El mejor aliado para diseñar un plan de Recursos Humanos sólido es la tecnología. En 2026, las empresas españolas integran inteligencia artificial, automatización y plataformas de gestión integral (HRMS) para optimizar sus procesos y dedicar más tiempo al bienestar de la plantilla.
Datos clave
- Un plan de Recursos Humanos es el documento estratégico que organiza la contratación, la formación, la retribución y la retención del talento de una empresa a lo largo del año.
- Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el 21,1% de las empresas españolas ya emplea tecnologías de inteligencia artificial en sus procesos, frente al 13,4% del año anterior.
- Tabla de contenidos: Cómo hacer el cierre anual de 2024? Cuestiones y objetivos a tener en cuenta antes de crear tu Plan de Trabajo Estratégico de RRHH para el 2025 Qué es un Plan anual de RRHH de una empresa y cómo hacerlo este 2025?
En el contexto actual, tres tendencias clave están marcando la gestión de Recursos Humanos:
- Inteligencia Artificial en RRHH: Uso de IA para evaluaciones predictivas, retención de talento y análisis de datos para detectar riesgos laborales.
- Trabajo híbrido: No solo teletrabajo, sino también modelos híbridos (oficina-casa) que se han consolidado en 2026, ofreciendo mayor flexibilidad y productividad.
- Sostenibilidad en RRHH: Implementar prácticas de gestión de personal alineadas con ESG (criterios ambientales, sociales y de gobernanza), priorizando el impacto social y medioambiental.
En este artículo veremos cómo elaborar el plan de Recursos Humanos de una empresa en 2026, sabiendo que al automatizar procesos de Recursos Humanos podemos reducir costes y tiempo, así como reorganizar nuestros assets. De esta manera, podremos introducir nuevas dinámicas de team building o de gamificación.
Para entender mejor cómo crear un departamento de RRHH desde cero, te dejamos este vídeo donde lo explicamos paso a paso.
Cómo hacer el cierre anual de 2026?
Al hacer el cierre del año 2026, el departamento de Recursos Humanos debe tener en cuenta dos aspectos muy importantes: las vacaciones que han disfrutado los trabajadores y las horas que han trabajado.
Este es el momento de comprobar si hay algún trabajador que haya trabajado más horas y si todos los empleados han disfrutado de las vacaciones que por ley les corresponden.
Las horas extra
Al hacer el balance para cerrar el año 2025, el departamento de Recursos Humanos puede descubrir que algún trabajador ha realizado horas extra y que estas no se han recompensado. En caso de que haya algún descuadre en las horas trabajadas de algún empleado, ahora es el momento de solucionarlo.
Generalmente, cuando se hacen horas extra, las empresas optan por pagarlas o bien por compensarlas con tiempo de descanso. La medida que adopte la empresa debe estar recogida en el convenio colectivo.
Las vacaciones arrastradas
Otro tema que el departamento de Recursos Humanos debe tener en cuenta es el de las vacaciones de los trabajadores.
Todos los trabajadores por cuenta ajena tienen que disfrutar 30 días naturales de vacaciones, o 22 días laborables. Estos días tienen que disfrutarse, lo que significa que las vacaciones no pueden pagarse, salvo en el finiquito por extinción del contrato.
Por tanto, desde Recursos Humanos
Dependiendo de la empresa, puede haber excepciones en lo que se refiere a cuándo disfrutar las vacaciones. Por ejemplo, suele haber trabajadores que tienen días pendientes de vacaciones y la empresa les permite tomarlos el año siguiente.
Cuando se tienen días pendientes de 2025, no se pueden tomar en cualquier momento de 2026. Aquí, cada empresa debe tener claro qué política aplica en cuanto a las vacaciones arrastradas. En esta política hay que incluir los siguientes puntos:
- Qué plazos se permiten para que las vacaciones arrastradas puedan disfrutarse.
- Se debe tener cuidado con los días en los que se quieren disfrutar las vacaciones arrastradas ya que, si coinciden muchos trabajadores de vacaciones en las mismas fechas, puede suponer un problema para la empresa.
Por eso, Recursos Humanos debe saber quién tiene vacaciones pendientes, cuándo puede disfrutarlas y el plazo para solicitarlas.
