Aprende la gestión de vacaciones de empleados con esta guía

La llegada de épocas festivas trae consigo la tarea de cuadrar turnos, organizar equipos, programar y adelantarse a las ausencias que se avecinan.

¿Tu departamento de Recursos Humanos tiene dificultades a la hora de hacer la gestión y organizar las vacaciones de sus empleados? Tenemos algo muy importante que decirte: no tiene por qué ser así.

Si se sigue una buena estrategia de planificación, se empieza a gestionar con antelación y se mejoran algunos procesos repetitivos, ¡llevar el control de las vacaciones de tus empleados será sencillísimo!

Datos clave de la gestión de vacaciones

• Normativa esencial: La gestión de vacaciones se rige por el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que establece un mínimo de 30 días naturales de vacaciones anuales retribuidas, según informa inforges.es.
• Preaviso obligatorio: La empresa debe comunicar el calendario de vacaciones a cada trabajador con al menos dos meses de antelación al inicio de su disfrute, como confirma el Estatuto de los Trabajadores.
• Impacto de los festivos: Según datos de El Español, recientes sentencias del Tribunal Supremo establecen que las empresas en España están obligadas a compensar los días festivos oficiales que coincidan con un sábado, garantizando así el disfrute de los 14 festivos anuales.
• Planificación y acuerdo: Las fechas de disfrute deben fijarse por mutuo acuerdo entre la empresa y el trabajador, de conformidad con lo que establezcan los convenios colectivos aplicables, como se detalla en El Español.

Qué dice la ley sobre la gestión de vacaciones de los empleados?

Cada empresa debe tener su política de vacaciones, pero esta siempre tiene que respetar el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y los pactos con Sindicatos y Patronal. Además de los Convenios Colectivos (ya que es el marco normativo que las regula).

Entonces, desde el departamento de Recursos Humanos se deberán tener claras cuestiones como cuándo puede el trabajador disfrutar de las vacaciones, cuántos días naturales se ofrecerán como vacaciones, etc.

Cómo garantizar el derecho a la desconexión digital en vacaciones?

Algunas de las recomendaciones que le puedes dar a tu equipo que toma vacaciones son:

1. Déjalo todo coordinado antes de irte: En caso de que tengas que hablar con sus compañeros, deja algo en pausa o incluso termínalo.
2. Deja tu ordenador en la empresa: Borra cualquier información personal para que otros puedan utilizarlo, en caso de necesidad.
3. Limita el estar disponible
4. Apaga el teléfono de la empresa
5. Desinstala Slack o similares: Si no, tendrás la tentación de trabajar en pequeñas cosas, y no sentirás que has dejado de trabajar durante tu período de descanso.

Además, debes tener en cuenta que este mismo concepto de «derecho a la desconexión», también se encuentra presente en la nueva Ley de Teletrabajo que así lo establece para quienes se desempeñen en forma remota. Por lo que reforzar este tipo de políticas de empresa servirá también para reforzar la cultura independientemente de las vacaciones.

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Para que puedas tener un control de las fechas de salida y de regreso de los trabajadores de tu empresa a sus respectivos puestos, preparamos un archivo 100 % personalizable para ti que podrás utilizar tanto desde Excel como Google Sheets.

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Cómo calcular los días cuando hacemos la gestión de vacaciones?

Para realizar el cálculo de los días de vacaciones que corresponden a cada empleado, la fórmula general es sencilla y se basa en el tiempo trabajado durante el año. Por norma general, corresponden 2,5 días naturales de vacaciones por cada mes trabajado para alcanzar el mínimo legal de 30 días anuales, según inforges.es.

Vacaciones en trabajadores a tiempo parcial

Para calcular las vacaciones de un trabajador con un contrato a tiempo parcial, la empresa debe tener en cuenta las jornadas que este ha trabajado. Es decir, que tendrá las mismas vacaciones que un empleado que trabaje a jornada completa.

Es importante destacar que el derecho a las vacaciones es el mismo, pero la retribución durante ese período será proporcional al salario que percibe por su jornada parcial, según laborospain.com.

Vacaciones en trabajadores de fin de semana

A la hora de ponernos con la gestión de vacaciones que cada empresa otorga a sus empleados, debemos tener en cuenta que son días naturales, es decir, se cuentan los fines de semana (a menos que el convenio colectivo diga lo contrario), según inforges.es.

Y ¿qué pasa con las personas que hayan trabajado los fines de semana? El cómputo de días deberá contar los laborales, se hayan trabajado o no.

Vacaciones en empleados públicos

Este tipo de trabajador tiene, en general, un mes natural o veintidós días hábiles de vacaciones al año, según inforges.es.

📌 ¿Cuándo tiene que pagar las vacaciones la empresa? [+Plantilla]

Cómo planificar y cuadrar las vacaciones del equipo de forma eficaz?

Conocer el orden de prioridad

En las empresas suele existir cierto sistema de prioridad o criterio por los cuales unos empleados pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Aunque también puede servir para que la empresa pueda tomar una decisión en una situación de conflicto.

