Cómo realizar el registro salarial obligatorio? + Modelo gratuito

Con la entrada en vigor de la Ley de Igualdad Retributiva, las empresas deben adaptarse a cumplir con los nuevos requerimientos que propone la reglamentación. El registro salarial obligatorio es una forma importante de detectar posibles brechas de género y garantizar la igualdad.

En este blog, te explicamos paso a paso qué implica el registro salarial, cómo implementarlo en tu empresa y las posibles consecuencias de no cumplir con la legislación.

Qué es el registro salarial obligatorio

El registro salarial obligatorio, o también conocido como registro retributivo, es una de las condiciones que se establecen como parte del Real Decreto 902/2020, sancionado el 13 de octubre de 2020. Más específicamente, la reglamentación, también conocida como Ley de Igualdad Retributiva, busca principalmente, garantizar el acceso equitativo a puestos de trabajo para hombres y mujeres, así como terminar con la brecha salarial en el país.

La ley promueve terminar con la discriminación por motivos de género y, teniendo en cuenta los datos que recoge el INE acerca de esta problemática, plantea la necesidad obligatoria de que las empresas cuenten con un registro de nóminas que ayude a entender si de hecho existe esta brecha en una organización y, de ser así, establecer mecanismos para revertir el fenómeno.

El RD 902/20 entró en vigor el 14 de abril de 2021 y, a partir de esa fecha, las empresas están obligadas a presentar la información acerca de los valores salariales medios y promedios de los conceptos salariales y extrasalariales.

Qué dice la normativa sobre el registro salarial obligatorio?

Los pormenores, la naturaleza y demás obligaciones que comprende la nueva ley, pueden consultarse directamente en el Boletín Oficial, como todas las demás normativas que comprenden el cuerpo legislativo de nuestro país.

(…) Las empresas y los convenios colectivos deberán integrar y aplicar el principio de transparencia retributiva, entendido como aquel que (…) permite obtener información suficiente y significativa sobre el valor que se le atribuye a dicha retribución.

Art.3, inciso 1.

El principio de igual retribución por trabajo de igual valor en los términos establecidos en el artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores vincula a todas las empresas, independientemente del número de personas trabajadoras, y a todos los convenios y acuerdos colectivos.

Art. 4, inciso 1.

(…) Todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.

Art. 5, inciso 1.

👉 ¿Quieres información sobre los tipos de retribución que existen en las empresas? Hemos creado un artículo sobre ello.

Cómo se elabora el registro salarial obligatorio?

Cada empresa tiene la posibilidad de desarrollar sus propios mecanismos que obedezcan a la cultura corporativa que posean. Esto significa generar metodologías de evaluación de cada puesto de trabajo que ayuden a comprender la manera en la que se establece la retribución del salario a cada empleado.

El fin último de la ley, que se apoya justamente en este registro, es el de detectar y corregir la inequidad entre hombres y mujeres. Para lograrlo, es importante tener en cuenta lo que establece la normativa y otras recomendaciones para obtener resultados lo más completos posible.

En este apartado te contamos todos los puntos clave para que puedas cumplir con lo establecido en el RD 902/20 sobre el registro retributivo y así evitar el pago de multas, que pueden variar según el tamaño de cada empresa. Existen infracciones leves, graves y muy graves. Continúa leyendo para conocer más.

Qué debe incluir el registro salarial

El registro salarial en empresas debe, en líneas generales, comprender al menos tres conceptos que atañen a la manera en la que se componen las nóminas de la organización y cuál es la retribución final que recibe cada trabajador:

• Valores salariales medios.
• Valores promedio de los complementos salariales.
• Valores medios de las percepciones extrasalariales.

A quiénes afecta el registro retributivo

El registro salarial afecta a todas las empresas radicadas y operativas en España que conforman el tejido productivo del país, independientemente del sector, la antigüedad y el tamaño de su plantilla. Incluye a pymes, comercios, multinacionales, startups, etc.

Qué implica para las empresas

Las empresas deberán realizar una investigación exhaustiva acerca de las condiciones salariales de la totalidad de la plantilla, desde los cargos ejecutivos o directivos, hasta los operativos.

