Si buscamos la optimizaci贸n en los Recursos Humanos, deberemos trabajar con ciertas din谩micas indispensables. Por ejemplo, antes de la toma de cualquier decisi贸n, hay informaci贸n que podr铆a ser vital si lo que se quiere es mejorar el rendimiento de un proyecto o comenzar una nueva campa帽a.
Los informes de trabajo nos ayudan a detectar problemas y a solucionarlos. Sin embargo, tambi茅n nos permite a conocer qu茅 谩reas de nuestra empresa est谩n funcionando mejor. Estos tipos de documentos nos facilitan conocimiento constante sobre el estado de nuestro equipo y nos ayudan a marcar la l铆nea que nuestro proyecto debe seguir.
驴Qu茅 son los informes de trabajo?
Una de las caracter铆sticas principales de estos documentos es la facilidad con la que nos permiten interpretar datos y acceder a la informaci贸n. Estos informes pueden marcar un antes y un despu茅s en la manera que analizamos nuestra empresa y gestionamos nuestro equipo.
A priori, un mont贸n de datos sobre alg煤n aspecto aleatorio de una empresa no parece muy 煤til, sin embargo al procesarlos obtendremos informaci贸n valiosa para nuestro desempe帽o. Si bien hay empresas que no trabajan con este tipo de documentos, hay otras que lo aplican de manera constante. Por eso se ha convertido en una de las 谩reas de los Recursos Humanos m谩s importantes.
Beneficios de los informes
B谩sicamente, los informes de trabajo nos permiten conocer problemas o situaciones que de otra manera no podr铆amos haber detectado. Por otra parte, tambi茅n nos ofrece un vistazo al estado de un proyecto,聽un conocimiento indispensable en el camino al 茅xito.
A d铆a de hoy, nadie se cuestiona que una buena comunicaci贸n interna nos permite estar al tanto de varios aspectos clave del employee experience. De la misma manera, los informes de trabajo son la manera que tenemos para conocer, por ejemplo, la calidad de nuestro producto o nuestra cultura corporativa, as铆 como una posible sobrecarga de trabajo.
Prevenci贸n de conflictos
Este tipo de documentos son, resumidamente, una manera de comunicarnos con nuestra empresa.聽Por ejemplo, en caso de que tuvi茅semos sospechas sobre un posible episodio de mobbing laboral, analizar nuestro ambiente laboral nos podr铆a indicar si est谩 ocurriendo y, en ese caso, los caminos a seguir.
De la misma manera, un informe de trabajo nos podr铆a indicar nuevas formas de trabajo a implementar. Y por esto, los informes pueden ser de diferentes tipos, aunque hay una serie de partes esenciales que no podemos obviar en su elaboraci贸n.
Partes esenciales de los informes de trabajo
Conceptos tan sencillos como una tabla de contenidos, introducci贸n o una conclusi贸n pueden marcar la diferencia en un informe de trabajo. Por ejemplo, la organizaci贸n de los puntos a tratar sintetiza la informaci贸n, haciendo que sea posible acceder f谩cilmente a ella.
Por otra parte, una buena conclusi贸n ayudar谩 en la toma de decisiones. Si bien estos documentos re煤nen mucha informaci贸n, su objetivo no deja de ser ayudar a mejorar la estrategia de una empresa. Por ello debe indicar siempre la l铆nea a seguir, normalmente en forma de soluci贸n pero tambi茅n puede ser en t茅rminos de planes de reconocimiento y compensaci贸n.
Planificaci贸n previa
La planificaci贸n es primordial para cualquier estrategia o cambio que se quiera implantar, ya que agiliza el trabajo y mejora la toma de decisiones. A la hora de implementar informes de trabajo, lo mejor ser谩 realizar un mapeo previo para conocer las necesidades de un proyecto.
Por ejemplo, dependiendo del tipo de empresa priorizaremos aquellos campos o departamentos que tengan una conexi贸n directa con el rendimiento y los objetivos.聽As铆, podremos destinar m谩s recursos y energ铆as sin tener que abarcar demasiado terreno.
Plantear el objetivo principal
No debemos olvidar que el objetivo principal de los informes de trabajo es la optimizaci贸n de recursos. Por ello, deberemos concretar el 谩rea o aspecto que queremos valorar antes de ponernos a elaborarlos y encargarnos de que no nos desviamos de ese camino.
En algunos proyectos, puede que encontremos nuevas necesidades a medida que implantamos o estudiamos el estado de un departamento. Esto ocurre al no contar con un sistema peri贸dico que revise el estado de una empresa.
Software de automatizaci贸n
En el caso de los Recursos Humanos, este aspecto se optimiza al optar por un software que recopile y procese datos. La integraci贸n de inteligencia artificial en empresas ha permitido trabajar con nuevas din谩micas y obtener nuevos resultados.
La utilidad de estos programas inform谩ticos es que re煤nen todo tipo de informaci贸n en una misma plataforma. As铆, tenemos datos de fichaje, ausencias, n贸minas y rendimiento en una misma nube digital. Por lo tanto este proceso obvia el paso de la recopilaci贸n de datos para disponer directamente de la informaci贸n que necesitamos.
Conclusiones
Una vez acabado el informe, deberemos recapitular y presentar la informaci贸n recogida de manera resumida. Estos documentos deben ayudarnos a optimizar ciertas 谩reas de nuestra empresa por lo que se debe interpretar la informaci贸n recogida y plantear soluciones.
Al trabajar con informes de trabajo, tendremos una radiograf铆a de nuestra empresa. Por lo tanto, es el momento de presentar cambios y marcar la l铆nea que deberemos seguir.
