Durante el proceso de búsqueda de candidatos, son múltiples las tareas que debemos realizar durante las diferentes instancias del proceso.

Siendo el onboarding una de las etapas cruciales en la gestión del talento, a menudo hay algunos conceptos o procedimientos que suelen pasar desapercibidos, pero que tienen gran repercusión en el área de RRHH. Estamos hablando del envío de una carta de rechazo para candidatos laborales que no fueron seleccionados.

Datos clave

Comunicación clara: Una carta de rechazo de candidato informa de forma respetuosa a los postulantes no seleccionados, cerrando profesionalmente el proceso de selección.
Protección del employer branding: Mantener una experiencia positiva con el 100% de los aspirantes ayuda a preservar la reputación corporativa y la atracción de talento futuro.
Fidelización de la base de datos: El 80% de los profesionales valora recibir retroalimentación, lo que facilita mantener abiertas futuras oportunidades para perfiles interesantes.
Eficiencia operativa: Utilizar plantillas y herramientas de automatización permite enviar notificaciones personalizadas sin cargar de trabajo administrativo al equipo de RRHH.

Por qué deberías enviar una carta de rechazo de candidato

Cada vez que debemos poner manos a la obra y comenzar a diseñar un presupuesto, establecer fechas, habilidades y competencias que queremos en un nuevo empleado, nuestro día a día puede centrarse casi exclusivamente en eso.

Y esto se debe a que, si tenemos una política de empresa actual y centrada en las personas, nos enfocaremos con mucho ahínco en la búsqueda y selección de personal, ya que como siempre insistimos, son los trabajadores nuestra mayor ventaja competitiva.

Además de establecer criterios, definir lo que vamos a demandar de un potencial empleado, realizar la criba con un ATS y diferentes entrevistas, hay otras actividades que también debemos considerar.

Una de las más importantes es no concentrarnos únicamente en los candidatos con mayores posibilidades y que nos gustan, sino también en aquellos que por diferentes razones no podrán avanzar en el proceso.

No se trata solamente de una cuestión de cordialidad y respeto por el tiempo del candidato, sino que detrás de esta sencilla acción se esconden también otros motivos:

Mantendrás viva tu base de datos.
El candidato que rechazas en la búsqueda de hoy, muy probablemente sea mejor para mañana. Las necesidades de tu empresa cambiarán, y también las aptitudes de esa persona. Tal vez dentro de los próximos meses ese profesional adquiera mayor experiencia o se especialice en un ámbito específico. Enviar una carta de rechazo fortalece un vínculo con una persona que ya conoce a la empresa y, quizás, en el futuro pueda lograr formar parte de ella. Construye un puente que quieras cruzar más tarde.
No olvides que tus candidatos son tus clientes.
Hace ya varias décadas, la forma en la que entendemos los RRHH ha cambiado drásticamente, y como parte de este viraje en el paradigma está la inclusión de conceptos de marketing como el employee journey. El primer contacto o los primeros contactos que un candidato tenga con nuestra empresa son de suma importancia para mantener la reputación de la empresa y cuidar las referencias positivas que podamos llegar a recibir por parte de quienes no hayan pasado satisfactoriamente un proceso de búsqueda.
Humaniza a la compañía.
Todos sabemos la ansiedad y el estrés que puede generar en una persona la incertidumbre. Pasar horas con el móvil cerca o refrescando la bandeja de entrada de correo electrónico puede convertirse en un verdadero tormento. Por una cuestión de respeto y cortesía, debemos valorar el tiempo y el bienestar laboral de las personas, aun cuando no formen parte de la empresa. Eso, además, hará que la organización sea percibida de forma positiva.

La importancia del employee branding

Son variados los aspectos que debemos proteger y resguardar como principales garantes de la salud de la organización, sus valores y, sobre todo, su productividad. Uno de ellos es el employer branding.

Dicho de forma sencilla y en castellano, este anglicismo remite a nada más ni nada menos que la reputación de la empresa. Pero en la práctica, es mucho más que esto. Lo que piensan o perciben los empleados y todas las personas que tienen contacto con la compañía, los beneficios que reciben, el salario, su employee experience y más. Todo esto impactará directamente en la capacidad de poder alcanzar, o no, objetivos de negocio.

En el contexto actual, la competencia por el talento es cada vez más ardua. Los candidatos, sobre todo los millennials y centennials, se han vuelto más exigentes y conservar talento y mantener la tasa de rotación a raya puede ser un auténtico desafío.

Esto ha generado que las organizaciones abandonen las formas tradicionales de trabajo y ofrezcan un trato diferente y “orientado al cliente”. Los recursos humanos hace ya tiempo dejaron de ser un área de empresa donde solo se gestiona documentación y se procesan datos.