Asimismo, deberán generar un sistema o mecanismo que sirva como criterio para justificar las retribuciones de los diferentes roles. Se recomienda que estos parámetros se basen, por ejemplo, en el nivel de experiencia profesional, los años en ejercicio o la formación académica. Este criterio deberá ser utilizado para evaluar todos los puestos de trabajo por igual y será, por lo tanto, la herramienta para definir lo que se conoce como «trabajo de igual valor».

Para evaluar el estado de la empresa es una buena idea incluir:

• Grupos profesionales.
• Categoría profesional.
• Puestos de trabajo de igual valor.

Cada cuánto se debe realizar el registro retributivo

La ley establece que el registro salarial debe hacerse de forma anual. Todas las empresas deberán, una vez por año, llevar adelante un análisis del estado general en lo que se refiere a la retribución por género y, al mismo tiempo, trabajar para corregir cualquier anomalía detectada.

Es fundamental entender que el registro salarial no es un documento estático. Además de su revisión anual, debe actualizarse siempre que se produzcan modificaciones sustanciales en la estructura retributiva de la empresa.

Qué se considera «brecha salarial»

Teniendo en cuenta los datos que hacen a la media nacional, así como los detalles que recopila el Real Decreto, se considera que existe una diferencia desfavorable entre géneros dentro de una empresa cuando hay más de un 25 % de distancia entre la retribución media de un género sobre otro.

Qué hacer si se detecta una brecha salarial

En el caso de que haya una distancia superior, un promedio mayor al 25 %, entre la retribución entre los géneros, las empresas deberán justificar los motivos por los cuales esto sucede, para descartar que se trate de un caso de discriminación.

Por este motivo es importante contar con datos acerca de pretensiones salariales superiores a la media que hayan sido solicitadas durante entrevistas en el proceso de selección, bonos, modificaciones en planes de carrera, bajas médicas o excedencias laborales, por mencionar algunos ejemplos.

Quiénes pueden consultar el registro salarial

Tanto el Ministerio de Trabajo, mediante una inspección laboral, o bien cualquier otro organismo que cuente con esta potestad, podrá tener acceso al registro salarial de una empresa. Del mismo modo, los trabajadores, mediante un representante, podrán solicitar y obtener los resultados de tal estudio.

Esto implica únicamente la visualización de los resultados aritméticos de tal estudio y no de los datos base que se utilizaron para tal fin. Los detalles individuales sobre la percepción salarial de personas particulares serán siempre de carácter privado.

Qué sucede si no se cumple la normativa

Las empresas que no cumplan con la obligación de tener un registro retributivo se exponen a sanciones graves. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), estas multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros, tal y como indican las fuentes gmintegrarrhh.com y lavanguardia.com. Si además se demuestra una discriminación salarial directa, las sanciones son mucho más severas, pudiendo alcanzar los 225.018 euros.

En qué formato se debe presentar el registro retributivo

Todavía no existe una tipología de documento específica para la presentación del registro salarial. Desde el Ministerio de Trabajo anunciaron que debería estar disponible en la web oficial. Sin embargo, se recomienda trabajar sobre un software especializado para tal fin, que además facilite la presentación por vía telemática.

Descarga un modelo para el registro salarial obligatorio

Para que puedas llevar adelante la ejecución del registro salarial, hemos desarrollado este modelo de plantilla en Excel que podrás utilizar sin la necesidad de descargar ningún programa. Incluimos las diferentes nomenclaturas que necesitas para realizarlo y diferentes filtros para que puedas visualizar todos los datos de tu plantilla.

¿Cómo utilizar nuestra plantilla de registro salarial en Excel?

Antes que nada, tendrás que tener una recopilación de todos los datos de tus trabajadores: salario base anual, complementos salariales, género, puesto actual, etc. Con esta información, en la primera pestaña de datos básicos podrás crear las categorías de cotización según la profesión de cada colaborador.