Consejos prácticos para un cierre de año 2025 en condiciones
- Automatización del control de vacaciones y horas extra:
Un software de RRHH puede centralizar toda la información sobre vacaciones, ausencias and horas trabajadas, ahorrando tiempo y reduciendo errores administrativos. - Informes de cumplimiento:
Preparar un informe de fin de año que detalle:
- Número de horas trabajadas por cada empleado.
- Horas extra realizadas y su compensación.
- Vacaciones disfrutadas y pendientes.
- Reunión de cierre:
Presentar estos datos a los líderes de la empresa para identificar posibles mejoras en la gestión del tiempo y planificación de recursos para 2026. - Comunicación con los empleados:
Enviar un resumen personalizado a cada empleado sobre:
- Sus vacaciones disfrutadas y pendientes.
- Horas extra trabajadas y cómo fueron compensadas.
- Esto mejora la transparencia y fortalece la confianza entre el equipo y la empresa.
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Cuestiones y objetivos a tener en cuenta antes de crear un plan de Recursos Humanos estratégico para 2026
En muchos sectores se ha consolidado el teletrabajo. En definitiva, el año 2025 ha tenido como protagonistas al teletrabajo y la situación de los trabajadores.
Teletrabajo
Aunque todo se haya trastocado, es importante seguir realizando evaluaciones de desempeño, con más razón si los empleados están trabajando desde sus casas. No se trata únicamente de medir la productividad, sino de analizar qué dificultades están teniendo y qué ventajas encuentran en esta nueva situación.
La Ley del Teletrabajo está en vigor. Cómo se está aplicando? En esta ley se regulan los derechos y obligaciones de empresas y trabajadores, y se da margen para que todas las empresas que quieran implantar el teletrabajo puedan hacerlo más allá de cualquier situación.
Si la empresa tiene muchos empleados teletrabajando, el final of 2026 es el momento para reflexionar sobre cómo se ha desarrollado todo. Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el 20% de los empleados en empresas españolas de 10 o más trabajadores teletrabaja de forma regular, con una media de 2,4 días semanales en remoto. Para ello, hay que consultar a los trabajadores, ver cómo se sienten teletrabajando, detectar los aspectos que no estén funcionando bien y darles solución.
La situación personal y profesional de los trabajadores
El año 2025 ha sido exigente para muchos trabajadores porque han tenido que compaginar el cuidado de los hijos y familiares, el teletrabajo y la incertidumbre del entorno laboral.
Aquí, las empresas deben plantearse si han sido flexibles con los trabajadores y si han tenido en cuenta sus situaciones personales. La conciliación juega un papel fundamental.
Asimismo, el fin de año suele ser un momento en el que se habla de salarios. El año 2025 no ha sido sencillo para todos los sectores y no todas las empresas pueden permitirse una subida salarial. Sin embargo, no ha sido un mal momento para todas. Ha habido empresas que funcionaban bien antes de la pandemia y han seguido haciéndolo, por lo tanto, no hay excusa para no recompensar el esfuerzo de los trabajadores.
Qué retos nos esperan este año? De momento, la escasez de perfiles digitales y la adaptación a la inteligencia artificial son todo un reto para ciertos sectores. En cualquier caso, siempre hay cambios, eventos o actividades que influirán en la empresa y para los que hay que estar preparados.
Qué es un plan anual de Recursos Humanos de una empresa y cómo hacerlo este 2026?
El plan de Recursos Humanos trata de reflejar la política de la empresa en todo lo referente a los trabajadores. En el plan hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Estructura de la plantilla.
- Tamaño de la plantilla.
- Capacidades de cada trabajador.
- Funciones que cada empleado puede desarrollar.
- Selección de personal.
- Contratación de personal.
- Formación continua de los trabajadores.
- Protocolo de resolución de conflictos.
Lo primero que hay que hacer para comenzar con este plan es analizar el entorno de la empresa.
Análisis del entorno de la empresa
A principios de año, la empresa creará un plan estratégico general en el que se establecerán unos objetivos clave de los que dependerá el plan de Recursos Humanos, teniendo en cuenta los cambios en el mercado laboral, las normativas vigentes y las tendencias en la gestión del talento. De hecho, el Instituto Nacional de Estadística (INE) informa de que el 21,1% de las empresas españolas ya emplea tecnologías de inteligencia artificial en algún proceso, un incremento de 8,7 puntos respecto al año anterior.
