Una de las dudas más comunes al contratar nuevo talento es el coste real del trabajador para la empresa. Este coste va mucho más allá del salario bruto. Incluye las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, que suponen aproximadamente un 32% adicional, además de otros costes directos e indirectos. Entender este desglose es clave para una planificación financiera precisa. En este artículo, detallamos todos los componentes del coste laboral para 2026, te ofrecemos un ejemplo práctico y te damos acceso a nuestra calculadora para que puedas tomar las mejores decisiones de contratación.
Datos clave sobre el coste laboral en 2026
- El coste total de una persona trabajadora para la empresa es su salario bruto más, aproximadamente, un 32% de cotizaciones sociales obligatorias.
- Según el Instituto Nacional de Estadística (INE), el coste laboral medio por persona trabajadora y mes se situó en 3.382,48 euros a finales de 2025, marcando un máximo histórico.
- Los costes indirectos, como el reclutamiento, la formación o el equipamiento, pueden añadir entre un 15% y un 30% adicional al coste total.
- El Salario Mínimo Interprofesional (SMI) para 2026 se ha fijado en 1.221 € brutos mensuales en 14 pagas, lo que eleva el coste mínimo anual por persona trabajadora por encima de los 22.500 €.
Qué es el coste de un trabajador?
El coste laboral total para una empresa se compone de costes directos e indirectos. Los costes directos son los más evidentes y predecibles, e incluyen principalmente el salario bruto y las cotizaciones sociales obligatorias que la empresa abona a la Seguridad Social. Los costes indirectos, a menudo más difíciles de cuantificar, abarcan todos los gastos necesarios para que la persona pueda realizar su trabajo, desde el reclutamiento hasta el equipamiento o la formación.
Para calcular la cuota de la Seguridad Social que se debe pagar la empresa por una nueva contratación, es fundamental conocer su base de cotización, que se deriva del salario bruto (incluyendo el prorrateo de pagas extra). Sobre esta base se aplican los tipos de cotización vigentes. Además, el Convenio Colectivo, ya que este determinará el importe del salario base y sus pluses. Además, debemos tener en cuenta que cuanto mayor sea el salario, mayor porcentaje se destinará a pagar cotizaciones sociales e impuestos al Estado. aplicable es crucial, ya que define el salario base y los complementos salariales para cada categoría profesional.
Conocer todos los costes que genera sumar nuevas personas a la plantilla es clave para elaborar el plan de Recursos Humanos y definir mejor los objetivos de crecimiento y rentabilidad empresarial.
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Cuál es el coste real para la empresa de una persona trabajadora?
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Conocer el coste real que implica tener la plantilla de personal deseada es vital para poner precio a nuestros servicios o productos y saber hasta dónde podemos negociar con nuestros clientes.
Ejemplo práctico con fórmula para calcular el coste de una persona trabajadora
Para ilustrar el cálculo, tomemos como ejemplo a una persona con un contrato indefinido y un salario bruto mensual de 1.800 €, con las pagas extra ya prorrateadas.
Esto es lo que debería pagar la empresa:
#1 – Sueldo bruto: 1.800 €/mes.
#2 – Cotizaciones sociales a cargo de la empresa:
- Contingencias Comunes: 23,60% sobre 1.800 € = 424,80 €
- Desempleo (contrato indefinido): 5,50% sobre 1.800 € = 99,00 €
- Formación Profesional: 0,60% sobre 1.800 € = 10,80 €
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): 0,20% sobre 1.800 € = 3,60 €
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,75% sobre 1.800 € = 13,50 € (Este tipo corresponde a la empresa para 2026).
- Contingencias Profesionales (AT y EP): El tipo varía según el CNAE de la empresa. Usando un tipo medio del 1,5% = 27,00 €
Sumando el salario bruto (1.800 €) y el total de las cotizaciones a cargo de la empresa (578,70 €), el coste total mensual para la empresa en este ejemplo es de 2.378,70 €. Esto representa un 32,15% adicional sobre el salario bruto.
Cuánto le cuesta a una empresa una persona con el salario mínimo (SMI)?
