Los requisitos de la formación bonificada no terminan cuando acaba el curso: la empresa debe comunicarlo en plazo, ejecutarlo tal como lo comunicó y guardar toda la documentación durante cuatro años.
FUNDAE no revisa la bonificación antes de aplicarla. La comprobación llega después, y es entonces cuando muchas empresas descubren que les falta un papel.
Por eso aquí nos centramos en la parte que más rechazos provoca: qué documentos guardar, qué plazos cumplir y qué ocurre si falla alguno.
En este vídeo, te explicamos cómo registrar las formaciones, las sesiones y la asistencia de cada persona de tu equipo.
Qué requisitos de documentación tiene la formación bonificada?
La empresa debe conservar durante cuatro años la documentación que acredita cada acción formativa bonificada: quién la organizó, cuándo se comunicó, cómo se impartió, quién asistió y cuánto costó. Lo establece el Real Decreto 694/2017, y FUNDAE lo recuerda en su información sobre la formación programada por las empresas.
La lógica es sencilla. La empresa descuenta la formación de sus cotizaciones sin que nadie la revise antes. FUNDAE, el Servicio Público de Empleo Estatal o la Inspección de Trabajo pueden pedir después esos documentos, y lo que no puedas acreditar se considera bonificación indebida y hay que devolverlo. Si todavía no has bonificado ninguna formación, antes repasa cómo solicitar formaciones a FUNDAE.
Los requisitos de documentación se agrupan en cuatro bloques:
- Organización y comunicación. Contrato de encomienda, información a la representación legal y justificantes de lo comunicado a FUNDAE.
- Ejecución. Programa, calendario, controles de asistencia o registros de conexión.
- Resultados. Evaluaciones, cuestionarios de calidad y diplomas o certificados.
- Costes. Facturas desglosadas, justificantes de pago, costes salariales y registro contable.
Documentación FUNDAE: qué necesitas guardar y durante cuánto tiempo
| Documento | Qué acredita | Cuándo se genera | Cuánto tiempo guardarlo |
| Contrato de encomienda con la entidad organizadora | Quién gestionó la formación en nombre de la empresa | Antes de la primera comunicación | 4 años desde la finalización de la última acción que cubra |
| Información entregada a la representación legal y su informe | Que se cumplió el trámite previo al inicio | Antes del inicio, con 15 días para el informe | 4 años desde la finalización de la acción |
| Justificantes de comunicación de inicio, cambios y finalización | Que se respetaron los plazos de la aplicación de FUNDAE | Antes, durante y al cierre del grupo | 4 años desde la finalización de la acción |
| Programa, calendario y relación de participantes | Contenido, modalidad y destinatarios de la acción | Al diseñar la acción | 4 años desde la finalización de la acción |
| Controles de asistencia firmados o registros de conexión | Que cada participante realizó al menos el 75 % | En cada sesión o de forma continua en teleformación | 4 años desde la finalización de la acción |
| Cuestionarios de calidad, evaluaciones y diplomas o certificados | Que la acción se cerró y quién alcanzó los resultados | Al terminar la acción | 4 años desde la finalización de la acción |
| Facturas desglosadas, justificantes de pago y costes salariales | El importe bonificado y la cofinanciación privada | Durante y después de la acción | 4 años a efectos de FUNDAE y 6 años como documentación contable |
| Recibos de liquidación de cotizaciones con la bonificación | Que lo descontado coincide con lo comunicado | Al aplicar la bonificación | 4 años a efectos de FUNDAE, sin perjuicio de otros plazos |
Cómo organizar el expediente de cada acción formativa bonificada?
Un expediente por grupo formativo, completo antes de aplicar la bonificación, es la forma más sencilla de superar una comprobación. Si los papeles están repartidos entre el correo, la gestoría y el formador, reunirlos años después es casi imposible.
Paso 1: Crea una carpeta por grupo y por ejercicio
Nómbrala con el año, el código de la acción y el del grupo que asigna la aplicación de FUNDAE. Añade una portada con la lista de documentos de la tabla anterior para marcar lo que ya tienes.
Paso 2: Guarda los justificantes de cada comunicación el mismo día
Descarga de la aplicación el justificante de inicio, de cada modificación y de la finalización en cuanto los envíes. Si la gestión la lleva una entidad organizadora, pide que te los remita en el mismo momento.
