirás en tu correo electrónico. ¡Listas para descargar y comenzar a utilizar!

👉Descarga una plantilla de organigrama de empresa en Word

Cuándo utilizar una plantilla de organigrama circular?

Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras jerárquicas y consideren al cliente como el centro de su organización. Para crear una plantilla de organigrama circular hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Realizar un análisis de los puestos de trabajo y las tareas que realizan los trabajadores.
• El cliente debe estar en el centro del organigrama.
• Crear equipos organizados con los miembros de la plantilla.
• Generar un ambiente de flexibilidad sin seguir normas ni estructuras jerárquicas.

Se puede crear una plantilla de organigrama circular desde una hoja de Word o PowerPoint gracias a la función SmartArt, donde se pueden encontrar diferentes tipos de plantillas de organigramas que son personalizables en función del tipo de empresa.

Crear un organigrama de forma automática

Limitaciones frecuentes del uso de un organigrama de empresa manual

• Falta de acceso a la información al no conocer claramente a los responsables de cada área y sus responsabilidades.
• La actualización del organigrama no se realiza en tiempo real.
• Falta de escalabilidad, lo que puede generar limitaciones cuando la empresa crece y tiene una mayor cantidad de trabajadores.
• Inconvenientes o duplicidades de información en los puestos de trabajo y el nivel de jerarquía de cada miembro.

Cómo implementar un organigrama de forma automática?

Se recomienda utilizar un sistema que facilite la creación de un organigrama empresarial en cuestión de segundos y con la ventaja de mantenerlo siempre actualizado, ya sea ante una nueva incorporación o una baja en el equipo. Además, debe permitir:

• Visualizar las jerarquías o áreas y qué empleados estarán a cargo de los equipos de trabajo, además de acceder fácilmente a la información de cada trabajador.
• Crear una posición vacante dentro del organigrama y poder conectarla directamente con una nueva oferta de trabajo o con una ya existente.
• Ofrecer un organigrama interactivo y fácil de manejar al que todos los trabajadores tendrán acceso con información en tiempo real.
• Encontrar a un trabajador en concreto a través de su nombre en un buscador inteligente.
• Conocer el tiempo que los trabajadores llevan en la compañía, así como la sede o ubicación donde se encuentran.

Con el software de Factorial, tendrás un organigrama eficiente que te permitirá obtener la información necesaria para desarrollar estrategias y asignar adecuadamente las responsabilidades de tus empleados.

5 Tendencias de organigrama de una empresa para el futuro

Los nuevos modelos organizativos desafían los arquetipos tradicionales caracterizados por una estructura jerárquica.

Actualmente, las estructuras organizacionales tienden a ser planas, desaparecen los niveles jerárquicos y todos los empleados comparten el mismo poder y autoridad con el objetivo principal de impulsar la autogestión y la polivalencia. Los equipos pasan a reemplazar los departamentos y todos los miembros pueden participar en la toma de decisiones, sin importar su posición en el organigrama.

Estas tendencias reflejan cómo las empresas están evolucionando hacia modelos más adaptables, eficientes y colaborativos:

1. Organigramas flexibles:

Organigramas digitales que permiten actualizaciones en tiempo real y mayor interactividad.

2. Equipos independientes y autogestionados:

Equipos de trabajo que operan de manera autónoma para lograr un objetivo común, sin la necesidad de un supervisor o líder directo que organice, dirija y controle su trabajo.

3. Equipos polivalentes:

Se impulsa la formación de equipos con diversas habilidades, conocimientos, enfoques y capacidades para abordar problemas complejos y proyectos innovadores. Este enfoque promueve la colaboración y el intercambio de ideas entre diferentes áreas.

4. Estructuras híbridas:

El objetivo de las empresas es combinar diferentes modelos organizativos para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes del negocio. Esto incluye la integración de equipos remotos y la flexibilidad en roles y responsabilidades.

5. Inteligencia artificial para la optimización:

La inteligencia artificial se está utilizando para analizar y optimizar la estructura organizativa. Esto incluye la asignación de recursos, la mejora de la eficiencia operativa y la velocidad en las operaciones diarias.