Estos criterios pueden basarse, por ejemplo, en:

• Empleados con hijos. Muchas empresas, para favorecer la conciliación familiar de sus empleados, favorecerán a esos trabajadores con hijos en edad escolar a la hora de pedir sus días libres para que puedan acomodarlos a las vacaciones escolares.
• Antigüedad en la empresa. Aquellos trabajadores que más tiempo llevan en la empresa son los primeros en escoger, una manera de compensar la fidelidad del trabajador.
• Sistema rotativo. Uno de los sistemas más justos, ya que los empleados siempre tendrán la oportunidad de ser los primeros en elegir.
• Criterios objetivos y transparentes: Sea cual sea el sistema, es fundamental que los criterios sean objetivos, conocidos por toda la plantilla y aplicados de forma consistente para evitar conflictos y percepciones de trato injusto, según inforges.es.

Las personas deben conocer este funcionamiento para que puedan adaptarse y organizarse, y evitar así malos entendidos posteriores y ambientes de trabajo tensos.

Conocer lo que establece cada convenio y contrato

Al igual que cada convenio especifica los días mínimos de vacaciones del empleado adherido, también pueden especificarse, de ser necesario, fechas en las que una persona no podrá pedir vacaciones. De igual manera, la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que sea necesario que los empleados se encuentren en sus puestos de trabajo.

Esto puede ser por previsión de un alto volumen de trabajo. Al contrario, a veces y por cierre de la empresa, será obligatorio realizar las vacaciones en esas fechas. Sea cual sea la situación, esta información debe aparecer en el contrato y el empleado debe conocerla.

Usar un software para la gestión de las vacaciones y ausencias

Ningún consejo nos resultará realmente útil si a la hora de organizar las vacaciones de nuestros empleados, su gestión no la hacemos con una herramienta adecuada.

Muchas empresas se valen de complicadas hojas de excel para planificar los días libres de sus equipos. A primera vista puede resultar una buena idea, pero a largo plazo esto resulta insostenible.

Para empezar el calendario debe ser creado desde cero para que se adapte a las necesidades propias de cada empresa, lo que conlleva una gran cantidad de tiempo y recursos.

Luego, este tipo de plantillas pueden quedar obsoletas rápidamente si no se actualizan con una alta periodicidad y, si existe más de una, pueden surgir problemas fácilmente.

Lo mejor para optimizar el proceso de gestión de vacaciones es contar con un software que permita la automatización del proceso tanto para los empleados como para el responsable de RR. HH., según inforges.es.

Qué herramientas usar para la gestión de vacaciones de los trabajadores

¿Sabes cuáles son los mejores métodos para gestionar las ausencias y las vacaciones de tu plantilla? Los repasamos:

Gestión de vacaciones de empleados con Excel

Gestionar las vacaciones de los empleados con una hoja de Excel es muy común entre los Recursos Humanos. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Solo tienes que crear un archivo, dedicar las distintas columnas a meses y días, y rellenar las filas con los nombres de los trabajadores. En Excel también puedes utilizar fórmulas para sumar los días de vacaciones.

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Gestión de vacaciones de empleados con Factorial

Un software especializado como Factorial centraliza y automatiza todo el proceso, reduciendo la carga administrativa y minimizando errores. Cada trabajador puede acceder a su Portal del Empleado y solicitar sus vacaciones de forma autónoma. Además, la plataforma permite:

• Permitir a los managers recibir el aviso de la solicitud y aceptar o rechazar las ausencias consultando el calendario y las ausencias de las otras personas del equipo.
• Crear una actualización automática en el calendario de la empresa para que todo el mundo esté informado y pueda adaptarse en consecuencia.
• Adaptar el calendario según la ciudad en la que esté ubicada cada sede de la empresa, con sus festivos locales actualizados cada año y permite al administrador crear una política de vacaciones completamente personalizada.

Asimismo, como el software está sincronizado con la información laboral del empleado, calcula los días proporcionales de vacaciones de los que dispone cada uno según su tipo y fecha de contrato así como los días libres que se han podido acumular de un año a otro, siempre y cuando la empresa lo permita.

Vacaciones de verano: todo bajo control sin sudar la gota gorda

El verano es la época de mayor demanda de vacaciones, y por eso suele ser la más ajetreada para muchos Recursos Humanos (sobre todo los que no han digitalizado su departamento).

¿Tu política de vacaciones define bien cómo tienen que ser estas en verano? ¿En qué período deben solicitarse o con cuánta antelación, si alguien tiene prioridad por motivos de conciliación familiar, si hay alguna semana en la que la oficina esté cerrada y los trabajadores están obligados a hacer vacaciones…? ¡Tienes que pensar en todo esto!

Cómo gestionar las vacaciones de Navidad?

Ser previsor nunca está de más. Aunque la planificación de verano suele ser la más compleja, anticipar la gestión de las vacaciones de Navidad es igualmente crucial. En este período, es vital tener muy claro qué días son festivos nacionales, autonómicos o locales para no computarlos erróneamente como días de vacaciones, según inforges.es.