Paso 3: Recoge la asistencia sesión a sesión
En la formación presencial, los controles llevan la firma de cada participante y del formador en cada sesión. En teleformación, la plataforma debe registrar la actividad de los participantes; exporta ese registro al cerrar el grupo.
Paso 4: Revisa la factura antes de pagarla
Comprueba que desglosa costes directos, indirectos y de organización, y que identifica la acción y el grupo. Guarda el justificante de pago bancario y el cálculo de los costes salariales de las horas en jornada.
Paso 5: Cierra la carpeta antes de bonificar
Aplica la bonificación solo cuando el expediente esté completo. Si falta un documento, es el momento de pedirlo, no cuando llegue un requerimiento. Para el seguimiento del día a día, el artículo sobre cómo gestionar el seguimiento de la formación te da un método práctico.
Cuándo hay que comunicar, ejecutar y justificar tu formación bonificada?
La formación bonificada tiene plazos antes, durante y después de cada acción, y el incumplimiento de cualquiera de ellos puede impedir la bonificación del grupo o de un participante. Estos son los hitos agrupados por fase.
Qué plazos hay que cumplir antes de empezar la formación bonificada
Si hay representación legal de los trabajadores, entrégale la información con margen: dispone de 15 días para emitir su informe. La comunicación de inicio del grupo en la aplicación de FUNDAE debe hacerse como mínimo 2 días naturales antes del comienzo. Las empresas de menos de 50 trabajadores que quieran acumular crédito deben comunicarlo durante el primer semestre.
Qué plazos rigen mientras se imparte la formación
Las cancelaciones y los cambios de horario, fecha o lugar se comunican como tarde el día natural anterior. Si cambia la fecha de inicio, entre la comunicación y el nuevo inicio deben mediar al menos 2 días naturales. Las sesiones duran como máximo 8 horas al día.
Qué plazos hay para justificar y aplicar la bonificación
La finalización se comunica al terminar el grupo, con los participantes que han realizado al menos el 75 % y los costes definitivos. La bonificación se aplica después, como máximo hasta el último día de presentación del recibo de liquidación de cotizaciones de diciembre del mismo ejercicio.
Calendario de plazos de la formación bonificada y consecuencias de incumplirlos
| Fase | Hito | Plazo | Qué pasa si se incumple |
| Antes | Acumulación de crédito, solo empresas de menos de 50 trabajadores | Primer semestre del ejercicio | El crédito no usado se pierde al cerrar el año |
| Antes | Información a la representación legal de los trabajadores | Antes del inicio, con 15 días para su informe | La acción puede considerarse no bonificable |
| Antes | Comunicación de inicio del grupo | Al menos 2 días naturales antes del comienzo | El grupo no puede bonificarse con esas fechas |
| Durante | Cancelación o cambio de horario, fecha o lugar | Como tarde el día natural anterior | Las sesiones no comunicadas no se tienen en cuenta |
| Durante | Asistencia de cada participante | Al menos el 75 % de la acción | Ese participante no puede bonificarse |
| Después | Comunicación de finalización | Tras la última sesión y antes de bonificar | No se puede aplicar la bonificación |
| Después | Aplicación de la bonificación | Hasta la presentación del recibo de cotizaciones de diciembre | La bonificación del ejercicio se pierde |
| Después | Conservación de la documentación | 4 años desde la finalización | Devolución de la bonificación con recargos e intereses |
Los plazos proceden de la información de FUNDAE sobre la bonificación de acciones programadas y del Real Decreto 694/2017. Si trabajas con una entidad organizadora, pacta en el contrato que comunique el inicio con más margen del mínimo para absorber imprevistos.
Qué pasa si FUNDAE revisa tu formación bonificada?
Una comprobación consiste en que FUNDAE, el Servicio Público de Empleo Estatal o la Inspección de Trabajo piden a la empresa la documentación de una o varias acciones y la contrastan con lo comunicado y lo bonificado. Puede producirse durante la formación, con visitas a las sesiones, o después, mientras la documentación deba conservarse.
Si la documentación está completa y cuadra con lo comunicado, la comprobación se cierra sin consecuencias. Si no, estas son las situaciones más habituales:
- Falta un documento. La parte del coste que no se puede acreditar se considera bonificación indebida y hay que devolverla.