Luego, en la siguiente pestaña de la plantilla de registro retributivo, ingresarás todos los datos de tus trabajadores. Añade toda la información correspondiente y clasifícala por grupos y categorías. En la última pestaña del modelo podrás visualizar en gráficos los resultados del estado de distribución salarial en tu empresa por género.

Descarga el modelo de registro salarial obligatorio 👇

Este modelo de registro salarial en Excel es una forma fácil de detectar si existe desigualdad entre los hombres y las mujeres que trabajan en nuestra organización, pero puede llevar a cometer fallos que afecten al cumplimiento de la normativa vigente. Por eso, desde Factorial recomendamos llevar un registro salarial obligatorio mediante un software que permita centralizar y almacenar toda la información del equipo.

Un software de RR. HH. como Factorial no solo simplifica la recogida y estructuración de los datos salariales requeridos por ley, sino que también automatiza los cálculos de medias y medianas. Esto reduce drásticamente el riesgo de errores manuales y asegura que el registro esté siempre actualizado y listo para ser consultado por la representación legal de los trabajadores o una inspección, lo que garantiza el cumplimiento normativo de forma eficiente.

Herramienta oficial para el registro retributivo (IR!)

El Ministerio de Trabajo y Economía Social, junto con el Ministerio de Igualdad, ofrece una herramienta oficial y gratuita llamada IR! para facilitar la creación del registro. Este recurso, un fichero en formato Microsoft Excel, guía a las empresas en la introducción de datos y automatiza los cálculos de medias y medianas necesarios, lo que garantiza que el documento cumple con los requisitos normativos, tal y como explican ATA y el Ministerio de Trabajo en mites.gob.es.

Obtén acceso a la plataforma y una guía de uso práctico elaborada por el Ministerio de Igualdad.

Qué se considera un trabajo de igual valor?

Al existir diferencias estructurales que atentan contra las mujeres no solamente en términos de retribución salarial, sino inclusive de acceso al mercado laboral, históricamente se ha planteado la necesidad de basar las liquidaciones en el principio de «igual salario por igual trabajo”.

Teniendo en cuenta este principio, el Real Decreto Legislativo 2/2015, en su artículo 28, inciso 1, establece:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Novedades legales para 2026: la Directiva europea de transparencia salarial

El cambio más significativo para 2026 es la obligatoria transposición de la Directiva (UE) 2023/970 de transparencia retributiva antes del 7 de junio. Esta normativa europea no anula el Real Decreto 902/2020, sino que eleva el nivel de exigencia para todas las empresas. Las principales novedades que introducirá son:

• Transparencia en ofertas de empleo: Será obligatorio informar sobre la retribución inicial o la banda salarial en las ofertas de trabajo o antes de la primera entrevista.
• Prohibición de secreto salarial: Las empresas no podrán preguntar a las personas candidatas por su historial salarial en empleos anteriores.
• Derecho a la información: El personal tendrá derecho a solicitar información sobre los niveles salariales medios, desglosados por sexo, para puestos de trabajo de igual valor.

Aunque algunas obligaciones, como los informes periódicos de brecha salarial, se aplicarán de forma escalonada a partir de 2027 para empresas de más de 150 empleados, la transparencia en la contratación y el derecho a la información afectarán a todas las empresas desde junio de 2026.

Qué impacto ha tenido el registro salarial en la equidad de género?

Aunque aún queda mucho por hacer, el registro salarial obligatorio es una herramienta clave en la reducción de la brecha de género. Según el Instituto de las Mujeres y la Encuesta de Estructura Salarial del INE, la brecha salarial en España ha descendido desde un 23,99 % en 2013 al 15,74 % en 2023, su valor más bajo en la serie histórica. Esta herramienta obliga a las organizaciones a analizar sus estructuras salariales, lo que permite identificar y corregir disparidades injustificadas y fomenta así una mayor transparencia y equidad.

La ley de registro salarial y otras modificaciones legislativas modifican frecuentemente la manera en la que entendemos y estamos acostumbrados a realizar la gestión de empresas y, más específicamente, de recursos humanos. Utilizar un software de RR. HH. desarrollado para tal fin, que se mantenga permanentemente actualizado, es vital para evitar inconvenientes.

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