Más Allá del Escenario: Factorial y la digitalización de los RRHH del Festival de Sitges
El Festival Internacional de Sitges es el primer festival de cine fantástico del mundo. Con una sólida trayectoria, el certamen ofrece en el cine fantástico de todo el mundo un marco estimulante de encuentro, exhibición, presentación y proyección. Con 300 películas en proyección, más de 500 invitados VIP y 6 salas en funcionamiento, el Festival es todo un éxito en su sector. Para organizar cada año el encuentro, el festival cuenta con una plantilla que varía en los meses previos al Festival.
El desafío de afrontar la digitalización de los procesos
"La gestión de la documentación de las subvenciones, el aumento de la plantilla para la temporada del festival y el almacenamiento de toda la información para posibles auditorías son tareas muy importantes para nosotros, donde es crucial ser eficaces" comenta Nadia, administrativa del equipo de Recursos Humanos. La falta de digitalización era un problema grande, ya que atrasaba muchos procesos y hacía que la gestión del Festival no fuera ágil. Todo estaba por automatizar y digitalizar, desde el registro de la jornada hasta la contratación del personal extra para dar apoyo en la celebración del Festival.
Registro de vacaciones y jornada de forma manual
Muchas veces la gestión se hacía directamente en papel, algo que dejaba un margen de error demasiado alto. Jornadas que no estaban bien registradas y que luego eran difícil contabilizar en la nómina o vacaciones que se solapaban eran problemas comunes.
Falta de centralización y automatización
Este era el principal obstáculo para ser ágiles. Cuando la plantilla aumentaba, la firma de contratos (y sus copias) se hacía en papel, incluso aunque fueran más de 100 personas nuevas para el soporte del Festival. Toda esta situación provocaba una carga extra en el departamento de Recursos Humanos. Almacenar la información de forma adecuada era clave para la solicitud de subvenciones y posibles auditorías.
Reclutamiento constante
El tamaño de la plantilla oscilaba a lo largo de todo el año. Eso significaba que en los picos de contratación el equipo de Recursos Humanos tuviera una carga extra por no tener toda la información centralizada. Se perdía mucho tiempo contactando a los candidatos, enviando los documentos legales necesarios para comenzar y no había un onboarding establecido y claro.
Cómo Factorial se convirtió en una herramienta clave
El reconocimiento del Festival Internacional de Sitges seguía creciendo, también lo hacía la carga de trabajo y la necesidad de cumplir con normativa legal. Ante esta situación, era claro que la organización necesitaba modernizarse y digitalizarse. Los primeros módulos de Factorial dieron un giro de 180º a las tareas del departamento de gestión de personas. Poco a poco empezó una nueva estructura de procesos que ayudaría al equipo del Festival a ser más ágiles, eficientes y centrarse en seguir organizando un festival que cada vez era más puntero.
Documentos organizados y digitalizados
Se acabaron las carpetas con archivos en papel. Organizar, gestionar y enviar documentos se volvió una tarea mucho más sencilla, incluso cuando había variaciones grandes en el número de la plantilla. Además, en caso de auditoría o solicitud de subvención, reunir todos los documentos necesarios era más rápido y eficiente que antes.
Control horario y de ausencias
Esta tarea dejó de ser manual y pasó a ser algo digitalizado. Mucho más cómodo para la plantilla y para los managers. Era un adiós a las ausencias solapadas y a las jornadas que no se sabe bien a la hora que terminaron.
Nuevo proceso de reclutamiento y onboarding
El equipo de RRHH tenía más recursos para hacer frente a los picos de contratación. Todos los nuevos miembros tenían sus documentos organizados, el contrato de trabajo firmado a tiempo y recibían una lista de tareas de onboarding ordenada. ¿El impacto? Menos presión en momentos clave, como los meses previos a la celebración del Festival. Todo el equipo pudo centrarse en lo verdaderamente importante: crear experiencias únicas para el público
Nuestro impacto
La digitalización supuso un cambio significativo en la forma de trabajar del equipo. El ahorro de papel no solo contribuyó a una gestión más sostenible, sino que también facilitó el acceso y la organización de la información clave. Tareas que antes requerían tiempo y seguimiento ahora se realizan de forma ágil y centralizada. Además, la incorporación de nuevas personas durante los picos de actividad, como la temporada alta del festival, puede gestionarse de forma mucho más ordenada y eficiente.
“La app de Factorial también nos ha facilitado mucho la gestión de todo lo que engloba organizar el Festival. Es fácil hacer comunicaciones a todo el equipo a través de ella y, además, toda la información está recogida ahí. ”
Olvídate de los archivos en papel y las tareas manuales, igual que hizo la organización del Festival de Sitges.
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