Para realizar correctamente el plan de Recursos Humanos, se debe tener claro lo siguiente:
- Qué se debe mejorar con respecto al año anterior para no ir arrastrando errores.
- Qué retos nos esperan este año. De momento, la escasez de perfiles digitales y la adaptación a la inteligencia artificial son retos destacados para ciertos sectores. En cualquier caso, siempre hay cambios, eventos o actividades que influirán en la empresa y para los que hay que estar preparados.
- Los elementos dentro de la empresa que necesitan más atención. Esto requiere el estudio detallado de la empresa y su plantilla. En este punto son de gran ayuda los informes de Recursos Humanos que facilitan los softwares de RRHH, como Factorial.
Para obtener esta información, es fundamental que el equipo de Recursos Humanos se comunique con los directivos de la empresa y que estos sean transparentes y honestos.
Objetivos del plan anual de Recursos Humanos
Los objetivos del plan anual de Recursos Humanos se dividen en dos categorías:
- Objetivos explícitos: son los referidos a la atracción y retención de talento, motivación de los empleados y todo aquello que contribuya a mejorar su compromiso y experiencia en la compañía, como trazar planes de carrera, procesos de onboarding, etc.
- Objetivos implícitos: son los que vienen dados por la filosofía de la empresa, de tal forma que ayudan a crear la cultura corporativa. También se incluye en estos objetivos la mejora de la productividad y la calidad de vida de los empleados, al tiempo que se cumplen todas las normativas laborales y de seguridad.
Definición de responsabilidades
Una vez definidos los objetivos de la empresa y los del departamento de Recursos Humanos, llega el momento de establecer el plan de Recursos Humanos.
Sin embargo, no todas las empresas tienen un área de Recursos Humanos como tal. En las empresas pequeñas, es el CEO quien se encarga de todo, incluida la gestión de RRHH. En empresas medianas, suele haber una o dos personas encargadas de la gestión de personal. En las empresas grandes, sí existe un departamento de RRHH con diversos perfiles.
Lo habitual en este punto es diseñar un organigrama de la empresa que muestre:
- La estructura jerárquica de la empresa.
- Los departamentos existentes.
- Los puestos a cubrir.
El organigrama refleja qué tiene la empresa y qué hace falta para lograr los objetivos.
Identificación de los puestos necesarios
El organigrama muestra qué puestos se deben cubrir para lograr los objetivos explícitos. En el plan de Recursos Humanos se especificará:
- La descripción de cada uno de los puestos: funciones, responsabilidades, departamento, lugar de trabajo, personas a su cargo, supervisor y volumen de trabajo.
- Tipo de perfil: formación, experiencia y habilidades. De este modo, se determina si el puesto puede ser cubierto por alguien de la plantilla o si es mejor contratar a un profesional externo.
Todos estos pasos están sujetos a la política de Recursos Humanos de la empresa.
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Definición de la política de Recursos Humanos
La política de Recursos Humanos marcará las directrices del departamento en su día a día y recogerá las pautas para la selección y contratación de personal, la retribución, y la formación y el desarrollo.
Selección y contratación de personal
En este punto, se deben especificar las funciones, el tipo de contrato y el salario de cada puesto a cubrir. Normalmente, las empresas que no tienen un departamento de Recursos Humanos propio son las que recurren a servicios externos cuando necesitan seleccionar personal.
Los procesos de reclutamiento son una de las dinámicas que exigen más horas de trabajo y recursos dentro de cualquier plan de Recursos Humanos. Contar con criterios de selección claros y validados ayuda a crear un canal directo por el que pasen los candidatos que cumplan con los requisitos mínimos.
Si bien existen portales destinados a este tipo de acción, no es lo mismo trabajar con información repartida en varias páginas que con una plataforma que lo centralice todo. Así, por ejemplo, si se necesita un perfil con una titulación específica, se puede recibir su CV directamente si cumple con los requisitos, gracias al uso de un ATS para la criba curricular.
Al automatizar este proceso, todo el flujo de contratación se traslada a un único espacio digital. Allí se puede consultar cualquier tipo de información sobre cualquiera de las etapas de esta dinámica.
Retribución
En materia de salarios, la empresa tendrá que cumplir el convenio colectivo correspondiente, pero tiene la libertad de mejorar las condiciones de dicho convenio. Se pueden mejorar estas condiciones mediante incentivos, complementos, pagas extraordinarias, etc.