Lo especial de gestionar las vacaciones en diciembre, es que tienes que tener muy en cuenta qué día es festivo y qué día es laboral pero el empleado estará ausente.

Cómo gestionar las vacaciones de los empleados según convenios y contratos?

La gestión de las vacaciones en una empresa no es solo cuestión de cuadrar agendas, sino de cumplir con la normativa laboral. Para evitar conflictos y garantizar un entorno laboral saludable, es clave conocer lo que establecen los convenios colectivos y los contratos individuales. En este artículo, te explicamos de manera sencilla cómo gestionar correctamente las vacaciones de los empleados.

El convenio colectivo: Normas específicas para cada sector

El convenio colectivo es la norma de referencia que puede mejorar las condiciones mínimas del Estatuto de los Trabajadores. Es fundamental revisarlo, ya que puede establecer condiciones específicas como, según laborospain.com:

• Un número de días superior al mínimo legal.
• Fechas en las que las vacaciones deben disfrutarse o restricciones en determinados periodos.
• Procedimientos para solicitar y aprobar vacaciones.

Para evitar problemas, la empresa debe asegurarse de que la planificación vacacional se ajuste a lo estipulado en el convenio.

El contrato de trabajo: Condiciones particulares de cada empleado

Cada contrato puede incluir cláusulas que afecten la gestión de las vacaciones, siempre que respeten el mínimo legal y lo pactado en el convenio. Aspectos a revisar en el contrato:

• Si hay períodos vacacionales predefinidos.
• Condiciones para acumular días no disfrutados.
• Procedimientos específicos para la solicitud y aprobación de las vacaciones.

Antes de aprobar las vacaciones de un empleado, es recomendable revisar su contrato para asegurarse de que se ajusta a lo acordado.

Derechos y obligaciones que la empresa debe respetar

• Las vacaciones no pueden ser sustituidas por dinero, salvo en caso de finalización del contrato.
• Deben fijarse de mutuo acuerdo entre la empresa y el trabajador, sin imponer unilateralmente las fechas.
• Si el empleado está de baja médica, podrá disfrutar de sus vacaciones en otro momento, según lo establecido en la normativa laboral, según laborospain.com.

Buenas prácticas para una gestión eficiente

✔️ Planificación con antelación: Definir un calendario de vacaciones con tiempo facilita la organización del trabajo.
✔️ Comunicación clara: Explicar a los empleados los procedimientos para solicitar sus días de descanso evita malentendidos.
✔️ Registro y control: Mantener un sistema de control de vacaciones ayuda a garantizar que todos disfruten de su descanso sin afectar la productividad.
✔️ Asesoramiento legal: Si hay dudas sobre la interpretación del convenio o el contrato, consultar con un experto en derecho laboral es la mejor opción.

Una gestión digitalizada no solo simplifica estas tareas, sino que también facilita el cumplimiento de la normativa de registro horario obligatoria en España desde 2019, que exige un control de ausencias y permisos, según inforges.es.

📌 Políticas de vacaciones: disfrutar vacaciones en días sueltos

Las empresas españolas están cambiando

La pregunta del millón es, ¿es viable la política de vacaciones ilimitadas en España? Para eso, tenemos que considerar que en la Unión Europea, a diferencia de Estados Unidos, las vacaciones remuneradas son un derecho amparado por la ley. Forman parte de un conjunto más amplio de iniciativas englobadas en lo que llamamos conciliación laboral y familiar.

Esta abarca aspectos como el apoyo a la maternidad y la lactancia, el permiso de paternidad, el teletrabajo, la jornada reducida, las excedencias, y las vacaciones pagas, claro. Por eso es difícil hablar de vacaciones de forma aislada.

En España, si bien se valoran positivamente las iniciativas para dar mayor flexibilidad a los empleados, la viabilidad de políticas como las vacaciones ilimitadas depende en gran medida del sector.

En empresas de desarrollo de software, por ejemplo, cosas como el trabajo remoto y la flexibilidad horaria son viables, porque básicamente trabajas con tu portátil y aplicaciones en la nube. En sectores industriales, o de manufactura, la cosa se complica.

Una política de vacaciones permite a los responsables de equipo organizar las vacaciones basándose en la necesidad de trabajo de cada área, teniendo parte activa en la gestión de su personal y tomando la responsabilidad en estas definiciones. Para las personas, crea un ambiente de flexibilidad, aunque con cierto control.

En resumen, el modelo de vacaciones flexibles puede que no sirva para todo tipo de empresas o equipos, igual que pasa con el modelo «tradicional» de vacaciones. Lo mejor que puedes hacer es pensar en los puntos fuertes y débiles de cada modelo.

Utilizando un software como el de Factorial para la solicitud de vacaciones y ausencias en la organización te ayudará a generar una flexibilidad en tu política de vacaciones. Dentro de una única plataforma, las personas pueden solicitar sus días de vacaciones y el manager del equipo puede revisar y aceptar todas las solicitudes.

Además dispone de un calendario en tiempo real que le permite ver qué personas están ausentes durante ese día, mes o año.