Desde cero: cómo Kimpton amplió su equipo con los procesos de reclutamiento automatizados de Factorial
Kimpton Vividora Hotel es un hotel boutique de lujo ubicado en el corazón del Barrio Gótico de Barcelona. Ofrece a sus huéspedes una experiencia premium con habitaciones y suites de gusto exceptional y una ubicación privilegiada cerca de los principales puntos turísticos como Las Ramblas. Desde su apertura, Kimpton apuesta por la excelencia y la pone en práctica cada día.
Hostelería
200 empleados
Barcelona, España
El reto: establecer procesos desde la nada
El pequeño equipo de Kimpton se las arreglaba con hojas de cálculo para completar tareas manualmente. Gestionaban horarios, solicitudes de vacaciones y reclutaban talento... Todo a mano. El proceso de selección era anticuado, ineficiente y consumía demasiado tiempo, lo que afectaba al equipo, ya que no recibían la ayuda necesaria con la rapidez que que realmente necesitaban.
El sistema de documentación también era caótico, lo que generaba frustración generalizada. Desde buscar procedimientos internos hasta recopilar los documentos de nuevos empleados, todo resultaba lento y confuso. Con el crecimiento del equipo, las hojas de cálculo dejaron de ser una opción viable. Necesitaban una solución escalable que respondiera rápidamente a las necesidades de una plantilla en expansión.
Documentación manual
Kimpton utilizaba hojas de cálculo de Excel para los horarios y las solicitudes de vacaciones. Este proceso manual era propenso a errores, lo que obligaba a Recursos Humanos a repetir tareas innecesarias.
Demasiadas herramientas
Un software diferente para cada tarea: nómina, programación de turnos, seguimiento de horas, gestión de datos y gestión de documentos. Utilizar múltiples plataformas resultaba en tareas duplicadas, ineficiencias y confusión.
Archivos caóticos
El equipo de Kimpton utilizaba Google Drive y otras herramientas para almacenar y compartir documentos importantes. Esto significaba que los documentos, contratos y datos de los empleados estaban desorganizados y eran difíciles de encontrar.
La solución: una herramienta para toda su empresa
Factorial eliminó la dependencia de Kimpton de hojas de cálculo y plataformas múltiples. Podían gestionar los horarios, aprobar las solicitudes de vacaciones y firmar contratos, todo centralizado en un solo lugar: lo que necesitan para gestionar su negocio estaba disponible en Factorial.
Este cambio permitió a su equipo centrarse en hacer crecer el negocio y apoyar a las personas que trabajan en él. Redujo significativamente el tiempo perdido en tareas duplicadas, buscando en diferentes herramientas y navegando por flujos de trabajo complejos. El resultado fue una carga de trabajo más ligera para el equipo de Recursos Humanos y un aumento en la productividad general de Kimpton.
Procesos automatizados
Flujos de trabajo como las solicitudes de vacaciones se optimizaron, facilitando a mánagers la aprobación del tiempo libre de su equipo.
Proceso de reclutamiento sencillo
Kimpton encontró a los mejores candidatos para su equipo, ya que Factorial centraliza toda la comunicación, programación y documentos en cada etapa del proceso de contratación.
Documentos en un mismo lugar
Todos los documentos están almacenados de forma segura y son fácilmente accesibles. Además, Kimpton puede solicitar firmas electrónicas directamente en Factorial, facilitando la recopilación de documentos de las nuevas incorporaciones.
Seguimiento del tiempo digital
Las personas pueden fichar con la app móvil o la versión de escritorio con geolocalización habilitada. Además, la programación se automatiza, reduciendo el tiempo dedicado a crear múltiples horarios para su equipo en crecimiento.
“Tenía muchas herramientas, pero nada estaba integrado ni unificado. Me di cuenta de que estaba perdiendo mucho tiempo duplicando información o completando los mismos pasos para llenar los formularios.”
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