Todas estas condiciones deben quedar claras para la persona que se va a contratar.
Formación y desarrollo
El plan de Recursos Humanos no puede olvidar el crecimiento personal y profesional de los trabajadores para que puedan desarrollar su plan de carrera. Dentro de la política de Recursos Humanos también se deben incluir la visión y misión de la empresa, las buenas prácticas, la disciplina y la resolución de conflictos.
Uno de los aspectos más demandados es la posibilidad de crecimiento en el puesto de trabajo. Garantizar una formación constante que no requiera traslados ni trámites complicados puede ser decisivo para retener el talento y aumentar el compromiso del equipo, ya que los planes de formación estructurados son un factor clave para la retención.
Qué procesos puedo automatizar al momento de crear mi Plan de Recursos Humanos?
La automatización consiste en comprimir procesos y gestiones que, si bien son clave, se pueden llevar a cabo sin destinar tantos recursos. Estos pueden ser procesos de reclutamiento y onboarding, gestión de documentos, formaciones, control de fichajes, turnos y horarios, así como de vacaciones y ausencias.
En la actualidad, existen numerosas herramientas y software que podemos utilizar para implementar la transformación digital de nuestra organización. Pero si no sabes todavía por dónde empezar, a continuación te damos algunas ideas para que comiences a digitalizar tus procesos de RR.HH.
Control horario
Con la consolidación del teletrabajo, la gestión del capital humano se ha vuelto más compleja: el Instituto Nacional de Estadística (INE) indica que el 37,4% de las empresas españolas de 10 o más empleados ya permite esta modalidad. Si el control horario y la gestión de ausencias se realizan de manera manual, la comunicación y la gestión de documentos pueden resultar más tediosas.
Si se traslada el sistema de fichaje a una plataforma digital, se facilita el control de horarios. La información de entradas y salidas se centraliza en un mismo lugar, por lo que se pasa de trabajar con cientos de papeles o requerir decenas de firmas a una dinámica más accesible y fácil de interpretar.
Ausencias y vacaciones
Al automatizar ciertos procesos, no solo se consigue ahorrar tiempo y recursos, sino que también se potencia el sentido de responsabilidad de los empleados. Por ejemplo, al confiar en una plataforma que se encargue de estas tareas, se traslada la responsabilidad a la plantilla.
De esta manera, son los propios empleados quienes gestionen sus ausencias y vacaciones de forma directa, sin tener que recurrir a formularios, solicitudes y reuniones. Así, el responsable del equipo puede revisarlas de manera rápida, aprobándolas o rechazándolas, lo que las integra automáticamente en los calendarios.
Gestión de nóminas
La gestión de nóminas es uno de los procesos principales de Recursos Humanos y uno de los más delicados. Sin embargo, la creación de estos documentos es solo uno de los pasos que conlleva su gestión. No basta con eso, también se deben validar, compartir con cada uno de los profesionales y adaptar a cada caso en particular.
Un software de automatización permite, por ejemplo, recopilar la información de cada empleado. Al utilizar la misma plataforma, se dispone de la información de fichajes, salidas y nóminas en un único lugar. De esta manera, cualquier cambio realizado en las nóminas se verá reflejado de forma rápida y sencilla.
Firmas y organización de documentos
Si bien el teletrabajo ha hecho que predomine la distancia, la tecnología puede lograr que esta no se note. Al automatizar los procesos de gestión documental, se permite que los empleados accedan fácilmente a sus documentos, e incluso puedan disponer de ellos y firmarlos en la misma plataforma.
De esta manera, los responsables de equipo pueden contar con toda la información necesaria y actualizada de forma automática. Cuando se necesiten estos documentos, no será necesario recurrir a un sinfín de correos electrónicos o visitas presenciales.
Con la automatización, se pueden subir a la nube y recibir una notificación cuando estén firmados por los trabajadores, gracias a las numerosas plataformas que existen para la gestión documental.
Onboarding y offboarding de empleados
Se pueden optimizar los procesos de bienvenida de los empleados, por ejemplo, con un software de Recursos Humanos. De esta manera, se consigue que los empleados tengan la información que necesitan al incorporarse, así como conocer el funcionamiento de la oficina o de la empresa en general.