Para 2026, el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) en España se ha fijado en 1.221 € brutos mensuales en 14 pagas, lo que equivale a 17.094 € brutos anuales. Si prorrateamos las pagas extra, obtenemos un salario bruto mensual de 1.424,50 € para el cálculo de las cotizaciones.
Aplicando los mismos porcentajes de cotización del ejemplo anterior (~32,15%) a esta base, el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa sería de aproximadamente 458 €. Por tanto, el coste total mensual para la empresa de una persona trabajadora con el SMI es de unos 1.882,50 € (1.424,50 € de salario bruto + 458 € de cotizaciones).
Otros costes de personal a considerar (costes indirectos)
Además del cálculo principal, existen otros costes adicionales muy importantes a la hora de realizar una nueva contratación. Entre ellos:
Coste de reclutamiento
El proceso de reclutamiento y selección implica una inversión significativa en tiempo y recursos. Esto incluye los costes de publicar ofertas en portales de empleo, el tiempo del equipo de RRHH y de las personas responsables dedicado a entrevistas, y los posibles honorarios de agencias de selección. Una vez contratada, la fase de onboarding y formación inicial también representa un coste importante.
Retribución flexible
Es un sistema retributivo que puede beneficiar al la persona trabajadora, ya que este puede decidir qué parte de su salario quiere cobrar en dinero y qué parte en productos o servicios. Con la retribución flexible, además de las ventajas para el personal, la empresa también consigue estar mejor valorada e incluso retener talento por más tiempo.
Material de oficina
Tanto si queremos sumar una persona a la plantilla como si tomamos como referencia los las que ya tenemos, el coste que conlleva tener una persona también implica las herramientas que utilice. El precio de un ordenador, un dispositivo móvil, el uniforme de trabajo o los útiles de escritorio deben ser considerados como gastos adicionales.
Software y licencias
En el entorno digital actual, cada nueva incorporación suele requerir acceso a software específico, licencias de programas (diseño, programación, ofimática) y herramientas de comunicación interna. Estos costes recurrentes deben sumarse al presupuesto de personal.
Un software de Recursos Humanos como Factorial centraliza la gestión de la plantilla, desde las nóminas hasta el control horario, optimizando muchos de estos procesos y permitiendo un seguimiento más claro de los costes asociados a cada persona.
Despido improcedente
En el supuesto caso de que, una vez incorporada la persona, su desempeño no sea el correcto y tengamos que proceder a un despido, Debemos tener en cuenta que la indemnización supone un coste adicional para la empresa en el caso de que si ocurre una situación así.
Dar de alta a una persona trabajadora
Esta es una gestión que deberás hacer de manera telemática desde el Servicio Red.
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Recuerda que no es solo el salario. Existen una serie de gastos que la compañía tendrá que asumir a la hora de incorporar nuevas personas a la plantilla. ¿Estás dispuesto a asumir el coste de contratar una nueva persona?
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Bases de cotización para 2026
La normativa de la Seguridad Social establece unos límites para las bases sobre las que se calculan las cuotas. Para 2026, el tope máximo de cotización se ha fijado en 5.101,20 € mensuales. Por otro lado, la base mínima de cotización para los grupos más comunes (del 4 al 7) se corresponde con el SMI vigente incrementado, situándose en 1.381,20 € mensuales, aunque esta cifra se ajusta con la aprobación final del SMI anual.
Complicaciones en la gestión de equipos de trabajo
Algunos problemas a los que los responsables de Recursos Humanos se enfrentan al gestionar sus tareas diarias son:
- Mucha inversión de tiempo al buscar, reclutar y seleccionar nuevo talento.
- Manejo de documentación excesiva como contratos, documentos, acuerdos y nóminas.
- Cálculo y control de horas trabajadas de cada área.
- No conocer las necesidades que tienen los trabajadores y si se encuentran desmotivados.
Preguntas frecuentes sobre el coste de un trabajador para la empresa
Calcular el coste de un trabajador para la empresa no consiste solo en mirar el salario bruto. También hay que tener en cuenta las cotizaciones a la Seguridad Social, el tipo de contrato, el convenio colectivo, el equipamiento, la formación y otros gastos asociados a la contratación. En esta sección resolvemos las dudas más habituales para ayudarte a planificar mejor tus costes laborales.