Tendencias y retos en gesti贸n del talento
A la hora de investigar sobre tendencias, necesidades y retos en la gesti贸n de talento y capital humano, una de las mejores opciones es trabajar con una agencia de investigaci贸n de mercado, como Into the Minds. A veces, contar con una base de datos s贸lida, filtrada y contrastada puede ser la opci贸n m谩s eficiente para conocer las necesidades de un sector o mercado.
Tipos de informes de trabajo
Informe de investigaci贸n
Antes de tomar cualquier decisi贸n, es necesario conocer las opciones disponibles. Para ello, se realiza un mapeo o un an谩lisis con el objetivo de conseguir informaci贸n sobre el estado de un departamento.
Por ejemplo, si estamos pensando en lanzar una nueva estrategia de empresa o una campa帽a, lo m谩s conveniente es ver qu茅 personal tenemos y la efectividad que tendr谩n en este proyecto. De la misma manera, si queremos integrar un nuevo producto o servicio, deberemos comprobar las diferentes ofertas que existen antes de escogerlo.
Informes de justificaci贸n
Este informe de trabajo sirve para argumentar y respaldar ideas presentadas a nuestros superiores. Si se propone una nueva estrategia o la compra de un nuevo servicio, este informe deber谩 reunir los beneficios, as铆 como las repercusiones econ贸micas.
Este tipo de documento nos servir谩 para valorar correctamente estrategias o caminos a seguir, ya que pasa de la propuesta de diversas soluciones a una 煤nica opci贸n, que ya ha sido estudiada y valorada. Por lo tanto, solo deber谩 presentar los argumentos que respaldan esta decisi贸n ante nuestros superiores.
Informe de resultados
Si estamos intentando valorar el rendimiento de nuestros trabajadores o la efectividad de una nueva din谩mica podremos trabajar con un informe de resultados. As铆, dispondremos de datos que nos ayudaran a valorar nuestras estrategias relacionados con diferentes 谩reas de trabajo.
Los informes de trabajo basados en resultados nos permiten tener un control m谩s concreto sobre la inversi贸n realizada. Por ejemplo, podremos estar al tanto de la efectividad de nuestros empleados, as铆 como de su distribuci贸n del tiempo y si est谩n siguiendo las normativas de la empresa.
Informe de rentabilidad
Al contar con informes de rentabilidad podremos valorar propuestas de estrategias soluciones聽 antes de aplicarlas. Por ejemplo, si estamos preparando una nueva campa帽a podremos ver si el proyecto es rentable, o si el plazo en el que se quiere llevar a cabo es factible.
De la misma manera, podremos ver una previsi贸n de resultados o ganancias y valorar ah铆 si vale la pena implementarlo o no.
Informe peri贸dico
Uno de los must en Recursos Humanos, el informe peri贸dico permite conocer a fondo la evoluci贸n de un proyecto. Si trabajamos con este tipo de documento, estaremos al d铆a de cualquier campa帽a o acci贸n que se est茅 realizando.
Por otra parte, con informes peri贸dicos podremos comprobar r谩pidamente diferentes fases de un proyecto. Al tener este acceso global a la informaci贸n, las din谩micas de trabajo ser谩n mucho m谩s 贸ptimas, ya que ahorramos en horas y recursos.
No es lo mismo tener que realizar un informe con cada duda u oferta que nos llegue, que tener ya la documentaci贸n preparada para ser consultada en caso de que la necesitemos.
Informe financiero
Los l铆deres de equipos deben contemplar varios aspectos que no se limitan solo a la gesti贸n de los Recursos Humanos. Los informes financieros son 煤tiles a la hora de gestionar y planificar presupuestos.
Su impacto puede ir encaminado hac铆a qu茅 departamento o 谩rea podremos reducir o, incluso, incrementar el presupuesto.
Informes de trabajo y tecnolog铆a
Aparte de los beneficios que consiguen los informes de trabajo, su realizaci贸n pueden exigirnos horas y horas de elaboraci贸n. Los datos son vitales para la gesti贸n de talento, pero su recopilaci贸n puede exigir una gran cantidad de recursos. Sin embargo, el avance de la digitalizaci贸n permite hoy en d铆a recoger decenas de datos de manera autom谩tica, as铆 como presentarlos de manera resumidas y sint茅ticas.
Por ejemplo, a la hora de organizar turnos necesitaremos disponer de una cantidad de informaci贸n importante. Existen muchos condicionantes que afecta a la distribuci贸n de horarios, por eso recurrimos a los informes. Sin embargo, por mucho que nos ayude en la toma de decisiones existen casos donde los recursos son limitados, y la elaboraci贸n de un informe puede traducirse en estr茅s y fallos en el rendimiento.
Realizaci贸n de informes de trabajo con software
Si se trabaja con una plataforma de automatizaci贸n, muchos datos estar谩n reunidos y actualizados en un 煤nico sitio. Incluso algunos software ofrecen la posibilidad de realizar peri贸dicamente informes con los datos que vayan recibiendo.
De esta manera, pasamos de una gesti贸n que incluye horas y horas de trabajo, a una donde simplemente debemos acceder a la informaci贸n preparada.
Si incorporamos informes de trabajo a nuestras estrategias, tendremos un seguimiento mucho m谩s preciso de nuestro proyecto. La toma de decisiones, sobre todo en el sector de los Recursos Humanos, debe realizarse con la mayor cantidad de informaci贸n 煤til.
Sin embargo esta integraci贸n debe ir de la mano con la tecnolog铆a. La optimizaci贸n de recursos es vital en la gesti贸n del talento, y la digitalizaci贸n est谩 permitiendo automatizar din谩micas esenciales, liber谩ndonos de horas de trabajo innecesario.
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