Por lo tanto, se ahorran horas y recursos que se pueden destinar a aspectos más personales o que requieren un toque más humano. Lo mismo ocurre en los procesos de salida, ya que a veces es necesario que los empleados devuelvan el equipo o se eliminen sus credenciales.
Evaluaciones de rendimiento y desempeño
Trabajar con personas implica realizar un seguimiento de su evolución, sobre todo para comprobar si se adaptan al puesto de trabajo. Por ello, los responsables de Recursos Humanos deben medir su rendimiento laboral para detectar posibles puntos de mejora.
Al automatizar encuestas y pruebas de evaluación, se puede recibir la información directamente sin tener que realizar gestiones diarias. Con un software de Recursos Humanos se puede recopilar la información obtenida, junto a otros datos igual de valiosos. De esta manera, se complementa la información de desempeño con su actividad laboral.
Informes e indicadores de RR.HH.
De la misma manera que se utilizan los procesos de Recursos Humanos para recopilar datos sobre los trabajadores, estos se tienen que transformar en información útil. Por lo tanto, a la hora de preparar un análisis de todos los datos recogidos, se debe valorar la cantidad de horas y recursos que se pueden destinar.
El trabajo de un responsable de Recursos Humanos es global y no se limita a un solo aspecto de la vida laboral de una empresa. Por ello, es necesario tener a disposición toda la información posible. Que sea de fácil acceso también resulta fundamental a la hora de trabajar.
Comunicación interna y eventos
Al igual que los responsables de un equipo deben tener acceso rápido y fácil a cierto tipo de información, los trabajadores también deben poder hacerlo. Por ejemplo, si la plantilla percibe que es muy tedioso comunicarse con sus superiores para resolver dudas, disminuirá su motivación para participar en la empresa.
Por eso, facilitar el contacto entre compañeros debe ser primordial, sobre todo si se quiere conseguir que el equipo pueda comunicar cualquier tema de forma sencilla. Esto se puede lograr a través de programas informáticos que integren esta funcionalidad.
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Ejemplos y casos prácticos de plan de Recursos Humanos de una empresa
El plan de Recursos Humanos de todas las empresas se basa en los mismos principios. No obstante, siempre hay matices que cambian de una organización a otra. Para comprobarlo, analizaremos tres ejemplos: una empresa constructora, una empresa textil y una empresa tecnológica.
Plan de Recursos Humanos de una empresa constructora
Las empresas constructoras tienen dos peculiaridades: la subcontratación y el alto índice de siniestralidad.
En cuanto a la siniestralidad, la empresa debe tener muy bien definida su política de prevención de riesgos laborales. En este sentido, debe cumplir con la normativa externa e intentar, incluso, mejorarla.
En materia de subcontratación, todas las empresas constructoras deben cumplir la Ley 32/2006, que regula los trabajos subcontratados en el sector de la construcción.
Las empresas textiles han sufrido un gran impacto debido a la pandemia. Por un lado, ha caído la demanda, aunque se espera una recuperación. Por otro lado, se encuentran todas las medidas de seguridad que deben implantar para hacer de sus instalaciones lugares seguros.
Dentro de su plan de Recursos Humanos, deben recogerse las medidas de seguridad, que incluyen el uso obligatorio de mascarilla y la distancia de seguridad. Si no se puede mantener dicha distancia, será necesario colocar pantallas protectoras.
Las empresas tecnológicas suelen operar en oficinas tradicionales, por lo tanto, durante el año 2025 han estado funcionando mediante teletrabajo. De hecho, durante gran parte del año no había otra alternativa.
Por tanto, de cara al año 2026, deben plantearse lo siguiente:
- Si el teletrabajo va a continuar.
- Si van a ofrecer flexibilidad para que quien lo desee teletrabaje y quien prefiera pueda volver a la oficina.
- También deben escuchar a los trabajadores para conocer qué aspectos positivos y negativos encuentran en el teletrabajo. En cuanto a los puntos menos favorables, la empresa debe esforzarse por solucionarlos.
Además, en las empresas tecnológicas es fundamental la formación, ya que la tecnología avanza a pasos agigantados. Por ello, es muy importante elaborar planes de formación continua para que la empresa no se quede atrás y siga siendo competitiva.
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Me parece muy interesante, ¿dónde puedo ver el video?, gracias