El coste de un trabajador para la empresa incluye el salario bruto, las cotizaciones sociales a cargo de la empresa y otros gastos asociados a la contratación. Además del sueldo, la empresa debe asumir costes como contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA, MEI y contingencias profesionales. También pueden existir costes indirectos como reclutamiento, onboarding, formación, software, licencias, material de trabajo o beneficios para empleados.
Para calcular el coste real de un trabajador, hay que partir del salario bruto y sumarle las cotizaciones empresariales obligatorias. En 2026, por ejemplo, la empresa asume un 23,60 % por contingencias comunes, un 5,50 % por desempleo en contratos indefinidos, un 0,60 % por formación profesional, un 0,20 % por FOGASA y un 0,75 % por el Mecanismo de Equidad Intergeneracional. A esto se añade el tipo correspondiente por contingencias profesionales, que depende de la actividad de la empresa.
No hay una única cifra válida para todos los casos, pero en muchos contratos indefinidos el coste empresarial de Seguridad Social se mueve alrededor del 30 % o algo más sobre la base de cotización. La cifra exacta depende del salario, del tipo de contrato, del CNAE de la empresa, de las contingencias profesionales y de posibles bonificaciones o particularidades aplicables. Por eso conviene hacer el cálculo con datos actualizados y no quedarse solo con una estimación general.
No. El salario bruto es solo una parte del coste laboral. Para la empresa, el coste real incluye también las cotizaciones sociales obligatorias y otros gastos necesarios para que la persona pueda trabajar correctamente. Por eso, una persona con un salario bruto mensual de 1.800 € puede suponer para la empresa un coste mensual bastante superior cuando se suman las cuotas empresariales y los gastos indirectos.
En 2026, el Salario Mínimo Interprofesional en España está fijado en 1.221 € al mes o 40,70 € al día, según el salario esté establecido por meses o por días. A esa cantidad hay que añadir las cotizaciones empresariales correspondientes, por lo que el coste real para la empresa será superior al salario bruto anual.
Además del salario y la Seguridad Social, una empresa debería considerar costes como procesos de selección, publicación de ofertas, tiempo invertido en entrevistas, onboarding, formación inicial, equipo informático, teléfono, uniforme, licencias de software, herramientas internas y posibles beneficios sociales. Estos costes no siempre aparecen en la nómina, pero afectan directamente al presupuesto real de contratación.
El convenio colectivo puede determinar el salario base, los complementos salariales, las pagas extra, los pluses y otras condiciones laborales aplicables a cada categoría profesional. Por eso, antes de calcular el coste de una contratación, no basta con decidir un salario aproximado. Es necesario revisar el convenio correspondiente para asegurarse de que la oferta cumple con las condiciones mínimas exigidas.
hola, quisiera saber si tambien hay que pagar un porcenteje por accidentes laborales y enfermedad laboral? No tengo muy claro si esto es obligatorio o no.
Muchas gracias
Hola Camila. Muchas gracias por tu pregunta. Dependiendo del tipo de incapacidad (si es temporal, por ejemplo) y del convenio colectivo de trabajo, un porcentaje del salario lo paga la empresa o en todo caso se hace la retribución en su totalidad. Esto varía según cada caso, pero en este enlace puedes indagar más acerca de cómo se gestionan las bajas laborales https://factorialhr.es/blog/baja-enfermedad-calcular-nomina/
Como sacar mi nómina de mi trabajo
Hola Gabriel,
Para obtener tu nómina consulta en el Departamento de Recursos Humanos de tu empresa. Puedes solicitar tu nómina directamente a ellos. Esto puede hacerse por correo electrónico, teléfono o de manera presencial, dependiendo de las políticas de tu empresa.
Recuerda que tienes derecho a recibir tu nómina de manera regular, y esta debe detallarse con claridad, mostrando todos los conceptos de tu salario, deducciones y contribuciones a la Seguridad Social. Si encuentras dificultades para obtenerla, no dudes en insistir o buscar asesoramiento legal.