Al fortalecer el employer branding, el departamento de RRHH logra, entre otras cosas, reducir sensiblemente los costes de onboarding, ya que contar con una buena reputación hará que los candidatos se postulen incluso espontáneamente para formar parte de la organización. Al mismo tiempo, esto logra consolidar el employee engagement, obteniendo más y mejores resultados por parte de quienes ya integran nuestra plantilla.

El impacto en el inbound recruiting

Un proceso de búsqueda tradicional implicará redactar un anuncio de empleo, colgarlo en diferentes portales y darle rienda suelta a la criba de CV. Este proceso es conocido como outbound recruiting o reclutamiento externo. Pero en el sentido opuesto, existe una manera no tan convencional pero sí altamente eficiente, conocida como reclutamiento interno o inbound recruiting.

Cuando optamos por esta vía, es muy común que optemos por ascender a una persona incentivando su plan de carrera para que pueda cubrir una función o cargo superior, o bien trabajar con candidatos referidos o una base de datos propia de búsquedas anteriores.

La metodología inbound crea una experiencia más que positiva para los posibles miembros del equipo a través de quienes han llegado a la empresa ya conociendo la marca.

Los solicitantes de empleo ya se encuentran familiarizados con nuestro negocio y, además, muy probablemente sean consumidores de nuestros productos y servicios. De manera tal que sus valores internos también estarán alineados con los de la organización. Todo esto es de vital importancia a la hora de incrementar el personal de nuestra compañía en menor tiempo y de forma óptima.

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Para que puedas facilitar y optimizar tu proceso de búsqueda y selección de personal, hemos preparado para ti un modelo de carta de rechazo de candidato que puedes descargar de forma totalmente gratuita desde este enlace.

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Carta de rechazo de candidatos no seleccionados, cómo redactarla

Como siempre mencionamos, en RRHH no existen fórmulas mágicas cuando hablamos de gestión del talento humano. Y lo mismo sucede en este caso cuando nos referimos a la redacción de cartas de rechazo de candidatos.

No hay un número de caracteres o tipografía ideal. Sin embargo, sí es importante que nos comuniquemos “corporativizando”, es decir, hablando en plural en nombre de la empresa y respetando los lineamientos que la organización haya establecido en este sentido.

Por otra parte, la carta debe sentirse cordial, amena, pero objetiva y concisa. No es necesario explayarnos con detalles que no le aporten valor al candidato. Pero para que sepas exactamente aquello que no puedes obviar, te lo detallamos a continuación:

Muestra agradecimiento

Lo primero y principal será nunca perder de vista que frente a nosotros, del otro lado de la pantalla, tenemos una persona real con sueños, aspiraciones y objetivos en la vida. Los profesionales invierten muchas horas en perfeccionar sus dotes y capacidad, en confeccionar un CV, postularse y en dedicar tiempo a entrevistas para insertarse en el mundo laboral.

Y nosotros debemos hacerle notar, siempre manteniendo las distancias y representando el estilo de comunicación de la empresa, que valoramos todo ese esfuerzo.

Esto servirá para conservar una relación incipiente con un potencial futuro trabajador, para reforzar el employer branding y estrechar vínculos con la persona. Siempre que tengamos la oportunidad debemos abogar por “construir puentes”.

Sé específico y directo

El candidato solamente quiere saber si formará o no parte de la empresa y, en todo caso, si habrá nuevas oportunidades de hacerlo. Por este motivo es importante ir directo al grano sin más, pero sin perder el cuidado.

Es una buena idea mencionar que hemos recibido cientos o miles de solicitudes y que su perfil no se ajusta a lo que estamos buscando en este momento. Puede deberse a la falta de experiencia, a cuestiones administrativas o a un cambio de última hora en la empresa. De ser posible, según las políticas de la empresa, siempre es interesante tratar de dar algún tipo de feedback constructivo y breve a la persona.

Incentiva mantener el contacto

Debemos remarcarle al candidato que conservaremos sus datos para próximas instancias. De hecho, si la persona (como muchas veces sucede) se postuló de forma espontánea, más aún. Podemos proponer formar parte de algún plan de fidelidad, que se inscriba a una newsletter o, simplemente, que esté atento a próximas vacantes, si las hubiera. Sin necesariamente hacerlo revelando demasiada información interna, por supuesto.

Personaliza la comunicación

Asegúrate de incluir el nombre de la persona, el puesto al que se postuló y la fecha en la que lo hizo. El candidato debe sentir que, aunque el correo electrónico provenga de una empresa, en esa empresa trabajan personas igual que él.

Individualizar es vital para hacer sentir al candidato que es verdaderamente importante y que su CV no fue descartado de forma arbitraria o aleatoria. Esto evita que se generen malos sentimientos y resentimiento por parte del candidato respecto de nuestra empresa.

Una carta de rechazo a un candidato laboral puede parecer tan solo un detalle en la marea de actividades que implica un onboarding. Sin embargo, cuidar de este aspecto y fortalecerlo tiene una repercusión muchas veces ignorada y que puede traducirse en amplios beneficios para alcanzar nuestros objetivos de empresa.

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