- Un participante no llega al 75 %. Se excluye de la bonificación y se recalcula el importe del grupo.
- Las fechas o el lugar no coinciden con lo comunicado. Las sesiones afectadas no cuentan y puede invalidarse el grupo.
- Los costes superan los límites. Se reduce la bonificación al máximo permitido por los módulos y los porcentajes de costes.
- Hay irregularidades graves. Además de la devolución con recargos e intereses, la empresa puede ser sancionada.
Ante un requerimiento, responde dentro del plazo que indique y aporta la carpeta completa del grupo. Si la gestión la hizo una entidad organizadora, pídele su parte de la documentación en cuanto lo recibas.
Qué errores de documentación y plazos invalidan una bonificación?
Casi todos los rechazos se repiten, y casi siempre por los mismos fallos. Revisa esta lista antes de aplicar cada bonificación:
- Comunicar el inicio el mismo día o la víspera. Sin los 2 días naturales de antelación, el grupo no puede bonificarse con esas fechas.
- Cambiar una sesión sin comunicarlo. Un aplazamiento avisado por correo a los participantes no sirve si no consta en la aplicación.
- Controles de asistencia incompletos. Una hoja sin la firma del formador o sin fecha no acredita la sesión.
- Facturas sin desglose. Si la factura no separa los tipos de costes, no se puede comprobar que se respetan los límites.
- Bonificar antes de cerrar el grupo. La finalización debe estar comunicada antes de aplicar el importe en las cotizaciones.
- Dejarlo para enero. Si la bonificación no se aplica en el recibo de diciembre, se pierde para ese ejercicio.
Si además tu plantilla solicita un permiso individual de formación, guarda también la solicitud, la autorización y los justificantes de asistencia de cada permiso.
Cómo cumplir los requisitos de la formación bonificada con Factorial
Con el software de gestión de formación de Factorial registras cada formación con sus sesiones, participantes y asistencia, y guardas los diplomas y documentos en el expediente de cada persona. Así tienes centralizada la información que forma parte de la carpeta de cada grupo.
Puedes lanzar encuestas de satisfacción al terminar cada acción y compartir los datos con tu gestoría o con la entidad organizadora cuando haya que comunicar la finalización. Si quieres profundizar en cómo encaja una plataforma de formación con FUNDAE, esa guía de LMS y FUNDAE lo explica en detalle.
Preguntas frecuentes sobre requisitos y documentación de FUNDAE
Gestionar el crédito de formación exige rigor administrativo. A continuación resolvemos las dudas más comunes sobre los plazos de comunicación y la conservación de documentos para evitar penalizaciones en caso de inspección.
El grupo no puede bonificarse. Se puede comunicar una nueva fecha de inicio respetando el plazo, pero las sesiones ya impartidas no cuentan.
Pueden conservarse en formato digital siempre que se garantice su integridad y puedan aportarse en una comprobación; en la formación presencial deben estar firmados por los participantes y el formador en cada sesión.
FUNDAE, el Servicio Público de Empleo Estatal y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, dentro del plazo de conservación de la documentación (cuatro años desde la finalización).
La bonificación se considera indebida y debe devolverse con los recargos e intereses correspondientes; en casos de irregularidades graves puede haber, además, sanciones.
Sí, es un requisito previo indispensable. Debes informar a la RLT (si existe en la empresa) al menos 15 días antes del inicio de la formación; de lo contrario, la bonificación puede anularse.
Para que una persona trabajadora pueda ser bonificada, debe haber completado al menos el 75 % de las horas totales de la acción formativa, y esto debe quedar reflejado en los controles de asistencia.
Por norma general, el crédito que no se consume a 31 de diciembre se pierde. Sin embargo, las empresas de menos de 50 trabajadores pueden solicitar la reserva del crédito no dispuesto antes del 30 de junio para acumularlo al del año siguiente.
Factorial digitaliza y centraliza todo el proceso: permite registrar las horas de formación en horario laboral, almacenar de forma segura las facturas, diplomas y controles de asistencia exigidos por FUNDAE durante los 4 años reglamentarios, y configurar alertas para no saltarte los estrictos plazos de comunicación.
